BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost

Beheerregeling informatiebeheer GGD Brabant-Zuidoost 2023
Het dagelijks bestuur GGD Brabant-Zuidoost,
- 1.
gelezen het voorstel van de Directeur Publieke Gezondheid
- 2.
gelet op artikel 3, eerste lid, van de Archiefverordening GGD Brabant-Zuidoost 2023
overwegend dat,
- 1.
overwegende dat de GGD Brabant-Zuidoost in het kader van de uitvoering van zijn taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld
- 2.
deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de GGD Brabant-Zuidoost
- 3.
deze archiefbescheiden van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de GGD Brabant-Zuidoost en van andere partijen of personen
- 4.
deze archiefbescheiden een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de gemeenten en de democratische controle, en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de GGD Brabant-Zuidoost in de ruimste betekenis
- 5.
het Besluit Informatiebeheer GGD Brabant-Zuidoost 2019 niet meer past bij de heersende wetgevingsleer en niet meer aansluit bij het bestaande modelregeling van de VNG
- 6.
de heersende wet- en regelgeving een strategisch informatieoverleg voorschrijft
- 7.
er voorzieningen getroffen moeten worden bij opheffing van de GGD Brabant-Zuidoost, dan wel uittreding van één of meerdere deelnemers,
besluit vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer GGD Brabant-Zuidoost 2023:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
a.archiefbescheiden: de in de Archiefwet 1995 in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
b. archiefbewaarplaats: de volgens artikel 31 van de wet aan te wijzen en in artikel 40 lid 2 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost aangewezen bewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden;
c. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;
d. beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
e. beheerder: de functionaris van een beheerseenheid die verantwoordelijk is voor het beheer;
f. conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
g. directeur: directeur Publieke gezondheid van de GGD Brabant-Zuidoost
h. kwaliteit: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
i. kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
j. migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
k. overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
l. selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
m. SIO Strategisch Informatieoverleg, zijnde een structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;
n. archivaris: de volgens artikel 32 van de wet en in artikel 39 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost als toezichthouder aangewezen streekarchivaris van het RHCe
o. vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995:
p. vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.
Artikel 2. Reikwijdte
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
Hoofdstuk 2. Beheerregelin
g
Artikel 3. Taken beheerder
- 1.
De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.
- 2.
2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg
Het SIO geeft de directeur in ieder geval advies over:
- 1.
vervreemding van archiefbescheiden;
- 2.
uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;
c. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;
d. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;
e. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
f. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
g. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en
h. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden;
i. de door de directeur vast te stellen werkinstructie met de interne regels en verantwoordelijkheden betreffende de informatiehuishouding, die voor alle organisatieonderdelen van de GGD Brabant-Zuidoost geldend is.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
- 1.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;
- 2.
van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;
- 1.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
- 2.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen;
- 3.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
De beheertaak van de archivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:
- 1.
de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;
- 2.
het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;
- 3.
het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van de GGD Brabant-Zuidoost of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;
- 4.
het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;
- 5.
het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen;
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 7. Intrekking oud besluit informatiebeheer
Het Besluit Informatiebeheer GGD Brabant-Zuidoost 2019 wordt ingetrokken.
Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze beheerregeling treedt in werking op 1 juli 2023.
- 2.
Deze beheerregeling wordt aangehaald als Beheerregeling informatiebeheer GGD Brabant-Zuidoost 2023.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks bestuur van de GGD Brabant-Zuidoost.
Voorzitter, Secretaris,
Toelichting
Algemeen
In artikel 39, eerste lid, van Gemeenschappelijke regeling Brabant-Zuidoost is de zorg voor de archiefbescheiden van de regeling bij het Dagelijks bestuur (zorgdrager) gelegd. Het Dagelijks bestuur moet deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de Archiefverordening van de GGD Brabant-Zuidoost en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb).
Het Dagelijks bestuur stelt op grond van artikel 3, eerste lid, van de Archiefverordening GGD Brabant-Zuidoost beheerregels vast voor zijn archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden, die rechtstreeks bij het Dagelijks bestuur zijn belegd (en ten aanzien waarvan het algemeen bestuur geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).
De beheerregeling vervangt het Besluit informatiebeheer GGD Brabant-Zuidoost 2019. Het besluit was gebaseerd op een model, dat niet meer in lijn is met de heersende wetgevingsleer. Dit betreft onder andere de principes dat hogere wetgeving niet in lagere herhaald wordt, dat taken die aan het Dagelijks bestuur zijn opgedragen niet door het algemeen bestuur worden vastgesteld en dat nadere regels zonder externe werking niet in een besluit maar in een beheerregeling (met interne werking) vastgesteld moeten worden. De directeur Publieke gezondheid stelt op basis van de beheerregeling vervolgens een werkinstructie vast, die voor alle organisatieonderdelen van de GGD Brabant-Zuidoost geldend is.
Daarmee wordt het mogelijk, bijv. bij organisatieveranderingen, qua interne regelgeving snel te handelen, doordat de interne regels betreffende de informatiehuishouding met spoed kunnen worden aangepast. Zeker in een digitale werkomgeving is dit van belang vanwege de ‘vluchtigheid’ van de digitale informatie.
Artikelsgewijs
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld, die nadere toelichting behoeven.
Artikel 1. Begripsbepalingen
Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de begrippen, die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd.
Als beheerder kan worden aangewezen een specifieke functionaris, zoals de directeur Publieke gezondheid of een hoofd van een beheerseenheid (verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan).
Artikel 2. Reikwijdte
De Archiefregeling is ingevolge van het Archiefbesluit (artikelen 11 tot en met 13) van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden de bepalingen uit de Archiefregeling, die gaan over geordende en toegankelijke staat en over vervanging van archiefbescheiden in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden van de GGD Brabant-Zuidoost, ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 3. Taken beheerder
Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a (in de artikelen 17 tot en met 26b) van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het toegepaste kwaliteitssysteem.
Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de streekarchivaris van het RHCe.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en archivaris
Het Strategisch informatieoverleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit. In de begeleidende tekst van het Archiefbesluit is het dringende advies opgenomen het SIO voor de gehele informatieketen in te zetten, vanwege het belang van een goede informatiehuishouding voor overheidsorganisaties.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat het dagelijks bestuur, na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd is tot vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet.
Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen, waar de GGD Brabant-Zuidoost zich bij heeft aangesloten, wordt verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht.
Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring, die volgens deze selectielijst eigenlijk voor vernietiging in aanmerking komen (als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit). Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere gebeurtenissen of kwesties, de zogenaamde ‘hotspots’.
De advisering over archiefwettelijke taken, die niet als taken bij het SIO zijn belegd, wordt verzorgd door de archivaris.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden.
Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld.
In artikel 5 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost is geregeld, dat de volgende taken (vermeld in artikel 4) gemandateerd zijn aan het DB:
- 1.
Het ontwikkelen en in stand houden van een dienst voor de uitvoering van de publieke gezondheidszorg en de ambulancezorg.
- 2.
Uitvoering van taken welke bij of krachtens de wet Publieke Gezondheid zijn opgedragen aan de colleges en op grond van die wet bij de GGD Brabant-Zuidoost dienen te worden belegd.
In het bijzonder is de GGD Brabant-Zuidoost belast met:
-het adviseren van gemeenten over hun beleid op het gebied van gezondheidspreventie, gezondheidsbevordering en –bescherming, waaronder het signaleren en monitoren van gezondheidsrisico’s in de fysieke en sociale omgeving en advisering over bestuurlijke beslissingen op andere beleidsterreinen;
- gezondheidsbescherming door middel van Algemene infectieziekten bestrijding, TBC-bestrijding, SOA- preventie, SOA-curatie en Seksualiteitshulpverlening, Medisch-milieukundige zorg en Technische Hygiënezorg;
- het bewaken van de publieke gezondheid bij rampen en crisis (crisisteam en crisisplan, psychosociale hulpverlening bij ingrijpende gebeurtenissen);
- het bieden van gezondheidszorg aan personen boven de 65 jaar.
- 3.
Uitvoering van taken welke bij of krachtens enig ander wettelijk voorschrift zijn opgedragen aan de GGD Brabant-Zuidoost. In het bijzonder betreft dit het houden van toezicht op kinderopvang & peuterspeelzalen.
- 4.
Uitvoering van wettelijk voorgeschreven taken die de colleges opdragen aan de GGD Brabant-Zuidoost. Dit betreffen:
- het bieden van gezondheidszorg aan jongeren van 0-18 jaar;
- het uitvoeren van het rijksvaccinatieprogramma;
- het uitvoeren van de ambulancezorg;
- het leveren van sleutelfunctionarissen voor GHOR-functies bij rampen en crisis;
- het verrichten van lijkschouwingen;
- het afgeven van euthanasieverklaringen;
- het toezicht houden op tattoo- & piercingshops.
Dat betekent, dat bij opheffing van de GR of wijziging van de deelnemers de informatie betreffende de bovenstaande taken aan de gemeente(n) moet worden overgedragen. In artikel 44 en 46 is vastgelegd, dat het AB de gevolgen van de uitreding resp. opheffing vaststelt.
In artikel 5 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost is geregeld, dat de volgende taak (vermeld in artikel 4) gedelegeerd is aan het DB:
- 5.
Het houden van toezicht op en het registreren van leerplichtige leerlingen in de leeftijd van 5 tot 18 jaar, voortijdige schoolverlaters in de leeftijd van 18 tot en met 22 jaar die niet meer leerplichtig zijn, ter uitvoering van de Leerplichtwet 1969, artikel 118h van de Wet op het voortgezet onderwijs, artikel 8.3.2 van de Wet educatie en beroepsonderwijs en artikel 162b van de Wet op de expertisecentra.
Ten behoeve van de uitvoering van deze taken heeft de GGD Brabant-Zuidoost toestemming van de colleges om de gegevens van de 0 tot 4 jarigen en de oudergegevens van de 0 tot en met 22 jarigen te raadplegen.
Dat betekent, dat bij opheffing van de GR of wijziging van de deelnemers de informatie betreffende de bovenstaande taak niet aan de gemeente(n) moet worden overgedragen en er met name geregeld moet worden hoe de gemeente(n) voor de verdere uitvoering van de taak gebruik kunnen maken van de door de GGD Brabant-Zuidoost beheerde informatie betreffende deze taak.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar, overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening.