BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Regio Gooi en Vechtstreek

Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025
Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek,
Gelet op de bevoegdheid als bedoeld in artikel 17 sub c van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek, alsmede gelet op de bevoegdheid zoals opgenomen in artikel 33b lid 1 sub c van de Wet gemeenschappelijke regelingen om regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van het openbaar lichaam;
BESLUIT
tot vaststelling van de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025 als volgt:
Paragraaf
1

Algemene bepalingen
Artikel
1.1
Deze regeling bevat regels voor de inrichting van de ambtelijke organisatie in hoofdlijnen.
Artikel
1.2
De ambtelijke organisatie is één en ongedeeld. Zij is opgebouwd volgens het concernmodel, waarin onderscheiden worden twee directeuren, een aantal uitvoerende resultaatverantwoordelijke eenheden (hierna ook: eenheden) en ondersteunende teams. Daarnaast is er een concerncontroller.
Artikel
1.3
De werkwijze van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op integraal management, op integrale advisering en op consequente doorvoering van het mandateren van taken en bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau. De bedrijfsvoering kenmerkt zich bij integraal management door:
- •werken vanuit expliciete doelstellingen;
- •verantwoordelijkheid dragen voor het beheer en de inzet van de toegekende bedrijfsmiddelen;
- •een planmatige werkwijze ter optimalisering van doelgerichtheid, doelmatigheid en kwaliteit van proces en product;
- •centrale coördinatie van beleidsuitvoering en beschikbaarstelling van bedrijfsmiddelen;
- •integrale financiële huishouding;
De integrale advisering komt tot uiting in adviezen aan de bestuursorganen waarin:
- •alle redelijkerwijze relevante facetten waaronder in ieder geval juridische, communicatieve organisatorische en financiële aspecten, zijn betrokken;
- •invalshoeken vanuit alle relevante terreinen van publieke en privaat belang zijn betrokken en tot uiting gebracht;
- •alternatieven in beeld worden gebracht, relevante afwegingsfactoren worden genoemd en een eenduidige keuze wordt voorgesteld.
Artikel
1.4
Het dagelijks bestuur is opdrachtgever voor de ambtelijke organisatie. Indien sprake is van nieuw beleid of wijziging van taken met gevolgen voor de bedrijfsvoering, wordt daaraan inhoud gegeven in een door het bevoegde orgaan vastgestelde bestuursopdracht.
Artikel
1.5
De verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie wordt als volgt gedragen:
- 1.
Het dagelijks bestuur besluit op voorstel van de algemeen directeur en concerndirecteur (hierna: directie) tot het instellen en opheffen van eenheden en draagt bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de inrichting en het beheer ervan.
- 2.
Onder toezicht en verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur is de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie, waaronder de inrichting en het beheer ervan, opgedragen aan de directie. Deze taak wordt nader uitgewerkt in Paragraaf 3 van deze regeling.
- 3.
Onder aansturing van de directie is de dagelijkse leiding van de eenheden opgedragen aan de RVE managers. Zij vormen samen met de directeur RAV het managementteam onder voorzitterschap van de directie, waarin alle zaken betreffende de bedrijfsvoering aan de orde worden gesteld. De bestuurssecretaris voert het secretariaat van het managementteam en bewaakt de afspraken.
- 4.
De algemeen directeur treedt op als bestuurder zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 onder e van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Indien op het niveau van een eenheid een structuur voor medezeggenschap als bedoeld in de WOR wordt ingesteld treedt de door het dagelijks bestuur aan te wijzen RVE manager op als WOR bestuurder.
Paragraaf
2

Plaats en taak van de eenheden
Artikel
2.1
Bij de eenheden berusten de ambtelijke taken op één of meer toegewezen terreinen. De eenheden zijn verantwoordelijk voor hun resultaten op inhoud en bedrijfsvoering.
Artikel
2.2
In de eenheden worden primaire processen, gericht op de levering van publieke producten en diensten aan de samenleving, bijeengebracht op basis van samenhang en herkenbaarheid voor de burger. De verantwoordelijkheid voor en zeggenschap over de voor het productieproces benodigde middelen (geld, personeel en informatie) maken binnen door de bestuursorganen vastgestelde kaders van deze samenhangende taakopdracht een onvervreemdbaar onderdeel uit. De directie geeft uitvoering aan de door de bestuursorganen vastgestelde kaders.
Artikel
2.3
Bij de eenheden ligt, binnen vastgestelde kaders en richtlijnen, een eigen verantwoordelijkheid voor:
- •het dagelijks beheer;
- •de totstandkoming van de vereiste coördinatie, afstemming en overleg;
- •de inzet en het beheer van de toegewezen middelen;
- •planning van de werkzaamheden gericht op gevraagde resultaten;
- •het afleggen van verantwoording aan het dagelijks bestuur en aan de directie over verrichte activiteiten;
- •de periodieke evaluatie van de activiteiten;
- •inschakeling van andere eenheden bij sector overstijgende processen;
- •afstemming met en terugkoppeling aan de verantwoordelijke bestuursorganen en bestuurders.
Artikel
2.4
De volgende teams: Team HR, Team Financiën, Team I & A, Team Facilitair, Team Kwaliteit & Control en Team Juridische Zaken (hierna ook: de bedrijfsvoeringsteams) ondersteunen de eenheden door het leveren van dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoeringsprocessen. De ondersteuning vindt plaats binnen de algemene taakstelling en binnen de kaders van de begroting.
Paragraaf
3

Aansturing, positie en functie van de directie
Artikel
3.1
De directie staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. De directie is als zodanig verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur.
Artikel
3.2
De directie is verantwoordelijk voor:
- •een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering door de eenheden;
- •een omgevingsgerichte visie;
- •een goed bedrijfsklimaat en gemotiveerde medewerkers.
Artikel
3.3
De directie is verantwoordelijk voor de totstandkoming van adequate advisering aan de bestuursorganen. Als zodanig draagt de directie zorg voor:
- •vertaling van maatschappelijke wensen en bestuurlijke inzichten bij de ontwikkeling;
- •voorbereiding en uitvoering van het beleid door de ambtelijke organisatie (sturingstaak);
- •beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording conform het door de bestuursorganen vastgestelde beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen (bewakingstaak);
- •toetsing van de door de eenheden ingediende voorstellen en de uitgevoerde werkzaamheden aan de door het dagelijks bestuur verstrekte opdrachten, dan wel het vastgestelde beleid (toetsingstaak).
Artikel
3.4
De verdeling in verantwoordelijkheden tussen algemeen directeur en concerndirecteur is als volgt:
- –De algemeen directeur is verantwoordelijk voor: RAV, GAD, Maatschappelijke dienstverlening, GGD, Onderwijs en Werk, Beleid en Bestuur.
- –De concerndirecteur is verantwoordelijk voor: Inkoop en Contractbeheer, Team HR, Team Financiën, Team I & A, Team Facilitair, Team Kwaliteit & Control en Team Juridische Zaken (de bedrijfsvoeringsteams).
Artikel
3.5
Ter waarborging van een wettelijke onafhankelijke adviesrol en scheiding van functies zijn onder directe aansturing van de directie ondergebracht:
- •de Functionaris Gegevensbescherming;
- •de Toezichthouder Wet maatschappelijke ondersteuning;
- •de Verbijzonderde Interne Controle.
Artikel
3.6
Geschillen over de dagelijks leiding van de ambtelijke organisatie of over inhoudelijke aspecten van advisering, waarvoor het overleg tussen verschillende eenheden geen oplossing heeft gebracht, worden ter beslissing voorgelegd aan de (gezien het takenpakket) verantwoordelijke directeur en eventueel vervolgens - indien nodig - de directie. In advisering aan de directeur (en eventueel daaropvolgend: directie) wordt melding gemaakt van de verschillende visies en alternatieven. Bij geschillen met een bestuurlijk dan wel politieke component schaalt de directie op naar het dagelijks bestuur.
Artikel
3.7
De directie is verantwoordelijk voor het functioneren van de RVE managers en de teammanagers bedrijfsvoering. Zij verstrekken de directie (on)gevraagd daartoe benodigde inlichtingen. De directie kan, indien zij dit voor de vervulling van haar functie nodig acht, aanwijzingen geven.
Artikel
3.8
1.
Bij kortdurende en langdurige afwezigheid van de algemeen of concerndirecteur vervangt de aanwezige directeur de afwezige directeur.
2.
Bij (kortdurende) afwezigheid van zowel de algemeen directeur als concerndirecteur worden zijn of haar leidinggevende taken verricht door een door het dagelijks bestuur aangewezen RVE Manager.
3.
Bij langdurige afwezigheid van zowel de algemeen directeur als concerndirecteur benoemt het dagelijks bestuur een RVE Manager als (plaatsvervangend) algemeen of concerndirecteur. De benoeming vindt plaats op voordracht van de portefeuillehouder personeelszaken, gehoord hebbende de voorzitter en na initiatief hiertoe van de bestuurssecretaris.
Paragraaf
4

Aansturing, positie en functie managers van eenheden
Artikel
4.1
De eenheden worden geleid door een RVE Manager. RVE Managers zijn als zodanig verantwoording schuldig aan de directie.
Artikel
4.2
De RVE Managers dragen er zorg voor dat binnen het taakgebied van hun eenheid beleid wordt voorbereid en na vaststelling uitgevoerd met inachtneming van artikel 2.3 van deze regeling. De RVE Managers zijn verantwoordelijk voor een goed bedrijfsklimaat en gemotiveerde medewerkers, beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording conform het door de bestuursorganen vastgestelde beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen. De RVE Managers leggen over de bereikte resultaten en de inzet van beschikbaar gestelde middelen binnen hun eenheid verantwoording af aan de directie.
Paragraaf
5

Concerncontroller
Artikel
5.1
Binnen de organisatie is een concerncontroller werkzaam.
Artikel
5.2
De concerncontroller heeft in ieder geval de volgende taken:
- •vertaalt op verzoek ontwikkelingen in integraal beleid, voorstellen en programma’s op het gebied van P&C en integrale bedrijfsvoering (ontwikkelen, actualiseren, adviseren en toetsen van beleid) en adviseert hierover aan het DB en directie;
- •bewaakt de integrale samenhang met betrekking tot de toepassing van instrumenten en beleid op concern- en breder managementniveau;
- •ondersteunt de directie bij het onderhouden van contacten met partijen/belanghebbenden en zorgt voor afstemming, en versterkt het risicomanagement en het financiële bewustzijn van medewerkers binnen de organisatie;
- •aansturing van Team Kwaliteit & Control.
Artikel
5.3
De concerncontroller kan rechtstreeks aan het dagelijks bestuur rapporteren.
Paragraaf
6

Mandaat
Artikel
6.1
Het dagelijks bestuur kan de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden mandateren aan een ambtenaar, tenzij de regeling waarop die bevoegdheid steunt zich daartegen verzet. Ondermandaat is mogelijk, tenzij het oorspronkelijke mandaatbesluit zich daartegen verzet.
Artikel
6.2
Er is een “Mandaatbesluit RAV Gooi en Vechtstreek 2025” met bijbehorend “Bevoegdhedenregister” waarin genomen besluiten tot mandatering kunnen worden vastgelegd.
Paragraaf
7

Advisering
Artikel
7.1
Het opdrachtgeverschap van het dagelijks bestuur aan de ambtelijke organisatie betekent dat van de organisatie een product wordt gevraagd op basis van een inhoudelijke beschrijving, op basis van vooraf bepaalde eisen en randvoorwaarden.
Artikel
7.2
De advisering aan bestuursorganen is onafhankelijk, integraal en gebaseerd op de eigen professionaliteit en deskundigheid van de medewerker, die daarbij – voor zover van toepassing - de instructies van de directie en managers in acht neemt.
Artikel
7.3
Indien er bij advisering die de inhoudelijke betrokkenheid van meerdere eenheden vereist, sprake is van een geschil met betrekking tot de vereiste eenduidigheid van de advisering, vindt overleg plaats tussen de managers van deze eenheden. Indien het geschil niet of niet geheel wordt opgelost, beslist de directie.
Artikel
7.4
Bedrijfsprocessen worden door de directie enkelvoudig en eenduidig toegewezen aan een eenheid. De RVE Manager van de eenheid wijst het onderwerp toe aan een of meerdere medewerkers binnen zijn eenheid. De aldus aangewezen procesverantwoordelijke draagt zorg voor uitvoering van alle activiteiten die in dit proces worden vereist, met inbegrip van de advisering aan de bestuursorganen.
Paragraaf
8

Projectorganisatie en projectmatig werken
Artikel
8.1
Indien een bestuurlijke opdracht:
- •een bijzonder karakter draagt;
- •van grote omvang is, begrensd is in tijd en leidt tot een uniek product;
- •een inzet van de organisatie vraagt die eenheden overstijgend is en die de spankracht van de reguliere structuur en werkwijze te boven gaat, is de directie bevoegd om een projectorganisatie in het leven te roepen die rechtstreeks verantwoording schuldig is aan de directie.
Artikel
8.2
Indien geen afzonderlijke projectorganisatie als bedoeld in het vorig lid wordt ingesteld kan een bestuurlijke opdracht binnen de ambtelijke organisatie projectmatig worden behandeld. In dat geval wijst de directie een ambtelijk trekker aan.
Paragraaf
9

Slotbepalingen
Artikel
9.1
Deze regeling kan worden aangehaald als “Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025".
Artikel
9.2
1.
Deze regeling treedt na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 1 maart 2025.
2.
Deze regeling wordt bekendgemaakt in het Blad gemeenschappelijke regeling om in werking te kunnen treden.
Artikel
9.3
Met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek met kenmerk 22.0003813 zoals vastgesteld door het dagelijks bestuur op 22 december 2022 ingetrokken.
Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van het dagelijks bestuur van 13 maart 2025.
Bussum,
13 maart 2025
M.
Van der Linden
secretaris
G.
van den Top
voorzitter
Toelichting
De Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2025 vervangt de versie van 22 december 2022.
Toelichting op de meest recente wijziging
De meest recente wijziging (van 13 maart 2025) van deze organisatieregeling is het gevolg van aanpassingen in de governance van de ambtelijke organisatie van de Regio (DB - besluit van 3 oktober 2024 en 20 februari 2025).
Algemene toelichting
Het managementteam is een adviserend orgaan en een platform van collegiale afstemming rond de bedrijfsvoering. Het streeft naar een zo breed mogelijk draagvlak voorafgaande aan de beslissingen die de directie vanuit de functie neemt of voorafgaand aan een besluit van het bevoegde bestuursorgaan al dan niet na instemming, advies van of overleg met de ondernemingsraad.
De bestuurssecretaris voert het secretariaat van het managementteam en bewaakt de afspraken in samenhang met de interne en externe (bestuurlijke)advies-, instemmingsprocedures en besluitvorming.
De RVE Managers hebben een integrale verantwoordelijkheid voor de eenheid waarvoor zij zijn aangewezen. De eenheden zijn verantwoordelijk voor de resultaten zowel wat betreft inhoud als wat betreft de bedrijfsvoering.
De directie staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en is als zodanig verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur.
Mede ter realisatie van de in artikel 3.3. genoemde (bewaking- en toezicht) taken en ter waarborging van de onafhankelijkheid zijn met inachtneming van specifieke wettelijke vereisten enkele functies met een ‘status aparte’ onder directe aansturing van de directie ondergebracht:
- •de Functionaris Gegevensbescherming;
- •de Toezichthouder Wet maatschappelijke ondersteuning;
- •de Verbijzonderde Interne Controle.
De RVE Managers dragen er zorg voor dat binnen het taakgebied van hun eenheid de aanpak wordt voorbereid en na vaststelling uitgevoerd. De RVE Managers zijn verantwoordelijk voor voorbereiding, uitvoering en verantwoording conform door de bestuursorganen vastgestelde beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen. De RVE Managers leggen over de bereikte resultaten en de inzet van beschikbaar gestelde middelen binnen hun eenheid in de P&C cyclus via kwartaalgesprekken rechtstreeks verantwoording af aan de directie.
De begrippen bestuur, bestuurders en bestuursorganen worden uitgelegd overeenkomstig de taak- en bevoegdhedenomschrijving van de verschillende organen in de GR.
Er zijn binnen de regio verschillende politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheden te onderscheiden met autonome wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van gemeenteraden en de colleges naast die van de coördinerende en adviserende portefeuillehoudersoverleggen en het besluitvormende algemeen bestuur en dagelijks bestuur. Volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en ‘opdrachtnemer’ in relatie tot de deelnemende gemeenten met de bijbehorende bevoegdheden. Het dagelijks bestuur gaat over de organisatie en het personeel. Het algemeen bestuur gaat over de aanvaarding van opdrachten en de vertaling van de taken en de opdrachten van de deelnemende gemeenten in de Regiobegroting en is het platform waarbinnen de belangen van de deelnemende gemeenten als opdrachtgevers worden behartigd. De portefeuillehoudersoverleggen bundelen de belangen van de deelnemende gemeenten samen in een collectief opdrachtgeverschap waarbij overleg en afstemming plaatsvindt.
Van de RVE Managers wordt verwacht dat zij goede kennis hebben van de regionale- en gemeentelijke ambtelijke en bestuurlijke verantwoordings- en bevoegdheidslijnen en de hierbij te doorlopen interne en externe processen en procedures.
De adviseurs en de medewerkers (waaronder eventueel teammanagers) worden hierbij door de RVE Manager aangestuurd en zo nodig aangesproken. Het werken bij een samenwerkingsverband van gemeenten vraagt goede kennis van de complexe ‘gelaagdheid’ van de regionaal en lokaal verdeelde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
Toelichting op enkele specifieke onderdelen
Toelichting bij artikel 1.2 (ambtelijke organisatie)
Deze organisatieregeling ziet op “Regio Gooi en Vechtstreek (RGV)”, het openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid als genoemd in (artikel 3 van) de Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek (Gemeenschappelijke Regeling, hierna ook GR).
Daarnaast is de RGV lid, samen met GGD Flevoland, van de ledenraad van “Coöperatie Ondersteuning Ambulancezorg Gooi en Vechtstreek en Flevoland U.A.” (RAV). Daarmee geeft de Regio formeel uitvoering aan haar taak op het gebied van ambulancevervoer (artikel 5 van de GR). De directie (of: bestuur) van de Coöperatie en de ledenraad van de Coöperatie vormen, op basis van de statuten van de Coöperatie, de organen van de Coöperatie.
Ten slotte is de Regio eigenaar van “Vervoer Gooi en Vechtstreek B.V.” Deze regeling is niet van toepassing op de ambtelijke organisatie van deze B.V.
Toelichting bij artikel 1.5 lid 3 (verantwoordelijkheid RVE Managers)
Onder “directeur RAV” wordt bedoeld: de directeur, benoemd door de ledenraad van de Coöperatie Ondersteuning Ambulancezorg Gooi en Vechtstreek en Flevoland U.A., op grond van artikel 8.2 van de statuten van de Coöperatie. Voor de duidelijkheid: Onder ‘bedrijfsvoering’ in deze bepaling wordt verstaan: alle activiteiten die de ambtelijke organisatie uitvoert, inclusief sturende en ondersteunende processen.
Bedrijfsvoering ziet daarmee ook en met name op de activiteiten van de eenheden - en is breder dan de activiteiten van de specifieke “bedrijfsvoeringsteams”.
Toelichting bij artikel 3.1 (algemeen directeur staat aan hoofd ambtelijke organisatie)
De betreffende bepaling in de GR (artikel 25) bepaalt dat de “algemeen directeur” hoofd is van de ambtelijke organisatie. Bij besluit van 3 oktober 2024 heeft het Dagelijks Bestuur van de RGV besloten tot uitbreiding van de directie naar een tweehoofdige directie (algemeen directeur en een zakelijk (concern) directeur). De bewoordingen in de GR zal zo spoedig mogelijk, bij de eerstvolgende herzieningsmogelijkheid, met deze besluitvorming in lijn worden gebracht.
Toelichting bij artikel 3.8 (vervanging van directeuren bij afwezigheid)
(tweede lid): De aangewezen RVE Manager start vanzelfsprekend pas met de vervangende leidinggevende taken vanaf het moment dat beide directeuren afwezig en belet zijn. Het dagelijks bestuur kan er evenwel voor kiezen om (ruim) daarvóór de betreffende RVE Manager al aan te wijzen, voor het geval zich deze situatie mocht gaan voordoen. Als onduidelijkheid mocht ontstaan over het precieze moment wanneer beide directeuren (eerst) afwezig zijn, beslist het dagelijks bestuur.
(derde lid): Waar kortdurende vervanging wordt gebaseerd op een aanwijzing - voor het kortdurend verrichten van leidinggevende taken - wordt langdurige vervanging gebaseerd op een benoeming (beide besluiten worden genomen door het dagelijks bestuur). Als onduidelijkheid mocht ontstaat over het precieze moment wanneer beide directeuren (eerst) langdurig afwezig zijn, beslist het dagelijks bestuur. Langdurige afwezigheid betreft vanzelfsprekend uitzonderlijke situaties waarbij gedacht moet worden aan langdurige ziekte, sabbatical, schorsing en dergelijke.
Toelichting bij artikel 7.2 (wijze van advisering door medewerkers)
De bewoordingen “voor zover van toepassing” zijn ingegeven door de bijzondere positie van enkele functionarissen die een onafhankelijke adviesrol vervullen en onder directe aansturing van de directie vallen. Deze bijzondere positie is vastgelegd in artikel 3.5. De verplichting voor de medewerker om instructies in acht te nemen is op deze functies niet van toepassing.