BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant

Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant
Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant,
Gelet op:
- -Artikel 4.3 en 4.4 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant juncto;
- -Artikel 52 tot en met 57, artikel 59a en 60 van de Provinciewet;
B E S L U I T:
vast te stellen: het “Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant”.
HOOFDSTUK
1.

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
Algemeen Bestuur : het algemeen bestuur zoals bedoeld in paragraaf 3 van de Regeling;
- b.
Dagelijks Bestuur : het dagelijks bestuur zoals bedoeld in paragraaf 4 van de Regeling;
- c.
Lid : een lid van het Dagelijks Bestuur, waaronder mede wordt verstaan de Voorzitter, tenzij in een artikel anders blijkt;
- d.
Parafenbesluit : een besluit dat buiten de vergadering van het Dagelijks Bestuur tot stand komt conform de procedure beschreven in artikel 17;
- e.
Regeling : Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2024 en eventuele opvolgers daarvan;
- f.
Secretaris : de secretaris zoals bedoeld in artikel 5.3 van de Regeling;
- g.
Voorzitter : de voorzitter zoals bedoeld in artikel 5.1 van de Regeling;
Artikel
2.

De Voorzitter
1.
Naast hetgeen bij de Regeling aan hem is opgedragen, is de Voorzitter belast met:
- a.
het handhaven van de orde in de vergadering;
- b.
het doen naleven van dit reglement;
- c.
de eenheid van het beleid van het Dagelijks Bestuur bevorderen;
- d.
onderwerpen aan de agenda voor een vergadering van het Dagelijks Bestuur toevoegen;
- e.
ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het Dagelijks Bestuur voorleggen.
2.
De Voorzitter verleent het woord, formuleert de conclusies waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mee.
Artikel
3.

De Secretaris
De Secretaris kan, indien hij daartoe door de Voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen.
HOOFDSTUK
2.

VERGADERINGEN
Paragraaf
2.1

Tijdstip, plaats en voorbereiding vergaderingen
Artikel
4.

Vergaderfrequentie
Het Dagelijks Bestuur vergadert zo dikwijls als de Voorzitter dit nodig oordeelt of een Lid hierom verzoekt.
Artikel
5.

Tijdstip en plaats van vergaderen
1.
De vergaderingen vinden plaats op het kantoor van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant, overeenkomstig een jaarlijks door het Dagelijks Bestuur op te stellen vergaderschema. De Voorzitter is bevoegd om een andere vergaderlocatie te bepalen, of te bepalen dat de vergadering digitaal plaatsvindt.
2.
De Voorzitter kan in bijzondere gevallen dag, tijdstip of plaats van de vergadering wijzigen.
Artikel
6.

Oproep en agenda
1.
De Voorzitter roept de leden schriftelijk en tenminste vier dagen tevoren tot de vergadering op.
2.
Bij de oproeping wordt vermeld de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering, behoudens spoedeisende gevallen ter beoordeling aan de Voorzitter.
3.
De oproeping vermeldt de onderwerpen en voorstellen die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld.
4.
Het Dagelijks Bestuur kan ter vergadering besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen.
5.
In spoedeisende gevallen kan het Dagelijks bestuur op voorstel van de Voorzitter of een Lid, besluiten om onderwerpen of voorstellen die niet in de oproepingsbrief staan vermeld, terstond in behandeling te nemen.
6.
De Voorzitter kan na het verzenden van de oproeping zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan.
7.
De op de aanvullende agenda vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de Leden toegezonden.
8.
De Secretaris draagt er zorg voor dat voor iedere vergadering een agenda wordt opgesteld.
9.
De Secretaris draagt er zorg voor dat vanuit de Omgevingsdienst afgeronde adviezen en voorstellen worden voorbereid ten behoeve van het Dagelijks Bestuur.
10.
De in een vergadering te behandelen zaken worden bij het Dagelijks Bestuur ingediend conform de daarvoor van te voren opgestelde schriftelijke werkwijze.
Artikel
7.

Toezending voorstellen
1.
Tegelijkertijd met de oproeping, genoemd in artikel 6, eerste lid, zendt de Voorzitter de te behandelen voorstellen aan de Leden van het Dagelijks Bestuur.
2.
Stukken die dienen ter toelichting van de voorstellen worden gelijktijdig met het verzenden van de voorstellen voor de Leden ter inzage gelegd.
Paragraaf
2.2

Orde der vergadering
Artikel
8.

Vergaderquorum
1.
In de vergadering kan alleen worden beraadslaagd en besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende Leden aanwezig is.
2.
Indien het ingevolge het eerste lid vereiste aantal Leden niet aanwezig is, belegt de Voorzitter overeenkomstige het gestelde in artikel 4.3, onder e, van de Regeling opnieuw een vergadering.
3.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het Dagelijks Bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen en besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende Leden aanwezig is.
Artikel
9.

Openbaarheid vergadering
1.
Overeenkomstig artikel 54 van de Provinciewet, worden de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur met gesloten deuren gehouden, voor zover het Dagelijks Bestuur niet anders heeft bepaald.
2.
De Voorzitter maakt de dag en plaats van eventueel te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de opening bekend.
Artikel
10.

Besluitenlijst
1.
De besluitenlijst van een vergadering wordt in de volgende vergadering ter vaststelling aangeboden. Daartoe wordt de besluitenlijst gelijktijdig met de overige voorstellen aan de leden toegezonden.
2.
De besluitenlijst wordt aan het begin van de vergadering vastgesteld.
3.
Een Lid van het Dagelijks Bestuur kan het Dagelijks Bestuur voorstellen de besluitenlijst te wijzigen, indien deze onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat gezegd of besloten is.
4.
Eventuele wijzigingen en aanvullingen worden opgenomen in de besluitenlijst van de vergadering waarin de te wijzigen besluitenlijst wordt behandeld.
5.
De besluitenlijst moet in ieder geval inhouden:
- a.
de namen van de Voorzitter, de Secretaris en de ter vergadering aanwezige en afwezige Leden;
- b.
de dag en de plaats van de vergadering;
- c.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- d.
een overzicht van het verloop van elke stemming en de uitslag van de stemming, met vermelding van de namen van de leden die bij een hoofdelijke stemming voor of tegen stemden, onder aantekening van de leden die zich ingevolge artikel 14, eerste lid, van stemming hebben onthouden.
6.
De Secretaris draagt zorg voor het maken van de besluitenlijst.
Artikel
11.

Ingekomen stukken en mededelingen
1.
De bij het Dagelijks Bestuur ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst.
2.
Deze lijst wordt gelijktijdig met de overige voorstellen aan de Leden toegezonden.
3.
Na de behandeling van de besluitenlijst vindt de behandeling plaats van de voorgestelde procedure van afdoening van de ingekomen stukken.
Artikel
12.

Stemverklaring
Na het sluiten van de beraadslaging, en voordat het Dagelijks Bestuur tot stemming overgaat, hebben de Leden het recht de uit te brengen stem kort te motiveren.
Artikel
13.

Beslissing
Na de beraadslaging wordt over het voorstel in zijn geheel een besluit genomen.
Paragraaf
2.3

Procedures bij stemming
Artikel
14.

Stemverboden
1.
Overeenkomstig artikel 58 juncto 28, eerste tot en met vierde lid, van de Provinciewet neemt een Lid niet deel aan de beraadslaging en stemming over:
- a.
een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;
- b.
de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort.
2.
Op de beraadslaging en stemming als bedoeld in artikel 14, eerste lid, is artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing.
Artikel
15.

Stemmingsquorum
1.
Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal aanwezige Leden en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.
2.
Artikel 15, eerste lid, is niet van toepassing:
- a.
In geval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;
- b.
in een vergadering als bedoeld in artikel 7, tweede lid, voor zover het betreft onderwerpen of voorstellen die in de daaraan voorafgaande, ingevolge artikel 7, eerste lid, niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.
Artikel
16.

Besluitquorum en staken stemmen
1.
Overeenkomstig 58 juncto artikel 30 van de Provinciewet wordt voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.
2.
Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje. Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming, wordt de meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.
3.
Indien overeenkomstig artikel 59 van de Provinciewet de stemmen, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de Voorzitter.
Artikel
17.

Mondelinge stemming
1.
De stemmingen in de vergadering - anders dan over personen - geschieden mondeling.
2.
Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, is het aangenomen.
3.
De ter vergadering aanwezige Leden kunnen verzoeken in de besluitenlijst op te nemen dat zij geacht worden te hebben tegengestemd.
4.
Bij hoofdelijke oproeping is ieder ter vergadering aanwezig Lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem voor, blanco of tegen uit te brengen.
Artikel
18.

Parafenbesluit
1.
Besluiten buiten de vergadering van het Dagelijks Bestuur komen tot stand door een parafenbesluit - zijnde een conceptbesluit - waarvoor, buiten de vergadering:
- -per e-mail door geen der leden van het Dagelijks Bestuur is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het Dagelijks Bestuur gewenst is, en
- -waarvoor door alle leden akkoord is gegeven,
waarna het als definitief besluit wordt beschouwd.
2.
Indien niet alle Leden van het Dagelijks Bestuur per e-mail akkoord geven of indien ten minste één van hen aangeeft het voorstel te willen bespreken, wordt het voorstel geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur.
3.
Na binnenkomst van het laatst benodigde akkoord per e-mail, dateert de Secretaris het parafenbesluit.
4.
Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van datering door de Secretaris.
5.
De Secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een parafenbesluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het Dagelijks Bestuur in de betreffende periode genomen parafenbesluiten.
HOOFDSTUK
3.

RECHTEN VAN DE LEDEN
Artikel
19.

Voorstellen van orde
1.
De Voorzitter en ieder Lid kan tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.
2.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
3.
Over een voorstel van orde neemt het Dagelijks Bestuur terstond een besluit.
HOOFDSTUK
4.

HANDHAVING VAN ORDE
Artikel
20.

Orde en schorsing
1.
Een Lid mag niet in de rede worden gestoord, tenzij de Voorzitter het nodig oordeelt het lid aan het naleven van dit reglement te herinneren. Interrupties zijn toegestaan, tenzij de Voorzitter anders besluit.
2.
De Voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem/haar te bepalen tijd schorsen. Indien na de schorsing de orde opnieuw wordt verstoord, kan de Voorzitter de vergadering sluiten.
HOOFDSTUK
5.

SLOTBEPALINGEN
Artikel
21.

Uitleg reglement
1.
Het Dagelijks Bestuur besluit in gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement.
2.
Ter vergadering kan het Dagelijks Bestuur besluiten van bepalingen in het reglement af te wijken, zover dit niet in tegenspraak is met hetgeen bepaald in de regeling.
Artikel
22.

Kennisgeving
1.
Overeenkomstig artikel 60 van de Provinciewet kan het Algemeen Bestuur regelen van welke beslissingen van het Dagelijks Bestuur aan de leden van Algemeen Bestuur kennisgeving wordt gedaan.
2.
Daarbij kan het Algemeen Bestuur de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan.
3.
Het Dagelijks Bestuur laat de kennisgeving of terinzagelegging achterwege voor zover deze in strijd is met het openbaar belang.
4.
Het Dagelijks Bestuur maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de bij de Regeling gebruikelijke wijze openbaar. Hij laat de openbaarmaking achterwege in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Artikel
23.

Ondertekening
1.
Overeenkomstig artikel 59a, van de Provinciewet, worden de stukken die van het Dagelijks Bestuur uitgaan, door de voorzitter ondertekend en door de Secretaris medeondertekend.
2.
Het Dagelijks Bestuur kan de Voorzitter toestaan de ondertekening op te dragen aan een ander Lid, aan de Secretaris of aan een of meer andere omgevingsdienstambtenaren.
3.
In het geval onder het tweede lid beschreven, is de medeondertekening door de Secretaris niet van toepassing.
Artikel
24.

Vervolging
Overeenkomstig artikel 57 van de Provinciewet kunnen de Leden en andere personen die deelnemen aan de beraadslaging niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor hetgeen zij in de vergadering van het Dagelijks Bestuur hebben gezegd of aan het Dagelijks Bestuur schriftelijk hebben overgelegd.
Artikel
25.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Dit reglement treedt de dag na bekendmaking in werking.
2.
Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2025’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant op 13 maart 2025,
De voorzitter,
J.C.J. van Bree
De secretaris wn.,
F.A.H. Piepers