GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van gemeente Baarn.

Gemeente Baarn - Organisatiebesluit gemeente Baarn 2017
Collegebesluit
Collegenummer: 16CV000397
Openbaar
Onderwerp: Organisatiebesluit, mandaatstatuut en budgethoudersregeling
Burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn, en de burgemeester van Baarn,
ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft,
b e s l u i t e n:
1. Het Organisatiebesluit gemeente Baarn 2017 vast te stellen.
2. Het Mandaatstatuut gemeente Baarn 2017 – bestaande uit bijgaand vaststellingsbesluit, toelichting, lijst met mandaten, volmachten en machtigingen, vast te stellen.
3. De ambtelijke organisatie opdragen een register bij te houden van verleende ondermandaten.
4. De Budgethoudersregeling 2017 vast te stellen.
5. Het nieuwe mandaatbesluit van de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest (“BBS”) na inwerkingtreding als verwijzing opnemen in het nu vast te stellen mandaatstatuut.
6. Het nieuwe mandaatbesluit van de gemeenschappelijke regeling GGDrU na inwerkingtreding als verwijzing opnemen in het nu vast te stellen mandaatstatuut.
burgemeester en wethouders van Baarn, burgemeester van Baarn,
secretaris , burgemeester, M.A. Röell,
Organisatiebesluit gemeente Baarn 2017
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn,
gelet op artikel 160 lid 1 onder c van de Gemeentewet,
gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 24 juni 2016,
gelet op het collegebesluit (16CV000247) “Organisatieontwikkeling” d.d. 5 juli 2016,
overwegende dat:
- -het college op 5 juli 2016 de visie en waarden van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Baarn zoals opgenomen in ‘Organisatievisie Baarn’ heeft vastgesteld;
- -het college op 5 juli 2016 de organisatiestructuur van de gemeentelijke organisatie zoals opgenomen in ‘Organisatievisie Baarn’ met als ingangsdatum 1 januari 2017 heeft vastgesteld;
- de Ondernemingsraad op 24 juni 2016 heeft geadviseerd over de notitie “Organisatievisie Baarn”, in het bijzonder over:
  - *de organisatiestructuur;
  - *het besturings- en managementmodel;
  - *de visie en de waarden van de gemeentelijke organisatie.
- -in de Organisatievisie Baarn de verschillende rollen en verantwoordelijkheden zijn uitgewerkt;
- -het wenselijk is deze rollen en verantwoordelijkheden expliciet op te nemen in een organisatiebesluit;
stelt vast:
ORGANISATIEBESLUIT GEMEENTE BAARN 2017
Artikel 1 Begripsbepalingen
- a.
Ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn, met uitzondering van het onderwijs
- b.
Gemeentesecretaris: de ambtenaar als bedoeld in hoofdstuk VII, § 2 van de Gemeentewet
- c.
Algemeen directeur: het hoofd van de ambtelijke organisatie, geeft leiding en coacht de directieleden, teammanagers en de concernstaf
- d.
Directieleden: de gemeentesecretaris/algemeen directeur en strategisch managers die teammanagers leiding geven en coachen.
- e.
Teammanager: de ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een team
- f.
Directieteam: overlegstructuur bestaande uit gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directieleden, desgewenst aangevuld met adviseurs. De concerncontroller heeft een doorlopende uitnodiging deel te nemen aan het overleg.
- g.
Managementoverleg: permanent ambtelijke overlegstructuur bestaande uit de gemeentesecretaris/de algemeen directeur, de directieleden en de teammanagers, desgewenst aangevuld met adviseurs. De concerncontroller heeft een doorlopende uitnodiging deel te nemen aan het overleg.
- h.
Concernstaf: de concerncontroller, de juridisch controller en bestuursadviseurs.
- i.
Procesmatig ingerichte organisatie: de organisatie is ingericht naar de aandachtsvelden interne dienstverlening, ontwikkeling en externe dienstverlening.
Artikel 2 Organisatievisie
De visie zoals neergelegd in de Organisatievisie Baarn en door het college vastgesteld op 5 juli 2016.
Artikel 3 Structuur van de ambtelijke organisatie
1. De ambtelijke organisatie is opgebouwd uit teams en een concernstaf en bestaat uit de in het bij dit besluit gevoegde organogram genoemde organisatieonderdelen.
2. De taaktoedeling aan de organisatieonderdelen geschiedt door burgemeester en wethouders. De algemeen directeur wordt in de gelegenheid gesteld daarover eerst een schriftelijk advies uit te brengen. Dit doet hij niet alvorens hij het directieteam en het managementteam heeft geraadpleegd.
3. Op basis van de in het voorgaande lid bedoelde taaktoedeling stellen burgemeester en wethouders de structuur van de organisatie vast. Wijziging van deze structuur geschiedt niet dan nadat de ondernemingsraad daarvoor om advies is gevraagd in overeenstemming met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
4. De ondernemingsraad heeft op 24 juni 2016 geadviseerd over de notitie “Organisatievisie Baarn”. Dit organisatiebesluit is een uitwerking daarvan. De ondernemingsraad heeft aangegeven hier niet apart over te hoeven adviseren.
5. Onder toezicht van burgemeester en wethouders wordt het dagelijks beheer van de organisatie opgedragen aan de algemeen directeur.
Artikel 4 Taken en bevoegdheden algemeen directeur
1. De algemeen directeur is, met inachtneming van de gestelde bestuurlijke kaders, verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op het functioneren van de ambtelijke organisatie, waaronder begrepen het bevorderen van de samenwerking en de communicatie.
2. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het directieteam, het managementteam en de concernstaf en het eerste aanspreekpunt voor het college ten aanzien van het algemene functioneren van de managementteamleden.
3. De directieleden en teammanagers hebben een adviserende taak richting de algemeen directeur.
4. Binnen het directieteam, dat samenwerkt op basis van gelijkwaardigheid en streeft naar consensus, heeft de algemeen directeur uiteindelijk de beslissende stem.
5. Binnen het managementoverleg, dat samenwerkt op basis van gelijkwaardigheid en streeft naar consensus, heeft de algemeen directeur uiteindelijk de beslissende stem.
6. De algemeen directeur is voorzitter van het Directieteam en het Managementoverleg.
7. De algemeen directeur is bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die, namens het college, de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.
8. De algemeen directeur ziet toe op de uitvoering van door of namens het college genomen besluiten en is verantwoordelijk voor het zo nodig initiëren van nader overleg over aspecten van de uitvoering van bedoelde besluiten.
Artikel 5 Taken en bevoegdheden van het directieteam
Het directieteam heeft de volgende taken:
- a.
het maken van strategische keuzes
- b.
fungeren als escalatieplatform voor discussies tussen onderdelen van de organisatie
- c.
besluitvorming
- d.
adviseren van het college bij de bestuurlijk strategische en gemeentebrede vraagstukken;
- e.
het vertalen van bestuurlijke uitgangspunten naar een strategie voor de gemeentelijke organisatie en het stellen van de kaders voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie;
- f.
is (mede) verantwoordelijk voor de kwaliteit, voortgang en integraliteit van de werkzaamheden van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan het college.
Artikel 6 Taken en bevoegdheden van de directieleden
1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders, op voordracht van de burgemeester.
2. Een directielid wordt benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders, op voordracht van de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
Het directielid is lid van het directieteam en (eind)verantwoordelijk voor:
- a.
aanstellen van teammanagers (in overleg met college)
- b.
beoordelen van teammanagers
- c.
leiding geven aan en coachen van teammanagers
- d.
resultaten van de teams
- e.
gemeenschappelijke prestaties
- f.
strategische adviezen op inhoudelijk complexe dossiers
Artikel 7 Taken en bevoegdheden managementteam
Het managementteam heeft de volgende taken:
a. realisatie van de doelstellingen van de organisatie (mede vanuit coalitie- en bestuursakkoord)
b. gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor de verdere ontwikkeling van de organisatie
c. het stellen van de kaders voor de inhoudelijke en bedrijfsvoeringsprocessen en de beheersing daarvan.
Artikel 8 Taken en bevoegdheden teammanager
1. De teammanager wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, op voordracht van het directielid binnen wiens aandachtsveld het team valt.
2. Teammanagers zijn integraal resultaatverantwoordelijke leidinggevenden.
3. De teammanager is lid van het managementoverleg, en belast met en verantwoordelijk voor:
a. leidinggeven aan zijn/haar team
b. aanstellen, ontslaan, opleiden, functioneren en beoordelen van teamleden
c. prestaties/resultaten van het team
d. leveren van bijdragen aan prestaties/resultaten van andere teams
e. een adequate bedrijfsvoering
f. goed laten verlopen van de P&C-cyclus
g. gezamenlijk behalen van de resultaten van de organisatie
4. De teammanager legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de directieleden of de algemeen directeur.
Artikel 9 Taken en bevoegdheden concernstaf
- 1.
De concernstaf staat onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 2.
De concernstaf is verantwoordelijk voor:
  - a.
de versterking van de strategische advisering richting college, directieteam en managementteam
  - b.
soepel laten lopen van bestuurlijke processen binnen en buiten de organisatie
  - c.
vormgeving visie op (business)control
  - d.
concerncontrol
- e. juridische control
Artikel 10 Plaatsvervanging
1. De plaatsvervanger van de gemeentesecretaris wordt aangewezen door het college van burgemeester en wethouders op voordracht van de gemeentesecretaris.
2. Degene die de gemeentesecretaris vervangt, vervangt hem tevens in zijn hoedanigheid van algemeen directeur.
3. Vervanging van de directieleden vindt in eerste instantie horizontaal plaats, in tweede instantie verticaal. Bij afwezigheid van een directielid wordt zijn functie in eerste instantie uitgeoefend door een collega directielid, in tweede instantie door een teammanager onder een directielid. In het directieteam worden hierover afspraken gemaakt.
4. Vervanging van de teammanagers vindt horizontaal plaats. Bij afwezigheid van de teammanager wordt zijn functie uitgeoefend door een collega teammanager. In het managementteam worden hierover afspraken gemaakt.
Artikel 11 Slotbepalingen
1. Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Baarn 2017”.
2. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2017 of indien bekendmaking plaatsvindt na 1 januari 2017, één dag na bekendmaking.
3. Bij inwerkingtreding van Organisatiebesluit 2017 wordt het “Organisatiebesluit gemeente Baarn 2014”, vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 7 januari 2014 ingetrokken.
Aldus vastgesteld door het college burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn in haar vergadering van 13 december 2016.
De secretaris, De burgemeester,