BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief

Inkoop- en aanbestedingsbeleid West-Brabants Archief 2024
Het Algemeen Bestuur besluit:
Het geactualiseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid West-Brabants Archief 2024 vast te stellen en hiermee het Inkoop- en aanbestedingsbeleid West Brabants Archief te vervangen.

Inleiding
Het West-Brabants Archief streeft naar een optimale professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders uiteen te zetten waarbinnen inkoop binnen het West-Brabants Archief plaatsvindt.
Het West-Brabants Archief gaat bij het inkopen van Werken, Leveringen en/of Diensten uit van:
- 1.
Juridische uitgangspunten – relevante regelgeving;
- 2.
Ethische en ideële uitgangspunten – maatschappij en milieu;
- 3.
Economische uitgangspunten – markt en ondernemers;
- 4.
Organisatorische uitgangspunten – inkoopproces
1.

Definities
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan:
Aanbesteding
Een inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van het West-Brabants Archief voor leveringen, diensten en werken verstrekt wordt aan een of meerdere ondernemers.
Aanbestedingsdocument
Een aanvraag van het West-Brabants Archief voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.
Aanbestedingswet
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 van kracht is.
Concessie
Een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor:
- •diensten waarbij de tegenprestatie voor de te verrichten diensten bestaat uit het recht de dienst te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling;
- •werken waarbij de tegenprestatie voor de uit te voeren werken bestaat uit het recht het werk te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling.
Contractant
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van het West-Brabants Archief.
Diensten
Overheidsopdrachten die niet onder werken of leveringen vallen.
Gids Proportionaliteit
De 3e herziening van de Gids Proportionaliteit.
Inkoop
(Rechts)handelingen van het West-Brabants Archief gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die één of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Inkoopproces
Het inkoopproces omvat het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht moet worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer(s), het daadwerkelijk bestellen van werken, leveringen en/of diensten en het bewaken va hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg.
Leveringen
Leveringen omvatten aankoop, huur, lease en huurkoop van producten.
Regionale ondernemer
Een ‘aannemer’, ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’, als bedoeld in art. 1.1 Aanbestedingswet 2012, waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit:
- a.
Binnen het werkgebied van het West-Brabants Archief, zijnde de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Woensdrecht en Zundert;
- b.
Elders binnen de regio West-Brabant.
Offerte
Een aanbod in de zin van het civiele recht
Offerteaanvraag
Een enkelvoudig of meervoudig verzoek van het West-Brabants Archief voor te verrichten prestaties.
Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken
Werken betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Hieronder valt de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg.
2.

Doelstellingen West-Brabants Archief
Het West Brabants Archief wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a.
Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
Het West-Brabants Archief leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt het West Brabants Archief efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen van het West-Brabants Archief staan centraal. Het West-Brabants Archief houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten.
b.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Er wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen het West-Brabants Archief en de contractant. Het West Brabants Archief spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c.
Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding.
Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan het West-Brabants Archief ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.
d.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van het West Brabants Archief.
Het West-Brabants Archief heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Het West-Brabants Archief wil bij de Inkoop waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
e.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van het West-Brabants Archief.
Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van het West Brabants Archief en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van het West Brabants Archief.
f.
Het West Brabants Archief stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.
Zowel het West-Brabants Archief als ondernemers verricht vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Het West-Brabants Archief verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Het West-Brabants Archief maakt waar mogelijk en effectief gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor inkopen en aanbestedingen.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
3.

Juridische uitgangspunten
3.1

Algemeen juridisch kader
Voor het aanbesteden gelden Europese en nationale regels. Deze ‘spelregels’ zijn opgesteld om het vrij verkeer van goederen, diensten en kapitaal tussen EU-lidstaten te bevorderen en een optimale marktwerking te bereiken. Het gaat erom dat op transparante wijze optimaal invulling wordt gegeven aan de inkoopbehoefte van het West-Brabants Archief. Als aanbestedende dienst is het West-Brabants Archief niet vrij in de keuze van de procedure om een opdracht te plaatsen. De Aanbestedingswet 2012 is in 2013 in werking getreden en geldt voor alle aanbestedingen door (semi-)publieke instellingen in Nederland. Deze wet bepaalt dat een aanbestedende dienst op objectieve gronden moet kiezen welk type aanbestedingsprocedure wordt toegepast en welke ondernemers worden toegelaten tot de procedure.
Het West-Brabants Archief leeft bovengenoemde regels na. De wet beschouwt het proportionaliteitsbeginsel als één van de dragende beginselen van het aanbestedingsrecht. Dit beginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die deze stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door het West-Brabants Archief restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold (zie 3.6). De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet 2012
Dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Aanbestedingsrichtlijnen:
- •2014/23/EU voor concessieovereenkomsten;
- •2014/24/EU voor klassieke overheidsopdrachten;
- •2014/25/EU voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten.
Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen, et cetera van de Europese Commissie.
Burgerlijk Wetboek
Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Wet Gemeenschappelijke Regelingen
Het wettelijke kader voor gemeenschappelijke regelingen
Gids Proportionaliteit
De Gids Proportionaliteit is in zijn geheel het richtsnoer dat dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit. Het is een handvat voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief
De relevante artikelen uit de statuten van de gemeenschappelijke regeling.
Relevante jurisprudentie
3.2.

Uniforme documenten
Het West-Brabants Archief streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Het West-Brabants Archief past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:
- •De Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten West-Brabants Archief;
- •Gids Proportionaliteit;
- •Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);
- •Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);
3.3

Algemene beginselen bij inkoop
a.
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
Het West-Brabants Archief neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Gelijke behandeling
Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie
Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie
De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit
De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Het West-Brabants Archief past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse
erkenning
Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten, voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van het West-Brabants Archief.
b.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Het West-Brabants Archief neemt bij inkoop de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht.
3.4

Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of redelijkerwijs kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal het West-Brabants Archief een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal het West-Brabants Archief op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals TenderNed.
3.5

Mandaat en volmacht
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van het West-Brabants Archief. Het West-Brabants Archief wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.6

Afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het Dagelijks Bestuur van het West-Brabants Archief. Een dergelijk besluit dient:
- •niet in strijd te zijn met wet- en regelgeving inzake aanbestedingen;
- •de betreffende feiten juist te beschrijven en aan te tonen dat deze het besluit billijken;
- •een uitgebreide belangenafweging als grondslag te hebben waarbij het belang van afwijken aantoonbaar zwaarder weegt dan het belang van het volgen van het beleid;
- •risico’s van het afwijken duidelijk te omschrijven.
Afwijkingsvoorstellen dienen te zijn voorzien van een schriftelijk advies van zowel de juridisch adviseur als de inkoopadviseur, de bestuursadviseur of de financieel adviseur.
3.7

Klachtenregeling
Een klachtenregeling is, naast de reguliere mogelijkheden voor communicatie, een belangrijk instrument om problemen die ondernemers ervaren in een aanbestedingsprocedure in een vroeg stadium bespreekbaar te maken. Adequate klachtafhandeling kan tot gevolg hebben dat klachten die in onderling overleg worden opgelost niet aan de rechter hoeven worden voorgelegd.
In de aanpassing van de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbestedende diensten verplicht te zorgen voor een laagdrempelige klachtenregeling en een onafhankelijk klachtenloket binnen of buiten de organisatie. Om in te spelen op aankomende veranderingen is de Klachtenregeling aanbesteding en West-Brabants Archief opgesteld. De behandeling van klachten geschiedt door een extern onafhankelijk klachtenloket, specifiek aangewezen in de genoemde Klachtenregeling aanbestedingen West-Brabants Archief.
4.

Ethische en ideële uitgangspunten
4.1

Integriteit
a.
Het West-Brabants Archief stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
Het West-Brabants Archief heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde normen. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b.
Het West-Brabants Archief contracteert alleen integere ondernemers
Het West-Brabants Archief wil alleen zaken doen met integere ondernemers die niet bezig zijn met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop en aanbesteding mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van (verplichte) uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
4.2

Maatschappelijke Verantwoord Inkopen
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat het West-Brabants Archief de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Het West-Brabants Archief heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt. Dit wordt tot uitdrukking gebracht door het volgende:
- •bij de product- en marktanalyse kan het West-Brabants Archief inventariseren welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;
- •in de aanbestedingsstukken (zoals de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen;
- •het West-Brabants Archief heeft bij inkopen waar mogelijk oog voor de visies op duurzaamheid van de deelnemers.
4.2.1

Circulaire Economie
Het West-Brabants Archief streeft naar een zo circulair mogelijk gebruik van materialen. Dat betekent dat bij inkoop rekening wordt gehouden met het gebruik van zo veel mogelijk eenvoudig herbruikbare materialen uit duurzame bronnen, met oog voor de gezondheid van mens en natuur.
4.2.2

Social return
Het West-Brabants Archief wil dat inkopen waar mogelijk sociale opbrengst (social return) opleveren voor de maatschappij.
Bij inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij specifieke werken, diensten en leveringen. Het West-Brabants Archief kan social return inzetten voor:
- •het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;
- •het stimuleren van sociaal ondernemen.
4.3

Innovatie
Het West-Brabants Archief wendt indien mogelijk het inkoop en aanbestedingsbeleid aan om innovatieve oplossingen te stimuleren. Het West-Brabants Archief zal waar mogelijk ruimte laten voor innovatieve oplossingen, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Daarnaast kan innovatiegericht inkopen bestaan uit het toepassen van innovatieve contractvormen of innovatieve inkoopprocedures zoals innovatiepartnerschap.
5.

Economische uitgangspunten
5.1

Product- en marktanalyse
Het West-Brabants Archief acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet proportioneel wordt geacht of kan worden gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden.
Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a.
Het West-Brabants Archief acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers onwenselijk
Het West-Brabants Archief streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Het West-Brabants Archief moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemers en Contractanten, maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b.
Het West-Brabants Archief kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van het West-Brabants Archief door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Het West-Brabants Archief kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3

Lokale economie, midden- en kleinbedrijf (MKB) en sociale ondernemingen
Het West-Brabants Archief heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en het West-Brabants Archief moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
a.
Het West-Brabants Archief heeft ook voor het MKB en zelfstandigen
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Het West-Brabants Archief houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kan het West-Brabants Archief door onder andere het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
b.
Het West-Brabants Archief heeft oog voor sociale ondernemingen
Bij inkopen kan het West-Brabants Archief opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
5.4

Samenwerkingsverbanden
Het West-Brabants Archief hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met gemeenten of andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.5

Bepalen van de inkoopprocedure
Het West-Brabants Archief zal, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan Het West-Brabants Archief ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.
5.5.1 Niet-reguliere inkoop
Voor inkoop onder een bedrag van €5.000 excl. btw behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen volstaan een bestelbon en factuur.
5.5.2 Enkelvoudige onderhandse offerteaanvraag
Het West-Brabants Archief vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.
5.5.3 Meervoudige onderhandse offerteaanvraag
Het West-Brabants Archief vraagt aan minstens drie ondernemers en hoogstens vijf ondernemers een offerte.
5.5.4 Nationaal aanbesteden
Onder de Europese drempelbedragen, maar boven €750.000 bij werken en €100.000 bij leveringen en diensten kan het West-Brabants Archief ervoor kiezen om nationaal aan te besteden. Het West-Brabants Archief zal voorafgaand aan dergelijke opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
5.5.5 Europees aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal het West-Brabants Archief in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.6

Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Het West-Brabants Archief wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.7

Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Het West-Brabants Archief bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert het West-Brabants Archief een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Het West-Brabants Archief wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6.

Organisatorische uitgangspunten
6.1

Inkoopproces
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
6.2

Inkoop in de organisatie
Europees aanbestedingsplichtige inkoop wordt onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur begeleid en georganiseerd door een door het Dagelijks Bestuur aan te wijzen inkoopbureau. Het is het West-Brabants Archief discretionair voorbehouden om externe ondernemers in te schakelen conform de aanbestedingsregels om te ondersteunen en begeleiden bij het opstellen van inhoudelijke Programma’s van Eisen of bestekken, niet zijnde het inkooptechnische gedeelte van de aanbestedingsdocumenten.
6.3

Verantwoordelijken
Inkoop wordt primair concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De verantwoordelijkheid bij inkoop ligt bij de directeur of in specifieke gevallen aan een gemandateerde. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
6.4

Evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt periodiek (minstens eenmaal per vijf jaar) geëvalueerd.
7.

Prijsstijgingen
Met prijsstijgingen worden hier significante, plotse, niet in te calculeren prijsstijgingen bedoeld. Eenmaal jaarlijks is een indexering billijk te achten. Dit is dan ook de leidraad: maximaal eenmaal per kalenderjaar wordt geïndexeerd door ondernemers. Op deze eventuele jaarlijkse indexeringen e.d. zijn de volgende onderdelen niet van toepassing.
7.1

Lopende contracten
In gevallen waar onverwachts prijsstijgingen voorkomen (bijvoorbeeld door crises of oorlogssituaties) kan sprake zijn van aanpassing van lopende contracten of het ontbinden van contracten.
Leidend hierin is dat contractanten zelf aan het West-Brabants Archief aangeven wanneer zijn hun opdracht niet na kunnen komen. Per geval zal beoordeeld moeten worden wie het risico hiervan moet dragen of dat er sprake is van risicoverdeling en of in de contracten voorzien is in onvoorziene omstandigheden.
7.1.1
Onvoorziene omstandigheden en overmacht
Bij onvoorziene omstandigheden mag een ongewijzigde instandhouding van het contract niet verwacht worden. De “bewijslast” ligt bij de contractant. Hij moet aantonen dat de omstandigheid nog niet kenbaar was bij het sluiten van het contract en hij moet het financieel nadeel aantonen alsook dat het West-Brabants Archief onredelijk handelt als deze de oorspronkelijke contractuele afspraken in stand te laat.
Van overmacht is sprake als de contractant zijn verplichtingen niet meer kan nakomen. Per geval moet getoetst worden of hier sprake van is. Dat het niet meer rendabel is een contract na te komen is geen reden voor opzegging of ontbinding.
7.1.2
Maatwerk
Per geval wordt beoordeeld of een beroep van de contractant op onvoorziene omstandigheden of overmacht terecht is. Niet iedere prijsstijging komt in aanmerking voor compensatie, het reguliere ondernemersrisico is hierin te allen tijde van kracht. Er dient sprake te zijn van een uitzonderlijke situatie. Daarbij kan het redelijk zijn om het risico te verdelen. Bij door het West-Brabants Archief erkende overmacht kan het contract worden ontbonden, maar primair wordt gestreefd naar instandhouding, al dan niet met een wijziging.
7.1.2.1
In de contracten zijn afspraken gemaakt over prijsstijgingen
Het kan zijn dat in contracten afspraken zijn gemaakt over prijsstijgingen als gevolg van onvoorziene omstandigheden. Als de aanbestedingsdocumenten (contract- en algemene inkoopvoorwaarden) de mogelijkheid bieden om de prijsstijgingen te compenseren, dient per geval te worden beoordeeld wat de mogelijkheden zijn de prijsstijgingen te compenseren. Voorbeelden hiervan zijn een prijsindexatiebepaling, een verzekering van de contractant, een risicoregeling, een herzieningsregeling, enz.
Met inachtneming van de voorwaarden in de Aanbestedingswet en het Burgerlijk Wetboek kan het contract worden gewijzigd (artikel 2.163c van de Aanbestedingswet 2012 en artikel 7:753 van het Burgerlijk Wetboek). Zie hieronder 7.1.3.
7.1.2.2
Er zijn geen afspraken gemaakt
Als een contractant een beroep doet op onvoorziene omstandigheden en er is niets in het contract opgenomen, dan geldt het bepaalde in artikel 6:258 van het Burgerlijk Wetboek. Tweezijdige aanpassing van het contract is mogelijk.
7.1.3
Wijziging van het contract
Wijziging van het contract is mogelijk mits er geen sprake is van een wezenlijke wijziging. Bij een wezenlijk wijziging moet in overweging worden genomen of een nieuwe aanbesteding aan de orde is. Er is sprake van een wezenlijke wijziging. Kort samengevat:
Als de voorwaarden wijzigen die, als zij deel hadden uitgemaakt van de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure, ervoor zorgen dat de gunning er anders had uit gezien;
Als het economisch evenwicht van de opdracht verlegd wordt ten gunste van de opdrachtnemer, terwijl dit niet voorzien was in de oorspronkelijke opdracht;
Als er sprake is van een aanzienlijke verruiming van het toepassingsgebied van de opdracht;
Als er een nieuwe opdrachtnemer in de plaats komt zonder dat sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 2.163f van de Aanbestedingswet 2012.
7.2

Prijsstijgingen nieuwe aanbestedingen
Bij nieuwe aanbestedingen moet worden overwogen of het opnemen van indexatiebepalingen of herzieningsclausules zinvol is. Ook kan een risicoregeling een optie zijn. Dit is maatwerk en kan per aanbesteding anders zijn. Gelet op de mondiale ontwikkelingen sinds 2020, moet hier vooraf aandacht voor zijn. Het wijzigen van contracten is een mogelijkheid, maar vooraf afspraken maken heeft de voorkeur.
8.

Inwerkingtreding
Dit beleid treedt in werking na vaststelling door het Algemeen Bestuur op 28 november 2024. Hiermee vervalt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid West Brabants Archief zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 1 juli 2016.
9.

Vaststelling
Vaststelling 28 november 2024 door het Algemeen Bestuur.
De voorzitter De secretaris
A.J. Moerkerke I.H.E. Hommel