BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Flevoland

Financiële verordening (art. 212 GW) Veiligheidsregio Flevoland 2024
Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Flevoland,
gelet op:
- artikel 212 van de Gemeentewet;
- het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
- de Wet financiering decentrale overheden;
- de Wet gemeenschappelijke regelingen en
- de gemeenschappelijke regeling VRF;
overwegende:
- dat het algemeen bestuur in de financiële verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststelt;
besluit:
vast te stellen de volgende:
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Flevoland.
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen

Artikel 1. Artikel 1. Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. | Openbaar lichaam | Het openbaar lichaam, bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Flevoland;
b. | Algemeen bestuur | Het algemeen bestuur van VRF, bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Flevoland;
c. | Dagelijks bestuur | Het dagelijks bestuur van VRF, bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Flevoland;
d. | Administratie | Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van het openbaar lichaam en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
e. | Administratieve organisatie | Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;
f. | Inkomsten | Het totaal van de baten vóór toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;
g. | Financieel beheer | Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op enerzijds het beheer van middelen en de uitoefening van rechten van het openbaar lichaam (programmaplan en paragrafen), en anderzijds de financiële begroting (staat van lasten en baten van de programma's en financiële positie);
h. | Overhead | Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van (de medewerkers in) het primaire proces, waarbij voor de bepaling van de omvang wordt aangesloten op de gebruikelijke landelijke richtlijnen voor veiligheidsregio’s;
i. | Rechtmatigheid | Rechtmatigheid, bedoeld in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV;
j. | Financiële rechtmatigheid | Financiële rechtmatigheid, bedoeld in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV;
k. | Rechtmatigheidsverantwoording | Onderdeel in de jaarrekening waarin het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de baten en lasten;
l. | Getrouwheid | Getrouwheid, bedoeld in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV;
m. | Doelmatigheid/efficiëntie | Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
n. | Doeltreffendheid | De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
o. | Begrotingsonrechtmatigheid | Afwijkingen van de (aangepaste) begroting zonder dat het bevoegde orgaan hier een besluit over heeft genomen;
p. | Interne controle | Interne beheersmaatregel die essentieel is voor het waarborgen van de rechtmatigheid en betrouwbaarheid van de financiële informatie;
q. | Bijdrage gemeenten | De bijdrage van de gemeenten wordt bepaald op grond van artikel 32 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Flevoland;
r. | Directeur bedrijfsvoering | De functionaris, benoemd op grond van het organisatiebesluit van VRF.
Hoofdstuk
2.

Begroting en verantwoording
Artikel
2.

Programma-indeling
- 1.
Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast bij de vaststelling van de begroting.
- 2.
Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma de indicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
- 3.
Het algemeen bestuur kan bij de vaststelling van de begroting vaststellen over welke onderwerpen het in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen, van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
- 4.
In de jaarstukken wordt de programma-indeling, bedoeld in het eerste lid, gevolgd.
Artikel
3.

Autorisatie begroting en investeringen
- 1.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en per taakveld, alsmede de omvang van de totale investeringen in het betreffende begrotingsjaar.
- 2.
Indien een investeringsbudget niet wordt aangewend als gevolg van vertraging in de uitvoering van de investering, dan wordt het investeringsbudget doorgeschoven naar de begroting van het volgende jaar.
- 3.
Als een deel van een begroting niet wordt besteed, kan het algemeen bestuur daaraan een andere bestemming toekennen.
Artikel
4.

Tussentijdse rapportage
- 1.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur gedurende het boekjaar door middel van tenminste één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het openbaar lichaam.
- 2.
Deze rapportage wordt uiterlijk vóór 30 september van het lopende begrotingsjaar ter informatie aan het Algemeen Bestuur aangeboden.
- 3.
In de tussentijdse rapportage(s), bedoeld in het eerste lid, worden in ieder geval de verwachte afwijkingen, ten opzichte van de begroting groter dan € 100.000, toegelicht.
Hoofdstuk
3.

Budget Veiligheidsregio
Artikel
5:

Loonindexering
- 1.
Voor de programmabegroting van het jaar T wordt loonindexatie berekend over de Personeelscomponent in de programmabegroting. De programmabegroting is gelijk aan de vastgestelde begroting van jaar T-1, aangevuld met eventuele begrotingswijzigingen voor jaar T-1.
- 2.
Voor de indexatie wordt de door het CPB geraamde prijsmutatie beloning werknemers voor de overheidssector gebruikt, zoals deze gepubliceerd wordt in de circulaire Gemeentefonds van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
- 3.
Voor de ontwerp-programmabegroting van het jaar T is de septembercirculaire van het jaar T-2 bepalend.
Artikel
6:

Prijsindexering
- 1.
Voor de programmabegroting van het jaar T wordt prijsindexatie berekend over de Materieelcomponent in de programmabegroting. De programmabegroting is gelijk aan de vastgestelde begroting van jaar T-1, aangevuld met eventuele begrotingswijzigingen voor jaar T-1.
- 2.
Voor de indexatie wordt de door het CPB geraamde prijsmutatie netto materiële consumptie (imoc) voor de overheidssector gebruikt, zoals deze gepubliceerd wordt in de circulaire Gemeentefonds van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
- 3.
Voor de ontwerpbegroting van het jaar T is de septembercirculaire van het jaar T-2 bepalend.
Artikel
7:

Financiering budget
- 1.
De bijdrage van gemeenten wordt bepaald door het totaal benodigde budget te verminderen met de Brede doeluitkeringen van het Rijk, te voorziene overige opbrengsten en eventuele geplande mutaties van de reserves.
- 2.
Voor de kostenverdeling tussen gemeenten wordt conform de Gemeenschappelijke Regeling VRF uitgegaan van de verhouding van de uitkeringen die gemeenten ontvangen uit het gemeentefonds.
- 3.
Hierbij wordt rekening gehouden met een ingroeiperiode conform de Gemeenschappelijke Regeling VRF.
Hoofdstuk
4.

Financieel beleid
Artikel
8.

Begrotingsonrechtmatigheden
- 1.
In dit artikel wordt in afwijking van de definitie op grond van de Gemeentewet onder ‘begroting’ verstaan: begroting en de vastgestelde begrotingswijzigingen.
- 2.
Overschrijdingen van de begroting worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel, indien zij één van de navolgende oorzaken hebben:
  - a.
autonome ontwikkelingen;
  - b.
verplichte uitgaven;
  - c.
noodzakelijk gemaakte kosten bij de daadwerkelijke incidentbestrijding, rampenbestrijding en crisisbeheersing;
  - d.
indien de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat;
  - e.
indien het dagelijks bestuur jegens het algemeen bestuur verantwoording heeft afgelegd via eerder vastgestelde begrotingswijzigingen of jaarstukken.
Artikel
9.

Rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
Het dagelijks bestuur verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium die boven de verantwoordingsgrens van 3% van de totale geraamde lasten van het openbaar lichaam, inclusief de toevoegingen aan de reserves) opgenomen. De definities van deze criteria zijn in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV opgenomen.
- 2.
Ontbrekende afrekeningen waarvoor aannemelijk is dat het dagelijks bestuur na afronding van de jaarstukken een onderbouwing voor de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een afwijking en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
- 3.
Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
- 4.
De rapportagegrens is een optioneel instrument en wordt door het algemeen bestuur vastgesteld middels deze verordening. De rapportagegrens ten aanzien van individuele afwijkingen wordt gelijkgesteld aan de rapportagegrens die wordt gehanteerd bij de tussentijdse rapportage zoals bedoeld in artikel 4 lid 3, en bedraagt daarmee € 100.000.
Artikel
10.

Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals opgenomen in door het algemeen bestuur vastgesteld beleid met betrekking tot vaste activa.
- 2.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
Artikel
11.

Weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen
- 1.
Het algemeen bestuur besluit over het instellen van, de toevoegingen en de onttrekkingen aan, of de eventuele vrijval van, bestemmingsreserves.
- 2.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal het specifieke doel van de reserve aangegeven en de daaruit voortvloeiende hoogte en looptijd.
- 3.
Het dagelijks bestuur legt het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen vast in een nota Weerstandsvermogen, Reserves en Voorzieningen en biedt deze ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan.
Artikel
13.

Berekening kostprijzen en tarieven
- 1.
Er worden kostprijzen berekend voor:
  - a.
de tarieven voor levering van goederen en diensten aan derden.
- 2.
De kostprijsberekening, bedoeld in het eerste lid onder a, vindt plaats op basis van een extracomptabel stelsel van kostentoerekening. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en waar van toepassing de kapitaallasten met betrekking tot de betreffende activa betrokken.
Artikel
14.

Financieringsfunctie
- 1.
Het algemeen bestuur legt de kaders, uitgangspunten en verantwoordelijkheden voor de financieringsfunctie vast in het Treasurystatuut VRF.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt met de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor het waarborgen van de financiële continuïteit van het openbaar lichaam, zowel op de korte als de lange termijn.
Hoofdstuk
5.

Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel
15.

Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam als geheel en in de organisatieonderdelen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten et cetera;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en
- e.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel
16.

Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan de organisatieonderdelen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten, en
- f.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het openbaar lichaam;
- g.
opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel
17.

Interne controle
- 1.
Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
- 2.
Voor de interne toetsing, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de directeur bedrijfsvoering een intern controleplan opgesteld en ten uitvoer gebracht.
Hoofdstuk
6.

Slotbepalingen

Artikel 18. Onvoorziene omstandigheden en hardheidsclausule
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur kan afwijken van de bepalingen in deze verordening, indien toepassing daarvan leidt tot onbillijkheden van overwegende aard.
Artikel
19.

Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Flevoland 2023, vastgesteld door het algemeen bestuur op 6 december 2023, wordt ingetrokken, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Artikel
20.

Inwerkingtreding en citeertitel
- h.
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024, met inachtneming van artikel 19.
- i.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening (art. 212 GW) Veiligheidsregio Flevoland 2024.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur, gehouden te Lelystad,
11 december 2024.
J.A. van der Zwan, secretaris
W.H.J.M. van der Loo, voorzitter