BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGOfficiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland NoordVervangingsbesluit Archiefbescheiden Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2025Het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, gezien het positieve advies van de Archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar dd. 4 november 2025, gelet op:
•Artikel 7 van de Archiefwet 1995, waarin wordt gesteld dat analoge archiefbescheiden door de organisatie mogen worden vervangen door digitale reproducties;
•Artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, waarin wordt gesteld dat er slechts tot vervanging besloten wordt indien de juiste en volledige weergave van de te vervangen informatie kan worden gegarandeerd; en
•Hoofdstuk 3a van de Archiefregeling waarin de eisen voor een juiste en volledige weergave worden gesteld,
Besluit:
1.Over te gaan tot routinematige vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties die op grond van de vigerende selectielijst als blijvend te bewaren of te vernietigen worden aangemerkt, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
2.Over te gaan tot routinematige vervanging van:
a.Analoge archiefbescheiden die door de organisatie worden ontvangen en verwerkt in het kader van de Procedure Verwerking Centraal Binnengekomen Berichten (Postverwerking) VRNHN 2024. Het betreft hier alle berichten (inclusief bijlagen) ongeacht hun verschijningsvorm die door middel van reguliere postbezorging of individuele overhandiging centraal bij de organisatie binnenkomen.
b.Digitaal opgemaakte informatie die tijdens de procesdoorloop wordt geprint omwille van het voorzien van een ‘natte’ ondertekening en/of parafering door één of meerdere partijen.
1.Wijze van vervanging
1.De vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging VRNHN 2025.
2.De vervanging wordt uitgevoerd met behulp van scanapparatuur die voldoet aan de kwaliteitseisen zoals omschreven in het Handboek Vervanging VRNHN 2025 met de (technische) specificaties zoals zijn beschreven in bijlage 1 ‘(Technische) specificaties scanapparatuur’.
3.De vervanging wordt uitgevoerd met behulp van nabewerkingsprogrammatuur en randapparatuur die voldoet aan de kwaliteitseisen zoals omschreven in het Handboek Vervanging VRNHN 2025 met de (technische) specificaties zoals zijn beschreven in bijlagen 2 en 3 ‘(Technische) specificaties nabewerkingsprogrammatuur’.
2.Inwerkingtreding vervangingsbesluitDit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van dit besluit.3.Uitvoering vervangingsbesluitHet vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Tot uitvoering van het vervangingsbesluit zal worden overgegaan op het moment dat:
1.De termijn voor het indienen van bezwaar en/of beroep conform artikel 6:9, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht is verstreken; of
2.De behandeling van bezwaar- en/of beroepsprocedures is afgerond.
4.CiteertitelDit besluit kan worden aangehaald als Vervangingsbesluit Archiefbescheiden Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2025.Bijlagen
Dit besluit is vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 9 april 2026A.M.C.G. Schouten, Voorzitter.K. Taneja, Secretaris.1Technische Specificaties ScanapparatuurHP Color Laserjet managed MFP E 877dn
Scansnelheid (normaal, A4)Enkelzijdig 120 ipm; Dubbelzijdig: 240 ipm.Invoercapaciteit75 gr/m / 200 vellenGrijstintenniveaus256Bestandsindeling scanDigital Send: Hi-Compression PDF, PDF, JPEG, TIFF, MTIFF, XPS, PDF/A.Maximale scangrootteADF: 297 x 437 mm; Flatbed: 297 x 437 mm.Minimale scangrootteADF: 148 x 210 mm.Standaardformaat mediaADF: Legal, Oficio, Executive, Statement, Ledger, A3, A4, A4R, A5, B4, B5, 16K. Breedte: 148 – 297 mm. Lengte: 148 – 432 mm.MediagewichtADF: Enkelzijdig: 60 – 128 g/m2. Duplex: 60 – 128 g/m2.BestandstypenPDF; JPEG; TIFF; MTIFF; XPS; PDF/AOCR-bestandstypenTekst (OCR); Unicode-tekst (OCR); RTIF (OCR); Doorzoekbare PDF (OCR); Doorzoekbare PDF/a (OCR); HTML (OCR); CSV (OCR).Kleur/zwartKleur; Zwart; Zwart/Grijs; Automatisch detecteren.BestandskwaliteitLaag (klein bestand); Gemiddeld; Hoog (groot bestand).CompressieHogere compressie (kleiner bestand) is alleen handmatig in te stellen.Resolutie75 dpi; 150 dpi; 200 dpi; 300 dpi; 400 dpi; 600 dpi.AfdrukstandStaand; Liggend. Handmatig in te stellen.ScherpteHandmatig in te stellen.DonkerheidHandmatig in te stellen.ContrastHandmatig in te stellen.Tekst/afbeelding optimaliserenHandmatig in te stellen.AfbeeldingsvoorbeeldHandmatig in te stellen.BijsnijdoptiesHandmatig in te stellen.Randen WissenHandmatig in te stellen.Automatisch rechttrekkenNiet beschikbaar.Multi-invoerdetectieNiet beschikbaar.WatermerkNiet beschikbaar.StempelsNiet beschikbaar.PDF-codering (met wachtwoord)Handmatig in te stellen.Lege pagina’s onderdrukkenHandmatig in te stellen.Meerdere bestanden makenHandmatig in te stellen.