BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Cocensus

Financiële Verordening Gemeenschappelijke Regeling Cocensus
INHOUDSOPGAVE 1
VOORWOORD 2
LEESWIJZER 2
FINANCIËLE VERORDENING GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING COCENSUS 3
HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN 3
HOOFDSTUK 2. BEGROTING EN VERANTWOORDING 4
HOOFDSTUK 3. RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING 5
HOOFDSTUK 4. FINANCIEEL BELEID 6
HOOFDSTUK 5. PARAGRAFEN 7
HOOFDSTUK 6. FINANCIËLE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER 8
HOOFDSTUK 7. SLOTBEPALINGEN 9
TOELICHTING OP DE ARTIKELEN 10
Voorwoord
Voor u ligt de aangepaste Financiële Verordening Gemeenschappelijke Regeling Cocensus.
Voor Cocensus is de Wet Gemeenschappelijke Regelingen van toepassing. In deze wet staat in artikel 35 lid 6 opgenomen dat de artikelen 189 tot en met 213 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing zijn. In de verordening wordt diverse malen verwezen naar deze artikelen uit de Gemeentewet.
Artikel 212 van de Gemeentewet bepaald dat een Financiële Verordening wordt opgesteld.
Er is een wijzigingsmatrix opgesteld voor de Financiële Verordening Gemeenschappelijke Regeling.
Wijzigingen Financiële Verordening
Hoofdstuk Gewijzigd
Artikel 4 Toegevoegd: Indien niet alle zienswijzen van de deelnemende gemeenten tijdig ontvangen zijn, kan het Algemeen Bestuur de begroting vaststellen op basis van de beschikbare zienswijzen en wordt deze aangeboden aan de deelnemende gemeenten en aan het provinciaal bestuur.
Artikel 10.4 Was: het algemeen bestuur zal bij de publicatie van de jaarrekening worden geïnformeerd over onder− of overschrijdingen van de baten en lasten.
Wordt: Het melden van onder− en overschrijdingen van baten en onderschrijdingen van lasten tussen de begroting (na wijziging) en realisatie van het begrotingsjaar bij de jaarrekening wordt als tijdig aangemerkt
Artikel 5.3 Was: Het DB informeert het AB als zij verwacht, dat de lasten van een kostencategorie de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden of de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden. Het AB geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van de kostencategorie, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.
Wordt: Het DB informeert het AB als zij verwacht dat de totale lasten van de begroting of de totale investeringsuitgaven het geautoriseerde investeringsbudget dreigen te overschrijden. Het AB geeft aan of het een voorstel wil voor het wijzigen van het totale geautoriseerde investeringsbudget, of voor het bijstellen van het beleid.
Artikel 5.1 Was: Het AB autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten naar de kostencategorieën van Cocensus.
Artikel 5.1 Wordt: Het AB autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten naar het programma heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen
van Cocensus.
Leeswijzer
De Financiële Verordening is opgedeeld in diverse hoofdstukken. In hoofdstuk 2 staan de artikelen aangaande de begroting en verantwoording. Hoofdstuk 3 gaat over het Financieel beleid op het gebied van de activa.
De vanuit de BBV verplichte paragrafen zijn opgenomen in hoofdstuk 4. De financiële organisatie en het beheer vind u in hoofdstuk 5.
Na hoofdstuk 6, waarin de slotbepalingen zijn opgenomen, treft u de bijlage van artikel 8 (Waardering en afschrijving vaste activa) en de toelichting op de artikelen.
Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Cocensus
Het bestuur van Cocensus; gelezen het voorstel van het DB;
gelet op artikel 35 lid 6 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
besluit vast te stellen de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Cocensus:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. Cocensus:
Gemeenschappelijke Regeling Cocensus
b. DB:
Het dagelijks bestuur van Cocensus
c. AB:
Het algemeen bestuur van Cocensus
d. Afdeling:
Iedere organisatorische eenheid binnen Cocensus die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie heeft.
e. Administratie:
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken van gegevens en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) Cocensus en het afleggen van verantwoording hierover, ook omvattende de administratie en verantwoording aangaande de geldmiddelen.
f. Administratieve organisatie:
Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
g. Bestuursrapportage:
Tussentijdse rapportage over de uitvoering van de begroting van Cocensus
h. Financieel beheer:
Het uitoefenen van het financieel beleid over en toezicht op het beheer van middelen.
i. Financiële administratie:
Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken van de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van Cocensus, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
1. de financieel−economische positie;
2. het beheer van vermogenswaarden, waaronder schatkistbankieren;
3. de uitvoering van de begroting;
4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;
5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
j. Doelmatigheid:
De mate waarin Cocensus erin slaagt met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.
k. Doeltreffendheid:
De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
l. Indicatoren:
Meetbare grootheden die informatie geven over bepaalde processen en de mate waarin de gestelde doelen worden bereikt.
m. Kasgeldlimiet:
Een bedrag op basis van de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO).
n. Kengetallen:
Verhoudingscijfers die het mogelijk maken (structurele) ontwikkelingen in de eigen organisatie in de tijd te kunnen volgen of, indien men beschikt over een normgetal, bepaalde zaken te kunnen beoordelen.
o. Kostentoerekening:
De bijdrage van de deelnemende gemeenten wordt toegekend aan de taakvelden. Hiervan wordt opgave gedaan in de diverse financiële stukken.
p. Rechtmatigheid:
Het in overeenstemming zijn met geldende wet− en regelgeving, waaronder verordeningen en bestuursbesluiten.
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Kadernota
Het Dagelijks Bestuur stelt uiterlijk in december een concept−kadernota vast met daarin de kaders voor het begrotingsjaar volgend op het eerst volgende begrotingsjaar en voor de drie daarop volgende jaren (meerjarenbegroting). De concept−kadernota wordt vervolgens aangeboden aan de (gemeenteraden van de) deelnemende gemeenten ter zienswijze.
Artikel 3. Begroting en meerjarenbegroting
Het Algemeen Bestuur stelt uiterlijk in maart de definitieve kadernota vast. Dit is de concept− kadernota, zoals aangeboden door het DB, al of niet aangevuld met reacties vanuit de deelnemende gemeenten.
Het Algemeen bestuur stelt eveneens uiterlijk in maart de conceptbegroting voor het volgend jaar vast en de meerjarenbegroting. De conceptbegroting en de meerjarenbegroting worden aangeboden aan de deelnemende gemeenten ter behandeling in hun gemeenteraden, waarbij de gemeenteraden in de gelegenheid worden gesteld om hun zienswijzen op de conceptbegroting af te geven.
Artikel 4. Begroting definitief
Het Algemeen Bestuur stelt uiterlijk op 1 juli voorafgaand aan het begrotingsjaar de ontvangen zienswijzen van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten vast en stelt aansluitend de begroting definitief vast. Indien niet alle zienswijzen van de deelnemende gemeenten tijdig ontvangen zijn, kan het Algemeen Bestuur de begroting vaststellen op basis van de beschikbare zienswijzen en wordt deze aangeboden aan de deelnemende gemeenten en aan het provinciaal bestuur.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
1. Het AB autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten naar het programma heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen van Cocensus.
2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
3. Het DB informeert het AB als zij verwacht dat de totale lasten van de begroting of de totale investeringsuitgaven het geautoriseerde investeringsbudget dreigen te overschrijden. Het AB geeft aan of het een voorstel wil voor het wijzigen van het totale geautoriseerde investeringsbudget, of voor het bijstellen van het beleid. Bij de behandeling van de bestuursrapportages in het DB en het AB, bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het DB voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het DB indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het DB voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel, inclusief schuldpositie, voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het AB voor.
Artikel 6. Bestuursrapportage
1. Het DB informeert het AB door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de geleverde producten en de begroting van de organisatie over de eerste drie maanden en de eerste zes maanden van het lopende boekjaar.
2. De bestuursrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:
a. het totale saldo van de baten en lasten;
b. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;
c. het beoogd resultaat.
3. De bestuursrapportages kunnen leiden tot een wijziging van de begroting. Deze wijziging van de begroting wordt door het DB vastgesteld en aangeboden aan het AB.
Artikel 7. Informatieplicht
De directeur besluit niet eerder over:
a. de aan− en verkoop van goederen en diensten indien dit een negatief resultaat op de exploitatie van meer dan 2% veroorzaakt; en
b. het verstrekken van waarborgen en garanties,
dan nadat het AB is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de directeur te brengen.
Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert Cocensus aan het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van minimaal 2% van de totale lasten van Cocensus, inclusief de dotaties aan de reserves.
2. In de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen:
een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 8, lid 1 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
a. een overzicht van en toelichting op niet−financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;
b. rapportage over het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;
c. eventueel geconstateerde fraude door eigen medewerkers.
Artikel 9. Voorwaardencriterium
1. Het voorwaardencriterium betreft eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet− en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2. Cocensus biedt het bestuur ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan met relevante (interne) wet− en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 10. Begrotingscriterium
1. Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening;
2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd,. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
a. Er sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;
b. De overschrijding geautoriseerd is door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
4. Het melden van onder− en overschrijdingen van baten en onderschrijdingen van lasten tussen de begroting (na wijziging) en realisatie van het begrotingsjaar bij de jaarrekening wordt als tijdig aangemerkt
Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Cocensus heeft een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening vindt verantwoording plaats over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O−beleid.
Hoofdstuk 4. Financieel beleid
Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa
1. Immateriële en materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in de bijlage bij deze verordening. De afschrijving vangt aan vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt dan wel verworven is.
2. Het rentepercentage voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en het totaal van de boekwaarde van de vaste activa.
Artikel 13. Integrale kostentoerekening
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.
2. De berekende kostprijs wordt per deelnemer pro rato toegerekend aan de taakvelden conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 14. Financieringsfunctie
Het AB heeft in het treasurystatuut de regels opgenomen die zij hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico, valutarisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen
1. De directeur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.
2. De directeur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van Cocensus jaarlijks door de accountant wordt gecontroleerd, met dien verstande dat de voorraden, de (debiteuren−)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren−)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de acht jaar.
Hoofdstuk 5. Paragrafen
Artikel 16. Risico
Het DB geeft in de risicoparagraaf van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en zo mogelijk een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het DB brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s.
Artikel 17. Weerstandsvermogen
Het DB geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 17.1 Voorziening groot onderhoud
Jaarlijks, zal er conform het onderhoudsplan een bedrag gestort worden in de voorziening groot onderhoud ter egalisatie van de onderhoudskosten.
Artikel 18. Financiële kengetallen
Er wordt verslag gedaan van de netto schuldquote, het solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte.
Artikel 19. Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken doet het DB in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
a. de kasgeldlimiet;
b. de renterisico norm;
c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
d. de rentevisie en,
e. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 20. Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het DB naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
b. de kosten van inhuur derden;
c. de opleidingskosten;
d. de huisvestingskosten;
e. de automatiseringskosten en;
f. de overige kosten;
g. de rechtmatigheidsverantwoording.
Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel 21. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van Cocensus als geheel en in de diensten;
b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;
c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet− en regelgeving;
e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet− en regelgeving;
f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 22. Financiële organisatie
Het DB is bevoegd interne regels te stellen:
a. voor een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;
b. zodat de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet− en regelgeving;
c. voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
d. voor de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
e. voor de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
f. voor het vaststellen van de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;
g. zodat het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten in overeenstemming is met de regels ter zake van de Europese Unie;
h. voor het vaststellen van het beleid en de interne regels gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 23. Interne controle
1. De directeur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt de directeur maatregelen tot herstel.
2. De directeur draagt zorg voor de regelmatige toetsing van alle bedrijfsprocessen, op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, op de rechtmatigheid van beheers handelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen. Ieder bedrijfsproces van Cocensus wordt periodiek getoetst, zodanig dat alle processen binnen drie jaar aan bod komen. Bij afwijkingen neemt de directeur maatregelen.
Hoofdstuk 7. Slotbepalingen
Artikel 24. Overgangsrecht
1. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Cocensus 2014 van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.
Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2024 en per genoemde datum vervalt de eerder vastgestelde verordening.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 12 maart 2025.
De voorzitter De directeur van Cocensus
C. Schouten G.G.J. Schipper
Toelichting op de artikelen
Voor Cocensus is de Wet Gemeenschappelijke Regelingen van toepassing. In deze wet staat in artikel 35 lid 6 opgenomen dat de artikelen 189 tot en met 213 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing zijn. In deze toelichting wordt diverse malen verwezen naar deze artikelen uit de Gemeentewet.
Artikel 1. Begripsbepaling
Uitéénzetting van de begrippen gebruikt in deze verordening.
Artikel 2. Kadernota
Dit artikel bepaalt dat het DB jaarlijks in concept de kaders van de begroting vaststelt en aanbiedt aan de deelnemende gemeenten.
Artikel 3. Begroting en meerjarenbegroting
Artikel 3 bepaalt dat met inbegrip van de reacties van de deelnemende gemeenten het AB de kadernota definitief vaststelt. Op basis van de definitieve kadernota wordt een conceptbegroting en meerjarenbegroting door het AB vastgesteld en aangeboden aan de deelnemende gemeenten teneinde de gemeenteraden in staat te stellen on een zienswijze bij e begroting af te geven.
Artikel 4. Begroting definitief
Het artikel bepaalt, dat het AB met inbegrip van de zienswijzen van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten de begroting definitief vaststelt. De definitieve begroting wordt vervolgens aangeboden aan de deelnemende gemeenten en aan het provinciaal bestuur.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Artikel 5 bevat regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Op grond van artikel 189 van de Gemeentewet berust het budgetrecht bij het AB. Het AB neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het AB op grond van artikel 192 van de Gemeentewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. Het DB kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid van artikel 189 van de Gemeentewet). Het AB kan kiezen op welk niveau zij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door het AB van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van producten (eerste lid).
Ook uitgaven voor investeringen moeten door het AB worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is ervoor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid). Wel kan het AB bij de begrotingsbehandeling aangeven, welke investeringskredieten zij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het AB de autorisatie van investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijk kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar het AB autoriseert de uitgaaf nog niet. Het DB is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.
Het DB dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het AB te melden, zodat het AB kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is ervoor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de bestuursrapportages (vierde lid). Bij investeringen met een meerjarig karakter, bepaalt het vierde lid ook, dat bij elke begroting een actualisatie van de ramingen plaatsvindt en het DB aan het AB voorstellen doet voor het wijzigen van de investeringskredieten.
Meestal komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel, die bij het opstellen van de begroting niet waren voorzien. Het vijfde lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten anders dan bij vaststelling van de begroting. Dus ook voor investeringen die pas in de loop van het begrotingsjaar worden voorzien. Daarbij draagt dit lid aan het DB op bij grote investeringen aan te geven wat het effect is op de schuldpositie van de gemeente.
Artikel 6. Bestuursrapportages
De bestuursrapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning− en controlcyclus voor het DB en AB. Op basis van bestuursrapportages wordt zij door het bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage.
Artikel 7. Informatieplicht
In artikel 7 van de financiële verordening is een nadere invulling van de informatieplicht van de directeur aan het AB opgenomen.
In artikel 7 verzoekt het AB de directeur om informatie vooraf aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met een financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in het artikel genoemde bedragen overschrijden.
De bepalingen uit het artikel ontslaan de directeur niet van de informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van de directeur voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door het AB is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen de directeur en het AB over wanneer het AB in elk geval vóóraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan de directeur kenbaar te maken.
Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven de verantwoordingsgrens komen van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).
Artikel 9. Voorwaardencriterium
Bij het Voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet− en regelgeving.
Artikel 10. Begrotingscriterium
Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld, zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Cocensus heeft een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening vindt verantwoording plaats over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O−beleid. Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte verheidssubsidies of −uitkeringen te verkrijgen, dan met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude, om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan (de ‘geest van de wet’). De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet− en regelgeving. Ook dit kan tot een onrechtmatigheid leiden.
Artikel 12. Waardering & afschrijving vaste activa
In het tweede lid, onder a, van artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen, dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 12 invulling gegeven. Voor de bepalingen over afschrijvingstermijnen van de immateriële en materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar de bijlage “Afschrijvingsbeleid immateriële vaste activa” bij de verordening. In de bijlage zijn de afschrijvingstermijnen voor de verschillende activa opgenomen. Deze vorm sluit aan bij de voorheen gebruikelijke werkwijze in sommige gemeenten om de afschrijvingstermijnen in een apart document vast te leggen. Een mogelijkheid is om voor bepaalde vaste activa een maximale afschrijvingstermijn op te nemen in plaats van een vaste afschrijvingstermijn. Van een maximale afschrijvingstermijn kan met de afschrijvingstermijn naar beneden worden afgeweken. Vanaf 1 januari 2017 is ook het activeren van investeringen met maatschappelijk nut verplicht. Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Natuurlijk geldt hierbij wel het criterium dat de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief afgestemd zijn op de verwachte gebruiksduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening aangetast.
Artikel 13. Integrale kostentoerekening
Het eerste lid van artikel 13 bepaalt, dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden vastgelegd en dat de kostprijzen bestaan uit alle kosten die voor desbetreffende rechten en heffingen.
Het derde lid van artikel 13 bepaald dat de aan de deelnemer berekende kostprijs van producten en diensten via een pro rato berekening wordt toegekend aan de taakvelden. Deze berekening wordt opgenomen in de begroting en jaarrekening.
Artikel 14. Financieringsfunctie
Artikel 212 van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Het treasurystatuut geeft invulling aan deze plicht. Het statuut bevat kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 16 van deze verordening.
Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen
De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de (financiële) beheers handelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Ten behoeve van deze controle worden de bezittingen geregistreerd en geactualiseerd.
Hoofdstuk 5. Paragrafen
Het BBV geeft in de artikelen 16 tot en met 20 aan wat er in de paragrafen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering en verbonden partijen ten minste moet staan. In de financiële verordening kan het AB bepalen, dat zij ook over aanvullende zaken in de paragrafen wil worden geïnformeerd. Hoofdstuk 4 van de financiële verordening geeft hier invulling aan.
Artikel 16. Risico
In dit artikel wordt de aanvullende informatievraag van het AB voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat het AB in deze paragraaf wordt geïnformeerd over de ontwikkeling van de risico’s welke van materieel belang zijn.
Artikel 17. Weerstandsvermogen
In het BBV staat in artikel 11, welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen in elk geval moet bevatten. In dit artikel wordt de aanvullende informatievraag van het AB voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat het AB voor het vormen van een oordeel van de weerstandsvermogen in deze paragraaf ook wordt geïnformeerd over de ontwikkeling van het saldo van baten en lasten als aandeel van de inkomsten.
Artikel 18. Financiële kengetallen
Onder dit onderdeel zijn de ratio’s opgenomen:
• netto schuldquote, dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen;
• solvabiliteitsratio, verhouding Eigen Vermogen tot het totaal passiva;
• structurele exploitatieruimte, is het resultaat in verhouding tot het totaal aan baten.
Artikel 19. Financiering
In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het DB naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
a. de kasgeldlimiet;
b. de renterisico norm;
c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
d. de rentevisie en,
e. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 20. Bedrijfsvoering
In het BBV staat in artikel 14, welke informatie de paragraaf bedrijfsvoering in elk geval moet bevatten. In dit artikel is de aanvullende informatievraag van het AB voor deze paragraaf gedefinieerd. Er is opgenomen, dat het AB in de paragraaf bedrijfsvoering ook wordt geïnformeerd over:
a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
b. de kosten van inhuur derden;
c. de opleidingskosten;
d. de huisvestingskosten;
e. de automatiseringskosten en;
f. de overige kosten en,
g. de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel 21. Administratie
Onder artikel 21 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie van Cocensus. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging moeten voldoen.
Artikel 22. Financiële organisatie
Artikel 22 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het DB op hiervoor zorg te dragen. Het DB is op grond van artikel 12 van de GR bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State en het nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 van de Gemeentewet.
Artikel 22 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het DB beleid en interne regels moet stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand, dat het DB een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat het DB de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de (extracomptabele) kostentoerekening vastlegt. Dit treasurystatuut is reeds vastgesteld. Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan algemene inkoopvoorwaarden. De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden, waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheers handelingen met een financieel gevolg en de getrouwheid van de jaarrekening.
Artikel 23. Interne controle
De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de (financiële) beheers handelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Het eerste lid van artikel 23 draagt de directeur op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole Cocensus zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheers handelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen. Het tweede lid bepaalt, dat de directeur zorg draagt voor toetsing van de bedrijfsprocessen. Ieder bedrijfsproces van Cocensus wordt periodiek getoetst, zodanig dat alle processen binnen drie jaar aan bod komen. Indien nodig neemt de directeur maatregelen met als doen de kwaliteit van de processen te verbeteren.
Artikel 24. Intrekken oude verordening en overgangsrecht
Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t−1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later.
De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t−1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t.
Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel
Met ingang van 1 januari 2017 gelden vanwege de wijzigingen van het BBV andere bepalingen voor het activeren en afschrijven van nieuwe investeringen met maatschappelijk nut. Voor investeringen met maatschappelijk nut voor 2017 zijn de bepalingen uit de oude financiële verordening nog van kracht.
Vaststelling
Uitgaande stukken van het AB moeten door de voorzitter worden ondertekend (eerste lid artikel 8 van de GR Cocensus). De directeur moet de uitgaande stukken van het AB medeondertekenen (achtste lid artikel 16 van de GR Cocensus).
De financiële verordening moet worden gepubliceerd.
Binnen twee weken na vaststelling door het AB moet het DB de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 van de Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet (artikel 215 van de Gemeentewet).