Verslag Algemeen Bestuur Samenwerking Kempengemeenten

Datum	17-12-2024
Tijd	16:00 – 17:00
Locatie	gemeentehuis Eersel
Voorzitter	W. Wouters
Aanwezig	Bergeijk: M. van Dalen, S. Luijten Bladel: H. van Dongen, M. van den Bosch Eersel: W. Wouters, E. Beex, S. Kraaijeveld Oirschot, via MS Teams: P. van den Biggelaar, J. Keijzers, C. van Overdijk Reusel-De Mierden, via MS Teams: F. Rombouts, A. van de Ven, M. Maas Samenwerking Kempengemeenten: T. Pulles (directeur), J. Roijmans (controller), J. van Deursen (verslag)
Afwezig	D. Jansen (Bladel), A. Callewaert (Bergeijk)
Gasten	4 toehoorders

1	Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De vergadering is openbaar. Er zijn 4 toehoorders aanwezig bij deze vergadering. Bericht van verhindering ontvangen van D. Jansen. A. Callewaert sluit mogelijk later nog digitaal aan.
2	Samenstelling Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur Toelichting: In het Dagelijks Bestuur is mevrouw H. van Dongen (gemeente Bladel) de opvolgster van de heer C. van de Ven als voorzitter bestuurscommissie Financiën. De heer P. van den Biggelaar (gemeente Oirschot) is de opvolger van de heer A. van Beek als voorzitter bestuurscommissie Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Besluit: Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de gewijzigde samenstelling van het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur.
3	Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen mededelingen.
3.a	Brief Provincie Noord-Brabant inz. begroting 2025 Voorzitter: Voor de gemeenschappelijke regeling is voor het begrotingsjaar 2025 het normaal geldend repressief toezicht van toepassing. Er zijn geen vragen n.a.v. de brief. Besluit: Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de brief van Provincie Noord-Brabant.
3.b	Mandaatregeling VTH 2025 Besluit: Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de door het Dagelijks Bestuur op 10 december 2024 vastgestelde mandaatregelingen : “Mandaatregeling VTH-taken Samenwerking Kempengemeenten 2025 - Eersel”, “Mandaatregeling VTH-taken Samenwerking Kempengemeenten 2025 - Reusel-De Mierden” "Mandaatregeling VTH-taken Samenwerking Kempengemeenten 2025 - Oirschot”
4	Verslag vorige vergadering Algemeen Bestuur 9 juli 2024 Er zijn geen vragen of opmerkingen n.a.v. verslag. Besluit: Het verslag van de vergadering van 9 juli 2024 wordt ongewijzigd vastgesteld.
5	Afvaardiging voor Vergadering van Aangeslotenen Bizob Toelichting door voorzitter: Voorzitter van bestuurscommissie Financiën sluit vanuit die rol aan bij de VvA van Bizob. Besluit: Het Algemeen Bestuur besluit om mevrouw H. van Dongen-Hermans, wethouder gemeente Bladel, af te vaardingen namens de Samenwerking Kempengemeenten in de Vergadering van Aangeslotenen van Bizob.
6	Actualiseren documenten P&C Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt de geactualiseerde documenten vast: Controleprotocol Bedrijfsvoeringskosten Controleprotocol Programmakosten Normenkader 2024 Financiële Verordening GRSK 2024
7	Tussentijdse Rapportage 2024 Toelichting door voorzitter: De rapportage is besproken in de bestuurscommissie Financiën en het Dagelijks Bestuur. N.a.v. vraag van C. van Overdijk over uitsplitsing van de kosten per gemeente antwoordt voorzitter dat de kosten -o.a. voor Maatschappelijke Dienstverlening- worden verdeeld na vaststelling van de jaarrekening volgens de vastgestelde verdeelsleutel. Bij de jaarrekening wordt een resultaatverdeling opgesteld o.b.v. de betreffende onderdelen binnen de Samenwerking Kempengemeenten waaraan de gemeenten deelnemen. Er vindt nog geen verrekening plaats o.b.v. Tussentijdse Rapportage.Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt de Tussentijdse Rapportage 2024 vast.
8	Budgetoverheveling 2024 Besluit: Het Algemeen Bestuur stemt in met de budgetoverheveling van de (restant) budgetten naar boekjaar 2025: Het restantbudget met betrekking tot Pgb 2.0: Het gaat om een bedrag van € 50.000 (per 02-12-2024); Het restantbudget met betrekking tot archief: Het gaat om een bedrag van € 64.000; Het restantbudget met betrekking tot organisatieontwikkeling: Het gaat om een bedrag van circa € 90.000.
9	Kadernota GRSK 2026 N.a.v. Kadernota: Voorzitter meldt dat er dit jaar extra stappen in proces van de totstandkoming van de kadernota zijn gezet. Er is een ambtelijke bijeenkomst georganiseerd om de initiatieven voor de kadernota te bespreken waarbij ook gekeken is naar mogelijke ombuigingsvoorstellen. De resultaten van deze bijeenkomsten zijn besproken in een informele bijeenkomst voor leden van Algemeen Bestuur. Daarna zijn de initiatieven in de kadernota verder uitgewerkt en besproken volgens de reguliere wijze via voorbereidingscommissies, bestuurscommissies en Dagelijks Bestuur. M. van Dalen vraagt n.a.v. implementatie MS365 of er m.b.t. MS365 ook extra formatie voor systeembeheer nodig is. T. Pulles antwoordt dat systeembeheer en functioneel beheer als onderdeel van projectplan MS365 binnen Bestuurscommissie Shared Service Center (SSC) is besproken. Er is bij SSC geen extra formatie voor systeembeheer nodig is maar binnen de organisaties komen er wel structureel taken bij voor functioneel beheer MS365. Projectkosten implementatie MS365 zijn incidentele kosten.Actiepunt: Directeur bespreekt de kosten en formatie voor functioneel beheer MS365 in het directeurenoverleg en laat dit onderwerp terugkomen via Bestuurscommissie Shared Service Center (SSC). S. Luyten: Goed om te zien dat het voorstel uit bestuurscommissie Financiën om budget voor HR21 nog niet op te nemen in de Kadernota, is overgenomen. S. Kraaijeveld merkt op dat in de Bestuurscommissie Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) inhoudelijk voorstel is besproken voor de uitbreiding van boa’s en toezichthouders om formatie op orde te brengen. Voorstel is niet opgenomen in de Kadernota. W. Wouters: Vanuit financieel oogpunt werd het voorstel niet ondersteund door gemeenten Reusel-De Mierden en Oirschot. In vergadering van Dagelijks Bestuur is bij meerderheid besloten om voorstel uitbreiding formatie boa’s en toezichthouders uit kadernota te halen. Namens gemeente Reusel-De Mierden geeft A. van de Ven aan dat in Bestuurscommissie VTH is ingestemd met de opmerking dat het financieel zwaar wordt. Daarnaast wordt er binnen 8 gemeenten een notitie opgesteld over openbare orde en veiligheid en dat rapport wil gemeente Reusel-De Mierden afwachten. Namens gemeente Oirschot geeft J. Keijzers aan dat gemeente Oirschot rapport afwacht vanuit de veiligheidsdriehoek en dat het daarnaast ook financiële afweging is om voorstel nu niet te ondersteunen.S. Kraaijeveld geeft aan namens gemeente Eersel dat zij instemmen met de kadernota met stemverklaring dat gemeente Eersel het jammer vindt dat er geen extra formatie is opgenomen voor boa’s en toezichthouders. Aankondiging dat gemeente Eersel bij de behandeling van de begroting van de Samenwerking Kempengemeenten 2026 een zienswijze gaat indienen op dit punt. A. van de Ven merkt op dat er voor het budget voor organisatieontwikkeling een plan ontbreekt. Gemeente Reusel-De Mierden kan op dat onderdeel niet instemmen met de kadernota. Voorzitter geeft aan dat in vergadering Dagelijks Bestuur is besproken dat een organisatie altijd in ontwikkeling is en dat daarvoor structureel budget nodig is. Binnen het Dagelijks Bestuur is structureel budget gewenst zodat de Samenwerking Kempengemeenten kan anticiperen op ontwikkelingen die nodig zijn om organisatie te verbeteren. Tijdens de vergadering van het Dagelijks Bestuur heeft gemeente Reusel-De Mierden het standpunt naar voren gebracht. Door de directeur GRSK is aangegeven dat er via de reguliere verantwoordingsrapportages binnen de P&C cyclus voortgang zal worden teruggekoppeld omtrent budget organisatieontwikkeling. F. Rombouts merkt op m.b.t. Samen Doen (bestaand beleid Jeugd) dat pilot is verlengd maar nog niet is geëvalueerd. Gemeente Reusel-De Mierden wil daarom budget niet structureel opnemen. M. van Dalen merkt als voorzitter bestuurscommissie Maatschappelijke Dienstverlening op dat evaluatie in 2023 wel heeft plaatsgevonden en dat toen ook is besloten om dit structureel door te trekken tot 2025 en verder in afwachting van het nieuwe Meerjaren BeleidsKader Jeugd. Bedrag is verwerkt in kadernota conform besluitvorming vorig jaar. Op verzoek van A. van de Ven wordt vergadering enkele minuten geschorst voor afstemming. Na de schorsing geeft A. van de Ven aan dat de punten die door gemeente Reusel-De Mierden zijn ingebracht m.b.t. organisatie ontwikkeling en Samen Doen voldoende zijn onderbouwd voor het college van gemeente Reusel-De Mierden. De leden Algemeen Bestuur uit Reusel-De Mierden stemmen in met de kadernota met stemverklaring dat zij wensen om in de begroting 2026 een onderbouwing op te nemen voor organisatieontwikkeling. M. van den Bosch stelt voor om deze verantwoording via de bestuurlijke rapportages te laten verlopen over inzet van budget organisatie ontwikkeling m.n. wat heeft het opgeleverd. T. Pulles vult hierop aan dat budget wordt ingezet om o.a. processen lean te maken en efficiency te verbeteren. De Samenwerking Kempengemeenten beschikt niet over algemene reserves. Daarnaast moet de organisatie ook kunnen anticiperen op landelijke wetgeving en wijzigingen verwerken die voortkomen uit de besluiten die in de gemeenten worden genomen rondom deelneming in de Samenwerking Kempengemeenten. Voorzitter geeft aan dat m.b.t. organisatie ontwikkeling er in de jaarrekening verantwoording wordt afgelegd. Besluit: De Kadernota 2026 wordt unaniem vastgesteld.
10	Voorziening verlofuren Voorzitter geeft aan dat dit onderwerp is besproken in de bestuurscommissie Financiën en het Dagelijks Bestuur. Besluit: Het Algemeen Bestuur stemt in met het vormen van een voorziening verlofuren voor spaarverlof en bovenwettelijk verlof > 144 uur.
11	Aanbesteding accountant Toelichting door de voorzitter dat ook deze documenten zijn besproken in Bestuurscommissie Financiën en Dagelijks Bestuur. Besluit: Het Algemeen Bestuur stemt in met: De inkoopstrategie van Bizob ‘Accountancy 2025 en verder’ ten behoeve van de levering van accountantsdiensten vast te stellen; De controller Samenwerking Kempengemeenten als afgevaardigde namens de GRSK aan te wijzen om zitting te nemen in het inkoopteam; Het inkoopteam (zoals verwoord in de inkoopstrategie) opdracht te geven de aanbestedingsprocedure te doorlopen en het aanwijzingsbesluit voor de accountancydiensten voor de GRSK voor boekjaar 2025 en verder voor te bereiden. Het goedkeuren van het gunningsadvies te mandateren aan directie GRSK Besluitvorming “aanstellen accountant” te mandateren aan het Dagelijks Bestuur.
12	Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. Voor S. Luijten is het de laatste keer dat hij zal aansluiten bij deze vergadering. Hij neemt in januari 2025 afscheid als wethouder van gemeente Bergeijk. De voorzitter bedankt hem voor zijn inzet en wenst hem veel succes.
13	Sluiting Voorzitter sluit de vergadering.

Vastgesteld in de vergadering van Algemeen Bestuur van Samenwerking Kempengemeenten d.d. 11-03-2025

W.A.C.M. Wouters, voorzitter

T.A.W.A. Pulles, directeur