Inkoopbeleid Peelgemeenten

Inleiding

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten plaatsvindt. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten.

Daarnaast gaat de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:

• 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)

• 2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)

• 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)

• 4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten in? (zie verder hoofdstuk 6)

1. Definities 

In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:

Aanbestedingswet: Aanbestedingswet 2012. Wet van 22 juni 2016 betreffende de regels omtrent aanbestedingen.

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten.

Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten, zetelend aan de Markt 1, 5751 BE te Deurne.

Inkoop (Rechts)handelingen van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.

Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de (gewijzigde) Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.

Opdracht Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomst

Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

W erken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

 2. Doelstellingen gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten wil met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

a. Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en het verlagen van de inzet van middelen staat centraal. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten.

b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en het streven naar wederzijds respect tussen de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten en de contractant. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding

Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten betrekt de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten interne en andere (externe) kosten in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. 

d. Maatschappelijke verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKB)

Naast de financiële aspecten van inkoop wordt er ook rekening gehouden met de maatschappelijke gevolgen, zoals mens en milieu.

e. Eencontinue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten

Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten.

f. Degemeenschappelijke regeling Peelgemeenten stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als zichzelf voorop  Zowel de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet zal de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten maakt daarnaast gebruik van de Eigen Verklaring.

Naast deze doelen heeft de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten oog voor de navolgende gewenste effecten:

• 1. stimuleren van de lokale economie;

• 2. bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties, zoals het Werkbedrijf;

• 3. stimuleren van deelname van inwoners van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten aan de arbeidsmarkt c.q. arbeidsparticipatie;

• 4. stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van ondernemers. 

  Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

• a D e gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten l e e f t de re l e v a n te w e t - e n regelg e v i n g n a .

  Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  • Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

  • Eu r opese wet- en r egelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de Rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.

  • Burgerlijk W etboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

  • Wet gemeenschappelijke regelingen: het wettelijke kader voor de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten.

  • Jurisprudentie: jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

3.2 Uniforme documenten

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:

• Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016) bij werken of aan werken gerelateerde leveringen en diensten;

• Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken;

• Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten, bestaande uit:

  • Algemene Inkoopvoorwaarden 2013 voor Leveringen en Diensten;

  • DNR 2011 met aanvullende voorwaarden;

  • Algemene Inkoopvoorwaarden voor Accountancy 2014;

  • ICT Inkoopvoorwaarden 2013;

  • UAV 2012/UAV-Gc 2005.

• Gids Proportionaliteit.

3.3 Algemene beginselen bij i nkoop

a Algeme ne b e g i n s e l e n v an b e h o o rlij k b e s t uur

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten neemt bij al haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel

b Algeme ne b e g i n s e l e n v an het aan b e st e d i ng s rec h tDe gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten neemt naast bovengenoemde beginselen, bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan.

• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• Pr oportionaliteit (even r edigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• W ederzijdse erkenning: Diensten en leveringen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten.

3.4 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende bevoegdhedenregeling van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het Dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

• a D e gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten st e l t b e s t uu rlij k e e n a m b t e lij k e in t e g ri t e i t v o orop de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en medewerkers integer handelen. De bestuurders en medewerkers houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b D e gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten c o n t r a c t e e r t e n k e l in t eg e r e o nd ern em e rs

  De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam i nkopen

• a Bij i nkopen neemt de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten milieu - en sociale aspecten in acht

  De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten streeft er naar om zo veel mogelijkduurzaam in te kopen en past minimaal de vastgestelde criteria toe of motiveert wanneer deze niet kunnen worden meegenomen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten is verplicht alle duurzaamheidscriteria toe te passen zoals opgenomen in de landelijke criteriadocumenten. Afwijkingen hiervan worden gemotiveerd in de per inkooptraject op te stellen inkoopstrategie.

  • De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten kiest ervoor om zo veel mogelijk digitaal in te kopen, vooruitlopend op de wettelijke verplichtingen hiertoe die gelden per 1 juli 2017.

• b Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoor de wijze plaats

  Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

Het toepassen van social return gebeurt in samenwerking met Senzer voor de arbeidsmarktregio Helmond - de Peel waartoe ook de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten behoort. Door Senzer is een document opgesteld ten aanzien van het toepassen van Social return. De beleidspunten vanuit dit document zijn, met uitzondering van de bepalingen over gesubsidieerde organisaties, opgenomen in het inkoopbeleid.

Uitgangspunten toepassen social return

• Social return wordt verplicht toegepast bij alle inkopen vanaf € 150.000 (excl. BTW) op jaarbasis.

• Het toepassen van social return wordt overwogen bij alle inkopen vanaf € 50.000 (excl. BTW) op jaarbasis.

• Het percentage social return is - als richtlijn - minimaal 5 % van de opdrachtsom waarbij echter maatwerk per opdracht het uitgangspunt vormt. Per traject is het uiteindelijke percentage social return afhankelijk van onder andere de marktsituatie, de aard en omvang van het traject en de beschikbaarheid van geschikte kandidaten.

• Bij social return wordt de ‘bouwblokkenmethode’ toegepast. Dit is een methode om de waarde van social return te bepalen. Hierbij wordt aan de verschillende social return activiteiten (bijvoorbeeld stage, opleiding, plaatsing) vooraf een standaard inspanningswaarde gekoppeld in de vorm van een vaste geldwaarde. De opdrachtnemer kan, in overleg met het werkbedrijf en als maatwerk, de activiteiten met vaste bedragen als bouwblokken stapelen tot de gevraagde social return verplichting. Het moet wel een nieuwe activiteit betreffen en mag alleen meetellen bij deze gemeente.

• Bij social return kan de PSO-ladder worden toegepast. Dit is een Prestatieladder voor Sociaal Ondernemen. Als de gemeente een social return eis stelt en de opdrachtnemer op de PSO-ladder staat kan deze, afhankelijk van de hoogte op de ladder, een kortingspercentage krijgen op de social return eis. De ladder zelf kan niet als eis of gunningscriterium worden gevraagd.

• Het toepassen van social return mag in geen geval leiden tot verdringing van arbeidsplaatsen.

Bij inkooptrajecten wordt een inkoopstrategie opgesteld waarbij social return mogelijkheden worden onderzocht, waarin deze worden vermeld en gemotiveerd. Wanneer toepassing boven de drempelbedragen niet mogelijk is moet dit gemotiveerd worden in de inkoopstrategie.

4.3 Innovatie

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.

5.Economische uitgangspunten

5.1 P r oduct- en marktanalyse

aInkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product-en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de onde r nemers r elatie

• a D e gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten ac h t e e n te grote a fhan k e lij kh ei d v an o nd ern em e r s niet w en s e lij k .De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en). Wel moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd.

• b D e gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten ki e st v o or d e mee st aa ng e w ez e n o nd ern em e r s re l a t ie.

  Gedurende de contractperiode kan bij beide partijen afhankelijkheid ontstaan door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie en MK B

• a D e gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten h e e f t oo g v o or d e lo k ale e c on o mi e , z o nd er d a t d i t t ot e n ig e r l e i v orm v an d i s c r im i n a t ie v an o nd ern em e r s l ei d t .

  In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

• b D e gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten h e e f t oo g v o or het m idde n - e n kl e i n b e d rij f ( M K B ).

  Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopp r ocedu r e

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij zal doorlopen. Er worden geen bedragen vastgelegd. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in de op te stellen inkoopstrategie. Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er ondermeer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de inkoop. Om deze reden zijn er een drietal formats opgesteld; een verkorte strategie en een uitgebreide inkoopstrategie voor gebruik door medewerkers van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten en een format voor gebruik door medewerkers van Bizob. De inkoopstrategie moet schriftelijk door de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten worden goedgekeurd.

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten hanteert een drempel van € 5.000 voor werken, leveringen en diensten waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert de administratieve lasten van de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB.

Het vastleggen van bovenstaande bepaling in het beleid leidt tot een financiële rechtmatigheid maar een juridische onrechtmatigheid. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten weegt de belangen van het MKB en de lastenvermindering voor haar organisatie zwaarder dan de juridische onrechtmatigheid op dit punt.

	Leveringen en Diensten e xcl. BTW	W erken e xcl . BTW
Schriftelijke motivering op basis van een verkorte inkoopstrategie	Tot € 30.000,- (én alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures)	Tot € 100.000,- (én alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures)
Schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategie	Vanaf € 30.000,-	Vanaf € 100.000,-

Wanneer de geraamde waarde van de inkoop een lagere waarde heeft dan € 30.000,- voor leveringen en diensten of € 100.000,- voor Werken en er toch geen enkelvoudige procedure wordt doorlopen, wordt er een schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategie opgesteld.

5.6 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en comme r ciële belangen

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopp r oces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

s t ap	f a se i n k o o p p r o c e s	t oe l i c h t i ng
1	Voortraject	•Bepalen van de inkoopbehoefte •Onderzoek naar de aanwezigheid van een bestaande raamovereenkomst •Bepalen waarde van de opdracht of raamovereenkomst •Aanmaken inkoopdossier •Opstellen inkoopstrategie
2	Specificeren	•Opstellen offerteaanvraag •Opstellen overige aanbestedingsdocumenten
3	Selecteren	•Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers •Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de website en/of TenderNed •Offertes evalueren •Gunning aan winnende ondernemer •Informeren afgewezen ondernemers
4	Contracteren	•Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) contractant •Registreren getekende overeenkomst •Opmaken inkoopdossier en ter archivering aanbieden
5	Bestellen	•Uitvoeren van de opdracht •Eventueel met het doen van bestellingen
6	Bewaken	•Bewaking budget en check op facturen •Overleg met en controle op de opdrachtnemer
7	Nazorg	•Evaluatie inkoopproces

Bovengenoemde stappen worden nader uitgewerkt in het Handboek inkopen. In dit handboek wordt dieper ingegaan op bovengenoemde stappen. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmatig inkoopproces nagestreefd.

6.2 Inkoop in de organisatie

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten sluit aan bij de keuze van de individuele deelnemende gemeenten om de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in Bureau inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob). Bizob voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden er samen met andere partijen inkoopprojecten doorlopen om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van prijs, kwaliteit en kennis. Bij de deelname aan deze trajecten wordt gewerkt conform een code voor gezamenlijke projecten en wel met inachtneming van de uitwerking hiervan in het handboek.

6.3 V erantwoo r delijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het Dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopbeleid.

6.4 Klachtenregeling

De gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten stelt geen eigen klachtenmeldpunt in, maar zet zich proactief in voor overleg met ondernemers aangaande de betreffende inkoop- en aanbestedingstrajecten. Indien een ondernemer bezwaar heeft tegen (een onderdeel van) een aanbestedingsprocedure dient zij dit bezwaar voor te leggen aan de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten zodat zij de mogelijkheid heeft dit bezwaar zo nodig weg te nemen. Mocht de ondernemer menen dat de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten het bezwaar niet voldoende heeft weggenomen waardoor de ondernemer een klacht wil indienen, dan kan de ondernemer zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts. In elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing worden gemaakt naar deze procedure.