BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking A2-gemeenten

Financiële Verordening Samenwerking A2 gemeenten 2024
Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten;
gelezen het voorstel van de directieraad van 22-11-2024;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 17, tweede lid van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten;
besluit vast te stellen de Financiële verordening Samenwerking A2 gemeenten 2024:
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
- •administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de (onderdelen van) de organisatie van het samenwerkingsverband en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
- •organisatorische eenheid: iedere groep binnen het samenwerkingsverband die door de directieraad als zodanig is aangewezen;
- •Directeur A2: de directeur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten;
- •samenwerkingsverband: de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten;
- •Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo effectief mogelijke inzet van middelen;
- •Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
- •Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Hoofdstuk
2.

Begroting en verantwoording
Artikel
2.

Programma-indeling
1.
Het bestuur stelt de programma-indeling vast.
2.
Het bestuur stelt op voorstel van de directieraad per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van de directieraad bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
3.
Het bestuur stelt vast over welke onderwerpen het in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
Artikel
3.

Inrichting begroting en jaarstukken
1.
De begroting en jaarstukken worden ingericht overeenkomstig de aanwijzingen zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
2.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
3.
In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven even als de actuele raming van de totale uitgaven.
Artikel
4.

Kaders begroting
1.
De directieraad biedt jaarlijks aan het bestuur een nota aan met een voorstel voor de uitgangspunten en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, deze uitgangspunten en kaders aan de raden. Het bestuur stelt de nota voor verzending aan de raden vast.
2.
Voor het inzichtelijk maken van de incidentele baten en lasten wordt een ondergrens van € 25.000 gehanteerd. Dit ligt gelijk aan de rapporteringsgrens.
Artikel
5.

Autorisatie begroting en investeringskredieten
1.
Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.
2.
Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan van welke nieuwe investeringen het op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.
3.
De directieraad informeert het bestuur als ze verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het bestuur geeft aan of het een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en/of lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet.
4.
Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt de directieraad voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het bestuur voor.
Artikel
6.

Tussentijdse rapportage
1.
De directieraad informeert het bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het samenwerkingsverband in het lopende boekjaar.
2.
De tussentijdse rapportage gaat in op financiële afwijkingen, de voortgang van de programma’s en grote/majeure projecten.
3.
In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma’s en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.
4.
De tussentijdse rapportage wordt vóór de behandeling van de begroting van de A2 gemeenten van het volgende begrotingsjaar aan het bestuur aangeboden.
5.
Het vaststellen van de tussentijdse rapportage door het bestuur leidt in geval van wijziging van baten en/of lasten op programmaniveau en/of wijziging van een investeringskrediet tot een wijziging van de programmabegroting en/of het investeringskrediet.
6.
De structurele effecten van de tussentijdse rapportage worden meerjarig verwerkt in de begroting van het komende boekjaar.
Artikel
7.

Budgetoverheveling
1.
Het budget van incidenteel begrote taken in de exploitatie, welke om technische redenen niet zijn uitgevoerd in het lopende begrotingsjaar, mogen tot het maximum van een het niet gebruikte bedrag eenmalig naar het volgende begrotingsjaar overgeheveld worden.
2.
Bij vaststelling van de jaarrekening wordt de budgetoverheveling formeel aan de bestemmingsreserve afwikkeling activiteiten toegevoegd. Door het overhevelen is het mogelijk om activiteiten waarvoor incidenteel budget beschikbaar is gesteld alsnog in het volgende begrotingsjaar uit te voeren.
3.
Om van bovenstaande af te wijken, en gelden meerjarig over te hevelen, dient een concrete onderbouwing aangeleverd te worden waarbij de uitputting van de gelden in een volgend jaar blijkt.
Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel
8.

Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de directieraad aan het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van het samenwerkingsverband, inclusief dotaties aan de reserves.
2.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 25.000 nader toegelicht.
Artikel
9.

Voorwaardencriterium
1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2.
De directieraad biedt het bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel
10.

Begrotingscriterium
1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de (gewijzigde) begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
3.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- d.
Wanneer de baten en lasten tijdig aan de raad zijn gemeld – zelfs in dat geval dat deze niet tot een begrotingswijziging hebben geleid. Het melden bij de jaarrekening van het desbetreffende jaar wordt gezien als tijdig.
4.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel
11.

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
2.
Het bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Hoofdstuk
3.

Financieel beleid
Artikel
12.

Waardering en afschrijving vaste activa
1.
Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.
2.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
Artikel
13.

Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel
14.

Reserves en voorzieningen
1.
In de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de programma’s plaats.
2.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:
- o
het specifieke doel van de reserve;
- o
een onderbouwing van het bedrag;
- o
de voeding van de reserve;
- o
de maximale hoogte van de reserve;
- o
de termijn waarbinnen de reserve besteed zal worden.
Artikel
15.

Kostprijsberekening
1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van diensten die worden geleverd, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de indirecte personeel gerelateerde kosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
2.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.
3.
Het percentage van de omslagrente wordt bepaald conform richtlijnen BBV.
Artikel
16.

Prijzen economische activiteiten
1.
Voor de levering van diensten waarbij het samenwerkingsverband in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet de directieraad vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende diensten wordt gemotiveerd.
2.
Besluiten van het bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:
- a.
leveringen van diensten aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;
- b.
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;
- c.
een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;
- d.
een bevoordeling van sociale werkplaatsen;
- e.
een bevoordeling van onderwijsinstellingen;
- f.
een bevoordeling van publieke media-instellingen; en
- g.
een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.
Artikel
17.

Vaststelling hoogte prijzen
De directeur van de A2 is bevoegd tot het vaststellen van de tarieven en prijzen van de door het samenwerkingsverband geleverde diensten.
Artikel
18.

Financieringsfunctie
1.
De directieraad neemt bij het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:
- a.
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en
- b.
er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.
2.
Het samenwerkingsverband verstrekt geen leningen, garanties en risicodragend kapitaal.
Hoofdstuk
4.

Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel
19.

Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het samenwerkingsverband als geheel en in de organisatorische eenheden;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, etc.;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de producten en diensten en de effecten van het beleid;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel
20.

Financiële organisatie
De directieraad draagt zorgt voor:
- a.
een eenduidige indeling van het samenwerkingsverband en een eenduidig toewijzing van de taken aan de organisatorische eenheden;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- g.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het samenwerkingsverband, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel
21.

Interne controle
1.
De directieraad zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de directieraad maatregelen tot herstel.
2.
De directieraad zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van het samenwerkingsverband met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt de directieraad maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
Hoofdstuk
5.

Slotbepalingen
Artikel
22.

Intrekken oude verordening
De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten 2023 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op het jaarverslag en de jaarstukken van het begrotingsjaar waar de verordening betrekking op heeft.
Artikel
23.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking vanaf 23 november 2024.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Samenwerking A2 gemeenten 2024.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 22-11-2024.
De voorzitter van het bestuur GRSA2,
Drs. A.B.A.M. Ederveen
De voorzitter van de directieraad GRSA2,
E. Jacobs
Bijlage
afschrijvingsbeleid

bij artikel 7
Algemeen
Activa met een levensduur van twee jaar of minder en/of een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
Met afschrijven wordt gestart in het eerste boekjaar na gereedkomen of verwerving van het actief.
Bij besluit van het bestuur kan van onderstaande afschrijvingstermijnen worden afgeweken.
Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut
De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:
Omschrijving | Jaren
Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 7 | 15
Technische installaties in (bedrijfs)gebouwen | 10
Veiligheidsvoorzieningen in (bedrijfs)gebouwen | 10
Telefooninstallaties | 10
Kantoormeubilair | 10
Automatiseringsapparatuur en computerapplicaties | 5
Communicatiemiddelen/-apparatuur | 5
Personenauto’s | 5

Toelichting op de artikelen
Algemeen
In de Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat de artikelen in de Gemeentewet die betrekking hebben op de financiën van de gemeente (artikelen 186 tot en met 213) van toepassing zijn op gemeenschappelijke regelingen. Daarom moeten gemeenschappelijke regelingen evenals gemeenten een financiële verordening vaststellen. Dit betekent overigens eveneens dat de aanvullende regels die zijn gesteld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) van toepassing zijn op de gemeenschappelijke regelingen.
Artikel 1. Begripsbepaling
Het begrip administratie is gedefinieerd ten behoeve van artikel 19 van de verordening.
Het begrip organisatorische eenheid is gedefinieerd ten behoeve van de artikelen 19 en 20 van de verordening.
Artikel 2. Programma-indeling
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s wordt door het bestuur vastgesteld.
Het tweede lid bepaalt, dat op voorstel van de directieraad het bestuur beleidsindicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn, volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door gemeenten in programma’s en programmaverantwoording, welke zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV. Niet alle verplichte beleidsindicatoren zijn voor het samenwerkingsverband van toepassing.
Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor. In een paragraaf wordt het bestuur integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. Het derde lid bepaalt, dat het bestuur kan aangeven, welke paragrafen het nog meer wenst.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn aanvullend op het BBV-bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen, dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringskredieten mogelijk te maken.
In het derde lid wordt voor de jaarrekening het inzicht in de uitputting van investeringskredieten geregeld.
Artikel 4. Kaders begroting
Artikel 4 biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 van de Gemeentewet en het BBV.
Het artikel bepaalt, dat het bestuur vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vaststelt, waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan de directieraad voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Artikel 5 bevat regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Het bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het bestuur besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. Het samenwerkingsverband kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht. Het bestuur kan kiezen op welk niveau het budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door het bestuur van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s.
Incidenteel beschikbare budgetten worden in een boekjaar gepland. Het is niet altijd mogelijk om de uitvoering ook precies binnen dit boekjaar af te ronden. Om de voortgang van de uitvoering te waarborgen, kunnen deze budgetten éénmalig worden meegenomen naar het volgende boekjaar. Het college zorgt voor een toelichting waaruit blijkt dat het hier uitsluitend incidentele budgetten betreft en dat de uitvoering inderdaad ook in de 1e helft van het nieuwe boekjaar heeft plaatsgevonden. De raad keurt deze zogenaamde budgetoverhevelingen achteraf goed bij het vaststellen van de jaarrekening.
Ook uitgaven voor eventuele investeringen moeten door het bestuur worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is er voor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid). Wel kan het bestuur bij de begrotingsbehandeling aangegeven, welke investeringskredieten het op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het bestuur de autorisatie van belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar het bestuur autoriseert de uitgaaf nog niet. De directieraad is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.
De directieraad dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde baten en lasten op programmaniveau en investeringskredieten bij het bekend worden aan het bestuur te melden, zodat het bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Soms komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel, die bij het opstellen van de begroting niet waren voorzien. Het vierde lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten anders dan bij vaststelling van de begroting. Dus ook voor investeringen die pas in de loop van het begrotingsjaar worden voorzien.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage
De tussentijdse rapportage is een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor het bestuur. Op basis van de tussentijdse rapportage wordt het bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.
Er is gekozen voor één tussentijdse rapportage, die op tijd is om te gebruiken als input voor de begroting van de A2 gemeenten.
Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage.
Het derde lid bepaalt, welke afwijkingen ten opzichte van de begroting de directieraad in de tussentijdse rapportage moet toelichten.
Het vierde lid gaat over planning van de tussentijdse rapportage. Daarbij is gekozen voor het aanbieden van de tussentijdse rapportage vóór behandeling van de begroting van de A2 gemeenten van het volgende begrotingsjaar opdat structurele wijzigingen in de begroting van de A2 gemeenten kunnen worden verwerkt.
Artikel 7. Budgetoverheveling
Dit artikel regelt expliciet de voorwaarden op basis waarvan incidentele budgetten eenmalig kunnen worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar. In technische zin verloopt dit bij de vaststelling van de jaarrekening via de bestemmingsreserve afwikkeling activiteiten. Een en ander op basis van deugdelijke onderbouwingen.
Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het algemeen bestuur legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:
- •begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;
- •voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;
- •misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
Eerste lid
In het eerste lid stelt het algemeen bestuur de verantwoordingsgrens vast, waarboven de directieraad moet rapporteren aan het bestuur. Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.
Tweede lid
Het tweede lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens).
Artikel 9. Voorwaardencriterium
In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium, het zogenaamde “normenkader”.
Artikel 8 geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur moet worden vastgesteld en voor een bepaalde datum aan het bestuur moet worden aangeboden.
Artikel 10. Begrotingscriterium
Artikel 9 gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.
De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door het algemeen bestuur goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Dat is geregeld in het tweede lid.
Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.
Aan het bestuur wordt opgedragen om regels op stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Artikel 12. Waardering & afschrijving vaste activa
In het tweede lid, onder a, van artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen, dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 11 invulling gegeven. Voor de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar de bijlage bij de verordening. In de bijlage zijn naast de methodiek de afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën materiële vaste activa met economisch nut opgenomen.
Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de oninbaarheid van vorderingen moet men een voorziening vormen. Dit artikel bevat regels voor het vaststellen van de hoogte van deze voorziening. Vorderingen van het samenwerkingsverband orden individueel beoordeeld op oninbaarheid.
Artikel 14. Reserves en voorzieningen
Het eerste lid bepaalt, dat voor de toerekening van rentelasten en rentebaten in de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening aan de programma’s geen rentevergoeding over reserves en voorzieningen wordt meegenomen.
In het tweede lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een nieuwe te vormen bestemmingsreserve opgenomen.
Artikel 15. Kostprijsberekening
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, onder b, dat de verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het samenwerkingsverband in rekening te brengen prijzen. De grondslagen voor de prijzen die het samenwerkingsverband in rekening brengt, worden gevormd door de opbouw van de kostprijs.
Het eerste lid van artikel 14 bepaalt, dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden vastgelegd en dat de kostprijzen bestaan uit de directe kosten en een opslag voor indirecte personeel gerelateerde kosten en voor de rente over de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van (vaste) activa die voor desbetreffende rechten en heffingen en voor de desbetreffende goederen, werken en diensten worden ingezet.
Het tweede lid bepaalt, dat ook bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa worden betrokken bij de kostprijsberekening.
Het derde van artikel 14 geeft de berekeningswijze van de omslagrente voor het toerekenen van de rente aan de kostprijs voor de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van activa.
Artikel 16. Prijzen economische activiteiten
Als het samenwerkingsverband diensten levert dan mag zij deze activiteiten niet bevoordelen als het economische activiteiten betreffen. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee het samenwerkingsverband in concurrentie met andere ondernemingen treedt. Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in, dat ten minste een integrale kostprijs voor de levering van diensten in rekening moet worden gebracht.
Van deze verplichting kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een besluit van het bestuur het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Voor het verplicht in rekening brengen van minimaal een integrale kostprijs voor de levering van diensten gelden een aantal uitzonderingen. Deze uitzonderingen worden in het tweede lid opgesomd.
Artikel 18. Financieringsfunctie
Artikel 212 van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat.
Artikel 17 geeft invulling aan deze plicht. Het artikel bevat kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 17 van deze verordening.
In aanvulling op de regels uit de Wet financiering decentrale overheden en daarop gebaseerde besluiten en regelingen stelt het eerste lid een aantal aanvullende kaders. Zo mag geen gebruik worden gemaakt van financiële derivaten.
Het samenwerkingsverband mag geen leningen en garanties verstrekken en geen financiële participaties aangaan.
Artikel 19. Administratie
Onder artikel 19 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.
Artikel 20. Financiële organisatie
Artikel 20 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt de directieraad op hiervoor zorg te dragen.
Artikel 20 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie de directieraad beleid en interne regels moet stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand, dat de directieraad een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat de directieraad de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de (extracomptabele) kostentoerekening vastlegt.
Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en andere inkoopvoorwaarden.
In geval van misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf teneinde misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen.
De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden, waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheershandelingen met een financieel gevolg en de getrouwheid van de jaarrekening.
Artikel 21. Interne controle
De accountant toetst jaarlijks of de jaarrekening van hat samenwerkingsverband een getrouw beeld geeft van de financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen.
Het eerste lid van artikel 20 draagt de directieraad op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole het samenwerkingsverband zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.
Het tweede lid bepaalt, dat de directieraad maatregelen treft, zodat wordt gecontroleerd of de administratie van materiele bezittingen zoals gebouwen, voertuigen, computers, voorraden en de administratie van het financieel vermogen zoals aandelen en overeenkomsten van leningen, geldmiddelen, debiteurenvorderingen e.d. overeenkomen met hetgeen het samenwerkingsverband daadwerkelijk bezit. Voor veel van deze bezittingen wordt een jaarlijkse controle gevraagd.
Eens in 4 jaar moet worden gecontroleerd of de administratie van registergoederen en bedrijfsmiddelen overeenkomt met het daadwerkelijke bezit.
Artikel 22. Intrekken oude verordening en overgangsrecht
Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later.
De oude regeling is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t. Hiervoor is in artikel 21 een overgangsbepaling opgenomen.