BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Senzer

Financiële verordening Senzer 2022
Het Algemeen bestuur van het openbaar lichaam werkbedrijf Atlant De Peel handelend onder de naam Senzer; gelet op de bepalingen van artikel 212 Gemeentewet, artikel 30 lid 3, artikel 34 lid 2 en artikel 34b van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, hoofdstuk I t/m IV van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten en artikel 37, eerste en tweede lid van de Gemeenschappelijke regeling werkbedrijf Atlant de Peel;
Besluit:
I. Vast te stellen de Financiële verordening Senzer 2022.
II. In te trekken de Financiële verordening werkbedrijf Atlant De Peel 2016.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel
1

Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. Deelnemende gemeenten: de gemeenten Helmond, Asten, Gemert-Bakel, Deurne, Laarbeek, Someren, Geldrop-Mierlo;
b. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van Senzer en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
c. BBV: het Besluit Begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten;
d. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
e. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde prestaties en (maatschappelijke) effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
f. Programma: is een samenhangend geheel van activiteiten;
g. Deelprogramma: nadere uitsplitsing van een programma;
h. Financiële administratie het onderdeel van de administratie dat systematisch financiële gegevens maakt en verwerkt van (onderdelen van) de organisatie van Senzer, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
• de financieel-economische positie;
• het financiële beheer;
• de uitvoering van de begroting;
• het afwikkelen van vorderingen en schulden;
• alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
i. Gemeentelijke bijdragen: de bijdragen die Senzer ontvangt van de deelnemende gemeenten.
j. Rijksmiddelen: de middelen die de deelnemende gemeenten ontvangen van het Rijk voor de uitvoering van de taken;
k. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen die van toepassing zijn op de taken van Senzer, raadsbesluiten en besluiten van het Algemeen bestuur en Dagelijks bestuur;
l. Rechtmatigheidsverklaring: De wettelijke verklaring door het Dagelijks bestuur over de naleving van de geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en de balansmutaties in de jaarrekening;
m. Senzer: het openbaar lichaam werkbedrijf Atlant De Peel handelende onder de naam Senzer;
n. Verantwoordingsgrens: boven deze financiële grens dient het Dagelijks bestuur verantwoording af te leggen, middels de rechtmatigheidsverantwoording, aan het Algemeen bestuur;
o. Rapportagegrens: boven deze financiële grens dienen afwijkingen te worden gemeld in de financiële rapportages.
Hoofdstuk
2 Begroting en verantwoording
Artikel
2

Planning en control-cyclus
1. Het Dagelijks bestuur biedt jaarlijks, vóór 1 december, een bestuurlijke planning voor het volgende begrotingsjaar aan het Algemeen bestuur aan. In deze planning zijn de data opgenomen met betrekking tot het aanbieden en vaststellen van de Planning en Control producten.
2. De Planning en Control cyclus bestaat uit de volgende producten:
a. Ontwerpbegroting;
b. Kwartaalrapportage;
c. Jaarstukken.
Artikel
3

Inrichting begroting en jaarstukken
1. De begroting en jaarstukken van Senzer bevatten één programma zoals bedoeld in artikel 8 BBV. Het Algemeen bestuur kan het programma uitsplitsen in deelprogramma’s.
2. In de begroting worden de bijdragen per deelnemende gemeente geraamd en gesplitst in incidenteel en structureel. In de jaarstukken vindt de definitieve afrekening plaats op gelijke wijze.
3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.
4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.
5. In de begroting worden zowel beleidsmatige als financiële doelstellingen opgenomen.
Artikel
4

Ontwerpbegroting
Het Dagelijks bestuur van Senzer zendt de ontwerpbegroting acht weken voordat zij aan het Algemeen bestuur van Senzer wordt aangeboden, aan de raden van de deelnemende gemeenten.
1. De ontwerpbegroting wordt door de deelnemende gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en verkrijgbaar gesteld.
2. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het Dagelijks bestuur van Senzer hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het Dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, die aan het Algemeen bestuur wordt aangeboden.
3. Het Dagelijks bestuur van Senzer zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de begroting aan colleges van de deelnemende gemeenten.
4. Het Dagelijks bestuur van Senzer zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de provincie.
Artikel
5

Kwartaalrapportage
Het Dagelijks bestuur informeert het Algemeen bestuur elk kwartaal door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting.
1. De kwartaalrapportages van het 1e en 3e kwartaal worden uiterlijk twee maanden na afloop van een kwartaal aan het Algemeen bestuur aangeboden. De rapportage over het 2e kwartaal wordt, in verband met de vakantieperiode, uiterlijk binnen drie maanden aangeboden.
2. Over het 4e kwartaal wordt geen kwartaalrapportage opgesteld. De jaarstukken treden hiervoor in de plaats.
3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indelingssystematiek van de begroting.
4. De rapportage gaat in op de budgettaire en beleidsmatige afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting alsmede op eventuele nieuwe beleidsmatige ontwikkelingen en bevat tevens de realisatie ultimo rapportagedatum en een prognose van het jaarresultaat.
Artikel
6

Jaarstukken
Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.
1. Het Algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering of de beleidsdoelen voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
2. Door het vaststellen van de in dit artikel genoemde, en door de accountant goedgekeurde, jaarrekening verleent het Algemeen bestuur décharge aan de Dagelijks bestuur voor het gevoerde beleid.
3. Verantwoordingsgrens: boven deze grens dient het Dagelijks bestuur de afwijkingen op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens is 1%. De rapportagegrens bedraagt € 100.000.
Hoofdstuk 3 Financiële beleid
Artikel
7

Investerings-en afschrijvingsbeleid
Het Dagelijks bestuur biedt het Algemeen bestuur minimaal eens in de vier jaar een notitie Investeren, Waarderen en Afschrijven aan.
Artikel
8

Reserves en voorzieningen
Het Dagelijks bestuur geeft, als onderdeel van de begroting, een overzicht van de reserves en voorzieningen.
Artikel
9

Financieringsfunctie
Het Dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor de financiering binnen de richtlijnen en kaders zoals genoemd in het Treasurystatuut Senzer 2022.
Hoofdstuk 4 Paragrafen
Artikel
10

Weerstandsvermogen en risicomanagement
1. Eens in de vier jaar wordt de ‘Reserves en voorzieningen’ door het Dagelijks Bestuur geactualiseerd en aangeboden aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling.
Artikel
11

Onderhoud kapitaalgoederen
Het Dagelijks bestuur stelt een voorziening in om de onderhoudslasten van gebouwen over een aantal jaren te egaliseren. Hiertoe wordt eens in de vier jaar een beheerplan opgesteld. Het plan bevat een planmatige opzet van het onderhoud met de bijbehorende kosten aan de gebouwen per jaar.
Artikel
12

Financiering
1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks bestuur in ieder geval op:
a. de schulden, de looptijd en het verschuldigde rentepercentage;
b. de kasgeldlimiet;
c. de rente risiconorm.
2. Het treasurystatuut wordt eens in de vier jaar door het Dagelijks Bestuur geactualiseerd en ter vaststelling aangeboden aan het Algemeen Bestuur.
Artikel
13

Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het de Dagelijks bestuur in ieder geval op:
1. de omvang, opbouw en ontwikkeling van de organisatie inclusief bijbehorende kosten;
2. tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.
Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en administratie
Artikel
14

Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in Senzer als geheel en in de afzonderlijke organisatieonderdelen;
b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten, het maken van kostencalculaties en voor het inzicht in bepaalde indicatoren;
d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel
15

Financiële organisatie
Het Dagelijks bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de bedrijfsonderdelen;
b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
d. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
e. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de verschillende (dienst) onderdelen van Senzer. ;
f. de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.
Artikel
16

Interne controle
1. Het Dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de verantwoording en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking.
2. Het Dagelijks bestuur waarborgt de rechtmatigheid van de beheershandelingen en legt hierover een verklaring af conform de eisen van BBV.
3. In het kader van rechtmatigheid is het toegestaan om af te wijken van de begroting indien:
a. Financiële afwijkingen binnen het geaccordeerde beleid van het Algemeen Bestuur vallen;
b. Financiële afwijkingen waarbij sprake is van compensatie via direct te relateren inkomsten;
c. Financiële afwijkingen bij open einde regelingen;
d. Het voor investeringen aannemelijk is dat uitgaven binnen het door het Algemeen Bestuur geaccordeerde meerjarige investeringsbudget blijven.
4. De in lid 3 genoemde uitzonderingen gelden voor zover niet redelijkerwijs de begroting via een begrotingswijziging kon worden gewijzigd en geaccordeerd door het Algemeen Bestuur.
5. Het Dagelijks bestuur neemt bij afwijkingen maatregelen tot herstel.
6. Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor een stelsel van interne auditing op de goede werking van de verantwoordelijkheden genoemd onder lid 1, 2 en 3.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel
17

Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het blad gemeenschappelijke regeling en werkt terug tot 1 januari 2022.
Artikel
18

Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als ‘Financiële verordening Senzer 2022’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur d.d. 13 april 2022. Namens deze,
E.
de Vries
voorzitter
M.H.
Biemans
secretaris