BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds

Financiële verordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024
Het algemeen bestuur van het Openbaar lichaam Waddenfonds,
- •gelet op artikel 32, eerste lid, van de Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds,
besluit vast te stellen:
de Financiële verordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024 als volgt:
Hoofdstuk
1

Algemene bepalingen
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie;
- b.
administratieve organisatie: het geheel van organisatorische maatregelen, waaronder maatregelen van interne controle;
- c.
dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het Openbaar lichaam Waddenfonds;
- d.
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
- e.
doeltreffendheid: de mate waarin beoogde maatschappelijke effecten ook daadwerkelijk worden behaald;
- f.
financieel beheer: het uitoefenen van het bestuur over en toezicht op het beheer van middelen;
- g.
financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat inzicht geeft in:
  - -de financieel-economische positie;
  - -het financieel beheer;
  - -gegevens voor het opstellen en de uitvoering van de begroting;
  - -de afwikkeling van vorderingen en schulden.
- h.
gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds;
- i.
jaarstukken: jaarrekening en jaarverslag;
- j.
meerjarige verplichtingen: verplichtingen die mede een beslag kunnen doen op begrotingen in toekomstige jaren;;
- k.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving;
- l.
rechtmatigheidsverantwoording: rapportage van het dagelijks bestuur in de ontwerpjaarrekening, waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheers handelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met relevante wet- en regelgeving.
Hoofdstuk
2

Begroting en jaarstukken
Artikel
2

Inrichting
1.
De begroting en de jaarstukken worden ingericht overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
2.
Inrichting begroting:
- a.
De begroting is ingedeeld naar begrotingsprogramma’s.
- b.
In de begrotingstoelichting wordt in elk geval ingegaan op de voor het Waddenfonds relevante beleids- en uitvoeringskaders.
- c.
De algemene financiële en beleidsmatige kaders als bedoeld in artikel 47b van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn onderdeel van de toelichting op de ontwerpbegroting, die voor 30 april, samen met de (voorlopige) jaarrekening, aan provinciale staten van de deelnemende provincies voor een zienswijze wordt aangeboden.
- d.
De begroting bevat in ieder geval een verdeling van het jaarbudget over de begrotingsprogramma’s en programmaonderdelen en een beschrijving van activiteiten om tot besteding van het jaarbudget te komen.
3.
Inrichting jaarstukken:
- a.
In de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de besteding van het jaarbudget verdeeld over de begrotingsprogramma’s.
- b.
Het jaarverslag bevat in ieder geval een overzicht van de aangevraagde, verleende en geweigerde subsidies en een overzicht van op privaatrechtelijke titel verstrekte middelen.
- c.
Het jaarverslag bevat een verantwoording van de beheeractiviteiten ter afwikkeling van de verplichtingen, waaronder lopende projecten, en de in het betreffende jaar afgeronde projecten.
- d.
In de jaarrekening wordt ten aanzien van de verplichtingen aangegeven hoe deze zich verhouden tot de daarvoor vastgestelde budgetten.
4.
Begroting en jaarstukken:
- a.
In de paragraaf Weerstandsvermogen wordt ingegaan op de risico’s van materieel belang en de inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. De paragraaf gaat in op het opvangen van de risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins.
- b.
In de paragraaf Financiering wordt ingegaan op de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en de rentevisie.
Artikel
3

Autorisatie begroting
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per begrotingsprogramma en lasten en baten van de daarin gespecificeerde programmaonderdelen.
Artikel
4

Begrotingswijziging
1.
Het algemeen bestuur machtigt het dagelijks bestuur tot het vaststellen van technische begrotingswijzigingen voor het begrotingsprogramma voor subsidies, zoals bedoeld in artikel 29, zevende lid, onderdeel c, van de gemeenschappelijke regeling.
2.
De balans bevat een overloopbestemmingsreserve ten behoeve van technische begrotingswijzigingen.
Artikel
5

Meerjarige verplichtingen
1.
De balans bevat een bestemmingsreserve ten behoeve van het kunnen aangaan van meerjarige verplichtingen.
2.
Het dagelijks bestuur is bevoegd tot het aangaan van meerjarige verplichtingen.
3.
Een besluit tot het aangaan van meerjarige verplichtingen wordt niet genomen dan nadat het algemeen bestuur een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen.
4.
Voor zover in het lopende begrotingsjaar, waarvoor de primaire begroting reeds is vastgesteld, een besluit tot het aangaan van meerjarige verplichtingen leidt tot het aanwenden van de bestemmingsreserve voor projecten waarbij subsidiebudgetten in enig begrotingsjaar ontoereikend zijn, wordt een begrotingswijziging voor de betreffende jaren aan het algemeen bestuur voorgelegd.
5.
Meerjarige verplichtingen worden in de begroting opgenomen.
6.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting worden de meerjarige verplichtingen weergegeven.
Artikel
6

Tussentijdse rapportage
1.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting over de eerste drie en over de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.
2.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma- indeling van de begroting.
3.
In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke raming van de baten en lasten per programma toegelicht.
4.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportage in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur, indien nodig, voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en bijstelling van het beleid.
Hoofdstuk
3

Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel
7

Begripsbepalingen
In dit hoofdstuk wordt verstaan onder:
- a.
Afwijkingen: Fouten vanwege het niet naleven van wet- en regelgeving en afzonderlijke posten waarvan bij het dagelijks bestuur onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid;
- b.
Begrotingscriterium: Financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, zijn tot stand gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s;
- c.
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium:
  - ○Misbruik: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidsbijdragen te verkrijgen;
  - ○Oneigenlijk gebruik: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan;
- d.
Rapportagegrens: De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering;
- e.
Verantwoordingsgrens: De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen. De totale lasten, inclusief de toevoegingen aan de reserves, vormen de te hanteren omvangsbasis voor het berekenen van de verantwoordingsgrens;
- f.
Voorwaardencriterium: De voorwaarden die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. Deze vinden hun grondslag in wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Artikel
8

Verantwoording
1.
Het dagelijks bestuur neemt in de ontwerpjaarrekening een rechtsmatigheidsverantwoording op, overeenkomstig het door de Commissie besluit begroting en verantwoording vastgesteld model.
2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd.
3.
De rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur vindt plaats aan de hand van de het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
4.
De rechtmatigheidsverantwoording bevat het totaal van alle begrotingsonrechtmatigheden, voor zover de verantwoordingsgrens is overschreden.
5.
Overschrijdingen van de begrote lasten worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- d.
Er is sprake van een overschrijding die volgt uit onvoorziene (externe) omstandigheden in de uitvoering van door algemeen bestuur vastgesteld beleid.
6.
Begrotingsonrechtmatigheden, overschrijdingen van de lasten, die passen binnen het bestaande beleid van algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
7.
Begrotingsafwijkingen zijn overschrijdingen van de baten en/of onderschrijdingen van baten en lasten. Deze zijn niet onrechtmatig, mits zij tijdig zijn gemeld. Melden bij vaststelling van de jaarrekening wordt daarbij beschouwd als tijdig.
Artikel
9

Toelichting op de verantwoording
1.
Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op:
- a.
alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens overschrijden; en
- b.
welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
2.
Het eerste lid is niet van toepassing op afwijkingen die:
- a.
in artikel 8, vijfde lid, als acceptabel zijn aangemerkt; dan wel
- b.
passen binnen de beleids- en uitvoeringskaders van het Openbaar lichaam Waddenfonds.
Artikel
10

Normenkader
Het algemeen bestuur stelt, op voorstel van het dagelijks bestuur, jaarlijks en voor aanvang van de jaarrekeningcontrole, het Normenkader vast. Het Normenkader bevat ten behoeve van het voorwaardencriterium een overzicht van alle voor het Openbaar lichaam Waddenfonds relevante wet- en regelgeving. Het Normenkader bevat tevens de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens.
Hoofdstuk
4

Financieel beleid
Artikel
11

Financieringsfunctie
1.
Het dagelijks bestuur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de Wet Financiering decentrale overheden in acht.
2.
Overtollige geldmiddelen worden uitsluitend bij het Agentschap van het Ministerie van Financiën uitgezet in de vorm van een rekeningcourant of deposito’s.
3.
Het dagelijks bestuur zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor het:
- a.
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;
- b.
beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie, waaronder renterisico’s en kredietrisico’s;
- c.
beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;
- d.
beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
4.
Het verstrekken van leningen en garanties vindt uitsluitend plaats uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen of het verstrekken van garanties bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden. Het dagelijks bestuur motiveert in haar besluit het openbaar belang.
5.
Het dagelijks bestuur stelt in een Uitvoeringsregeling Treasury nadere regels ter uitvoering van het tweede lid en derde lid. Daarbij regelt het dagelijks bestuur tevens de taken en bevoegdheden, de verantwoording en de informatie¬voorziening.
Artikel
12

Bedrijfsvoering
1.
In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting wordt ingegaan op organisatie- en beheerkosten en ontwikkelingen van aanmerkelijk belang.
2.
In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag wordt, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 3, gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
3.
Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van de bepalingen in de Wet Financiering decentrale overheden en bijhorende Regelingen worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Hoofdstuk
5

Financieel beheer, financiële organisatie, interne controle en inkoop
Artikel
13

Administratie
De administratie is zodanig ingericht dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van financiële activa, vorderingen en schulden;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de maatschap¬pelijke effecten van het beleid;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatig¬heid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel
14

Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast:
- a.
een eenduidige indeling van de financiële organisatie van het Openbaar lichaam Waddenfonds en een eenduidige toewijzing van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen het Openbaar lichaam Waddenfonds en de provincies Fryslân, Groningen en Noord-Holland; en
- d.
uitvoeringsafspraken met de provincies Fryslân, Groningen en Noord-Holland over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en de uitputting van middelen.
Artikel
15

Interne controle
1.
Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van een getrouw beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de administratie en de financiële organisatie. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
2.
Interne controle vindt plaats door provincie Fryslân. De externe accountant voert een interimcontrole uit. Het controlerapport wordt ter kennisname aan het dagelijks bestuur gezonden.
Artikel
16

Inkoop en aanbesteding
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie Fryslân is zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op de inkoop en aanbesteding door het Openbaar lichaam Waddenfonds.
Hoofdstuk
6

Slotbepalingen
Artikel
17

Intrekken verordening
De Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Waddenfonds 2015 wordt ingetrokken.
Artikel
18

Bekendmaking en inwerkingtreding
Deze verordening wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van het Waddenfonds en treedt in werking op 31 december 2024. Voor zover bekendmaking later plaatsvindt dan 31 december 2024 werkt deze verordening terug tot en met 31 december 2024.
Artikel
19

Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024”.
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 13 december 2024
M.A.C. de Vries,
G.W. Huisman,
voorzitter
secretaris

Algemene toelichting
Hoofdstuk 2, par. 7 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bevat bepalingen over de financiën van het Openbaar lichaam Waddenfonds. In art. 48 van de Wgr zijn de artikelen 190 tot en met 219 van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing verklaard, voor zover daarvan bij of krachtens de Wgr niet is afgeweken.
Op grond van art. 48, zevende lid, Wgr jo. art. 216 van de Provinciewet moet het algemeen bestuur bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststellen. De verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Met het (gewijzigd) vaststellen van de Financiële verordening Openbaar lichaam Waddenfonds 2024 wordt aan deze verplichting voldaan.
Artikelsgewijze toelichting
Art. 1
Begripsbepalingen
Deze bepaling definieert een aantal (technische) begrippen.
Artikel 2 Inrichting begroting en jaarstukken
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken.
Het algemeen bestuur stelt budgetten per begrotingsprogramma en voor onderdelen van begrotingsprogramma’s vast in de primaire begroting. De kosten van de (beperkte) ambtelijke organisatie worden onder het begrotingsprogramma Bedrijfsvoering opgenomen.
Met ‘op privaatrechtelijke titel verstrekte middelen’ worden financiële overdrachten in de sfeer van private rechtsverhoudingen bedoeld, ter onderscheiding van subsidies.
Het Openbaar lichaam Waddenfonds vormt in principe geen eigen vermogen; wel kan het algemeen bestuur behaalde positieve resultaten geheel of ten dele bestemmen voor een bestemmingsreserve, die in daaropvolgende begrotingsjaren voor een specifieke bestemming(en) wordt aangewend. De kaders hiervoor zijn aangegeven in het Uitvoeringskader Waddenfonds en het Uitvoeringsprogramma Waddenfonds.
Artikel 3 Autorisatie begroting
Artikel 3 legt het niveau van de autorisatie van de begroting vast. Autorisatie van de baten en lasten vindt plaats op programmaniveau en van de binnen een programma gespecificeerde programmaonderdelen.
Artikel 4 Begrotingswijziging
Voor begrotingswijzigingen kan het dagelijks bestuur gedurende het jaar voorstellen doen aan het algemeen bestuur. Hierbij wordt rekening gehouden met de bepalingen in art. 48 van de Wgr.
Zowel de ontwerpbegroting als een ontwerpwijziging hiervan worden voor een zienswijze aan provinciale staten voorgelegd. Art. 48 Wgr bepaalt echter dat de zienswijzeprocedure voor bepaalde categorieën begrotingswijzigingen achterwege kan blijven, voor zover dat in de gemeenschappelijke regeling is bepaald. Van deze mogelijkheid is gebruik gemaakt door te bepalen dat de zienswijzeprocedure niet van toepassing is op de volgende categorieën van begrotingswijzigingen:
- ○wijzigingen die vallen binnen het begrotingsprogramma voor subsidies, zoals gedefinieerd in de primaire begroting;
- ○wijzigingen waarmee middelen uit de bestemmingsreserve voor majeure projecten worden aangewend voor het begrotingsprogramma voor subsidies voor majeure projecten; of
- ○technische wijzigingen waarmee resterende subsidiebudgetten uit het vorig boekjaar worden aangewend voor subsidies in het daaropvolgende boekjaar.
Het algemeen bestuur machtigt het dagelijks bestuur technische begrotingswijzigingen voor het begrotingsprogramma subsidies vast te stellen, waarmee budgetten uit het afgesloten boekjaar die bestemd waren voor subsidieverlening, maar waar nog geen verleningsbeschikking in dat boekjaar konden worden vastgesteld, kunnen worden overgeheveld naar het begrotingsprogramma voor subsidies van het daaropvolgende boekjaar. Daarmee kunnen kasritmeverschuivingen over de jaargrens plaatsvinden ten behoeve van dezelfde doeleinden als waarvoor deze in het voorgaande begrotingsjaar reeds waren geautoriseerd.
Tevens is bepaald dat ten behoeve van de technische begrotingswijzigingen een overloopbestemmingsreserve op de balans is ingesteld.
Artikel 5 Meerjarige verplichtingen
Dit artikel bevat spelregels over het aangaan van meerjarige verplichtingen
Kern is dat het dagelijks bestuur weliswaar bevoegd is tot het aangaan van een meerjarige verplichting, maar niet dan nadat het algemeen bestuur een ontwerpbesluit is voorgelegd. Dat houdt verband met het budgetrecht van het algemeen bestuur.
Artikel 6 Tussentijdse rapportage
Op basis van tussenrapportages wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Er is voor twee tussenrapportages gekozen, een rapportage over de eerste drie maanden en na acht maanden. Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage. Het derde lid bepaalt over welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het dagelijks bestuur zich in de rapportage moet verantwoorden.
In de tussentijdse rapportages worden majeure afwijkingen van de totaal begrote lasten op de oorspronkelijke raming van de baten en lasten per programma toegelicht.
Artikelen 7 tot en met 10
Deze bepalingen hebben betrekking op de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur.
Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheers handelingen.
Het begrip financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het dagelijks bestuur verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit houdt in dat:
- 1.
er vastgesteld wordt dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn (calculatiecriterium);
- 2.
de juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen wordt vastgesteld (valuteringcriterium);
- 3.
de juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan vastgesteld is;
- 4.
de volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn;
- 5.
de financiële beheers handelingen passen bij de activiteiten van het Openbaar lichaam Waddenfonds en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen (aanvaardbaarheidscriterium);
- 6.
de levering heeft plaatsgevonden (ook wel aangeduid als ‘prestatielevering’);
- 7.
de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (begrotingscriterium);
- 8.
voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden (voorwaardencriterium);
- 9.
er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats vindt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (M&O criterium)
De rechtmatigheidsverantwoording spitst zich aldus met name toe op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O criterium.
Het begrotingscriterium
Begrotingsonrechtmatigheden (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door het algemeen bestuur. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten tijdens het jaar zelf nog door het algemeen bestuur worden vastgesteld. Als een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Dit is vastgelegd in art. 8, vijfde lid. De financiële beheers handeling die deze afwijking van de begroting veroorzaakt, kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het is aan het algemeen bestuur om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. Dit is eveneens vastgelegd in art. 8, vijfde lid.
De rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur bevat het totaal aan afwijkingen voor zover die (samen met eventuele andere financiële onrechtmatigheden) boven de door het algemeen bestuur vastgestelde grens uitkomen: de verantwoordingsgrens. Dit is een door het algemeen bestuur te bepalen grens, waarboven het dagelijks bestuur de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.
De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van het Openbaar lichaam Waddenfonds, inclusief toevoegingen aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.
Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in de rechtmatigheidsverantwoording kort en bondig benoemd. De afwijkingen worden toegelicht in de par. bedrijfsvoering. Omtrent die toelichting stelt het algemeen bestuur jaarlijks een rapportagegrens vast. Alleen afwijkingen boven de rapportagegrens worden toegelicht. Fouten of onduidelijkheden die lager zijn dan de verantwoordingsgrens worden wel toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering, wanneer die de rapportagegrens overschrijden.
Zowel de verantwoordingsgrens als de rapportagegrens worden in het Normenkader opgenomen. Hieronder is dat toegelicht.
Het voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Bij deze eisen, die voortvloeien uit wet- en regelgeving, gaat het met name om aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Ten behoeve van het voorwaardencriterium stelt het algemeen bestuur jaarlijks het ‘Normenkader’ vast. Het Normenkader betreft de inventarisatie van de voor de verantwoording relevante regelgeving, van andere overheden en van het Openbaar lichaam Waddenfonds zelf. Het Normenkader moet actueel en aangepast worden op basis van nieuwe wet- en regelgeving.
Het voorwaardencriterium levert voor het Waddenfonds vooral aandachtspunten op bij subsidieverstrekking, zoals het naleven van (eigen) voorwaarden en niet ongeoorloofde staatssteun.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Het is aan het Openbaar lichaam Waddenfonds om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Het M&O-beleid moet voldoende actueel zijn en voldoende zijn afgestemd op de meest recente wetgeving en de praktijk.
Artikel 12 Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (Treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat art. 216 van de Provinciewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening regels bevat voor het beleid en de organisatie van de financieringsfunctie. In het BBV staat welke informatie de paragraaf Financiering in elk geval moet bevatten.
Artikel 13 Bedrijfsvoering
Het BBV regelt in art.14 welke informatie de paragraaf Bedrijfsvoering in elk geval moet bevatten. Hier wordt geregeld welke extra informatie het algemeen bestuur wenst.
Artikel 14 Administratie
In art. 14 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie. Op hoofdlijnen is bepaald welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
Artikel 15 Financiële organisatie
Art. 15 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Het dagelijks bestuur wordt opgedragen dit verder uit te werken.
Artikel 16 Interne controle
De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de financiële beheerhandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Deze bepaling draagt het dagelijks bestuur op daartoe waarborgen te treffen.
Artikel 17 Inkoop en aanbesteding
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie Fryslân is zoveel als mogelijk van overeenkomstige toepassing verklaard op inkoop- en aanbestedingshandelingen van het Openbaar lichaam Waddenfonds.