BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Werkvoorzieningschap Noord-Limburg West

Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningschap Noord-Limburg West
Paragraaf
1

Algemene bepalingen
Artikel
1

Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- 2.
overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeenschappelijke regeling, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.
- 3.
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Paragraaf
2

Begroting en verantwoording
Artikel
2

Vaststelling programma-indeling en paragrafen
- 1.
Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling voor de begroting vast.
- 2.
Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma vast:
  - a.
de taakvelden, en
  - b.
de beleidsindicatoren. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
- 3.
Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen het in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
Artikel
3

Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:
  - a.
van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en
  - b.
in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
- 2.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.
- 3.
In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 100.000 afzonderlijk gespecificeerd.
Artikel
4

Kaders begroting en meerjarenraming
- 1.
Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten.
- 2.
Een eventuele post onvoorzien wordt expliciet in de begroting vermeld.
Artikel
5

Autorisatie begroting en investeringskredieten
- 1.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.
- 2.
Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
- 3.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als het verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft aan of het een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.
- 4.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het algemeen bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het dagelijks bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
- 5.
Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 100.000 informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling.
Artikel
6

Tussentijdse rapportages
- 1.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur tweemaal per jaar door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling.
- 2.
De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:
  - a.
de baten en de lasten per programma;
  - b.
het totale saldo van de baten en lasten;
  - c.
de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;
  - d.
het resultaat, volgend uit de onderdelen a, b en c;
  - e.
de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.
- 3.
In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten groter dan € 50.000 toegelicht.
Artikel
7

Jaarstukken
- 1.
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
- 2.
Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.
Paragraaf
3

Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel
8

Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze het door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
- 2.
Voor het rechtmatigheidsoordeel stelt het algemeen bestuur jaarlijks het percentage van de verantwoordingsgrens vast in het controleprotocol. Deze grens geldt afzonderlijk voor zowel fouten als onzekerheden.
- 3.
In de paragraaf bedrijfsvoering rapporteert het dagelijks bestuur over alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid waardoor in het voorkomende geval de verantwoordingsgrens wordt overschreden en verder over alle bevindingen die het dagelijks bestuur relevant acht voor de lezer van de jaarrekening.
Artikel
9

Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel
10

Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Uitsluitend in de volgende situaties worden deze afwijkingen niet als onrechtmatig aangemerkt:
  - a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
  - b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
  - c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
  - d.
Er is sprake van een onderschrijding van de lasten.
  - e.
Er is sprake van een overschrijding van de opbrengsten.
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel
11

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
- 1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling bij financiële beheershandelingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.
Paragraaf
4

Financieel beleid
Artikel
12

Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de vier jaar een nota investeringen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:
  - a.
de wijze waarop voorstellen voor investeringen worden aangeboden en geautoriseerd door het algemeen bestuur, in aanvulling op wat in deze verordening is vastgelegd;
  - b.
de afschrijvingsmethode en afschrijvingstermijn per categorie;
  - c.
het moment van starten met afschrijven;
  - d.
de gebruiksduur per categorie kapitaalgoederen ofwel de afschrijvingstermijn;
  - e.
de componentenbenadering;
  - f.
restwaarde.
- 2.
Het dagelijks bestuur bieden het algemeen bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als onderdeel van de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.
Artikel
13

Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel
14

Reserves en voorzieningen
- 1.
In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan, wanneer reserves dan wel voorzieningen een bedrag van € 100.000 overschrijden. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:
  - a.
de vorming en besteding van reserves;
  - b.
de vorming en besteding van voorzieningen, en
  - c.
bij welke specifiek benoemde taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.
- 3.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt in ieder geval aangegeven:
  - a.
het specifieke doel van de reserve;
  - b.
het bestedingsplan van de reserve
  - c.
de voeding van de reserve;
  - d.
de maximale hoogte van de reserve, en
  - e.
de maximale looptijd.
- 4.
Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.
Artikel
15

Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd.
Artikel
16

Prijzen economische activiteiten
- 1.
Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.
- 2.
Het dagelijks bestuur bedingt voor de activiteiten voor de door zijn werknemer verrichte arbeid dan wel voor ten gevolge van zijn arbeid geleverde goederen of diensten die vallen onder artikel 5 van de Wet sociale werkvoorziening een vergoeding, die de concurrentieverhoudingen niet onverantwoord mag beïnvloeden.
Artikel
17

Financieringsfunctie
Treasury-voorstellen omtrent het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal tot een bedrag van € 100.000 mogen zelfstandig door het dagelijks bestuur worden besloten. Alle overige treasury-voorstellen worden door het algemeen bestuur behandeld en besloten.
Paragraaf
5

Paragrafen bij de begroting en jaarstukken
Artikel
18

Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval de wijze waarop met conjuncturele risico’s en de omvang van het weerstandsvermogen wordt omgegaan.
Artikel
19

Bedrijfsvoering
Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
- b.
de budgetten voor de accountant;
- c.
een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 8 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
- d.
een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;
- e.
geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.
Paragraaf
6

Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel
20

Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gevoerde beleid;
- e.
het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel
21

Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:
- a.
een eenduidige indeling van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- g.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en
- h.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van uitgevoerde regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
- i.
het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.
Artikel
22

Interne controle
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 19. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
Paragraaf
7

Slotbepalingen
Artikel
23

Intrekking oude regeling
De Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Werkvoorzieningschap Noord-Limburg West uit 2004 en eventuele aanvullingen worden ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Artikel
24

Inwerkingtreding en citeerregel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het blad gemeenschappelijke regeling en werkt terug tot 1 januari 2024; met inachtneming van artikel 23.
- 2.
In afwijking van de bepalingen in artikel 8 wordt voor ieder controlejaar opnieuw in de bevestiging bij de jaarrekening de wettelijke bovengrens vastgesteld.
- 3.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie GR Werkvoorzieningsschap Noord-Limburg West 2025.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 27 juni 2025 Namens deze,
T.
van Lierop
Voorzitter