GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van gemeente Menterwolde.

DE VERORDENING op de financiële commissie Menterwolde 2014
De raad van de gemeente Menterwolde;
gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;
B e s l u i t :
vast te stellen:
DE VERORDENING op de financiële commissie Menterwolde 2014
Artikel
1

Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de commissie: de financiële commissie;
- b.
de raad: de gemeenteraad;
- c.
het college: het college van burgemeester en wethouders;
- d.
de accountant: de in “Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Menterwolde” (213 GW), bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekeningen;
- e.
de voorzitter: de voorzitter van de commissie;
- f.
de griffier: griffier van de raad (conform artikel 100 Gemeentewet) of diens plaatsvervanger;
- g.
het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;
- h.
de rekenkamercommissie: de commissie die de rekenkamerfunctie, als bedoeld in artikel 81oa van de Gemeentewet, uitoefent.
Artikel
2

Instelling en taken
1.
Er is een vaste raadscommissie voor advies omtrent de juistheid van de gemeentelijke rekenings- en verantwoordingsstukken.
2.
De commissie wordt aangeduid als financiële commissie.
3.
De commissie heeft als taken:
- a.
de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarstukken jaarlijks te onderzoeken, als voorbereiding op de behandeling en vaststelling van die jaarstukken door de raad;
- b.
de raad te adviseren over de aanbesteding van de accountantscontrole;
- c.
de raad te adviseren over de controleopdrachten aan de accountant;
- d.
de raad te adviseren over aangelegenheden m.b.t. de Rekenkamercommissie;
- e.
de raad en het college – desgevraagd- te adviseren over financiële aangelegenheden.
1.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
Artikel
3

Taken ten aanzien van de gemeentelijke rekenings- en verantwoordingsstukken
1.
De commissie onderzoekt de jaarrekening en het jaarverslag teneinde te komen tot een advies aan de gemeenteraad over de deugdelijkheid van de jaarstukken; d.i. de comptabele juistheid en rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en beleid.
2.
De commissie bespreekt het verslag van bevindingen met de accountant.
3.
De commissie brengt jaarlijks aan de gemeenteraad in het openbaar een schriftelijk verslag uit omtrent de bevindingen bij het onder artikel 3, lid 1 genoemde onderzoek op een zodanig tijdstip dat de vaststelling van de rekening kan geschieden op een tijdstip dat in overeenstemming is met de eisen die bij of krachtens de Gemeentewet daarvoor zijn gesteld.
4.
In het onder artikel 3, lid 3 genoemde verslag adviseert de commissie de gemeenteraad over de vaststelling door de gemeenteraad van de jaarrekening en het jaarverslag over het voorafgaande jaar en decharge verlening aan het college van burgemeester en wethouders, dan wel een eventueel te vragen voorstel voor een door de gemeenteraad te nemen indemniteitsbesluit.
5.
Naast het onder artikel 3, lid 3 genoemde verslag kan de commissie de gemeenteraad informeren over die aangelegenheden die zij in het licht van haar taak van belang acht;
Artikel
4

Taken ten aanzien van de aanbesteding van de accountantscontrole
De commissie bereidt namens de raad – in overleg met het college –de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
Artikel
5

Taken ten aanzien van de accountantscontrole
1.
De commissie bereidt de controle op de jaarrekening als bedoeld in artikel 197 van de gemeentewet voor; waaronder begrepen:
- a.
advies aan de raad over het door het college voorgestelde controleprotocol;
- b.
advies over de goedkeurings- en rapportagetoleranties voor toe te passen percentages omtrent onjuistheden en onzekerheden;
- c.
voeren van het (afstemmings)overleg zoals genoemd in artikel 4 lid 3 van de controleverordening Menterwolde.
1.
De commissie bespreekt het verslag van bevindingen met de accountant.
Artikel
6

Taken ten aanzien van de Rekenkamercommissie
1.
De commissie doet een voordracht voor de benoeming van leden van de Rekenkamercommissie.
1.
De commissie bereidt de evaluatie van het functioneren van de Rekenkamercommissie, die minimaal eens per twee jaren wordt gehouden, voor.
2.
De commissie doet de raad een voorstel ten aanzien van de vaste vergoeding voor de leden van de Rekenkamercommissie.
3.
De commissie adviseert de raad in het kader van het jaarlijkse budget van de Rekenkamercommissie.
4.
De commissie overlegt met de leden van Rekenkamercommissie over het onderzoeksprogramma van de Rekenkamercommissie.
Artikel
7

Rechten en bevoegdheden van de Financiële commissie
1.
De voor het onderzoek van de rekeningen benodigde stukken worden door of namens het college van burgemeester en wethouders ter beschikking van de commissie gesteld.
2.
De commissie is bevoegd inlichtingen te vragen aan de burgemeester, aan het college van burgemeester en wethouders of aan ambtenaren van de gemeente. Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de commissie de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders of een ambtenaar van de gemeente ter vergadering uitnodigen. Zij geeft van de uitnodiging van een ambtenaar kennis aan het college van burgemeester en wethouders.
3.
Burgemeester, wethouders en ambtenaren zijn verplicht de commissie alle informatie te verstrekken die de commissie voor haar onderzoek noodzakelijk acht.
4.
De commissie is bevoegd tot het opvragen en het inzien van bescheiden, boekhoudingen, besluiten en notulen van vergaderingen, welke zij voor haar onderzoek naar de juistheid van een financiële verantwoording en/of het gevoerde financiële beleid nodig acht. In ieder geval wordt hieronder verstaan de managementletter en het verslag met bevindingen van de jaarrekeningcontrole.
5.
De commissie kan bij externe deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en deze ter vergadering uitnodigen.
6.
Indien de commissie voor haar onderzoek naar de juistheid van een financiële verantwoording en/of het gevoerde beleid het wenselijk acht, kan zij het college van burgemeester en wethouders uitnodigen nader onderzoek te laten uitvoeren.
7.
Indien de commissie van mening is, dat zij voor haar oordeelsvorming een nader, meer thematisch, onderzoek noodzakelijk acht, nodigt zij het college van burgemeester en wethouders uit daartoe een voorstel aan de gemeenteraad voor te bereiden.
8.
De commissie kan de gemeentesecretaris verzoeken om ondersteuning bij haar werkzaamheden.
Artikel
8

Samenstelling en zittingsduur van de Financiële commissie
1.
De leden van de commissie worden door de raad – op voordracht van de fracties – benoemd, waarbij elke fractie die in de raad is vertegenwoordigd door één lid wordt vertegenwoordigd.
2.
Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn.
3.
De in het tweede lid genoemde niet-raadsleden dienen tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van de betreffende fractie.
4.
De artikelen 10, 11,12,13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie.
5.
De benoeming vindt plaats in de eerste vergadering van de gemeenteraad na de verkiezing van wethouders als bedoeld in artikel 37 van de Gemeentewet.
6.
De raad benoemt op voordracht van een fractie voor de commissie een plaatsvervangend lid per fractie die in de raad is vertegenwoordigd. Dit plaatsvervangend lid heeft zitting in de commissie bij verhindering of ontstentenis van een lid als bedoeld in het eerste lid. Het plaatsvervangend lid voldoet aan de in het derde en vierde lid, genoemde vereisten.
7.
De zittingsduur is gelijk aan de zittingsduur van de gemeenteraad
8.
De raad kan een lid tussentijds ontslaan.
9.
Een lid kan ten allen tijde ontslag nemen.
10.
Vervulling van plaatsen, die om welke reden dan ook openvallen, geschiedt in de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad.
11.
Degene die ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature tot lid van de commissie wordt benoemd, heeft daarin zitting voor de resterende zittingsduur van de gemeenteraad.
12.
De raad benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
Artikel
9

Werkwijze en vergaderingen
1.
De commissie vergadert tenminste twee keer per jaar en verder zo dikwijls als door de voorzitter of twee van de leden met opgaaf van redenen nodig wordt geacht.
2.
De voorzitter draagt er zorg voor dat de uitnodigingen voor de vergaderingen, waarin opgenomen plaats, datum en uur van de vergadering alsmede een agenda van de te behandelen onderwerpen tenminste drie dagen van tevoren wordt toegezonden.
3.
De commissie vergadert in beslotenheid; haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie omtrent rapporten die aan de commissie worden voorgelegd of gedeelten daarvan geheimhouding opleggen.
4.
De griffier of diens vervanger is bij elke vergadering aanwezig als adviseur.
Artikel
10

Besluiten
1.
De commissie mag niet beraadslagen of besluiten als niet meer dan de helft van de zitting hebbende leden aanwezig is.
2.
Wanneer het vereiste aantal leden niet is opgekomen, kan de voorzitter met een tussentijd van ten minste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de aanwezige leden besluiten over de aanhangige onderwerpen, tenzij hiertegen door de meerderheid van het aantal leden van de Financiële commissie bezwaar is gemaakt.
3.
De besluiten van de commissie worden met meerderheid van stemmen genomen.
4.
Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.
5.
Van de vergaderingen van de commissie wordt een verslag gemaakt, dat door de commissie wordt vastgesteld.
Artikel
11

Rapportage aan de gemeenteraad, verslagen en ondertekening
1.
De vaststelling van het verslag als bedoeld in artikel 3 lid 3 geschiedt nadat een meerderheid van de leden, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk, hetzij digitaal haar mening omtrent het desbetreffende ontwerpverslag kenbaar heeft gemaakt.
2.
Indien er sprake is van een minderheidsstandpunt, kan op verzoek dit standpunt en de desbetreffende argumentatie, ter kennis van de gemeenteraad worden gebracht.
3.
Het verslag als bedoeld in artikel 3 lid 3 wordt ondertekend door alle leden, die overeenkomstig artikel 11 lid 1 het verslag hebben vastgesteld.
4.
Het verslag wordt na vaststelling door de commissie verzonden ter agendering voor de raadsvergadering. Gelijktijdig wordt het verslag ter kennis van het college van burgemeester en wethouders gebracht.
5.
Het is aan de commissie om te bepalen, of en op welke wijze haar openbare verslagen in de raadsvergadering worden toegelicht.
6.
In de raadsvergadering zijn de leden van de commissie vrij de openbare verslagen van de commissie nader toe te lichten.
7.
De overige van de commissie uitgaande stukken worden door of namens de voorzitter ondertekend.
Artikel
12

Secretariaat
De griffier voert het secretariaat van de commissie, draagt zorg voor de verslaglegging en archivering van de commissiebescheiden.
Artikel
13

Schakelbepaling
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, alsmede voor de bepalingen omtrent de orde in de vergadering, is het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie van overeenkomstige toepassing.
Artikel
14

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
2.
Gelijktijdig met inwerkingtreding van dit reglement vervalt de verordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 31 maart 2011 nr. 5e/3.
3.
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening op de Financiële Commissie Menterwolde 2014.”
Muntendam, 26 juni 2014
De raad voornoemd,
De voorzitter, De griffier,
(E.A. van Zuijlen) (F.A.P. Grit)