BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Regio Gooi en Vechtstreek

Verordening Controle financiële beheer en organisatie Regio Gooi en Vechtstreek
Het algemeen bestuur van Regio Gooi en Vechtstreek,
gelet op
- •artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado);
- •artikel 32 van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek.
BESLUIT
De Verordening Controle financiële beheer Regio Gooi en Vechtstreek (nr. 25010908) vast te stellen waarbij deze verordening terugwerkt tot en met 1 januari 2025.
Artikel
1

Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
accountant
een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213 tweede lid van de Gemeentewet;
accountantscontrole
de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen door de accountant;
algemeen bestuur
algemeen bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek;
dagelijks bestuur
dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek;
directie
de algemeen directeur en concerndirecteur gezamenlijk;
deelverantwoording
een ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk onderdeel van de taakstelling van de Regio Gooi en Vechtstreek;
jaarverslag
verslag van realisatie van de beleidsdoelen en de daarbij horende prestaties;
jaarrekening
jaarrekening van de Regio Gooi en Vechtstreek als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
jaarstukken
de combinatie van het jaarverslag en de jaarrekening;
managementletter
verslag van de accountant gericht aan het algemeen bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT omgeving en actuele ontwikkelingen;
rechtmatigheidsverantwoording
de schriftelijke verklaring van het dagelijks bestuur in de jaarrekening waarbij wordt aangegeven in hoeverre rechtmatig is gehandeld;
Regio
Regio Gooi en Vechtstreek;
Wgr
Wet gemeenschappelijke regelingen.
Artikel
2

Opdrachtverlening accountantscontrole
1.
De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal acht jaar. Het algemeen bestuur wijst conform artikel 213 van de Gemeentewet de accountant aan.
2.
Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3.
Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbasis, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
- f.
de posten van de jaarrekening met bijbehorende rapporteringstoleranties waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
de producten en/of organisatie onderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.
4.
In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen dat het algemeen bestuur jaarlijks - voorafgaande aan de accountantscontrole - in overleg met de accountant de in het derde lid onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.
5.
Bij aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel
3

Overige controles en opdrachten
1.
Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering van taken die wordt ondersteund met doeluitkeringen of subsidieregelingen volgens de eisen van rechtmatigheid van de desbetreffende regelingen en instanties. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de Regio is.
3.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Regio is.
Artikel
4

Inrichting accountantscontrole
1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:
- a.
de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de Regio;
- b.
de accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren accountantscontrole en voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de Regio uit.
2.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, de concern directeur en de concerncontroller.
Artikel
5

Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
1.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening met de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende documenten voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het dagelijks bestuur overlegt de managementletter met een reactie vanuit het dagelijks bestuur voor uiterlijk 31 december van het verslagjaar aan het algemeen bestuur.
5.
Het dagelijks bestuur stelt de voorlopige jaarrekening op en verzendt deze samen met het jaarverslag op grond van artikel 34b van de Wgr vóór 30 april van het jaar volgend op het verslagjaar ter kennisname aan het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten.
6.
Het algemeen bestuur stelt de gecontroleerde jaarrekening - samen met de accountantsverklaring, het jaarverslag en het verslag van bevindingen - vast in het jaar volgend op het begrotingsjaar.
7.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor de vaststelling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
8.
De accountant maakt voor de getrouwheidscontrole van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zoveel mogelijk gebruik van de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle.
9.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de Regio en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
10.
De vastgestelde jaarrekening wordt met accountantsverklaring vóór 15 juli van het jaar volgend op het verslagjaar toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Noord-Holland.
Artikel
6

Toegang tot informatie door de accountant
1.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de Regio.
2.
De accountant is bevoegd om van alle werknemers bij de Regio mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.
3.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de werknemers van de Regio de accountant alle informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beleid als de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel
7

Rapportering door de accountant
1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende accountantsverklaring, meldt hij dit terstond aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.
2.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindingen (ook die niet rechtstreeks in relatie staan tot de controle van de jaarrekening) met adviezen voor verbetering (managementletter).
3.
De accountant legt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor de verzending aan het algemeen bestuur, voor aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur krijgt de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.
Artikel
8

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking na bekendmaking in het Blad gemeenschappelijke regelingen en werkt terug tot en met 1 januari 2025.
2.
De Controleverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2023 wordt ingetrokken en deze intrekking werkt terug tot en met 1 januari 2025.
3.
Deze verordening kan worden aangehaald als: “Controleverordening Regio Gooi en Vechtstreek"
Aldus besloten door het algemeen bestuur van Regio Gooi en Vechtstreek in de openbare vergadering gehouden op 26 juni 2025.
Bussum,
30 juni 2025
M.
Van der Linden
secretaris
G.
Van den Top
voorzitter

Toelichting op de artikelen
Algemeen
Via artikel 35 lid 7 van de Wgr verplicht artikel 213 van de Gemeentewet het algemeen bestuur bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Controleverordening Regio Gooi en Vechtstreek stelt het algemeen bestuur de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden.
Het is het algemeen bestuur dat de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het dagelijks bestuur nauw betrokken. Het dagelijks bestuur kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde accountant verstrekken.
Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles.
Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben het dagelijks bestuur en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het dagelijks bestuur ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder heeft het dagelijks bestuur een eigenstandige informatieplicht richting het algemeen bestuur.
Vanaf boekjaar 2023 neemt het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de Regio rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarstukken, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarstukken (waaronder de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur op dit vlak te versterken.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar hij toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording
Artikelsgewijs
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 1. Definities
Overeenkomstig artikel 213 vijfde lid van de Gemeentewet is bepaald dat de accountant een accountantsverklaring en een verslag van bevindingen uitbrengt aan het algemeen bestuur met een afschrift aan het dagelijks bestuur. Overeenkomstig artikel 3 lid 1 informeert het dagelijks bestuur voor een deelverantwoording het algemeen bestuur vooraf over de aan de accountant te verstrekken opdracht.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (zie artikel 197 eerste lid van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (zie artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet). Dit artikel regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan het algemeen bestuur aandachtspunten meegeven aan de accountant die het algemeen bestuur nader belicht wil zien.
Eerste lid
Artikel 213 tweede lid van de Gemeentewet geeft aan dat het algemeen bestuur één of meerdere accountants aanwijst. Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393 eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant- Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.
Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan het algemeen bestuur zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een algemeen bestuur dat per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Tweede lid
Het tweede lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Na aanwijzing door het algemeen bestuur is het de voorzitter die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. De voorzitter vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte op grond van artikel 19 lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek.
Derde lid onder a
Voor de accountantscontrole geldt het Bado dat krachtens artikel 213 zesde lid van de Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbasis en goedkeuringstolerantie voor de accountantsverklaring en de rapporteringstolerantie voor het verslag van bevindingen.
De goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. Het geeft de grens weer van fouten en onzekerheden in de controle, die maximaal mogen voorkomen in een jaarrekening om een goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen. Komen de fouten en onzekerheden gezamenlijk boven deze grens uit, dan leidt dit tot het oordeel van de accountant dat de jaarrekening geen “getrouw beeld” geeft. De goedkeuringstolerantie is 2% van de omvangsbasis. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de Regio. Het algemeen bestuur kan dit percentage aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 2% zetten. De accountant brengt hierover verslag uit in het verslag van bevindingen.
De tolerantie moet al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door het algemeen bestuur zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s), vanwege de daarmee gepaard gaande werkzaamheden.
De verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur moet tussen de 0 – 2 % liggen van de totale lasten van de Regio, exclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens het dagelijks bestuur een fout of onduidelijkheid moeten rapporteren aan het algemeen bestuur via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan het algemeen bestuur een rapportagegrens vaststellen, waarboven het dagelijks bestuur afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moeten toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.
Derde lid onder b
Het derde lid onder b gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren.
Ook bij de deelverantwoordingen geldt dat de bovengrens van de goedkeuringstoleranties 2% van de omvangsbasis is voor de fouten en onzekerheden in de controle. Het algemeen bestuur kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 2% zetten. Op grond van (bijzondere) activiteiten van het deel van de Regio kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid, van het Bado).
Derde lid, onder c tot en met g
Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.
Vierde lid
Het algemeen bestuur kan de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en gemeentelijke organisatieonderdelen jaarlijks opnieuw vaststellen. Op deze manier kan het algemeen bestuur rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen.
Vijfde lid
Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de Regio die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door samenwerkende gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De deelnemende gemeenten verkrijgen via de eenheid inkoop en contractbeheer van de Regio de accountantsverklaringen over de rechtmatigheid van de bestedingen van de gemeentelijke budgetten door regionaal gecontracteerde zorgverleners. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur.
Eerste lid
Dit lid regelt hoe het dagelijks bestuur moet omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden", zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen bestuur in het geding komen. Risico op belangenverstrengeling tussen dagelijks bestuur en accountant is daarmee aanwezig. Dit kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het dagelijks bestuur voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door het algemeen bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het dagelijks bestuur dit voornemen heeft, dient het algemeen bestuur hierover vooraf te worden geïnformeerd. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden een oordeel te vormen en eventuele bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.
Tweede en derde lid
Het tweede en het derde lid regelen dat het dagelijks bestuur voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door het algemeen bestuur benoemde accountant inschakelt. Het dagelijks bestuur mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de Regio is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de administraties van de verschillende eenheden van de Regio. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van specifieke opgedragen gemeentelijke taken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Zo kunnen voor de controlewerkzaamheden van gemeenschappelijke activiteiten van de Regio met gemeenten en instellingen de accountantscontrole hiervan door de accountants van de desbetreffende gemeenten of (volgens leveringscontract door) de instellingen worden uitgevoerd. De verordening regelt dat het dagelijks bestuur in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant die de controleverklaring aanlevert.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend.
Tweede lid
Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de Regio. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, de concern directeur en de concerncontroller. Bij bijzonderheden kan geëscaleerd worden naar de portefeuillehouder financiën.
Artikel 5. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
Eerste lid
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van het algemeen bestuur is het dagelijks bestuur ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen.
Tweede lid
Het tweede lid regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt het dagelijks bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.
Derde lid
Het derde lid verplicht het dagelijks bestuur een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het dagelijks bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de controle van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het dagelijks bestuur een dergelijke verklaring verstrekt.
Vijfde lid
In het vijfde lid wordt op basis van artikel 34b Wgr de uiterlijke datum van 30 april aan het dagelijks bestuur gesteld voor de toezending van de voorlopige jaarrekening ter kennisneming aan het algemeen bestuur en de gemeenteraden. De functie hiervan is dat de colleges en de gemeenteraden bij het uitbrengen van een zienswijze op de ontwerpbegroting voor volgend jaar inzicht hebben in de resultaten van het voorgaande verslagjaar.
Het is niet mogelijk om vóór 30 april al een controleverklaring en eventuele deelverklaring(en) af te geven. Voorafgaand aan de verzending van de voorlopige jaarstukken kan de accountant al wel de voorlopige bevindingen inbrengen bij het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur in het overleg dat jaarlijks vóór 30 april plaatsvindt.
Zesde lid
De gecontroleerde jaarrekening komt ter vaststelling aan het algemeen bestuur uiterlijk juni naar buiten bij de aanlevering van de agenda en stukken voor de algemeen bestuursvergadering van eind juni/begin juli.
Zevende lid
Het zevende lid van het artikel gebiedt het dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar nog vóór de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur’, aan het dagelijks bestuur bekend is geworden, terstond te melden aan het algemeen bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling in de vergadering van het algemeen bestuur uit.
Achtste en negende lid
Het achtste en negende lid beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de Regio. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.
Tiende lid
De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling - in elk geval vóór 15 september - worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (zie artikel 34 tweede lid van de Wgr). Vaststelling van de jaarrekening en de bestemming van het resultaat alsmede de vaststelling van de begroting vinden in dezelfde openbare vergadering van het algemeen bestuur van eind juni/begin juli plaats.
Artikel 6. Toegang tot informatie
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het dagelijks bestuur dient ervoor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang wordt verschaft en dat de werknemers van de Regio volledig medewerking verlenen aan de accountantscontrole.
Artikel 7. Rapportering door de accountant
Artikel 213 derde en vierde lid van de Gemeentewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Aanvullend daarop kan het algemeen bestuur in het programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen.
Eerste lid
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2 derde lid). Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Tweede lid
Het tweede lid regelt dat de directie een management letter krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles.
De managementletter ziet onder andere toe op de geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing (de werking van de risicobeheersings- en controlesystemen).De directie kan op grond van de management letter actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Derde lid
Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de accountantsverklaring en in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de accountantsverklaring en in het verslag van bevindingen.
Vierde lid
In het vierde lid van dit artikel is opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur in de vergadering mondeling toelicht.
Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel
Met inwerkingtreding per 1 januari 2025 wordt ingetrokken de Controleverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2023. Deze verordening blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het voorafgaande begrotingsjaar. De nieuwe verordening moet binnen twee weken na vaststelling door het algemeen bestuur naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).