BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling De Bedrijfsvoeringspartner

Besluit mandaten, volmachten en machtigingen personeelsaangelegenheden De BedrijfsvoeringsPartner
Het bestuur en de voorzitter van De BedrijfsvoeringsPartner, ieder voor zover het zijn of haar bevoegdheden betreft;
gelet op het bepaalde in de artikelen 33b en 33d van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikelen 10:1 e.v. van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 3:60 Burgerlijk Wetboek, en de gemeenschappelijke regeling De BedrijfsvoeringsPartner;
besluiten vast te stellen:
BESLUIT mandaten, volmachten en machtigingen personeelsaangelegenheden De
BedrijfsvoeringsPartner
Artikel
1.

Definities
1.
Onder mandaat wordt in dit besluit verstaan de machtiging tot het in naam en onder verantwoordelijkheid van het bestuur dan wel de voorzitter van De BedrijfsvoeringsPartner uitoefenen van een besluitbevoegdheid, zulks met inbegrip van de ondertekeningsbevoegdheid van het besluit en alle voorafgaande voorbereiding- en uitvoeringshandelingen.
2.
Onder volmacht word in dit besluit verstaan de bevoegdheid tot het in naam van de voorzitter van De BedrijfsvoeringsPartner verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, waaronder het ondertekenen van overeenkomsten met inbegrip van alle voorafgaande voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.
3.
Onder machtiging wordt in dit besluit verstaan de bevoegdheid tot het in naam van het bestuur dan wel de voorzitter van De BedrijfsvoeringsPartner verrichten van handelingen, anders dan bedoeld in het eerste en tweede lid.
Artikel
2.

Mandaten en volmachten personeelsaangelegenheden
1.
Ten behoeve van de uitoefening van de bevoegdheden aangaande personeelsaangelegenheden, zoals vermeld in het bij dit besluit behorend overzicht, wordt mandaat en volmacht verleend aan de daarbij aangegeven functionarissen onder wiens verantwoordelijkheid de betreffende personele aangelegenheid valt.
2.
Buiten de in het bijbehorend overzicht aangegeven gevallen is de gemandateerde c.q. ge(vol)machtigde niet bevoegd om ondermandaat of ondervolmacht te verstrekken ten aanzien van enige bij dit besluit aan hem verleende bevoegdheid.
Artikel
3.

Kaderstelling
1.
De uitoefening van de bevoegdheden geschiedt met inachtneming van de kaders en specifieke voorwaarden, zoals aangegeven in het artikel 2 lid 1 bedoelde overzicht.
2.
Onverminderd het bepaalde in het eerste lid geschiedt de uitoefening van de bevoegdheden binnen de grenzen van het recht waarop deze bevoegdheden steunen en de terzake geldende uitvoeringsregels, waaronder de cao SGO en het personeelshandboek van De BedrijfsvoeringsPartner.
3.
Voor zover de uitoefening van de bevoegdheden financiële consequenties voor de organisatie met zich mee brengt, geschiedt zulks met inachtneming van de terzake gestelde budgettaire kaders.
4.
Indien in enig geval wordt getwijfeld of de voorgenomen uitoefening van de bevoegdheid in overeenstemming is met het bepaalde in lid 1 tot en met 3 van dit artikel, oefent de gemandateerde c.q. de ge(vol)machtigde zijn bevoegdheid niet uit dan nadat hij daarover overleg heeft gepleegd met de mandaatgever c.q. volmachtverlener.
5.
Het bepaalde in lid 4 van dit artikel vindt in elk geval plaats indien:
- a.
de mandaatgever c.q. de volmachtverlener de wens daartoe kenbaar heeft gemaakt;
- b.
de uitoefening van de bevoegdheid (vermoedelijk) bestuurlijke/politieke consequenties zal hebben;
- c.
precedentwerking is te verwachten.
Artikel
4.

Ondertekening
De ondertekening van uitgaande stukken, waarop de besluitbevoegdheid betrekking heeft, geschiedt als volgt:
- -namens de voorzitter van De Bedrijfsvoeringspartner, gevolgd door de naam, functie, naam organisatieonderdeel/team en (digitale) handtekening van de gemandateerde c.q. ge(vol)machtigde.
Artikel
5.

Vervanging
1.
Het aan een bepaalde functionaris verleende mandaat of volmacht wordt eveneens geacht te zijn verleend aan de betrokken hiërarchisch hogere functionaris(sen).
2.
Bij afwezigheid of verhindering van de gemandateerde c.q. ge(vol)machtigde zoals aangegeven in het bij dit besluit behorend overzicht worden de aan hem bij dit besluit toegekende bevoegdheden als volgt uitgeoefend:
- a.
bij afwezigheid of verhindering van de directeur een door de directeur aangewezen vervanger uit het concern MT;
- b.
bij afwezigheid of verhindering van het concern MT of het ontbreken van een meerderheid binnen het concern MT door de directeur;
- c.
bij afwezigheid of verhindering van de concernmanager door een andere concernmanager;
- d.
bij afwezigheid of verhindering van de teamleider door diens concernmanager, of een door deze concernmanager aan te wijzen teamleider binnen hetzelfde cluster.
Artikel
6.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Dit besluit treedt in werking na bekendmaking en werkt terug tot 1 juli 2024.
2.
Dit besluit kan worden aangehaald als het “BESLUIT mandaten, volmachten en machtigingen personeelsaangelegenheden De BedrijfsvoeringsPartner 2024”.
Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van De BedrijfsvoeringsPartner van 3 juli 2024.
Het bestuur,
De secretaris,
H.T. van Bochove
De voorzitter,
M. Bianchi
De voorzitter,
M. Bianchi

Overzicht behorend bij het “BESLUIT mandaten, volmachten en machtigingen personeelsaangelegenheden De Bedrijfsvoeringspartner”
Nr. | Aard HR bevoegdheid/beslissing | Gemandateerde c.q. ge(vol)machtigde | Kaders en specifieke voorwaarden
P1 | INRICHTING ORGANISATIE
P1.1 | Inrichting hoofdstructuur | n.v.t. | Geen mandaat/volmacht
P1.2 | Inrichting fijnstructuur (verdeling in teams) | Concern MT |
P1.3 | Vaststellen functiebeschrijvingen | Concern MT |
P1.4 | Vaststellen functiewaarderingen | Concern MT |
P2 | FORMATIE
P2.1 | Vaststellen toegestane formatie(budget) | n.v.t. | Geen mandaat/volmacht
P2.2 | Formatie-/budgetverschuivingen (neutraal) | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende
P2.3 | Uitbreiden en inkrimpen formatie | Concern MT | Binnen het budget van De BedrijfsvoeringsPartner
P3 | HR BELEID EN ARBEIDSVOORWAARDEN
P3.1 | Vaststellen HR beleid en arbobeleid | Concern MT | Betreft geen arbeidsvoorwaarden. Met inachtneming bevoegdheden medezeggenschapsorganen
P3.2 | Vaststellen inhoudelijke wijzigingen collectieve arbeidsvoorwaarden-(regelingen) in het personeelshandboek | n.v.t. | Geen mandaat/volmacht bij inhoudelijke wijzigingen arbeidsvoorwaarden(regelingen)
P3.3 | Vaststellen technische wijzigingen in het personeelshandboek naar aanleiding van wijzigingen in cao of wetgeving | Concern MT | Mandaat/volmacht alleen bij verplichte wijzigingen en technische aanpassingen
P3.4 | Vaststellen nieuwe versie personeelshandboek | Directeur |
P3.5 | Toewijzen functies aan bijzondere regeling voor werktijden (werken met roosters) | Concern MT | Met inachtneming bevoegdheden medezeggenschapsorganen
P3.6 | Uitvoeren salarisadministratie, uitbetaling salaris, declaraties, overlijdensuitkeringen, afdrachten, verhaal, vordering, loonbeslagen e.d. | Salarisadministrateur |
P3.7 | Ledenraadpleging Cao SGO | Concern MT | Het uitbrengen van stem na besluit concern MT door directeur.
P4 | RECRUITMENT EN INDIENSTTREDING
P4.1 | Openstellen en intrekken vacature | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P4.2 | Recruitment | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Binnen kaders inkoop- en aanbestedingsbeleid
P4.3 | Aangaan arbeidsovereenkomst | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P4.4 | Aangaan arbeidsovereenkomst na AOW-gerechtigde leeftijd | Concern MT |
P4.5 | Aangaan inhuurovereenkomst | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P4.6 | Aangaan stageovereenkomst | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P4.7 | Aangaan werkervaringsovereenkomst | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P4.8 | Aangaan detacheringsovereenkomst | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P4.9 | Aangaan overeenkomst van (advies) opdracht (HR) | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P4.10 | Afnemen van eed of belofte na indiensttreding | De voorzitter van De Bedrijfsvoeringspartner | Geen mandaat/volmacht. Bijzondere bevoegdheid gekoppeld aan aandacht voor integriteit
P5 | WIJZIGEN ARBEIDSOVEREENKOMST EN TOEKENNEN ARBEIDSVOORWAARDEN
P5.1 | Wijzigen functie werknemer | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P5.2 | Wijzigen salaris | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P5.3 | Toekennen salaristoelagen (cao hoofdstuk 3 paragraaf 3) | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P5.4 | Toekennen functioneringstoelage | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P5.5 | Toekennen arbeidsmarkttoelage | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P5.6 | Toekennen vergoedingen en incidentele beloningen (cao hoofdstuk 3 paragraaf 4) | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P5.7 | Goedkeuren declaraties (Youforce) | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P5.8 | Wijzigen arbeidsduur (maximaal 36 uur per week) | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P5.9 | Tijdelijke wijziging arbeidsduur (> 36-40 uur per week) | Concern MT | Vooraf meldingsplicht bij OR conform cao.
P5.10 | Werktijden | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P5.11 | Reis- en thuiswerkpatroon | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P5.12 | Toekennen vakantieverlof | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P5.13 | Toekennen bijzonder/overig verlof (Wazo) | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P5.14 | Opdragen tot overwerk | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P5.15 | Beschikbaarstelling dienstkleding | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P5.16 | Toekennen opleidings- en ontwikkelingsfaciliteiten | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider | Na overleg met hiërarchisch leidinggevende binnen financiële kaders. Bij geen budget eerst afstemming in concern MT
P5.17 | Toestemming of weigering nevenwerkzaamheden | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P5.18 | Oordeel financiële belangenverstrengeling | - 1. Directeur - 2. Concernmanager |
P5.19 | Toestemming of weigering buitenlandse dienstreis | - 1. Directeur - 2. Concernmanager |
P6 | FUNCTIONEREN EN BEOORDELEN
P6.1 | Voeren van het goede gesprek, functionerings-, voortgangs-, ontwikkelings- en beoordelingsgesprekken | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P6.2 | Vaststellen beoordelingsgesprekken | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P6.3 | Besluit tot het starten en beëindigen van verbetertrajecten bij onvoldoende functioneren | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P6.4 | Voeren van gesprekken bij verbetertrajecten | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P7 | BEËINDIGEN ARBEIDSOVEREENKOMST
P7.1 | Afwikkelen beëindiging arbeidsovereenkomst bij opzegging door werknemer (ontslag op eigen verzoek, pensionering) | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P7.2 | Opzeggen en afwikkelen bij beëindiging arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, van rechtswege of wegens ontbindende voorwaarden | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P7.3 | Opzeggen en afwikkelen bij beëindiging arbeidsovereenkomst tijdens proeftijd | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P7.4 | Beëindigen arbeidsovereenkomst door het aangaan van een vaststellingsovereenkomst (geen RVU) | Concern MT | Bijzondere bevoegdheid vanwege kosten
P7.5 | Beëindigen arbeidsovereenkomst door het aangaan van een vaststellingsovereenkomst (RVU) | Concern MT |
P7.6 | Aanvraag toestemming beëindiging arbeidsovereenkomst wegens (langdurige) arbeidsongeschiktheid (UWV) | - 1. Directeur - 2. Manager |
P7.7 | Aanvraag ontbinding arbeidsovereenkomst via kantonrechter | - 1. Directeur - 2. Manager | Bijzondere bevoegdheid vanwege juridische en financiële risico’s.
P7.8 | Aanvraag toestemming voor beëindiging arbeidsovereenkomst bij cao ontslagcommissie (bij reorganisatie na afloop van Vwnw-traject) | - 1. Directeur - 2. Manager |
P7.9a | Beëindiging arbeidsovereenkomst wegens dringende reden(en) (ontslag op staande voet) bij negatief advies HRM | Directeur | Bijzondere bevoegdheid vanwege juridische en financiële risico’s
P7.9b | Beëindiging arbeidsovereenkomst wegens dringende reden(en) (ontslag op staande voet) bij positief advies HRM | - 1. Directeur - 2. Manager | Bijzondere bevoegdheid vanwege juridische en financiële risico’s
P7.10 | Schorsing als ordemaatregel | - 1. Directeur - 2. Manager |
P7.11 | Opleggen sancties (BW) waaronder loonopschorting en loonstopzetting (7:629 BW) | - 1. Directeur - 2. Manager |
P7.12 | Beëindigen inhuurovereenkomst | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P7.13 | Beëindigen stageovereenkomst | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P7.14 | Beëindigen werkervaringsovereenkomst | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P7.15 | Beëindigen detacheringsovereenkomst | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P7.16 | Beëindigen overeenkomst van (advies) opdracht (HR) | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P8 | GESCHILBESLECHTING
P8.1 | Inschakelen mediation, bemiddeling of geschillencommissie namens werkgever | - 1. Directeur - 2. Manager |
P8.2 | Start juridische procedure bij rechtbank namens werkgever | - 1. Directeur - 2. Manager | Bijzondere bevoegdheid vanwege juridische en financiële risico’s
P8.3 | Vertegenwoordigen werkgever tijdens procedure bij rechtbank | - 1. Directeur - 2. Manager - 3. Teamleider |
P9 | VERZUIM EN ARBEIDSONGESCHIKTHEID
P9.1 | Verzuimbegeleiding zieke werknemer | - 1. Directeur - 2. Concernmanager - 3. Teamleider |
P10 | OVERIGE
P10.1 | Besluit toepassen hardheidsclausule en onvoorziene gevallen (besluit om in individuele gevallen af te wijken van wetgeving, cao, personeelshandboek en/of gebruikelijk beleid) | Concern MT | Bijzondere bevoegdheid vanwege precedentwerking
P10.2 | Aanwijzen preventiemedewerkers en vertrouwenspersonen | Concern MT | Bijzondere bevoegdheid
P10.3 | Aanwijzen werknemers om andere werkzaamheden te verrichten bij buitengewone omstandigheden (art. 11.6 cao) | Directeur | Bij crisis, rampen, oorlog Bijzondere bevoegdheid. Indien mogelijk consulteert de directeur vóór besluitvorming het Concern MT
P10.4 | Het voeren van lokaal overleg met de vakbonden | Directeur | Bijzondere bevoegdheid
P10.5 | Benoemen/aanwijzen voorzitter en leden van de geschillencommissie | Concern MT | Bijzondere bevoegdheid, in samenspraak met vakbonden in het lokaal overleg
P10.6 | Aanwijzen secretaris en plaatsvervangend secretaris geschillencommissie | Concern MT | Bijzondere bevoegdheid
P10.7 | Benoemen/aanwijzen voorzitter en leden van de toetsingscommissie functiewaardering | Concern MT | Bijzondere bevoegdheid, in samenspraak met vakbonden in het lokaal overleg
P10.8 | Besluit tot periodieke indexatie van de vergoeding voor de leden van personele adviescommissies | Concernmanager M&F |
P10.9 | Behandelen melding vermoeden misstand namens de werkgever | Directeur | Bijzondere bevoegdheid
P10.10 | Besluiten over het advies van de externe klachtencommissie ongewenst gedrag | Directeur | Bijzondere bevoegdheid
Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van De BedrijfsvoeringsPartner van 3 juli 2024.
Het bestuur,
De secretaris,
H.T. van Bochove
De voorzitter,
M. Bianchi
De voorzitter,
M. Bianchi