BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2025
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant,
Gelet op:
- Artikel 212 van de Gemeentewet;
Het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
De wet gemeenschappelijke regelingen;
De Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant.
Besluit:
- 1.
De financiële verordening 2025 vast te stellen per 1-1-2025.
- 2.
De financiële verordening 2023 in te trekken per 1-1-2025 met dien verstande dat de verordening 2023 van toepassing blijft op de jaarstukken 2024.
Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2025
Hoofdstuk
1

Algemene bepalingen
Artikel
1

Definities
- a.
Veiligheidsregio: Het openbaar lichaam: Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant.
- b.
Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van gegevens en informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van VRMWB en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- c.
Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de VRMWB.
- d.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming handelen met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en besluiten van het Algemeen Bestuur.
- e.
Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen.
- f.
Rechtmatigheidsverantwoording: Het onderdeel in de jaarrekening waarin het Dagelijks Bestuur verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de baten en lasten de volgende drie criteria: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
- g.
Begrotingsonrechtmatigheid: afwijkingen van de (gewijzigde) begroting zonder dat het bevoegd orgaan hier een besluit over heeft genomen.
- h.
Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of met een bepaalde inzet van middelen zo veel mogelijk prestaties realiseren.
- i.
Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid worden gerealiseerd.
- j.
BBV: Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten.
Hoofdstuk
2

Begroting en verantwoording
Artikel
2

Planning & Control Cyclus
De Planning & Control cyclus van de VRMWB bestaat uit de volgende onderdelen;
- a.
Kaderbrief;
- b.
Begroting;
- c.
Tussentijdse Bestuursrapportage aan Algemeen Bestuur;
- d.
Tussentijdse Financiële afwijkingenrapportages aan Commissie Middelen en Dagelijks bestuur
- e.
Jaarstukken.
Artikel
3

Kaderbrief
Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks, voorafgaande aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft, de kaderbrief vast voor de begroting. In de kaderbrief worden de inhoudelijke- en financiële kaders toegelicht die voor de VRMWB van toepassing zijn. Hierin wordt aangegeven welke loon- en prijsstijgingen worden verwacht, op welke terreinen wijzigingen op bestaand beleid of nieuw beleid worden verwacht en welke aandachtspunten van belang zijn voor de begroting.
Artikel
4

Begroting
1.
Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft een ontwerpbegroting op, rekening houdend met de termijnen gesteld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant.
2.
De ontwerpbegroting wordt mede op basis van een beleidsplan ter uitvoering van doel en taakstelling van de VRMWB opgesteld.
3.
In de ontwerpbegroting wordt een meerjarenraming opgenomen voor minimaal 3 opeenvolgende jaren, volgend op het begrotingsjaar.
4.
Het Algemeen Bestuur stelt overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant de begroting voor het eerstvolgend begrotingsjaar vast. De 3 opeenvolgende jaren worden voor kennisname aangenomen.
5.
De begroting is opgebouwd conform het BBV programmaplan. VRWMB kent slechts één inhoudelijk programma: Veiligheid. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting vast op het niveau van programmaplan. De daaronder liggende indeling in pijlers worden door het Algemeen Bestuur voor kennisname aangenomen.
6.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur kunnen worden getoetst.
7.
De begroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.
8.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
9.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:
- a.
De budgetten van de programma’s en budgetten voor de investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de kaderbrief;
Artikel
5

Tussentijdse rapportage en informatie
1.
Het Algemeen Bestuur wordt door middel van een tussentijdse bestuurlijke rapportage (BURAP) over de periode jan- juni geïnformeerd over de realisatie ten opzichte van de begroting van VRMWB.
2.
Deze rapportage wordt in de eerstvolgende bestuursvergadering na augustus van het lopende begrotingsjaar ter informatie aan het Algemeen Bestuur aangeboden.
3.
De inrichting van de rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.
4.
De rapportage gaat in op relevante afwijkingen in de lasten en baten en geplande prestaties. Afwijkingen in baten of lasten boven de € 25.000 worden afzonderlijk toegelicht.
Daarnaast worden de Commissie Middelen en het Dagelijks bestuur tweemaal per jaar door middel van tussentijdse financiële afwijkingenrapportages geïnformeerd.
Artikel
6

Jaarstukken
1.
Het Dagelijks Bestuur stelt de jaarstukken op conform de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en de BBV-voorschriften;
2.
In de jaarrekening worden afwijkingen op de begroting van de baten en lasten groter dan € 25.000 toegelicht.
Hoofdstuk
3

Financieel beleid
Artikel
7

Beleidsnota’s
1.
Het Algemeen Bestuur stelt de kaders waarbinnen het financieel beleid moet passen vast in beleidsnota’s.
2.
Het Algemeen Bestuur stelt ten minste eenmaal in de vier jaar de volgende beleidsnota’s vast:
- a.
Investeren, waarderen en afschrijven vaste activa;
- b.
Reserves en voorzieningen;
- c.
Treasurystatuut.
Artikel
8

Activabeleid
1.
Het investeringsplan wordt jaarlijks opgenomen in de begroting en verantwoord in de jaarrekening.
2.
Het Dagelijks Bestuur neemt omtrent het waarderen, activeren en afschrijven van activa de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “Beleidsnota investeren, waarderen en afschrijven vaste activa”. Daarin is opgenomen:
- a.
de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel per onderdeel;
- b.
de wijze van afschrijven;
- c.
De wijze van waarderen van activa.
3.
Het Dagelijks Bestuur wordt gemachtigd nadere regels vast te stellen voor specifieke afschrijvingstermijnen voor investeringen met een economisch nut.
4.
Indien de investering vertraging oploopt of versnelt wordt uitgevoerd blijft het investeringsbudget intact en beschikbaar over de jaargrens heen, zolang het beschikbare budget niet wordt overschreden. Het Algemeen Bestuur wordt hiervan in kennis gesteld middels de bestuursrapportage of het jaarverslag.
Artikel
9

Reserves en voorzieningen
De beleidsnota reserves en voorzieningen behandelt de uitgangspunten en voorwaarden voor de vorming, aanwending en verantwoording van de reserves en voorzieningen. Het Dagelijks Bestuur geeft bij de jaarrekening een overzicht van de reserves en voorzieningen. In de toelichting op de balans worden de aard en reden van elke reserve of voorziening en de toevoegingen, onttrekkingen en overige wijzigingen daarin toegelicht.
Artikel
10

Financieringsfunctie
1.
Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
- a.
Het verzekeren van een duurzame toegang tot de vermogensmarkten om geld aan te kunnen trekken tegen de scherpst mogelijke condities;
- b.
Het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van treasury (Wet FiDO, Wet HoF);
- c.
Het beperken van de financiële risico’s voor de VRMWB;
- d.
Het minimaliseren van de kosten van de treasuryfunctie;
- e.
Een adequate informatievoorziening ten behoeve van het cashmanagement.
2.
Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van financieringsfunctie zorg voor een juiste uitvoer van de richtlijnen zoals vastgelegd in het door het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut.
Artikel
11

Kostprijsberekening
1.
Voor het bepalen van de bijdrage van gemeenten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Het uitgangspunt hierbij is integrale toerekening van kosten.
2.
Voor de kostentoerekening aan producten of diensten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden wordt eveneens gebruik gemaakt van het systeem van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van kosten.
Artikel
12

Overheadkosten
Voor wat betreft de overheadkosten gelden nieuwe uitgangspunten, deze zijn verwoord in de BBV notitie Overhead:
- 1.
Alle leidinggevenden van de districten en de sector RB/CB mogen tot het primaire proces gerekend worden en vallen dus niet onder de overheadkosten. Dit geldt ook voor alle managementassistenten in de districten en de sector RB/CB.
- 2.
De bijdrage aan de GHOR moet worden gezien als primair proces en zijn dus ook geen overheadkosten.
- 3.
Tot de overheadkosten worden ook gerekend de kosten voor juristen, beleidsmedewerkers en strategisch financieel adviseurs.
- 4.
De ingangsdatum voor de wijziging wordt de primitieve begroting 2026.
Hoofdstuk
4

Paragrafen
Artikel
13

Weerstandsvermogen en risicomanagement
Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarstukken inzicht in de risico’s van materieel belang en maakt een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Hierbij wordt tevens de weerstandscapaciteit inzichtelijk gemaakt en wordt aangegeven in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang opgevangen kunnen worden.
Daarnaast stelt het Dagelijks Bestuur middels een nota, de kaders vast voor risicomanagement en weerstandsvermogen.
Artikel
14

Onderhoud kapitaalgoederen
In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt aandacht geschonken aan het onderhoud van de gebouwen, het materieel en de voertuigen. Het Dagelijks Bestuur doet verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud. Tevens worden de ontwikkelingen op het gebied van het onderhoud beschreven en financieel vertaald.
Artikel
15

Financiering
1.
Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf financiering de actuele informatie voor het dagelijks beheer van de financieringsfunctie; de regels hieromtrent zijn in het Treasurystatuut VRMWB opgenomen en wijzigingen worden door het Algemeen Bestuur vastgesteld.
2.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
- a.
De kasgeldlimiet;
- b.
De renterisiconorm;
- c.
De huidige liquiditeitspositie;
- d.
De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte;
- e.
De rentevisie;
- f.
De rentekosten en -opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel
16

Bedrijfsvoering
1.
In de paragraaf bedrijfsvoering wordt in de begroting en jaarrekening, naast de verplichte onderdelen, tevens ingegaan op:
- a.
de omvang, opbouw en ontwikkelingen van het personeelsbestand. Dit betreft de formatie en bezetting van medewerkers en van vrijwilligers;
- b.
het ziekteverzuim;
- c.
de kosten van inhuur van derden;
- d.
een toelichting op de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
- e.
de activiteiten in het kader van informatieveiligheidsbeleid
- f.
de Wet Open Overheid.
2.
In de paragraaf bedrijfsvoering zal ook het onderdeel rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen. Dit bestaat uit;
- a.
Een overzicht waarin de fouten en onduidelijkheden worden geëxpliciteerd, indien boven de verantwoordingsgrens is uitgekomen;
- b.
Een korte toelichting van de oorzaken, consequenties en de getroffen beheersmaatregelen;
- c.
Indien van toepassing: een toelichting op het verschil van de bevindingen getoetst op de materialiteitsgrens van de accountant ten opzichte van de rechtmatigheidsgrens van het Algemeen Bestuur;
- d.
Een toelichting indien de rechtmatigheidsverantwoording gedurende de accountantscontrole wordt aangepast;
- e.
Een toelichting indien het Dagelijks Bestuur verschilt van mening met de accountant over een onderwerp;
- f.
Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan wordt dit opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering;
- g.
Geconstateerde fraude door eigen medewerkers, indien dit zich voordoet.
Artikel
17

Verbonden partijen
Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf verbonden partijen naast de verplichte onderdelen, op grond van artikel 15 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), tevens een overzicht op van samenwerkingsverbanden onder fiscale Kosten Gemene Rekening. Hierbij worden tevens de relevante- en actuele ontwikkelingen vermeld.
Hoofdstuk
5

Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel
18

Financiële administratie
Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat:
- 1.
De inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wetgeving, zodat kan worden voldaan aan het verstrekken van informatie aan het Rijk, de Provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen hebben opgelegd aan de VRMWB.
- 2.
De administratie zodanig van opzet en werking is, betrouwbaar en ordelijk is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
  - a.
Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de VRMWB als geheel en in de organisatieonderdelen afzonderlijk;
  - b.
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden enz.;
  - c.
Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
  - d.
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
  - e.
De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel
19

Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt in een besluit vast:
- 1.
Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen.
- 2.
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd.
- 3.
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringen.
- 4.
De te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.
- 5.
De regels voor verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatieonderdelen.
Artikel
20

Interne controle
1.
Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, waaronder de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot verbeteringen en herstel van de tekortkomingen.
2.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een interne toetsing van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen vastgelegd in interne controles.
3.
Voor de interne toetsing, als genoemd in lid 1, wordt jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller een intern controleplan opgesteld en ten uitvoer gebracht. Voor de belangrijkste processen wordt de werking van beheersmaatregelen vastgesteld.
4.
De resultaten van de toets worden verwerkt in een verslag van bevindingen. En het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het Dagelijks Bestuur aangeboden.
Artikel
21

Aanbesteding en inkoop
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.
Hoofdstuk
6

Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel
22

Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1.
De rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening is gericht op de financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen.
2.
Er wordt een verantwoordingspercentage van 3% gehanteerd voor zowel fouten als onzekerheden. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. Hierbij worden ook onder de drie procent de rechtmatigheidsfouten per categorie transparant gemaakt bij de jaarrekening, door middel van een toelichting per categorie op hoofdlijnen ter verklaring van de fouten.
3.
De verantwoordingsgrens wordt bepaald door de omvang van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserve.
4.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapport het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.
5.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht
Artikel
23

Voorwaardencriterium
1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien
Artikel
24

Begrotingsrechtmatigheid
Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur leggen in de financiële verordening vast op welke wijze om wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door het Algemeen Bestuur
- 1.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zijnde het programmaplan met programma Veiligheid, zoals vastgelegd in artikel 4 lid 5.
- 2.
Bij de investeringen wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau zoals vastgesteld in de begroting.
- 3.
Begrotingsonrechtmatigheden die niet met een begrotingswijziging gecorrigeerd worden, worden expliciet zichtbaar gemaakt en toegelicht in de jaarstukken. Indien het Algemeen Bestuur de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met deze begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrotingsonrechtmatigheden tellen niet mee voor het oordeel van de accountant
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
  - a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
  - b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
  - c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Hoofdstuk
7

slotbepalingen
Artikel
25

Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2025. Met deze verordening komen eerdere versies en aanvullingen te vervallen.
Artikel
26

Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2025”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de VRMWB van 12 december 2024.
De Voorzitter,
Th.L.N. Weterings
De secretaris,
A.C. Trijselaar