GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van gemeente Sluis.

Financiële verordening Sluis 2014
De raad van de gemeente Sluis;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 13 mei 2014;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
gezien het advies van de commissie Samenleving/ Middelen van 3 juni 2014;
besluit :
vast te stellen de de Financiële verordening Sluis 2014
Hoofdstuk
1

Algemene bepalingen
Artikel
1

Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.
afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college;
b.
netto schuld: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak wordt verstaan het totaal van langlopende uitzettingen, vorderingen, liquide middelen en overlopende activa;
c.
overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;
d.
Misbruik en oneigenlijk gebruik: Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Hoofdstuk
2

Begroting en verantwoording
Artikel
2

Programma-indeling
De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.
Artikel
3

Inrichting begroting en jaarstukken
1.
Bij de begroting en de jaarstukken wordt aangegeven welke producten uit de productenraming bij elk programma hoort.
2.
Onderdeel van de begroting vormt het investeringsplan voor het onderhavige begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.
3.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
4.
In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
Artikel
4

Uitgangspunten begroting (financiële update)
Het college stuurt jaarlijks voor 1 juli aan de raad een brief met daarin de uitgangspunten voor de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. In deze brief wordt onder meer ingegaan op de gevolgen van de meicirculaire gemeentefonds.
Artikel
5

Autorisatie begroting en investeringskredieten
1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien.
2.
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
3.
Het college informeert de raad vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De raad geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
4.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.
5.
Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.
6.
Voor lasten, baten, investeringskredieten, mutaties van reserves en dotaties aan voorzieningen die niet in de programmabegroting zijn opgenomen, legt het college een afzonderlijk voorstel ter autorisatie aan de raad voor.
7.
In afwijking van lid 6 geldt dat autorisatie door de raad achteraf plaatsvindt door middel van een begrotingswijziging voor niet in de programmabegroting opgenomen:
a.
Investeringskredieten tot en met € 50.000;
b.
Mutaties van eenmalige of structurele baten en lasten tot en met € 25.000
c.
Mutaties van reserves en dotaties aan voorzieningen tot en met € 25.000.
8.
Voorstellen voor budgetoverheveling worden getoetst aan de volgende criteria:
a.
Beleidsinhoudelijke noodzaak;
b.
Inbedding in de werkplanning/jaarplan van het nieuwe jaar;
c.
De overheveling heeft betrekking op incidentele budgetten;
d.
De betreffende budgetten mogen voor één jaar worden overgeheveld naar het nieuwe boekjaar;
e.
Het minimumbedrag voor de overheveling bedraagt € 25.000 per post. Zo nodig kan gemotiveerd worden afgeweken van deze grens. Het college verzoekt de raad vóór 1 januari van het volgende jaar de over te hevelen budgetten toe te voegen aan de algemene reserve onder opgave van de betreffende budgetten waarop het verzoek betrekking heeft en de redenen van het verzoek. De budgetten worden in het volgend jaar bij begrotingswijziging op de begroting gebracht waarbij de onttrekking aan de reserve als dekking dient.
Artikel
6

Tussentijdse rapportage en informatie
- 1.
Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste 6 maanden van het lopende boekjaar (Zomernota).
- 2.
De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:
- a.
de baten en de lasten per programma;
- b.
het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;
- c.
het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b;
- d.
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; en
- e.
het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d,
alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.
- 3.
In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.
- 4.
Naast de Zomernota ontvangt de raad in april een administratieve begrotingswijziging, in oktober informatie over de gevolgen van de septembercirculaire en in december de Slotwijziging.
Artikel
7

EMU-saldo
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Hoofdstuk
3

Financieel beleid
Artikel
8

Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Het college biedt de raad een nota activering, waardering en afschrijving op basis van de begrotingsvoorschriften aan. De raad stelt deze nota vast.
- 2.
De nota biedt regels voor de activering, waardering en afschrijving van activa en beoogde afschrijvingstermijnen.
- 3.
In de nota wordt het onderscheid in investeringen met economisch nut en investeringen met maatschappelijk nut in relatie tot de wijze van afschrijven toegelicht.
Artikel
9

Uitvoering aanleg of wijziging
1.
Het college biedt de raad een nota reservebeleid aan. De raad stelt deze nota vast. De nota behandelt:
a.
de vorming en besteding van reserves;
b.
de vorming en besteding voorzieningen;
c.
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.
2.
Eens per jaar wordt de stand van de reserves en voorzieningen geactualiseerd.
Artikel
10

Kostprijsberekening
1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten
2.
Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW), de kosten van het kwijtscheldingsbeleid en verliezen wegens oninbaarheid.
3.
Voor de inzet van materiële activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld.
Artikel
11

Prijzen economische activiteiten
1.
Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.
2.
Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.
3.
Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.
4.
Raadbesluiten met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:
a.
leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;
b.
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;
c.
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;
d.
een bevoordeling van sociale werkplaatsen;
e.
een bevoordeling van onderwijsinstellingen;
f.
een bevoordeling van publieke media-instellingen; en
g.
een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.
Artikel
12

Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en heffingen.
Artikel
13

Financieringsfunctie
1.
Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:
a.
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en
b.
er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.
2.
Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden.
3.
Bij het verstrekken van een garantie wordt een voorziening ten laste van de begroting gevormd ter grote van het risico dat de gemeente met de garantie loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening dan doet het college vooraf aan de garantieverlening een voorstel aan de raad voor een begrotingswijziging.
Hoofdstuk
4

Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel
14

Administratie
1.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;
b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;
c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
2.
Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Artikel
15

Financiële organisatie
Het college draagt zorgt voor:
a.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;
b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
e.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
f.
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;
g.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
h.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en
i.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen,
opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel
16

Interne controle
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Hoofdstuk
5

Slotbepalingen
Artikel
17

Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De Financiële verordening Sluis 2007, vastgesteld door de raad op 26 april 2007 en de Verordening tot 1e wijziging van de Financiële verordening Sluis 2007, vastgesteld door de raad op 18 december 2008, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijven op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Artikel
18

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op 1 juli 2014.
2.
verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Sluis 2014.
Aldus vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 25 juni 2014,
De voorzitter,
mr. A.M.M. Jetten MSc
De griffier,
mr. P.T.G. Claeijs