BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Openbaar Lichaam Crematoria Twente

Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Openbaar Lichaam Crematoria Twente 2024
Het Algemeen Bestuur van het Openbaar Lichaam Crematoria Twente;
gelezen het voorstel van het Dagelijkse Bestuur van 27 maart 2024;
gelet op artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet en artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Openbaar Lichaam Crematoria Twente 2024
Paragraaf
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- -overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeenschappelijke regeling, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.
- -rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Paragraaf
2.

Begroting en verantwoording
Artikel
2.

Vaststelling programma-indeling en paragrafen
1.
Het Algemeen Bestuur stelt een programma-indeling vast.
2.
Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma vast:
- a.
de taakvelden, en
- b.
de beleidsindicatoren. Het voorstel van het Dagelijks Bestuur bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten voor zover deze betrekking hebben op het specifieke taakveld van het Openbaar Lichaam Crematoria Twente.
Artikel
3.

Inrichting begroting en jaarstukken
1.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:
- a.
van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en
- b.
in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
2.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.
Artikel
4.

Kaders begroting en meerjarenraming
1.
Het Dagelijks Bestuur biedt binnen de wettelijke termijnen aan het Algemeen Bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het Algemeen Bestuur stelt deze nota vast.
2.
In de begroting wordt een post onvoorzien van € 100 opgenomen.
Artikel
5.

Autorisatie begroting en investeringskredieten
1.
Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma
2.
Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
3.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als zij verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.
4.
In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het Dagelijks Bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
5.
Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor. Tevens informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling.
Artikel
6.

Jaarstukken
1.
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
Paragraaf
3.

Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel
7.

Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1.
Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves.
3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 3% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves nader toegelicht.
Artikel
8.

Voorwaardencriterium
1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december jaar t-1 ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel
9.

Begrotingscriterium
1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situatie: er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel
10.

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.
2.
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van eigendommen.
Paragraaf
4.

Financieel beleid
Artikel
11.

Waardering en afschrijving vaste activa
1.
Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.
2.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.
Artikel
12.

Voorziening voor oninbare vorderingen
1.
Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel
13.

Reserves en voorzieningen
1.
In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.
2.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt in ieder geval aangegeven:
- a.
het specifieke doel van de reserve;
- b.
het bestedingsplan van de reserve
- c.
de voeding van de reserve;
- d.
de maximale hoogte van de reserve, en
- e.
de maximale looptijd.
3.
Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.
4.
De reserves worden jaarlijks bij zowel de begroting als de jaarrekening getoetst en de onderliggende bestedingsplannen wordt hierbij geactualiseerd.
Artikel
14.

Prijzen economische activiteiten
1.
Voor de levering van goederen, diensten en werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij de organisatie in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.
2.
Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.
3.
Bij het verstrekken van kapitaal aan overheidsbedrijven en derden gaat het Dagelijks Bestuur uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.
4.
Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit door het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.
5.
Besluiten van het Algemeen Bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswe
Artikel
15.

Financieringsfunctie
1.
Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:
- a.
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en
- b.
er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.
2.
Bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal bedingt het Dagelijks Bestuur indien mogelijk zekerheden.
3.
Bij het verstrekken van een garantie wordt een voorziening ten laste van de begroting gevormd ter grootte van het risico dat de gemeenschappelijke regeling met de garantie loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening dan doet het Dagelijks Bestuur vooraf aan de garantieverlening een voorstel aan het Algemeen Bestuur voor een begrotingswijziging.
Paragraaf
5.

Paragrafen bij de begroting en jaarstukken
Artikel
16.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing
1.
In dit artikel wordt verstaan onder:
- -netto schuld per inwoner: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen gedeeld door het aantal inwoners op 31 december van het begrotingsjaar. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren, vorderingen en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen wordt verstaan: het totaal van leningen aan deelnemingen, leningen aan overige verbonden partijen, leningen aan derden, langlopende uitzettingen, kortlopende uitzettingen, debiteurenvorderingen, liquide middelen en overlopende activa;
2.
Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
de ontwikkeling van de netto schuld;
- b.
het saldo van de baten en lasten voor dotaties en onttrekkingen van reserves als percentage van de inkomsten;
- d.
de wijze waarop met conjuncturele risico’s en de omvang van het weerstandsvermogen wordt omgegaan;
Artikel
17.

Financiering
Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.
Artikel
18.

Bedrijfsvoering
Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
de kosten van inhuur derden;
- b.
de huisvestingskosten;
- c.
de automatiseringskosten;
- e.
de budgetten voor de accountant;
- d.
een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
- e.
een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;
- f.
rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;
- g.
geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.
Artikel
19.

Verbonden partijen
Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen vanuit Crematoria Twente B.V. op.
Paragraaf
6.

Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel
20.

Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid;
- e.
het afleggen van verantwoording door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel
21.

Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur draagt in ieder geval zorg voor:
- a.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
- b.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- c.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- d.
de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- e.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- f.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
- g.
het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.
Artikel
22.

Interne controle
1.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 18 onder d. Daarnaast informeert het Dagelijkse Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
2.
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
Paragraaf
7.

Slotbepalingen
Artikel
23.

Intrekking oude regeling
De “Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Openbaar Lichaam Crematoria Twente”, die op 13 december 2004 is vastgesteld, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Artikel
24.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op 11 april 2024.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Openbaar Lichaam Crematoria Twente 2024
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 11 april 2024.
De voorzitter,
drs. J.H.R. Pierik
De secretaris,
H.T h. Obbink
Bijlage
afschrijvingsbeleid

bij artikel 11
Afschrijvingsbeleid immateriële vaste activa
De volgende immateriële vaste activa worden lineair afgeschreven in:
- a.
2 tot 4 jaar: kosten voor onderzoek en ontwikkeling;
- b.
3 tot 5 jaar: software en computerapplicaties;
Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut
Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:
- a.
30 jaar: nieuwbouw kantoren en bedrijfsgebouwen;
- b.
15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;
- c.
10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen;
- d.
3 tot 5 jaar: telefooninstallaties;
- e.
3 tot 5 jaar: automatiseringsapparatuur;
- f.
10 jaar: kantoormeubilair;
- g.
4 tot 6 jaar: aanhangwagens, personenauto’s en lichte motorvoertuigen;
Toelichting
Algemeen
De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Openbaar Lichaam Crematoria Twente 2024 heeft (via artikel 35 lid 7 van de Wet gemeenschappelijke regelingen) haar basis in artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet, waarin is opgenomen dat de het Algemeen Bestuur bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid vaststelt, en daarnaast de uitgangspunten voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
Nieuwe ontwikkeling: rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur
Vanaf boekjaar 2023 neemt het Dagelijks Bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Deze verantwoording is een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd en het geeft inzicht in hoeverre de gemeenschappelijke regeling rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het Dagelijks Bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, over de (financiële) rechtmatigheid. Het doel hiervan is om de kaderstellende en controlerende rol van het Algemeen Bestuur op dit vlak te versterken. Het is daarnaast de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat het Dagelijks Bestuur kan steunen op een adequaat functionerend systeem. Ook is de verwachting dat er meer vooruitgekeken gaat worden naar het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het Dagelijks Bestuur ook beheersmaatregelen moeten formuleren (Kadernota rechtmatigheid 2023). Zie ook de toelichting bij artikel 6a.
Artikelsgewijs
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen
Eerste lid
De programma-indeling wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Artikel 66, eerste lid, onder c, van het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat de taakvelden aan de programma’s moeten worden toegewezen.
Tweede lid, onder b
Op voorstel van het Dagelijks Bestuur stelt het Algemeen Bestuur beleidsindicatoren per programma vast. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting (de daarin vervatte informatie is specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) . Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn, volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door gemeenten in programma’s en programmaverantwoording, die zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting, die aanvullend zijn op het BBV.
Eerste lid, onder a
In het eerste lid, onder a, wordt de verplichting in artikel 20, tweede lid, onder b, van het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt, door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringskredieten mogelijk te maken.
Eerste lid, onder b
Het eerste lid, onder b, bepaalt, dat in aanvulling op het bepaalde in het BBV de gevolgen van de begroting en meerjarenraming, investering voor de schuldpositie inzichtelijk worden gemaakt.
Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming
Artikel 4 biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staat een aantal uitgangspunten die het Dagelijks Bestuur bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit is in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 van de Gemeentewet en het BBV.
Eerste lid
Het Algemeen Bestuur stelt vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vast, waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het Dagelijks Bestuur voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming.
Tweede lid
In dit lid is bepaald dat in de begroting een post onvoorzien wordt opgenomen. Zie artikel 8, eerste lid, onder e, van het BBV.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Eerste lid
Op grond van artikel 189 van de Gemeentewet berust het budgetrecht bij het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het Algemeen Bestuur op grond van artikel 192 van de Gemeentewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. De gemeenschappelijke regeling kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (artikel 189, derde lid, van de Gemeentewet). Het Algemeen Bestuur kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door de raad van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van [programma’s.
Tweede lid
Naast lopende uitgaven doet een gemeenschappelijke regeling investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten door het Algemeen Bestuur worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is er voor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen. Wel kan het Algemeen Bestuur bij de begrotingsbehandeling aangeven, welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren.
Derde lid
Het Dagelijks Bestuur dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het Algemeen Bestuur te melden, zodat het Algemeen Bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Dit is de actieve informatieplicht van het Dagelijks Bestuur.
Vierde lid
Bij investeringen met een meerjarig karakter, vindt bij elke begroting een actualisatie van de ramingen plaats en doet het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
Vijfde lid
Meestal komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel, die bij het opstellen van de begroting niet waren voorzien. Het zesde lid regelt de autorisatie van de investeringskredieten anders dan bij vaststelling van de begroting. Het gaat hier dus ook om investeringen die pas in de loop van het begrotingsjaar worden voorzien. Daarbij draagt dit lid aan het Dagelijks Bestuur op bij grote investeringen aan te geven wat het effect is op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling.
Artikel 6. Jaarstukken
Eerste lid
De jaarrekening zal een positief, dan wel een negatief saldo kennen. In het eerste lid wordt geregeld dat het Dagelijks Bestuur een voorstel doet voor de bestemming van het positieve saldo, dan wel de afdekking van een eventueel negatief saldo.
Artikel 7. Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording
Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021, blz. 9 e.v. voor de criteria en bijbehorende toelichting. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:
- -begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;
- -voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;
- -misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
Eerste lid
In relatie tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in het eerste lid opgenomen dat het Algemeen Bestuur vaststelt op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021).
Tweede lid
In het tweede lid stelt het Algemeen Bestuur de verantwoordingsgrens vast, waarboven het Dagelijks Bestuur moeten rapporteren aan het Algemeen Bestuur (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves.
Derde lid
Het derde lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens).
Artikel 8. Voorwaardencriterium
Eerste lid
In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium, het zogenaamde “normenkader”.
Tweede lid
Artikel 8 geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het Algemeen Bestuur moet worden vastgesteld en voor een bepaalde datum aan het Algemeen Bestuur moet worden aangeboden.
Artikel 9. Begrotingscriterium
Eerste lid
Artikel 9 gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.
Tweede lid
De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door de raad goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Dat is geregeld in het tweede lid.
Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Eerste lid
Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd.
Tweede lid
Aan het Dagelijks Bestuur wordt opgedragen om regels op stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van eigendommen.
Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa
In artikel 212, tweede lid, onder a, van de Gemeentewet is opgenomen, dat de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 11 invulling gegeven.
Eerste lid
Voor de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de immateriële en materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening. In deze bijlage zijn naast de methodiek de afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën immateriële vaste activa, materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa met maatschappelijk nut opgenomen.
Tweede lid
In het tweede lid is opgenomen dat jaarlijks een meerjareninvesteringsplan wordt opgesteld. Dit biedt integraal inzicht en versterkt daarmee de sturingsmogelijkheden van het Algemeen Bestuur.
Artikel 12. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een gemeenschappelijke regeling een voorziening vormen. Dit artikel bevat regels voor het vaststellen van de hoogte van deze voorziening.
Eerste lid
Vorderingen worden individueel beoordeeld op oninbaarheid.
Artikel 13. Reserves en voorzieningen
Eerste lid
Regelgeving rondom de verantwoording van de rentekosten is uitgewerkt in de notitie Rente van de commissie BBV.
Tweede lid
Voor een investeringsvoornemen kan het Algemeen Bestuur een bestemmingsreserve vormen. Een deel van de algemene reserve wordt hiervoor afgezonderd. Hiermee wordt op de balans van de gemeenschappelijke regeling tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering in de loop van de jaren middels de afschrijvingen een beslag op het eigen vermogen gaat leggen. In het derde lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een dergelijke bestemmingsreserve opgenomen.
Derde lid
Investeringsvoornemens leiden niet altijd tot investeringen. Er bestaat het gevaar, dat bestemmingsreserves op de balans blijven staan waar tegenover in het geheel geen investeringsvoornemen meer bestaan. Dit kan worden voorkomen door voor elke nieuwe bestemmingsreserve een maximale ‘houdbaarheidsdatum’ op te nemen. Hiervoor is bepaald dat bestemmingsreserves die de houdbaarheidsdatum hebben overschreden, vervallen en weer aan de algemene reserve worden toegevoegd.
Vierde lid
In het vijfde lid is de verplichting opgenomen om de reserves niet alleen periodiek, maar ook jaarlijks bij de begroting en de jaarrekening te beoordelen.
Artikel 14. Prijzen economische activiteiten
Eerste tot en met derde lid
In de Wet Markt en Overheid (waarmee de Mededingingswet is gewijzigd) is opgenomen dat als een gemeenschappelijke regeling goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden zij deze activiteiten niet mag bevoordelen als het economische activiteiten betreft. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met andere ondernemingen treedt.
Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in dat ten minste een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten en werken en het verstrekken van leningen garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht.
Vierde lid
Van dit verbod kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een besluit van het Algemeen Bestuur het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Het besluit van het Algemeen Bestuur moet worden aangemerkt als een concretiserend besluit van algemene strekking. Het besluit moet worden bekendgemaakt in een officieel elektronisch publicatieblad en moet open staan voor bezwaar en beroep. Belanghebbenden kunnen dan binnen uiterlijk zes weken na bekendmaking van het besluit een bezwaarschrift indienen bij de gemeenschappelijke regeling (artikel 6:7 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb)). De gemeenschappelijke regeling moet binnen zes weken een besluit nemen over het bezwaarschrift of – indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb is ingesteld – binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Bij afwijzing van de bezwaren kan de belanghebbende beroep instellen bij de bestuursrechter.
Vijfde lid
Voor het verplicht in rekening brengen van minimaal een integrale kostprijs voor de levering van goederen, werken en diensten of voor het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal geldt een aantal uitzonderingen (artikel 25h van de Mededingingswet).
Artikel 15. Financieringsfunctie
Artikel 212, tweede lid, onder c, van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Artikel 20 bevat kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 29.
Eerste lid
In aanvulling op de regels uit de Wet financiering decentrale overheden (hierna: Wet fido) en daarop gebaseerde besluiten en regelingen stelt het eerste lid een aantal aanvullende kaders. Zo mag geen gebruik worden gemaakt van financiële derivaten. Gemeenschappelijke regelingen mogen alleen leningen en garanties verstrekken en financiële participaties aangaan voor het behartigen van een publiek belang (artikel 2 van de Wet fido). Daarbij bepaalt artikel 160, tweede lid, van de Gemeentewet, dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat het Algemeen Bestuur een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur heeft kunnen brengen.
Tweede lid
Het tweede lid draagt het Dagelijks Bestuur op bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal zo mogelijk zekerheden te bedingen om zo het financiële risico waaraan de gemeenschappelijke regeling bloot komt te staan, te verminderen.
Derde lid
Het derde lid bepaalt, dat voor het verlenen van garanties een voorziening wordt gevormd voor het risico dat de gemeenschappelijke regeling loopt. Daarmee komt de verlening van garanties expliciet onder het budgetrecht van het Algemeen Bestuur te vallen en is ook voor de verlening van garanties tegen marktconforme tarieven instemming van het Algemeen Bestuur vereist.
Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Eerste lid
Voor de begrippen netto schuld per inwoner zijn de definities gevolgd die www.waarstaatjegemeente.nl toepast voor de financiële kengetallen over de gemeentefinanciën.
Tweede lid
In artikel 11 van het BBV staat welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel wordt de aanvullende informatievraag van het Algemeen Bestuur voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat het Algemeen Bestuur voor het vormen van een oordeel over het weerstandsvermogen in deze paragraaf ook wordt geïnformeerd over de ontwikkeling van de netto schuld per inwoner, de ontwikkeling van het saldo van baten en lasten als aandeel van de inkomsten. Met deze aanvulling op de wettelijk verplichte financiële kengetallen komt de set financiële kengetallen overeen met die van www.waarstaatjegemeente.nl.
Artikel 17. Financiering
In artikel 13 van het BBV staat welke informatie de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten.
Artikel 18. Bedrijfsvoering
In artikel 14 van het BBV staat welke informatie de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten.
Onder e
In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken ook een grotere rol gekregen. De commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken:
- -Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
- -Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het Dagelijks Bestuur hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering.
- -Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Overigens adviseert de commissie BBV ook om afspraken te maken tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Daarnaast adviseert de commissie BBV om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
Het Algemeen Bestuur kan ervoor kiezen om een rapportagegrens vast te leggen voor het toelichten van onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering, die afwijkt van de verantwoordingsgrens die is vastgelegd in artikel 7. Het Dagelijks Bestuur moet in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens overschrijden.
Artikel 19. Verbonden partijen
In artikel 15 van het BBV staat welke informatie de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel is deze aanvullende informatievraag van het Algemeen Bestuur voor deze paragraaf gedefinieerd.
Artikel 20. Administratie
Onder artikel 20 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie.
Artikel 21. Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur is bevoegd regels te stellen over de organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State en het nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 van de Gemeentewet.
Dit artikel geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het Dagelijks Bestuur beleid en interne regels stelt. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand dat het Dagelijks Bestuur een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat het Dagelijks Bestuur de volmachten en mandaten vastlegt.
Onder e
Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan inkoopvoorwaarden.
Onder f
De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen.
Onder g
Hierin is de opdracht neergelegd voor het Dagelijks Bestuur voor de registratie van de prestaties en de maatschappelijke effecten, die het Algemeen Bestuur kan betrekken bij de beoordeling van de jaarrekening.
Artikel 22. Interne controle
Eerste lid
De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën. Het eerste lid draagt het Dagelijks Bestuur op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeenschappelijke regeling zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.
Tweede lid
Het tweede lid bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur maatregelen treft, zodat wordt gecontroleerd of de administratie van materiële bezittingen zoals gebouwen, voertuigen, computers, voorraden en de administratie van het financieel vermogen zoals aandelen en overeenkomsten van leningen, geldmiddelen, debiteurenvorderingen e.d. overeenkomen met hetgeen de gemeenschappelijke regeling daadwerkelijk bezit. Voor veel van deze bezittingen wordt een jaarlijkse controle gevraagd.
Eens in de 5 jaar moet worden gecontroleerd of de administratie van registergoederen en bedrijfsmiddelen overeenkomt met het daadwerkelijke bezit.
Artikel 23. Intrekking oude regeling
Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later.
De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t. Hiervoor is in het artikel een overgangsbepaling opgenomen.