Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Brielle 2014
 
Volgnummer: 69
Kenmerk: griffie
Onderwerp: verordening op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
 
De raad van de gemeente Brielle;
 
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 november 2014, volgnummer 65;
 
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
 
B E S L U I T:
 
vast te stellen de:
 
“Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Brielle 2014”.
 
Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand
 
Artikel 1
  • 1.
    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
    • a.
      feitelijke informatie van geringe omvang;
    • b.
      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
    • c.
      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
  • 2.
    De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.
  • 3.
    Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
  • 4.
    De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
     
Artikel 2
  • 1.
    Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:
    • a.
      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
    • b.
      de gevraagde bijstand een dusdanig groot beslag legt op de ambtelijke capaciteit dat de uitvoering van de aan het organisatieonderdeel opgedragen werkzaamheden in het gedrang komt;
    • c.
      dit het belang van de gemeente kan schaden;
  • 2.
    De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
  • 3.
    Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
     
Artikel 3
  • 1.
    Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester.
  • 2.
    De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
     
Artikel 4
  • 1.
    Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij de griffier hiervan mededeling.
  • 2.
    De griffier overlegt ter zake met de secretaris. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
     
Artikel 5
De secretaris houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1 tweede lid, onder c, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:
  • a.
    welk raadslid om bijstand heeft verzocht;
  • b.
    wat de aard is van het verzoek;
  • c.
    over welk onderwerp om bijstand is verzocht
  • d.
    welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;
  • e.
    hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;
  • f.
    de reden waarom een verzoek is geweigerd.
     
Artikel 6
De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.
 
Artikel 7
  • 1.
    Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. Het verzoek om ambtelijke bijstand wordt in dit geval niet opgenomen in het register, als bedoeld in artikel 5.
  • 2.
    Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
     
Paragraaf 2: Fractieondersteuning
Artikel 8
Aan elke politieke groepering, vertegenwoordigd in de gemeenteraad op grond van de uitslag van de laatstgehouden verkiezingen van de leden van de gemeenteraad, wordt van gemeentewege een tegemoetkoming verleend in de kosten die de groepering maakt voor bijstand bij haar werkzaamheden.
 
Artikel 9
  • 1.
    Bij de berekening van de tegemoetkoming wordt uitgegaan van een basisbedrag van € 750,-. per politieke groepering per kalenderjaar, vermeerderd met een bedrag per kalenderjaar van € 100,-. voor elk raadslid dat is aangesloten bij de groepering.
  • 2.
    In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, vindt in het jaar waarin de verkiezingen van de gemeenteraad plaatsvinden, berekening van de in het eerste lid bedoelde tegemoetkoming plaats op de volgende wijze:
    • a.
      Een naar evenredigheid van de in het eerste lid bedoelde tegemoetkoming afgeleid bedrag voor de periode van 1 januari tot aan de datum van het aantreden van de nieuwe raad.
    • b.
      Een op basis van de nieuwe samenstelling van de raad naar evenredigheid van de in het eerste lid bedoelde tegemoetkoming afgeleid bedrag voor de periode vanaf het aantreden van de nieuwe raad tot 1 januari van het nieuwe kalenderjaar.
       
Artikel 10
  • 1.
    Politieke groeperingen besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
  • 2.
    De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:
    • a.
      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen;
    • b.
      betalingen aan politieke partijen dan wel aan met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie;
    • c.
      giften;
    • d.
      uitgaven die bestreden dienen te worden uit de vergoedingen die de individuele leden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
    • e.
      opleidingen voor individuele raads- en commissieleden.
       
Artikel 11
  • 1.
    De tegemoetkoming voor fractieondersteuning wordt voor 31 januari van een kalenderjaar verstrekt;
  • 2.
    Elke fractie legt binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar een specificatie voor aan de voorzitter van de gemeenteraad, van de binnen het kader van deze verordening ten behoeve van de werkzaamheden door de politieke groepering gemaakte kosten over het voorgaande kalenderjaar.
  • 3.
    Het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de tegemoetkoming mag door de politieke groepering worden gereserveerd.
  • 4.
    Een reserve is niet groter dan 100% van de tegemoetkoming die een politieke groepering in het voorgaande kalenderjaar toekwam, op grond van artikel 3, lid 1.
     
Artikel 12
  • 1.
    Indien in strijd wordt gehandeld met het gestelde in artikel 4, lid 2, dan wel artikel 5, lid 4, heeft de raad - al dan niet op voorstel van het college van burgemeester en wethouders - de bevoegdheid de in het geding zijnde uitgaven c.q. het bedrag waarmee de toegestane reserve wordt overschreden, terug te vorderen dan wel te verrekenen met de tegemoetkoming voor het volgende jaar.
  • 2.
    Indien niet wordt voldaan aan het gestelde in artikel 5, lid 2, heeft de raad -al dan niet op voorstel van het college van burgemeester en wethouders- de bevoegdheid de toekenning van de tegemoetkoming voor het volgende jaar op te schorten.
     
Artikel 13
Indien tijdens een kalenderjaar:
  • 1.
    één of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden;
  • 2.
    twee of meer fracties als één fractie gaan optreden;
  • 3.
    één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie,- wordt met de daardoor veranderde situatie voor de berekening van de in artikel 2 bedoelde tegemoetkoming eerst rekening gehouden met ingang van het kalenderjaar, volgende op de dag waarop degene(n) die een nieuwe fractie vormt (vormen) of zich bij de fractie van een andere politieke groepering heeft (hebben) aangesloten, daarvan aan de voorzitter van de raad mededeling heeft (hebben) gedaan.
     
Slotbepalingen
Artikel 14
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet is de burgemeester bevoegd na overleg met het presidium beslissing te nemen.
 
Artikel 15
  • 1.
    Deze verordening, aangehaald als ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Brielle 2014’ treedt in werking op de dag na bekendmaking.
  • 2.
    De ‘Verordening op de ambtelijke bijstand’ van 14 mei 2003 en de ‘Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen’, zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 11 november 2003 komen hiermee te vervallen.
     
Aldus besloten door de gemeenteraad van Brielle
in de openbare vergadering van 9 december 2014.
de griffier, de voorzitter,
L.C.M. van Steijn G.G.J. Rensen
 
Toelichting
Algemeen
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
 
Omdat in 2003 nog onvoldoende duidelijk was welk budget er in de begroting opgenomen moest worden voor fractieondersteuning heeft de gemeenteraad eertijds besloten om een tweetal verordeningen vast te stellen; de “Verordening op de ambtelijke bijstand” van 14 mei 2003 en de “Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen”. Deze nieuwe verordening geeft de mogelijkheid de onnatuurlijke scheiding in de voorgaande verordeningen op te heffen.
 
Bij deze uitwerking heeft de griffier een centrale rol gekregen. De griffier is bij uitstek bedoeld voor het verlenen van hulp aan raadsleden en is daarmee het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
 
Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor de taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
 
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken namelijk primair voor het college. Artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. In dit artikel is vastgelegd dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat. In de artikelen 107 en 107a is de positie en de taak van de griffier bepaald. Daaruit valt duidelijk op te maken dat de griffier ten dienst van de raad staat.
 
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de ambtelijke organisatie beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op de verschillende beleidsvelden zal een beroep op de ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
 
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
 
Artikelsgewijze toelichting
Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand
Artikel 1
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft.
Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.
Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.
Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie, die onder gezag van het college staan, bedoeld, niet de griffiemedewerkers. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
In het eerste lid wordt nadrukkelijk bepaald dat de griffier het eerste aanspreekpunt voor raadsleden is. Het doel van deze bepaling is te voorkomen dat raadsleden zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere organisatie wendt.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
 
Artikel 2 en 3
Dit artikel geeft de mogelijkheid om een verzoek van een raadslid te weigeren, waarbij nadrukkelijk is bepaald dat een weigering gemotiveerd moet plaatsvinden. Tegen een dergelijke weigering kan een raadslid op grond van artikel 3 het verzoek aan de burgemeester voorleggen. Deze beslist binnen zo spoedig mogelijk over het verzoek.
 
Artikel 4
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd. In eerste instantie wordt één en ander aan de gemeentesecretaris voorgelegd. Mocht ook dit overleg niet tot een bevredigende oplossing leiden wordt de burgemeester ingeschakeld.
 
Artikel 5, 6 en 7
Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolgvan de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt danook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van deverleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet doorcollegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van eenraadslid is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden enniet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke
behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien
hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
 
Paragraaf 2: Fractieondersteuning
Artikel 8 en 9
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Tevens is bepaald dat voor fractievergaderingen vergaderruimten in het gemeentehuis gratis ter beschikking staan. De hoogte van de vergoedingen kan in het jaar van de verkiezingen door het presidium aangepast worden.
 
Artikel 10
Doel van de bijdrage is om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fracties te versterken. De bijdrage mag niet gedeclareerd worden voor de kostencomponenten, die opgenomen zijn in de onkostenvergoeding van de raadsleden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.
Voorop staat dat de vergoeding is bedoeld voor de ondersteuning van de fractie. Dit houdt niet in dat de vergoeding gebruikt mag worden voor de financiering van verkiezingscampagnes. De fractievergoeding mag ook niet door een raadslid worden gebruikt om zijn eigen vergoeding voor raadswerk aan te vullen. Tenslotte is het van belang vast te stellen dat opleidingen van raads– en commissieleden evenmin uit deze vergoeding betaald dienen te worden.
 
Artikel 11
De financiële tegemoetkoming wordt op declaratiebasis uitbetaald. In een verkiezingsjaar wordt de tegemoetkoming naar rato toegekend en tevens aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad. In het tweede lid is een regeling opgenomen op welke wijze de fractievergoeding wordt bepaald indien een fractie uiteenvalt.
Per dienstjaar stellen de fracties een verantwoording over de besteding van de fractievergoeding op.
Deze verantwoording moet binnen twee maanden na afloop van het dienstjaar bij de griffie zijn ingediend. De accountant neemt de controle op de uitgaven mee met de controle op de jaarrekening.
Naar boven