Verordening op de fractieondersteuning gemeente Alkmaar 2017

De raad van de gemeente Alkmaar;

gelet op het voorstel van burgemeester en wethouders, bijlage nr. 2016-2099;

gelet op het advies van de raadscommissie Bestuur en Middelen;

b e s l u i t

De navolgende Verordening op de fractieondersteuning gemeente Alkmaar 2017 vast te stellen:

Verordening op de fractieondersteuning gemeente Alkmaar 2017

Artikel 1

• 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 9 van het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit:

  • a. een vast deel voor elke fractie van € 5.195;

  • b. een bedrag per raadszetel van € 1.025.

• 3. Aan de leden van de raad wordt de hoogte van de bijdrage jaarlijks bekendgemaakt door middel van (een kopie van) een beschikking.

• 4. , De tot een fractie behorende raadsleden zijn ieder voor hun deel verantwoordelijk en aansprakelijk voor naleving van deze verordening en de daarop gebaseerde voorschriften.

Artikel 2

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen ofnatuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften;

  • d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen of ingevolge de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Alkmaar 2015;

  • e. algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

• 3. Het presidium stelt minimaal éénmaal per jaar een leidraad voor de bestedingen vast.

Artikel 3

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van een kalender overgemaakt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer. Dit rekeningnummer is alleen bestemd voor de geldstromen ten aanzien van deze bijdrage voor fractieondersteuning. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot voor de overige maanden van dat jaar verstrekt na vaststelling van de voorschotten door de nieuwe gekozen raad.

• 2. Teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld, worden in het jaar van vaststelling door de raad teruggevorderd. Deze terugvordering dient binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur te worden voldaan. Indien een fractie deze terugvordering vóór 31 januari van het volgende jaar nog niet heeft voldaan, vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat het terug te vorderen bedrag is betaald.

Artikel 4

• 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

  • b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 1, tweede lid, sub b. vastgestelde bijdrage voor individuele raadsleden verdeelt over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3. Bij splitsing van een fractie ontvangt alleen die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 9, lid 1 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeente Alkmaar 2015 het fractiebedrag als genoemd in artikel 1, tweede lid, sub a.

• 4. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

• 5. Ontstaat een nieuw fractie door samenvoeging, ontvangt de nieuw ontstane fractie maximaal de vergoeding als bepaald in artikel 1 tweede lid.

Artikel 5

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door de fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het verslagjaar ingevolge artikel 1 toekwam.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 6 over dat jaar.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op die hogere reserve.

• 6. Bij splitsing van een fractie valt de reserve toe aan die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 9, lid 1 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeente Alkmaar 2015.

Artikel 6

• 1. Elke fractie legt vóór 1 februari na het einde van een kalenderjaar waarop de fractieondersteuning betrekking had, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag conform een door het presidium vastgesteld format.

• 2. De verantwoording wordt opgesteld op grond van het stelsel van baten en lasten.

• 3. De fractievoorzitter staat in voor de verantwoording en onder zijn verantwoordelijkheid wordt een eventuele toelichting die de accountant vraagt, verstrekt.

• 4.. Alle uitgaven dienen per kostencategorie via een originele factuur, nota of bankafschrift verantwoord te worden en te worden voorzien van een toelichting op de activiteit/besteding in relatie tot het raadswerk en de fractie.

• 5. Elke fractie neemt bij de verantwoording een overzicht van de namen en functies van de tot de fractie behorende fractiemedewerkers op.

• 6. Alvorens de verslagen ter controle aan de accountant worden aangeboden, voert de griffie een interne toets uit op volledigheidsaspecten, zoals het volledig ingevuld zijn van het verslag en het aanwezig zijn van alle bewijsstukken.

• 7. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

  • a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

• 8. Kosten die naar het oordeel van de griffie en/of de accountant niet met voldoende bewijsstukken zijn onderbouwd, komen niet in aanmerking vanuit de bijdrage en dienen te worden terugbetaald.

Artikel 7

• 1. De controle van het verslag vindt vóór 1 maart plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad. Bij de controle wordt door de accountant rekening gehouden met een goedkeuringstolerantie van 1%. Tot een bedrag van maximaal € 100 toetst de accountant wel of er een betalingsbewijs aanwezig is, maar toetst de accountant niet aan artikel 2, lid 1.

• 2. De accountant beoordeelt de verantwoordingen van ieder van de fracties individueel en geeft een rapport van bevindingen af over het geheel.

• 3. Indien de bestedingen die worden verantwoord niet juist, tijdig en volledig zijn rapporteert de accountant hierover in zijn verslag van bevindingen.

• 4. De accountant brengt advies uit aan de raad.

Artikel 8

De afdelingen 4.2.1 tot en met 4.2.7 van de Algemene Wet bestuursrecht zijn van toepassing op de financiële vergoeding die een fractie ontvangt. De Algemene subsidieverordening Alkmaar is niet van toepassing.

Artikel 9

De tot een fractie behorende leden zijn verantwoordelijk en aansprakelijk voor de verantwoording en voor eventuele terugbetaling van teveel ontvangen voorschotten. Dit geldt ook als zij de gelden over laten maken aan een rechtspersoon.

Artikel 10

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de raad op voorstel van het presidium.

Artikel 11 Inwerkingtreding

• 1. De Verordening op de fractieondersteuning gemeente Alkmaar 2015, vastgesteld op 2 januari 2015 en laatstelijk gewijzigd op 10 november 2016 wordt ingetrokken.

• 2. De Verordening op de fractieondersteuning gemeente Alkmaar 2017 treedt in werking met ingang van 1 januari 2017.

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de fractieondersteuning gemeente Alkmaar 2017.

Alkmaar, 15 december 2016

De raad voornoemd,

P.M. Bruinooge,

voorzitter

drs. A.P.A. griffier