BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGOfficiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeentenReglement van orde voor het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur OVER-gemeenten1Algemene bepalingen1BegripsbepalingenIn dit reglement wordt verstaan onder:
•algemeen bestuur: het Algemeen Bestuur van OVER-gemeenten;
•dagelijks bestuur: het Dagelijks Bestuur van OVER-gemeenten;
•voorzitter: de voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur;
•secretaris: de directeur van OVER-gemeenten in de hoedanigheid van secretaris van het bestuur;
•vergadering: een vergadering van het Algemeen Bestuur of het Dagelijks Bestuur;
•digitaal parafenbesluit: een besluit dat buiten de vergadering digitaal tot stand komt.
2Voorzitter1.De voorzitter is belast met:
○het leiden van de vergadering;
○het handhaven van de orde;
○het doen naleven van dit reglement.
2.De voorzitter verleent het woord, formuleert de conclusies waarover wordt gestemd en deelt de uitslag van stemmingen mede.3.De voorzitter kan het bestuur voorstellen een lid dat door zijn of haar gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.4.Bij herhaling van het gedrag kan het bestuur besluiten het lid voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.3Secretaris en ondersteuning1.De directeur van OVER-gemeenten is secretaris van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten.2.De secretaris is aanwezig bij de vergaderingen van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur.3.Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door diens plaatsvervanger.4.De secretaris kan, indien daartoe door de voorzitter uitgenodigd, deelnemen aan de beraadslagingen.5.De directiesecretaris ondersteunt het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur onder verantwoordelijkheid van de secretaris.4Verslaglegging1.De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergadering.2.Het verslag bevat ten minste:
○de namen van de aanwezige en afwezige leden;
○de namen van overige aanwezigen;
○de onderwerpen die zijn besproken;
○de genomen besluiten;
○een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is.
3.Stemverhoudingen worden alleen opgenomen indien een lid daarom verzoekt.4.De conceptbesluitenlijst wordt uiterlijk binnen drie werkdagen na de vergadering digitaal aan de leden aangeboden.5.De conceptbesluitenlijst wordt digitaal vastgesteld wanneer alle leden hiermee akkoord zijn.6.Indien geen unanimiteit bestaat over de conceptbesluitenlijst, wordt deze geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering.7.De vastgestelde besluitenlijst wordt openbaar gemaakt, tenzij en voor zover op grond van wet- en regelgeving geheimhouding geldt.5Digitaal parafenbesluit1.Het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur kunnen gebruik maken van een digitaal parafenbesluit overeenkomstig dit reglement en de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten.2.Een digitaal parafenbesluit is een besluit waarop geen van de leden heeft aangegeven bespreking te wensen en waarop door alle leden digitaal akkoord is gegeven.3.Indien geen unanimiteit bestaat over een digitaal parafenbesluit, wordt het voorstel geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering.4.De secretaris dateert het besluit na ontvangst van het laatste akkoord.5.De secretaris draagt zorg voor opname van het besluit op de besluitenlijst.6Stemmingen1.Indien geen van de leden stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.2.Ieder lid van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, waaronder de voorzitter, heeft één stem.3.Indien een lid stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij sprake is van een stemming over personen.4.Over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen wordt schriftelijk gestemd door middel van gesloten en ongetekende stembriefjes.5.Voor het tot stand komen van een besluit is de meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, tenzij de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten anders bepaalt.6.Een lid neemt niet deel aan de stemming over:
○een aangelegenheid die hem of haar rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat;
○de vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij of zij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij of zij behoort.
7.Bij staking van stemmen over personen beslist het lot.8.Bij staking van stemmen in het Algemeen Bestuur wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.9.Bij staking van stemmen in het Dagelijks Bestuur wordt gehandeld overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten.7Geheimhouding, openbaarheid en publicatie1.Voor zover op grond van wet- en regelgeving geheimhouding geldt, nemen de leden hiervan kennis en handelen zij overeenkomstig de geldende regels.2.Vergaderingen van het Algemeen Bestuur zijn openbaar, tenzij het Algemeen Bestuur besluit de deuren te sluiten overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving.3.Vergaderingen van het Dagelijks Bestuur zijn niet openbaar, tenzij het Dagelijks Bestuur anders besluit.4.De agenda’s, vergaderschema’s en vastgestelde besluitenlijsten van het Algemeen Bestuur worden openbaar gepubliceerd op de website van OVER-gemeenten, tenzij en voor zover op grond van wet- en regelgeving geheimhouding geldt.5.Financiële stukken uit de planning- en controlcyclus worden openbaar gepubliceerd overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten en de geldende wet- en regelgeving.2Algemeen Bestuur8Vergaderplanning, agenda en vergaderstukken1.Het Algemeen Bestuur vergadert overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten minimaal tweemaal per jaar en voorts zo vaak als nodig is voor een goede uitvoering van zijn taken.2.Het Algemeen Bestuur stelt jaarlijks een vergaderplanning vast, waarbij rekening wordt gehouden met de planning- en controlcyclus van OVER-gemeenten.3.De agenda en vergaderstukken worden minimaal vijf werkdagen voor de vergadering digitaal beschikbaar gesteld aan de leden.4.In spoedeisende gevallen kan worden afgeweken van de in het derde lid genoemde termijn.9Quorum Algemeen Bestuur1.Het Algemeen Bestuur kan alleen beraadslagen en besluiten indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.2.Van iedere deelnemende gemeente dienen ten minste twee leden aanwezig te zijn.3.Indien niet aan het quorum wordt voldaan, wordt een nieuwe vergadering gepland.3Dagelijks Bestuur10Vergaderplanning, agenda en vergaderstukken1.Het Dagelijks Bestuur vergadert overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.2.Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks een vergaderplanning vast, waarbij rekening wordt gehouden met de planning- en controlcyclus van OVER-gemeenten.3.De vergaderlocaties wisselen in beginsel tussen de deelnemende gemeenten.4.De agenda en vergaderstukken worden minimaal vijf werkdagen voor de vergadering digitaal beschikbaar gesteld aan de leden.5.In spoedeisende gevallen kan worden afgeweken van de in het vierde lid genoemde termijn.11Onderlinge taakverdeling1.Het Dagelijks Bestuur regelt overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten de onderlinge verdeling van werkzaamheden.2.Het Dagelijks Bestuur regelt de onderlinge vervanging bij verhindering of ontstentenis van één van de leden.3.De leden van het Dagelijks Bestuur handelen vanuit hun verantwoordelijkheid als bestuurder van OVER-gemeenten.4.De directeur van OVER-gemeenten treedt op als adviseur van het Dagelijks Bestuur.4Slotbepalingen12Onvoorziene gevallenIn gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het betreffende bestuur, met inachtneming van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten.13Inwerkingtreding1.Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.2.Met de inwerkingtreding van dit reglement vervallen eerdere reglementen van orde van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur van OVER-gemeenten.14CiteertitelDit reglement wordt aangehaald als:“Reglement van orde Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur OVER-gemeenten”.Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van OVER-gemeenten in de vergadering van 18 juni 2026.Voorzitter Algemeen BestuurH. KramerWaarnemend secretarisL. Schuijt