BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord

Verordening financieel beleid, beheer en organisatie de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2024
het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland (OD NHN);
gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 5 maart 2025;
gelet op
- -artikel 30 en hoofdstuk 6 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord
- -artikel 59 van de Wet gemeenschappelijke regelingen in samenhang met artikel 216 van de Provinciewet;
- -het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
- -het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening financieel beleid, beheer en organisatie de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2024
Paragraaf
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- -overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.
- -rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Paragraaf
2.

Begroting en verantwoording
Artikel
2.

Vaststelling programma-indeling en paragrafen
1.
Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode een programma-indeling voor die bestuursperiode vast.
2.
Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma vast:
- a.
de taakvelden, en
- b.
de beleidsindicatoren. Het voorstel van het Dagelijks Bestuur bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
3.
Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode vast over welke onderwerpen het in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
4.
Het Algemeen Bestuur kan binnen de regio Noord-Holland Noord aanvullende afspraken maken met de zogenaamde ‘Regietafel Gemeenschappelijke Regelingen’ betreffende het vaststellen van Financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR).
Artikel
3.

Inrichting begroting en jaarstukken
1.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:
- a.
van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en
- b.
in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
2.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.
Artikel
4.

Kaders begroting en meerjarenraming
1.
Het Dagelijks Bestuur biedt voor 15 december aan het Algemeen Bestuur een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.
2.
Het Algemeen Bestuur stelt deze nota voor 15 maart vast.
3.
In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen die jaarlijks wordt geïndexeerd.
Artikel
5.

Autorisatie begroting en investeringskredieten
1.
Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.
2.
Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
3.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als zij verwacht, dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft aan of het een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.
4.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het Algemeen Bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het Dagelijks Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het Dagelijks Bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
5.
Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 100.000 informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling.
Artikel
6.

Tussentijdse rapportages
1.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.
2.
De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:
- a.
de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar programmaonderdelen;
- b.
het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar programmaonderdelen;
- c.
het overzicht van de overhead;
- d.
het totale saldo van de baten en lasten, volgend uit de onderdelen a, b en c;
- e.
de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;
- f.
het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e;
- g.
de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.
3.
In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 100.000 toegelicht.
Artikel
7.

Jaarstukken
1.
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
2.
Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kunnen het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.
Artikel
8.

Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen
1.
In het kader van de actieve informatieplicht beslist het Dagelijks Bestuur niet over:
- a.
de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan € 250.000 en;
- b.
het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat het Algemeen Bestuur is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen.
Paragraaf
3.

Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel
9.

Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1.
Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.
3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.
Artikel
10.

Voorwaardencriterium
1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december van het lopende jaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel
11.

Begrotingscriterium
1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .
5.
Begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
6.
Indien de begroting niet tijdig is aangepast bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot worden deze afwijkingen als rechtmatig aangemerkt als deze toereikend zijn toegelicht in de tussentijdse rapportages en/of in de jaarrekening. Dergelijke afwijkingen van de begroting worden in dat geval niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel
12.

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
2.
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.
Paragraaf
4.

Financieel beleid
Artikel
13.

Waardering en afschrijving vaste activa
1.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur eens in de 4 jaar een nota investeringen aan. Deze nota wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:
- a.
de wijze waarop voorstellen voor investeringen worden aangeboden en geautoriseerd door het Algemeen Bestuur, in aanvulling op wat in deze verordening is vastgelegd;
- b.
de afschrijvingsmethode en afschrijvingstermijn per categorie;
- c.
het moment van starten met afschrijven;
- d.
de gebruiksduur per categorie kapitaalgoederen ofwel de afschrijvingstermijn;
- e.
de componentenbenadering;
- f.
restwaarde;
Artikel
14.

Reserves en voorzieningen
1.
In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.
2.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur eens in de 4 jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding van voorzieningen, en
3.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt in ieder geval aangegeven:
- a.
het specifieke doel van de reserve;
- b.
het bestedingsplan van de reserve
- c.
de voeding van de reserve;
- d.
de maximale hoogte van de reserve, en
- e.
de maximale looptijd.
4.
Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.
Artikel
15.

Kostprijsberekening
1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijzen van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden de directe kosten en de indirecte kosten betrokken;
2.
Het systeem van kostentoerekening wordt ten minste eenmaal per vier jaar geëvalueerd.
Artikel
16.

Financieringsfunctie
1.
Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:
- a.
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en
- b.
er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.
2.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur tenminste eens in de 4 jaar een geactualiseerd treasurystatuut ter vaststelling aan.
3.
Bij het verstrekken van een garantie wordt een voorziening ten laste van de begroting gevormd ter grootte van het risico dat de Gemeenschappelijke Regeling met de garantie loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening dan doen het Dagelijks Bestuur vooraf aan de garantieverlening een voorstel aan het Algemeen Bestuur voor een begrotingswijziging.
Paragraaf
5.

Paragrafen bij de begroting en jaarstukken
Artikel
17.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing
1.
Het Dagelijks Bestuur biedt tenminste eenmaal in de 4 jaar aan het Algemeen een geactualiseerde nota ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’ aan. In deze nota wordt naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de normstelling voor de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. Het Algemeen Bestuur stelt de nota vast.
2.
Voor het in beeld brengen van de weerstandscapaciteit van de gemeenschappelijke regeling wordt beoordeeld of de gemeenschappelijke regeling bij een risicoscenario de schuldverplichtingen in de toekomst kan blijven nakomen zonder dat de uitgaven aan en de investeringen in noodzakelijke publieke voorzieningen in de knel komen.
Artikel
18.

Onderhoud kapitaalgoederen
1.
Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het BBV op.
Artikel
19.

Financiering
Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het BBV op.
Artikel
20.

Bedrijfsvoering
Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering;
- b.
een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 9 overschrijden;
- c.
een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;
- d.
rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;
- e.
geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.
Paragraaf
6.

Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel
21.

Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen binnen de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten van de gemeenschappelijke regeling en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeenschappelijke regeling;
- e.
het afleggen van verantwoording door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel
22.

Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur dragen in ieder geval zorg voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten, met inachtneming van geldende regels vanuit de Europese Unie;
- g.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
- h.
het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.
Artikel
23.

Interne controle
1.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 9. Daarnaast informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
2.
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de Gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
Paragraaf
7.

Slotbepaling
Artikel
24.

Intrekking oude regeling
De verordening financieel beleid, beheer en organisatie Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Artikel
25.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening wordt bekendgemaakt conform de geldende wettelijke bepalingen en treedt in werking op 1 januari 2024.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2024.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 12 maart 2025.
De voorzitter,
De secretaris,
Toelichting
Algemeen
De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie heeft haar basis in artikel 59, lid 7 van de Wet gemeenschappelijke regelingen waarin is opgenomen dat de artikelen 190 tot en met 219 van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing zijn, voor zover daarvan bij of krachtens deze wet niet is afgeweken. In artikel 216, eerste lid, van de Provinciewet is opgenomen dat Provinciale Staten (in casu het Algemeen Bestuur) bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid vaststelt, en daarnaast de uitgangspunten voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie vult daarnaast de vrije ruimte nader in die iedere provincie (in casu gemeenschappelijke regeling) heeft bij de inrichting van het eigen financieel beleid, beheer en organisatie en de rechtmatigheid.
De Provinciewet biedt de belangrijkste kaders en regelt bijvoorbeeld dat er nadere eisen worden gesteld aan de inrichting van de begroting en de jaarrekening. Dit wordt vervolgens uitgewerkt in het Besluit begroting en verantwoording gemeentes en provincies (hierna: BBV). Het BBV schrijft voor op welke wijze de provincie moet begroten en verantwoorden en de wijze waarop zij uitvoeringsinformatie vastlegt. Om een correcte interpretatie van deze artikelen te waarborgen is er een commissie voor het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: commissie BBV). De commissie BBV draagt zorg voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV, en voor een visie ten aanzien van rechtmatigheid in de controleverklaring (artikel 75, tweede lid, van het BBV).
Richtlijnen van de commissie BBV aan provincies en andere decentrale overheden zijn een belangrijk instrument van de commissie BBV om in navolging van artikel 75 van het BBV de eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV te bevorderen. De richtlijnen van de commissie BBV worden onderverdeeld naar stellige uitspraken en aanbevelingen. De stellige uitspraken zijn dwingend; een provincie behoort zich hier aan te houden. Met stellige uitspraken geeft de commissie BBV een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Indien een provincie toch een afwijkende interpretatie kiest, dan moet zij dit expliciet motiveren en kenbaar maken bij de begroting en jaarstukken. De aanbevelingen zijn niet dwingend. Hierbij gaat het om uitspraken die ‘steun en richting geven aan de praktijk’. De commissie BBV spoort provincies aan om deze aanbevelingen te volgen, omdat dat naar haar oordeel bijdraagt aan het inzicht in de financiële positie (transparantie). Omdat deze aanbevelingen vanuit de expertise van de commissie BBV zijn opgesteld, zijn specifiek die aanbevelingen die gaan over de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 216 Provinciewet) opgenomen als onderdeel van de verordening.
In artikel 75, tweede lid, onder b, van het BBV is vastgelegd dat de commissie BBV een kadernota rechtmatigheid opstelt voor het geven van een visie ten aanzien van rechtmatigheid in de controleverklaring. Naar aanleiding van onduidelijkheden in de praktijk heeft de commissie BBV de Kadernota rechtmatigheid 2024 opgesteld.
Nieuwe ontwikkeling: rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur
Vanaf boekjaar 2023 neemt het Dagelijks Bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Deze verantwoording is een standaardmodel dat door de commissie BBV in de Kadernota rechtmatigheid verplicht is gesteld en het geeft inzicht in hoeverre de gemeenschappelijke regeling rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het Dagelijks Bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, over de (financiële) rechtmatigheid. Het doel hiervan is om de kaderstellende en controlerende rol van het Algemeen Bestuur op dit vlak te versterken. Het is daarnaast de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat het Dagelijks Bestuur kan steunen op een adequaat functionerend systeem. Ook is de verwachting dat er meer vooruitgekeken gaat worden naar het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het Dagelijks Bestuur ook beheersmaatregelen moet formuleren (Kadernota rechtmatigheid 2024).
Artikelsgewijs
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen
Eerste lid
De programma-indeling wordt bij aanvang van iedere bestuursperiode door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Artikel 66, eerste lid, onder c, van het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat de taakvelden aan de programma’s moeten worden toegewezen.
Tweede lid, onder b
Op voorstel van het Dagelijks Bestuur stelt het Algemeen Bestuur beleidsindicatoren per programma vast. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting (de daarin vervatte informatie is specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) . Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn, volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door provincies in programma’s en programmaverantwoording, die zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.
Derde lid
Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken voor. In een paragraaf wordt het Algemeen Bestuur integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. Het (facultatieve) derde lid bepaalt, dat het Algemeen Bestuur bij aanvang van een nieuwe bestuursperiode kan aangeven, welke paragrafen hij nog meer wenst. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een paragraaf subsidies, een paragraaf duurzaamheid en energietransitie of een paragraaf digitale transformatie.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting, die aanvullend zijn op het BBV.
Eerste lid, onder a
In het eerste lid, onder a, wordt de verplichting in artikel 20, tweede lid, onder b, van het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt, door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringskredieten mogelijk te maken. Bij investeringen moet ook worden gedacht aan grondexploitaties.
Eerste lid, onder b
Het eerste lid, onder b, bepaalt, dat in aanvulling op het bepaalde in het BBV de gevolgen van de begroting en meerjarenraming, investering en grondexploitatie voor de schuldpositie inzichtelijk worden gemaakt.
Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming
Artikel 4 biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staat een aantal uitgangspunten die het Dagelijks Bestuur bij het opstellen van deze stukken in acht moeten nemen. Dit is in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 193 en 197 van de Provinciewet en het BBV.
Eerste lid
Het Algemeen Bestuur stelt vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vast, waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het Dagelijks Bestuur voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming.
Derde lid
In dit lid is bepaald dat in de begroting een post onvoorzien wordt opgenomen. Zie artikel 8, eerste lid, onder e, van het BBV.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Eerste lid
Op grond van artikel 58 van de Wet Gemeenschappelijke Regeling berust het budgetrecht bij het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het Algemeen Bestuur op grond van artikel 196 van de Provinciewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. De Omgevingsdienst kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht. Het Algemeen Bestuur kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door het Algemeen Bestuur van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s.
Tweede lid
Naast lopende uitgaven doet een Omgevingsdienst investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten door het Algemeen Bestuur worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is er voor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen. Wel kan het Algemeen Bestuur bij de begrotingsbehandeling aangeven, welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het Algemeen Bestuur de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar Het Algemeen Bestuur autoriseert de uitgaaf nog niet. Het Dagelijks Bestuur is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.
Derde lid
Het Dagelijks Bestuur dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het Algemeen Bestuur te melden, zodat het Algemeen Bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Dit is de actieve informatieplicht van het Dagelijks Bestuur.
Vierde lid
Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is er voor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de tussentijdse rapportages. Bij investeringen met een meerjarig karakter, vindt bij elke begroting een actualisatie van de ramingen plaats en doet het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
Artikel 6. Tussentijdse rapportages
De tussentijdse rapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning- en control cyclus voor het Algemeen Bestuur. Op basis van tussentijdse rapportages wordt het Algemeen Bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.
Eerste lid
Er is gekozen voor twee tussentijdse rapportages.
Tweede lid
Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de tussentijdse rapportages.
Derde lid
Het derde lid bepaalt welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het Dagelijks Bestuur in de tussentijdse rapportages moet toelichten.
Artikel 7. Jaarstukken
Eerste lid
De jaarrekening zal een positief, dan wel een negatief saldo kennen. In het eerste lid wordt geregeld dat het Dagelijks Bestuur een voorstel doet voor de bestemming van het positieve saldo, dan wel de afdekking van een eventueel negatief saldo.
Tweede lid
Het tweede lid biedt de mogelijkheid om vooruitlopend op de bestemming van het rekeningresultaat budgetten die niet tot besteding zijn gekomen over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Bedacht moet worden dat dit uiteraard gevolgen heeft voor de mate waarin het rekeningsaldo nog kan worden bestemd, zoals bedoeld in het eerste lid.
Artikel 8. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen
In artikel 8 is een nadere invulling van de informatieplicht van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur opgenomen. Het betreft een uitwerking van artikel 201 Provinciewet. Dat artikel verplicht het Dagelijks Bestuur vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen het Algemeen Bestuur inlichtingen te verstrekken, indien het Algemeen Bestuur daar om verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeenschappelijke regeling.
Het Algemeen Bestuur verzoekt het Dagelijks Bestuur om informatie vooraf aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met een financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in artikel 8 genoemde bedragen overschrijden. Het gaat hierbij dus niet om het budgetrecht van het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur, maar om de actieve informatieplicht. Het kan zijn dat het bedrag van de verplichting binnen de door het Algemeen Bestuur goedgekeurde begrotingskaders valt, maar dat het Algemeen Bestuur over het aangaan van de verplichting alsnog vooraf wil worden geïnformeerd. De verplichtingen die worden aangegaan zullen terug te zien zijn in de balans.
De bepalingen uit het artikel ontslaan het Dagelijks Bestuur niet van de informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van het Dagelijks Bestuur voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door het Algemeen Bestuur is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur over wanneer het Algemeen Bestuur in elk geval vóóraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur kenbaar te maken.
Artikel 9. Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording
Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie Kadernota rechtmatigheid 2024, blz. 8 e.v. voor de criteria en bijbehorende toelichting. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:
- -begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;
- -voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;
- -misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
Eerste lid
In relatie tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in het eerste lid opgenomen dat het Algemeen Bestuur bij aanvang van iedere bestuursperiode vaststelt op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid.
Tweede lid
In het tweede lid stelt het Algemeen Bestuur de verantwoordingsgrens vast, waarboven het Dagelijks Bestuur moet rapporteren aan het Algemeen Bestuur. Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.
Derde lid
Het derde lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens).
Artikel 10. Voorwaardencriterium
Eerste lid
In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium.
Tweede lid
Het tweede lid geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het Algemeen Bestuur moet worden vastgesteld en dat het Dagelijks Bestuur uiterlijk op 31 december van het lopende jaar het normenkader ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur aanbied.
Artikel 11. Begrotingscriterium
Eerste lid
Artikel 11 gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.
Tweede lid
De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door het Algemeen Bestuur goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid.
Derde lid
Bij meerjarige investeringsbudgetten kunnen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur afspraken maken over de wijze waarop de jaarschijven binnen een meerjarig investeringsbudget zijn opgebouwd. Zolang aannemelijk is dat het totaal van de uitgaven binnen een investeringsbudget blijven, levert overschrijding van een jaarschijf geen onrechtmatigheid op. Dit wordt wel toegelicht in de jaarrekening, omdat het niet aanwenden van investeringsbudgetten kan duiden op vertragingen in de uitvoering van de investering (en dus beleid).
Vierde lid
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het mogelijk om vooraf afspraken te maken tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur welke begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen als acceptabel worden beschouwd, dus wel onrechtmatig, maar acceptabel.
Vijfde lid
In de rechtmatigheidsverantwoording worden begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De nog resterende begrotingsonrechtmatigheden vereisen een nadere toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering.
Zesde lid
Begrotingsafwijkingen zijnde overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringen en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het Algemeen Bestuur zijn gemeld. Dit tijdig melden raakt immers ook het directe budgetrecht en daarmee de kaderstellende rol van het Algemeen Bestuur. Immers het Algemeen Bestuur had op basis van tijdig verstrekte informatie (mogelijk) een aanvullend (ander) besluit kunnen nemen. Wat ‘niet tijdig’ concreet betekent wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. In lid 6 van artikel 11 is het begrip ‘tijdig vermelden’ nader uitgewerkt.
Samengevat:
Het dagelijks bestuur betrekt de overschrijdingen van de lasten en investeringen ten opzichte van de begroting na wijziging en (bekende of bekend behoorden te zijn) afwijkende baten en onderschrijdingen van lasten en investeringen die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld bij de fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Onderstaand schematisch weergegeven (lees voor gemeenteraad en college: Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur):
Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Eerste lid
Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.
Tweede lid
Aan het Dagelijks Bestuur wordt opgedragen om regels op te stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.
Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa
In artikel 216 tweede lid, onder a, van de Provinciewet is opgenomen, dat de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 12 invulling gegeven.
Eerste lid
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur eens in de 4 jaar een nota investeringen aan, waarin de afschrijvingstermijnen als bijlage zijn opgenomen. Het Algemeen Bestuur stelt deze nota vast. De nota behandelt de regels voor waardering en afschrijving van vaste activa, de zogenaamde waarderingsgrondslagen.
Artikel 14. Reserves en voorzieningen
Eerste lid
Regelgeving rondom de verantwoording van de rentekosten is uitgewerkt in de notitie Rente van de commissie BBV. In deze notitie is aangegeven dat de uitspraken van de commissie BBV alleen strekken tot de verslaggevingstechnische verwerking van de rente op de taakvelden. Dat wil zeggen dat de regels voor de renteomslag bepalend zijn voor de rente die feitelijk wordt toegerekend aan de taakvelden. De commissie BBV doet echter geen uitspraken over de wijze waarop gemeenten hun tarieven moeten berekenen. Fiscaal juridisch gezien is het toegestaan om een redelijk deel van de rentelasten mee te nemen in de kostenopstelling die ten grondslag ligt aan de tariefberekening.
In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.
Tweede lid
Het tweede lid bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur eens in de 4 jaar een nota over de reserves en voorzieningen aan het Algemeen Bestuur aanbiedt. Met het vaststellen van deze nota stelt het Algemeen Bestuur de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen.
Derde lid
Voor een investeringsvoornemen kan het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve vormen. Een deel van de algemene reserve wordt hiervoor afgezonderd. Hiermee wordt op de balans van de Omgevingsdienst tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering in de loop van de jaren middels de afschrijvingen een beslag op het eigen vermogen gaat leggen. In het derde lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een dergelijke bestemmingsreserve opgenomen.
Vierde lid
Investeringsvoornemens leiden niet altijd tot investeringen. Er bestaat het gevaar, dat bestemmingsreserves op de balans blijven staan waar tegenover in het geheel geen investeringsvoornemen meer bestaan. Dit kan worden voorkomen door voor elke nieuwe bestemmingsreserve een maximale ‘houdbaarheidsdatum’ op te nemen. Hiervoor is bepaald dat bestemmingsreserves die de houdbaarheidsdatum hebben overschreden, vervallen en weer aan de algemene reserve worden toegevoegd.
Artikel 15. Kostprijsberekening
Eerste lid
Het eerste lid bepaalt dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden vastgelegd en dat de kostprijzen bestaan uit de directe kosten en indirecte kosten. Wat onder de directe kosten moet worden verstaan is via het BBV, de notitie overhead en de taakveldbeschrijving helder gedefinieerd.
Artikel 16. Financieringsfunctie
Artikel 216, tweede lid, onder c, van de Provinciewet bevat de bepaling, dat de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 216 Gemeentewet) in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Artikel 16 bevat kaders voor het financieringsbeleid.
Eerste lid
In aanvulling op de regels uit de Wet financiering decentrale overheden (hierna: Wet fido) en daarop gebaseerde besluiten en regelingen stelt het eerste lid een aantal aanvullende kaders. Zo mag geen gebruik worden gemaakt van financiële derivaten. Gemeenschappelijke Regelingen mogen alleen leningen en garanties verstrekken en financiële participaties aangaan voor het behartigen van een publiek belang (artikel 2 van de Wet fido). Daarbij bepaalt artikel 55a van de Wet gemeenschappelijke regelingen, dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten en provinciale staten van de deelnemende provincie een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Algemeen Bestuur heeft kunnen brengen.
Derde lid
Het derde lid bepaalt, dat voor het verlenen van garanties een voorziening wordt gevormd voor het risico dat de omgevingsdienst loopt. Daarmee komt de verlening van garanties expliciet onder het budgetrecht van het Algemeen Bestuur te vallen en is ook voor de verlening van garanties tegen marktconforme tarieven instemming van het Algemeen Bestuur vereist.
Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Tweede lid
In artikel 11 van het BBV staat welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel wordt de aanvullende informatievraag van het Algemeen Bestuur voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat het Algemeen Bestuur voor het vormen van een oordeel over het weerstandsvermogen in deze paragraaf wordt geïnformeerd over de ontwikkeling van het saldo van baten en lasten als aandeel van de inkomsten.
Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen
In artikel 12 van het BBV staat welke informatie de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten.
Artikel 19. Financiering
In artikel 13 van het BBV staat welke informatie de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten.
Artikel 20. Bedrijfsvoering
In artikel 14 van het BBV staat welke informatie de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel is de aanvullende informatievraag van het Algemeen Bestuur voor deze paragraaf gedefinieerd.
In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken ook een grotere rol gekregen. De commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken:
- -Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
- -Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het Dagelijks Bestuur hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering.
- -Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Overigens adviseert de commissie BBV ook om afspraken te maken tussen Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Daarnaast adviseert de commissie BBV om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
Het Algemeen Bestuur kan ervoor kiezen om een rapportagegrens vast te leggen voor het toelichten van onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering, die afwijkt van de verantwoordingsgrens die is vastgelegd in artikel 9. Het Dagelijks Bestuur moet in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen.
Artikel 21. Administratie
Onder artikel 21 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord.
Artikel 22. Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur is op grond van artikel 57b, lid 1, onder c van de Wet Gemeenschappelijke regelingen bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State.
Artikel 22 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het Dagelijks Bestuur beleid en interne regels stelt. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand dat het Dagelijks Bestuur een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat het Dagelijks Bestuur de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de (extracomptabele) kostentoerekening vastlegt.
Onder f
Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan de inkoopvoorwaarden van de OD NHN.
Onder g
In geval van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden.
De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen.
Onder h
Onder h is de opdracht neergelegd voor het Dagelijks Bestuur voor de registratie van de prestaties en de maatschappelijke effecten, die het Algemeen Bestuur kan betrekken bij de beoordeling van de jaarrekening.
Artikel 23. Interne controle
Eerste lid
De accountant toetst jaarlijks of de rekening van de OD NHN een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën. Het eerste lid draagt het Dagelijks Bestuur op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de OD NHN zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.
Tweede lid
Het tweede lid bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur maatregelen treft, zodat wordt gecontroleerd of de administratie van materiële bezittingen zoals gebouwen, voertuigen, computers, voorraden en de administratie van het financieel vermogen zoals aandelen en overeenkomsten van leningen, geldmiddelen, debiteurenvorderingen e.d. overeenkomen met hetgeen de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord daadwerkelijk bezit. Voor veel van deze bezittingen wordt een jaarlijkse controle gevraagd.
Eens per 4 jaar moet worden gecontroleerd of de administratie van registergoederen en bedrijfsmiddelen overeenkomt met het daadwerkelijke bezit.