GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van gemeente Neder-Betuwe.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Neder-Betuwe 2015
De raad van de gemeente Neder-Betuwe;
gelezen het voorstel van de agendacommissie;
gelet op artikel 33, 3e lid van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Gemeente Neder-Betuwe 2015;
PARAGRAAF
1

AMBTELIJKE BIJSTAND
Artikel
1.

Verzoek om informatie
1.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
- a.
feitelijke informatie van geringe omvang;
- b.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
- c.
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
2.
De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.
3.
Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit.
4.
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel
2.

Verlenen van ambtelijke bijstand
1.
Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:
- a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
dit het belang van de gemeente kan schaden.
2.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
3.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
4.
De secretaris verstrekt het college of een eerste aanspreekpunt uit het college (‘portefeuillehouder’) desgewenst een afschrift van het verzoek.
5.
Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Artikel
3.

Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Artikel
4.

Geschil over ambtelijke bijstand
1.
Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris.
2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk in de kwestie.
PARAGRAAF
2.

FRACTIEONDERSTEUNING
Artikel
5.

Recht op financiële vergoeding
1.
De fracties als bedoeld in artikel 7 van het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de Gemeente Neder-Betuwe’, vastgesteld 9 september 2010 ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
2.
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie, te verhogen met een bedrag per raadslid dat tot de fractie behoort. Dit bedrag wordt jaarlijks opgenomen in de begroting.
Artikel
6.

Besteding financiële vergoeding
1.
Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
2.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- c.
giften;
- d.
uitgaven welke voldaan dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
- e.
algemene opleidingen voor raads- en commissieleden, tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.
Artikel
7.

Voorschot bijdrage fractieondersteuning
De jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 31 januari van het betreffende jaar door de griffie aan de fracties kenbaar gemaakt.
Artikel
8.

Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
In afwijking van het bepaalde in artikel 7 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden eerst de deelbijdrage kenbaar gemaakt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt de restbijdrage kenbaar gemaakt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel
9.

Gevolgen splitsen fractie
Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7 verstrekte bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Hierbij worden de tot het moment van afsplitsing gemaakte kosten door de oorspronkelijke fractie op het te verdelen bedrag in mindering gebracht. Een door de raad goedgekeurd overhevelingsbedrag, waarvoor een verplichting is aangegaan valt eveneens buiten de verdeling.
Artikel
10.

Verantwoording en controle
1.
Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.
2.
Controle van het verslag vindt plaats door de griffie en één keer in de vier jaar door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De griffie (na consultatie fractievoorzitters) en accountant brengen advies uit aan de raad.
3.
De raad stelt na ontvangst van het advies de bedragen vast van:
- a.
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
- b.
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten;
- c.
in het voorkomende geval de hoogte van de overheveling van (een deel van) het fractiebudget als aanvulling op het fractiebudget van het daarop volgend kalenderjaar.
4.
Na de raadsvaststelling wordt de (eventuele) terugvordering uitgevoerd.
Artikel
11.

Toepassing Awb
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht, met uitzondering van afdeling 4.2.8, is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
PARAGRAAF
3

SLOTBEPALINGEN
Artikel
12.

Intrekking oude verordening
De verordening op de ambtelijke bijstand, vastgesteld 4 maart 2004, wordt gelijktijdig met de datum van inwerkingtreding ingetrokken.
Artikel
13.

Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.
Artikel
14.

Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Neder-Betuwe 2015.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 30 oktober 2014.
De griffier,
mr. J.C.
Bouwman
De voorzitter,
ir. C.W.
Veerhoek
Toelichting bij de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Neder-Betuwe 2015
Algemeen
Voor de gemeentelijke verordening is gebruik gemaakt van de modelverordening (versie 13-01-2010). Daar waar van toepassing is de tekst van de toelichting toegespitst op de bijbehorende gemeentelijke verordening.
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat
toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelende ambtenaar.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de
duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat alle individuele raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep
worden gedaan.
Deze modelverordening heeft in de afgelopen jaren zijn waarde bewezen. In jurisprudentie wordt er regelmatig naar verwezen en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gaf aan dat de modelverordening prima voldoet. Toch is in de geactualiseerde versie een aantal bepalingen gewijzigd en heeft een zekere ‘finetuning’ plaatsgevonden. Waar het kon zijn artikelen samengevoegd en zinsconstructies aangepast. Dat leidt tot een overzichtelijker geheel. Ook hebben de diverse artikelen,
conform de Aanwijzingen voor de decentrale regelgeving, nu opschriften gekregen. Tevens is een nieuw artikel 11 aan deze verordening toegevoegd waarin titel 4.2 (met uitzondering van afdeling 4.2.8.)van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing wordt verklaard op de fractievergoeding.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip ‘document’ wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Ook de term ‘openbaar’ wordt bedoeld in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.
Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is ervoor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer ‘griffiemedewerkers’. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
De modelverordening biedt de mogelijkheid om alle verzoeken om informatie of bijstand eerst voor te leggen aan de griffier. In afwijking van de in 2002 vastgestelde verordening is er in deze gemeentelijke verordening niet voor gekozen om aan raadsleden de mogelijkheid te bieden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden.
Artikel 2
In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelende
ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 3
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de
burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 4
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Artikel 6
Wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en
commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van
fractieleden.
Artikel 7
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt.
Artikel 8
Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties.
Artikel 9
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden. Bij de verrekening vallen de gemaakte kosten en door de raad goedgekeurde overhevelingsbedragen, waarvoor een verplichting is aangegaan buiten de verrekening.
Artikel 10
Fracties mogen één keer in een raadsperiode hun fractiebijdrage (of een deel ervan) overhevelen naar een volgend jaar. Dit met uitzondering van overheveling naar het jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden. Op deze wijze kunnen ze reserveren voor een grotere uitgave.
Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.
Artikel 11
Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb.
Artikelen 12 en 14
Deze artikelen hoeven geen toelichting.
Artikel 13
Aangezien in de begroting 2014 geen budget voor fractieondersteuning is opgenomen, treedt de verordening per 1 januari 2015 in werking.