BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Regio Gooi en Vechtstreek

Privacyreglement Veilig Thuis Gooi en Vechtstreek
Hoofdstuk
1

Algemene bepalingen
Artikel
1

Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
Veilig Thuis: Veilig Thuis als bedoeld in artikel 4.1.1.Wmo 2015;
- b.
persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
- c.
bijzondere persoonsgegevens: informatie over een persoon over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
- d.
persoonsgegevens van gevoelige aard: bijzondere persoonsgegevens, het burgerservicenummer (BSN) en gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen;
- e.
directbetrokkenen: diegenen die huiselijk geweld en/of kindermishandeling begaan of ondergaan, alsmede degene die tot hun huishouden of gezin behoren, voor zover Veilig Thuis directe bemoeienis met hen heeft gehad;
- f.
betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
- g.
gezin of huishouden: de personen die in een gezinsverband leven of hebben geleefd of die een gezamenlijke huishouding voeren of hebben gevoerd;
- h.
minderjarige: persoon die de leeftijd van 18 jaar nog niet heeft bereikt, niet gehuwd is of meerderjarig is verklaard;
- i.
ouder: ouder(s) met gezag, adoptiefouder, stiefouder of anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden;
- j.
wettelijke vertegenwoordiger: de ouder(s) die het gezag uitoefen(t)en over de minderjarige, de voogd, de mentor of curator van personen vanaf 18 jaar die niet in staat zijn tot een redelijke waardering van hun belangen ter zake;
- k.
dossier: de verzameling geautomatiseerde gegevens met betrekking tot een melding van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan die in de registratie van Veilig Thuis zijn opgenomen;
- l.
huiselijk geweld: lichamelijk, geestelijk of seksueel geweld of bedreiging daarmee door iemand uit de huiselijke kring;
- m.
kindermishandeling: elke vorm van voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van vrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel;
- n.
verwerking van persoonsgegevens: alle handelingen die Veilig Thuis kan uitvoeren met persoonsgegevens. Hierbij kan het gaan om het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
- o.
verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die als verantwoordelijke het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
- p.
verwerker: een verwerker is een persoon/organisatie die geen deel uitmaakt van de organisatie van Veilig Thuis, maar wel in ‘opdracht’ van Veilig Thuis persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld de salarisadministratie voor Veilig Thuis uitvoert;
- q.
gegevensverstrekking: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
- r.
toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de (direct)betrokkene duidelijk verklaart akkoord te gaan met de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens;
- s.
persoonlijke werkaantekeningen: die gegevens, die naar hun aard niet bedoeld zijn om onder andere ogen dan die van de medewerker zelf te komen;
- t.
vertrouwenspersoon: een door de gemeente aanwezen persoon die onafhankelijk de jeugdigen of volwassenen op hun verzoek ondersteunt in aangelegenheden die samenhangen met de wettelijke taken en verantwoordelijkheden van Veilig Thuis en die werkzaam is bij een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;
- u.
verwijsindex: Verwijsindex risicojongeren als bedoeld in paragraaf 7.1. van de Jeugdwet;
- v.
burgerservicenummer: burgerservicenummer als bedoeld in artikel 1 van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer;
- w.
advies: een op de behoefte van de adviesvrager afgestemde set van aanwijzingen, raadgevingen en tips met als doel de adviesvrager in staat te stellen zelf verder te kunnen handelen in situaties van huiselijk geweld of kindermishandeling of bij een vermoeden daarvan;
- x.
melding: het kenbaar maken aan Veilig Thuis van een situatie of vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling met vermelding van de persoonsgegevens van de betrokkene(n);
- y.
veiligheidsbeoordeling: besluitvorming door Veilig Thuis over de vervolgstappen die naar aanleiding van de melding gezet worden en over de vraag aan welke professional of instelling de verantwoordelijkheid voor de verdere aanpak van de melding wordt toebedeeld;
- z.
monitoren: nagaan of aan de veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan, of directe en stabiele veiligheid wordt hersteld en of gewerkt wordt aan herstel van schade als gevolg van huiselijk geweld of kindermishandeling;
- aa.
huiselijke kring: familielid, huisgenoot, (voormalig) echtgenoot of mantelzorger;
- bb.
zicht op veiligheid: de situatie waarin Veilig Thuis aan de volgende voorwaarden voldoet: er is een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens; de veiligheid wordt ingeschat aan de hand van een gestandaardiseerd (risicotaxatie-) instrument; de veiligheid wordt beoordeeld in een multidisciplinair overleg.
Artikel
2

Reikwijdte van het reglement
Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen en die verband houden met de taken van Veilig Thuis.
Artikel
3

Taken van Veilig Thuis
1.
Veilig Thuis heeft op grond van de Wmo 2015 en daarbij behorende besluiten, voor zover van belang voor de verwerking van persoonsgegevens, de volgende wettelijke taken:
- a.
het fungeren als meldpunt voor gevallen of vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling;
- b.
het naar aanleiding van een melding onderzoeken of daadwerkelijk sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling;
- c.
het beoordelen van de vraag of - en zo ja tot welke stappen de melding aanleiding geeft;
- d.
het in kennis stellen van een instantie die passende professionele hulp kan verlenen, van de melding, indien het belang van de betrokkene of de ernst van de situatie daartoe aanleiding geeft;
- e.
het in kennis stellen van de politie of de RvdK van een melding van (een vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling indien het belang van de betrokkene of de ernst van het feit daar aanleiding toe geeft;
- f.
indien Veilig Thuis een verzoek tot onderzoek doet bij de RvdK, het in kennis stellen van het college van burgemeester en wethouders;
- g.
het op de hoogte stellen van de melder van de stappen die naar aanleiding van zijn melding zijn ondernomen.
- h.
het geven van advies en zo nodig het bieden van ondersteuning aan ieder die in verband met een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling om dit advies vraagt.
2.
Onderdeel van de wettelijke taken van Veilig Thuis is het uitvoeren van een radarfunctie waaronder monitoren.
3.
Veilig Thuis kan in overleg treden met de politie of de hulpofficier van justitie voor overleg over de mogelijkheden van het opleggen van een tijdelijk huisverbod of het (deels) uitvoeren hiervan.
4.
Veilig Thuis kan, via de officier van justitie, het initiatief nemen om een beschermingsmaatregel voor een volwassene aan te vragen bij de kantonrechter.
5.
Gemeenten en Veilig Thuis kunnen overeenkomen dat Veilig Thuis andere - niet wettelijke taken - in de sfeer van huiselijk geweld en kindermishandeling uitvoert.
Artikel
4

Toegang tot het dossier
Directe toegang tot het dossier hebben alleen die personen die behoren tot de organisatie van Veilig Thuis die belast zijn met het uitvoeren van Veilig Thuis-taken of degene met wie Veilig Thuis een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak. Anderen dan zojuist genoemde personen hebben slechts toegang indien een wettelijk voorschrift Veilig Thuis verplicht tot het verlenen van toegang.
Artikel
5

Algemene informatie voor de betrokkene over gegevensverwerking
Zo spoedig mogelijk na de eerste betrokkenheid van Veilig Thuis worden betrokkenen, waaronder degene die advies vraagt en degene die een melding doet, gewezen op beschikbare bronnen waarin te vinden is hoe Veilig Thuis met persoonsgegevens omgaat en wat hun rechten zijn. Daarnaast worden betrokkenen gewezen op informatie over de organisatie en op de klachtenregeling en krijgen ze uitleg over de wijze waarop Veilig Thuis de taak waarmee betrokkenen te maken krijgen, uitvoert.
Hoofdstuk
2

Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens
Artikel
6

Doel van de verwerking van persoonsgegevens
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is:
- a.
het mogelijk maken van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 4.1.1 Wmo 2015;
- b.
het voldoen aan wettelijke verplichtingen in het kader van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 4.1.1. Wmo 2015 en verder toegelicht in artikel 3 van dit reglement;
- c.
het vastleggen van gegevens met het oog op het ontwikkelen van beleid, ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en advisering;
- d.
het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering van Veilig Thuis, alsmede het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met contractvoorwaarden van de gemeente en de toezichthoudende taak van de Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd;
- e.
het mogelijk maken van het wettelijk klachtrecht dat betrokkenen hebben.
Artikel
7

Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking
1.
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met AVG, Uitvoeringswet AVG en (uitvoeringsbesluit en -regeling) Wmo 2015 en bijbehorende regelingen op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
2.
Persoonsgegevens worden voor de in artikel 6 van dit reglement genoemde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
4.
In het dossier en rapportages worden de van belang zijnde feiten volledig en naar waarheid aangevoerd. De weergegeven verklaringen van derden worden geverifieerd en er wordt zoveel mogelijk verwezen naar bronnen. Persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd. Tevens dient Veilig Thuis alle redelijke maatregelen te nemen om persoonsgegevens die onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren.
5.
Veilig Thuis neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en waarborgt dat directbetrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.
Artikel
8

Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
1.
Artikel 6 van de AVG bepaalt zes grondslagen waarop algemene persoonsgegevens mogen worden verwerkt, te weten indien:
- a.
de betrokkene voor de verwerking van de hem betreffende gegevens zijn toestemming heeft verleend;
- b.
de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar de directbetrokkene bij betrokken is;
- c.
de gegevensverwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de Veilig Thuis onderworpen is;
- d.
de gegevensverwerking noodzakelijk is ter bescherming van een vitaal belang van de betrokkene;
- e.
de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Veilig Thuis is opgedragen, of
- f.
de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Veilig Thuis of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de betrokkene op bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert.
2.
Veilig Thuis kan zonder toestemming van de cliënt persoonsgegevens verwerken, indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken genoemd in artikel 4.1.1 Wmo 2015 en nader toegelicht in artikel 3 van dit reglement en de informatieverstrekking vanuit Veilig Thuis plaatsvindt aan de in dit artikel genoemde ketenpartners ten behoeve van de genoemde doeleinden.
3.
Veilig Thuis kan ten behoeve van de veiligheidsbeoordeling en indien zij dat voor een beoordeling van de melding relevant acht, de informatie uit de melding aanvullen met informatie uit de volgende bronnen:
- a.
Veilig Thuis kan bij ketenpartners nagaan óf de directbetrokkenen (de zogenaamde ‘dat’informatie) bij hen bekend zijn.
- b.
Veilig Thuis kan inhoudelijke informatie (de zogenaamde ‘wat’-informatie) ophalen bij de volgende bronnen:
  - •de eigen systemen van Veilig Thuis;
  - •andere Veilig Thuis-organisaties;
  - •de Basisregistratie Personen (BRP);
  - •het Centraal Gezagsregister;
  - •de RvdK;
  - •de directbetrokkenen zelf, voogd of curator;
  - •
de politie indien:
    - –dit voor inschatting van de veiligheid bij het leggen van het eerste contact noodzakelijk wordt geacht;
    - –op basis van de melding duidelijk is, of door Veilig Thuis de inschatting wordt gemaakt, dat mogelijk ook strafrechtelijk onderzoek wordt gedaan.
Artikel
9

Verwerking persoonsgegevens van gevoelige aard
1.
Veilig Thuis is op grond van de wet bevoegd om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en andere persoonsgegevens van gevoelige aard te verwerken voor zover dat noodzakelijk en proportioneel is voor de uitoefening van de wettelijke taken.
2.
Veilig Thuis gebruikt het BSN van een betrokkene met het doel te waarborgen dat de in het kader van de uitvoering van Wmo 2015 de daarop rustende bepalingen te verwerken persoonsgegevens op betrokkene betrekking hebben.
3.
Op het verwerken van persoonsgegevens van gevoelige aard is artikel 7 van dit reglement van overeenkomstige toepassing.
Artikel
10

Verwerking van persoonsgegevens met gebruik van audio- of visuele hulpmiddelen
1.
Verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis in het kader van uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 3 met gebruik van audio- of visuele hulpmiddelen vindt alleen plaats indien betrokkene hiervoor toestemming heeft verleend.
2.
Het maken van een geluidsopname van een gesprek door de betrokken zelf geschiedt in overleg met Veilig Thuis. Alleen wanneer de privacy van de overige deelnemers aan het gesprek gewaarborgd is, kan een geluidsopname van een gesprek worden toegestaan. Dergelijke opnames mogen alleen worden gebruikt als geheugensteun voor betrokkene zelf en niet worden gedeeld met anderen of worden gebruikt in procedures.
3.
Het maken van beeldopnamen van een gesprek is niet toegestaan, tenzij hiervoor toestemming van de betrokken gespreksdeelnemers is. Aan het maken van beeldopname kunnen aanvullende voorwaarden worden gesteld.
Artikel
11

Informatieverstrekking
1.
Als door Veilig Thuis persoonsgegevens worden verkregen bij anderen dan degene die het betreft, brengt Veilig Thuis de betrokkenen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na het moment van vastlegging van de hem betreffende gegevens, op de hoogte.
2.
Indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Indien de betrokkene al wel twaalf maar nog geen 16 jaar oud is, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid in beginsel zowel aan de betrokkene als de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Veelal zullen in eerste instantie de ouders met gezag/voogd de gesprekspartners zijn. Indien betrokkenen de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, wordt de informatie aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt.
3.
De in het eerste lid genoemde termijn kan telkens met ten hoogste twee weken worden verlengd, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van Veilig Thuis als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub b t/m h van het reglement en dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken.
4.
Veilig Thuis verstrekt hierbij aan de betrokkene inlichtingen over de herkomst van de persoonsgegevens, tenzij sprake is van een situatie als bedoeld in lid 5 of 6.
5.
Veilig Thuis verstrekt geen inlichtingen over de identiteit van een melder of informant die anders dan als bedoeld in lid 6 niet beroepsmatig informatie heeft verstrekt, tenzij de melder of informant hiervoor uitdrukkelijk zijn toestemming heeft gegeven.
6.
Veilig Thuis verstrekt geen inlichtingen over de herkomst van persoonsgegevens die het naar aanleiding van een melding heeft verkregen indien een persoon die in een beroepsmatige, hulpverlenende of pedagogische relatie tot het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring staat, de persoonsgegevens naar aanleiding van een melding heeft verstrekt en het verstrekken van die inlichtingen:
- •een bedreiging vormt of kan vormen voor het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring;
- •een bedreiging vormt of kan vormen voor de melder, of medewerkers van de melder, of
- •leidt of kan leiden tot een ernstige verstoring van de vertrouwensrelatie met de huiselijke kring waartoe het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer behoort.
7.
In afwijking van artikel 13 en 14 van dit reglement kan Veilig Thuis de mededeling aan degene die het betreft dat ten aanzien van hem persoonsgegevens worden verwerkt achterwege laten, voor zover dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden van kindermishandeling te onderzoeken.
8.
Veilig Thuis kan, zonder toestemming van de betrokkene, de melder op de hoogte brengen van de stappen die naar aanleiding van de melding zijn gedaan. De inhoud van deze informatie is afhankelijk van de aard van de melder.
Artikel
12

Verwerkingsverantwoordelijke
1.
Veilig Thuis is de verwerkingsverantwoordelijk zoals bedoeld in artikel 4 AVG als het gaat om de uitvoering van de (wettelijke) taken van Veilig Thuis.
2.
Veilig Thuis ziet toe op de naleving van alle wettelijke verplichtingen en de bepalingen in dit reglement met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene.
3.
Veilig Thuis treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die ten behoeve van de taken als bedoeld in artikel 3 van dit reglement worden verwerkt.
4.
Veilig Thuis ziet erop toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkene die worden vastgelegd in het bestand passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen.
Hoofdstuk
3

Inzage, afschrift, correctie, gegevensbeperking en verzet
Artikel
13

Inzage en afschrift aan de directbetrokkene
1.
Veilig Thuis verstrekt aan de directbetrokkene desgevraagd zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van een (mondeling of schriftelijk) verzoek, inzage in en afschrift van bescheiden die betrekking hebben op betrokkene. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient tijdig (dus binnen voormelde termijn) te worden gedaan. Inzage in of afschrift van relevante stukken uit het dossier kan (gedeeltelijk) worden geweigerd voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander, waaronder die van de jeugdige zelf, daardoor zou worden geschaad.
2.
Inlichtingen, inzage in of afschrift van de bescheiden wordt aan de betrokkene geweigerd, indien deze:
- a.
jonger is dan 12 jaar, of
- b.
de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
3.
Is de directbetrokkene jonger dan 16 jaar, of 16 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de wettelijke vertegenwoordiger inlichtingen dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden verstrekt, tenzij het belang van directbetrokkene zich daartegen verzet.
4.
Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft sprake is van een situatie als bedoeld in lid 5 van dit artikel. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.
5.
Inlichtingen over, inzage in of afschrift van de bescheiden kan worden geweigerd, voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander dan betrokkene daardoor zou worden geschaad dan wel dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de wettelijk taken van Veilig Thuis of om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen dan wel een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken.
6.
Informatie over een anonieme melder of informant en informatie waardoor de identiteit van de melder of informant bekend zou kunnen worden, is niet ter inzage.
7.
De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Veilig Thuis.
8.
Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die nog in bewerking zijn, zijn niet ter inzage.
9.
Indien een directbetrokkene als bedoeld in het eerste lid een verzoek doet op grond van lid 1, kan gevraagd worden of hij zich kan legitimeren.
Artikel
14

Kennisneming door een betrokkene niet zijnde de directbetrokkene
1.
Indien in het dossier persoonsgegevens worden verwerkt van een ander dan de directbetrokkene, dan deelt Veilig Thuis aan die ander desgevraagd mede dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt in het dossier. Hiervan wordt alleen afgeweken als de geheimhoudingsplicht dat vereist.
2.
Indien de betrokkene als bedoeld in het eerste lid een verzoek doet op grond van lid 1, dient hij de naam te noemen van degene op wiens naam het dossier geregistreerd staat, en dient hij zich te legitimeren.
Artikel
15

Recht op correctie en toevoegen eigen verklaring
1.
De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan Veilig Thuis schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
2.
Het verzoek bedoeld in lid 1 wordt gedaan door:
- a.
de wettelijk vertegenwoordiger indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar;
- b.
de wettelijk vertegenwoordiger en/of de betrokkene indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar;
- c.
de betrokkene van 16 jaar of ouder;
- d.
indien betrokkene jonger is dan 16 jaar, of de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, door de wettelijke vertegenwoordiger, tenzij het belang van betrokkene zich daartegen verzet;
- e.
Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake? Dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.
3.
Veilig Thuis bericht de verzoeker binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie of verwijdering van gegevens, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing.
4.
Bij rectificatie van persoonsgegevens stelt Veilig Thuis degene die deze persoonsgegevens heeft ontvangen hiervan in kennis, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vergt.
5.
Is de betrokkene het niet eens met gegevens die over hem in het dossier zijn opgenomen, dan kan hij Veilig Thuis verzoeken om een eigen verklaring hierover aan het dossier toe te voegen.
Artikel
16

Recht op beperking van de verwerking
1.
Een (direct)betrokkene heeft het recht Veilig Thuis te verzoeken om verwerking van persoonsgegevens te beperken. Dit verzoek kan worden toegewezen indien:
- a.
de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die Veilig Thuis in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
- b.
de verwerking onrechtmatig is en de betrokkene zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik daarvan;
- c.
Veilig Thuis de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, maar de betrokkene deze nodig heeft voor het instellen/uitoefenen of de onderbouwing van een rechtsvordering;
- d.
de betrokkene in afwachting is van een uitspraak van de rechtbank bij een ingevolge artikel 23 van dit reglement ingediend verzoek bij de rechtbank.
2.
Veilig Thuis bericht de betrokkene zo spoedig mogelijk en in ieder geval uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of Veilig Thuis aan het verzoek om gegevensbeperking voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie, motiveert de Veilig Thuis de reden van de afwijzing.
3.
Indien Veilig Thuis de beperking opheft, stelt zij de betrokkene hierover vooraf in kennis.
Artikel
17

Recht van bezwaar
1.
De (direct)betrokkene heeft het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die over hem gaan. Dit recht komt een betrokkene alleen toe:
- a.
als het gaat om persoonsgegevens die Veilig Thuis verwerkt die noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.
- b.
er geen voor Veilig Thuis dwingende gerechtvaardigde gronden zijn bij verwerking van persoonsgegevens die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene.
2.
Veilig Thuis beoordeelt zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het bezwaar of het bezwaar gerechtvaardigd is. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan de (direct)betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Indien het bezwaar gerechtvaardigd is, beëindigt Veilig Thuis onmiddellijk de verwerking, tenzij er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, vrijheden en rechten van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Artikel
18

Kosten van uitoefenen rechten
1.
Voor het verstrekken van informatie over de persoonsgegevens die over iemand worden verwerkt, het verstrekken van een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt, verzoeken om gegevensbeperking en wijzigen of vernietigen van persoonsgegevens worden geen kosten in rekening gebracht.
2.
Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn of bij herhaling worden gedaan, of indien een betrokkene om bijkomende kopieën van de persoonsgegevens die over hem worden verwerkt verzoekt, kan Veilig Thuis op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding in rekening brengen.
3.
Indien Veilig Thuis een vergoeding voor inzage in rekening heeft gebracht, en conform artikel 15 van dit reglement op verzoek van de betrokkene tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming is overgegaan, dient dit bedrag te worden teruggegeven aan betrokkene.
Hoofdstuk
4

Derdenverstrekking
Artikel
19

Derdenverstrekking
1.
Veilig Thuis verstrekt alleen met toestemming van de betrokkene inlichtingen over de betrokkene, dan wel afschrift van de bescheiden aan anderen, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald. Verstrekking mag verder alleen plaatsvinden voor zover hierbij de persoonlijke levenssfeer van een ander daarbij niet wordt geschaad.
2.
Indien de betrokkene minderjarig is, is in plaats van diens toestemming de toestemming van zijn wettelijke vertegenwoordiger vereist, indien hij:
- •jonger is dan 12 jaar of
- •de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
3.
Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden in beginsel de verplichtingen in dit reglement jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel, dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.
4.
Veilig Thuis kan bij de uitvoering van haar taken zonder toestemming van de betrokkene informatie over de betrokkene verstrekken indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van Veilig Thuis als omschreven in artikel 3 van dit reglement:
- a.
aan de RvdK en politie, indien het belang van de betrokkene dan wel de ernst van de situatie waarop de melding betrekking heeft daartoe aanleiding geeft;
- b.
aan een instantie die passende professionele hulp kan verlenen bij huiselijk geweld of kindermishandeling, van een melding van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan, indien het belang van de betrokkene dan wel de ernst van de situatie waarop de melding betrekking heeft daartoe aanleiding geeft;
- c.
aan het college, indien Veilig Thuis een verzoek tot onderzoek bij de RvdK doet. De informatieverstrekking is in dat geval beperkt tot het in kennis stellen van het college dat de RvdK verzocht is onderzoek te doen;
- d.
aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in geval van een calamiteit;
- e.
aan de klachtencommissie of tuchtcollege in het geval de betrokkene of een ander daar een klacht heeft ingediend;
- f.
aan de rechter bij gerechtelijke procedures waar Veilig Thuis bij is betrokken.
5.
Zonder toestemming van de betrokkene kan een jeugdige worden gemeld aan de verwijsindex indien wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 7.1.4.1 Jeugdwet.
6.
Het in afwijking van de voorgaande leden verstrekken van inlichtingen over de betrokkene aan anderen dan de betrokkene, is uitsluitend toegestaan in een situatie van conflict van plichten.
7.
Met inachtneming van de bepalingen uit dit reglement, verschaft Veilig Thuis aan de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1.1 Wmo 2015 en artikel 1 van dit reglement van de betrokkene alle inlichtingen en toont Veilig Thuis alle bescheiden die deze voor een juiste uitoefening van zijn taak nodig heeft.
Artikel
20

Gegevensverstrekking ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek
1.
Zonder toestemming van de betrokkene kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid, opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen, kinderbescherming of jeugdreclassering aan een ander desgevraagd inlichtingen over de betrokkene of inzage in het dossier worden verstrekt indien:
- a.
het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of
- b.
het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen.
2.
Verstrekking overeenkomstig het eerste lid is slechts mogelijk indien:
- a.
het onderzoek een algemeen belang dient,
- b.
het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en
- c.
voor zover de betrokkene tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
3.
Bij een verstrekking overeenkomstig het eerste lid wordt daarvan aantekening gehouden in het dossier.
Artikel
21

Gegevensverstrekking ten behoeve van de beleidsinformatie
1.
Veilig Thuis verstrekt kosteloos, conform de wettelijke bepalingen, gegevens aan Onze Ministers van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en van Veiligheid en Justitie, om een zorgvuldig en samenhangend jeugdbeleid te kunnen voeren zodat de stelselverantwoordelijkheid kan worden gewaarborgd.
2.
Veilig Thuis verstrekt conform de wettelijke bepalingen, kosteloos gegevens aan het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de totstandbrenging van een doelmatig, doeltreffend en samenhangend gemeentelijk beleid ten aanzien van preventie, jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering en Veilig Thuis, ten behoeve van de verwerking, bedoeld in het eerste lid, en ten behoeve van de toegang.
Hoofdstuk
5

Bewaartermijnen en vernietiging
Artikel
22

Bewaren van persoonsgegevens
1.
Na beëindiging van de bemoeienis van Veilig Thuis wordt het dossier ondergebracht in het (digitale) archief van Veilig Thuis. Op de verwerking van persoonsgegevens die zijn ondergebracht in het archief, is het bepaalde in dit privacyreglement onverkort van toepassing.
2.
Veilig Thuis bewaart het dossier van een betrokkene dat is aangelegd naar aanleiding van een melding gedurende twintig jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de bemoeienis is afgesloten.
3.
Voor zover aannemelijk kan worden gemaakt dat het bewaren redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van de wettelijke taken van Veilig Thuis noodzakelijk is, kan de bewaartermijn worden verlengd.
4.
Veilig Thuis vernietigt het dossier na afloop van de in het tweede en derde lid genoemde termijn. Het dossier wordt zonder kennisgeving hiervan aan de betrokkene op wie het dossier betrekking heeft, vernietigd.
5.
Inzake de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de artikelen 55 en 56 Wet op de jeugdzorg tot 1 januari 2015 rustten op de stichting Bureau Jeugdzorg is artikel 12.3 Jeugdwet van toepassing.
Artikel
23

Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek
1.
Veilig Thuis vernietigt conform het bepaalde in artikel 5.3.5 Wmo 2015 de door haar bewaarde bescheiden binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om vernietiging, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing.
2.
Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
3.
Een verzoek om vernietiging van de bescheiden wordt in ieder geval ingewilligd indien door de uitkomst van het onderzoek door Veilig Thuis de inhoud van de melding is weerlegd.
4.
Het verzoek van een betrokkene zoals bedoeld in het eerste lid, wordt niet ingewilligd indien deze betrokkene jonger is dan 12 jaar of de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
5.
In de gevallen bedoeld in het vierde lid, kan het verzoek ten aanzien van een (direct)betrokkene door een wettelijk vertegenwoordiger worden gedaan. Indien de (direct)betrokkene meerderjarig is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, kan het verzoek worden gedaan door de wettelijke vertegenwoordiger of de schriftelijke gemachtigde van deze directbetrokkene. Indien ten aanzien van de (direct)betrokkene een gemachtigde ontbreekt, kan het verzoek worden gedaan door de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt in welke geval het verzoek kan worden gedaan door een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige, tenzij deze persoon dat niet wenst.
Hoofdstuk
6

Slotbepalingen
Artikel
24

Klachten en rechtsbescherming
1.
Indien een (direct)betrokkene het niet eens is met een beslissing van Veilig Thuis op een verzoek om inzage in het dossier, afschrift of vernietiging, correctie, aanvulling of beperking van persoonsgegevens, dan kan de betrokken op grond van artikel 35 UAVG binnen zes weken na de beslissing van Veilig Thuis een verzoek bij de burgerlijke rechter indienen om hierover een beslissing te nemen. Is Veilig Thuis onderdeel van een gemeenschappelijke regeling of ander openbaar lichaam, dan kan Veilig Thuis als een bestuursorgaan worden aangemerkt. In dat geval kan de betrokkene op grond van artikel 34 UAVG tegen de beslissing bezwaar maken bij het bestuursorgaan.
2.
Indien de (direct)betrokkene klachten heeft over de wijze waarop hij is bejegend in verband met bepalingen van dit reglement kan hij zich wenden tot de (onafhankelijke) klachtencommissie van Veilig Thuis en/of een andere door Veilig Thuis hiervoor aangewezen functionaris of procedure. Daarnaast kan de betrokkene bij onvrede over de wijze waarop Veilig Thuis met zijn/haar persoonsgegevens is omgegaan contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens met een verzoek om te bemiddelen of te adviseren of een klacht in te dienen.
Artikel
25

Citeertitel en inwerkingtreding
1.
Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Privacyreglement Veilig Thuis Gooi en Vechtstreek'.
2.
Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.
Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek op d.d. 18 juli 2024.
M.
Van der Linden
secretaris
G.
Van den Top
voorzitter
Toelichting
Voorwoord
In dit privacyreglement staan de juridische kaders voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis beschreven. Bij ieder artikel wordt een toelichting gegeven. Bij de inhoud van het privacyreglement is zoveel mogelijk aangesloten bij de terminologie, inhoud en gemaakte (beleids-)keuzes van het ‘Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019’. Op de website van de verschillende Veilig Thuis-organisaties is ook informatie te vinden over de werkzaamheden en de verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis. Let op! De (wettelijke) kaders die in het privacyreglement worden beschreven, moeten worden toegepast op concrete situaties. De omstandigheden van het geval bepalen vervolgens hoe de regels in die situatie toegepast worden. Dit vraagt om het maken van een professionele afweging. Of bijvoorbeeld bepaalde informatie noodzakelijk is, hangt dus af van de concrete situatie.
Lijst met gebruikte afkortingen
- •AMHK: Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld Kindermishandeling
- •AMvB: Algemene Maatregel van Bestuur
- •AP: Autoriteit Persoonsgegevens
- •AVG: Algemene verordening gegevensbescherming
- •UAVG: Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming
- •Awb: Algemene wet bestuursrecht
- •BSN: Burgerservicenummer
- •BW: Burgerlijk Wetboek
- •EHRM: Europees Hof voor de Rechten van de Mens
- •EVRM: Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens
- •GGZ: Geestelijke gezondheidszorg
- •HR: Hoge Raad
- •Jw: Jeugdwet
- •NIZW: Nederlands Instituut voor Zorg en Welzijn
- •OM: Openbaar Ministerie
- •RvdK: Raad voor de Kinderbescherming
- •TI: Triage-instrument
- •Wgbo: Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst
- •Wmo2015: Wet maatschappelijke ondersteuning 2015
- •WvSr: Wetboek van Strafrecht
- •WvSv: Wetboek van Strafvordering
Inleiding werkzaamheden Veilig Thuis en omgang met persoonsgegevens
Algemeen
Veilig Thuis verzamelt bij het uitvoeren van de taken dagelijks diverse informatie over personen over wie een melding wordt gedaan, over wie zorgen zijn of die betrokken zijn bij (een vermoeden van) huiselijk geweld en/of kindermishandeling. Deze informatie kan afkomstig zijn van deze personen zelf, maar ook van anderen, zoals de politie, hulpverleners, particulieren of een sociaal wijkteam. Deze informatie bevat ‘persoonsgegevens’ zoals de naam van iemand, adres en welke problemen er zijn. Dit kunnen ook ‘gevoelige en bijzondere persoonsgegevens’ zijn, zoals het BSN, informatie over de gezondheid, seksuele geaardheid of strafrechtelijke gegevens. Veilig Thuis mag (bijzondere) persoonsgegevens verwerken van alle personen die betrokken zijn bij vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling. Veilig Thuis mag dit doen zonder toestemming van de persoon over wie de informatie gaat. Maar dit mag alleen als Veilig Thuis een wettelijke taak uitvoert. Daarbij moet de verwerkte informatie noodzakelijk zijn om het doel te bereiken waarvoor deze informatie is of wordt verzameld. Dit houdt in dat uit een melding een reëel vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling moet kunnen worden afgeleid. Op basis van de verzamelde informatie maakt Veilig Thuis onder andere een veiligheidsbeoordeling. Het doel van een veiligheidsbeoordeling is zicht krijgen op de veiligheid van alle personen binnen het gezin of huishouden en te beoordelen of er vervolgstappen nodig zijn en zo ja, welke.
Dossier
De informatie die Veilig Thuis verzamelt over kinderen en volwassenen wordt vastgelegd in een digitaal dossier. Het gaat hierbij om informatie die Veilig Thuis nodig heeft om de taken goed uit te kunnen voeren, zoals de melding, de veiligheidsbeoordeling, het onderzoek, de stappen die naar aanleiding van de melding zijn ondernomen, de afspraken die met de directbetrokkenen en met andere partners zijn gemaakt en besluiten die zijn genomen. Het doel van het dossier is het bieden van kwaliteit en continuïteit in de taakuitoefening van Veilig Thuis. Daarnaast biedt het dossier ook inzicht in welke besluiten zijn genomen, de stappen die zijn gezet en welke keuzes hierbij zijn gemaakt. Een goed dossier kan ook voorkomen dat betrokkene(n) steeds opnieuw hetzelfde moet(en) vertellen en draagt bij aan de continuïteit van zicht op veiligheid en/of zorg na overdracht. Het dossier kan ook een rol spelen in de verantwoording van het handelen van een professional en het voeren van een goede administratie als organisatie.
Zorgvuldigheid
Het verwerken van informatie over personen moet zorgvuldig, juist en correct gebeuren. In de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015) en de AVG zijn hiervoor de kaders te vinden. Om een zorgvuldige en een onafhankelijke taakuitoefening te bewaken neemt Veilig Thuis o.a. de volgende regels in acht:
- •Veilig Thuis scheidt feiten en interpretaties;
- •Veilig Thuis verwerkt informatie toetsbaar, transparant en open, waar mogelijk;
- •Veilig Thuis vermeldt de bronnen van informatie en hoe actueel de informatie is;
- •Veilig Thuis past hoor en wederhoor toe;
- •Veilig Thuis draagt informatie zorgvuldig over en;
- •Veilig Thuis betrekt alle relevante informatie in de beoordeling en besluitvorming, dus zowel de positieve als de negatieve factoren. 1 Zie ook hoofdstuk 2.1 van het Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019.
‘Feitenonderzoek en waarheidsvinding’
Van belang is dat Veilig Thuis feiten verzamelt die nodig zijn om goed zicht te krijgen op de veiligheidsrisico’s binnen een gezin/huishouden en besluiten te kunnen nemen. Het verzamelen van relevante informatie doet Veilig Thuis door verschillende bronnen te raadplegen zoals de directbetrokkenen zelf. Van belang is dat van de feitelijke juistheid kan worden uitgegaan van de gegevens die in het dossier en rapportage staan vermeld. Veilig Thuis moet goed uitleggen waarom een bepaalde beslissing wordt genomen. Daarin moet duidelijk zijn wat de mening van Veilig Thuis of betrokkene is en wat de feiten zijn.
Veilig Thuis doet op basis van de feiten en omstandigheden een veiligheidsbeoordeling en voert onderzoek uit. Daarvoor kan nodig zijn dat Veilig Thuis onderzoekt wat de (juiste) feiten zijn. Dit kan door het voeren van gesprekken met alle directbetrokkenen (gehele cliëntsysteem; alle kinderen vanaf 4 jaar worden gesproken) en gesprekken met bijvoorbeeld de huisarts, school en/of andere, betrokken hulpverleners of (met toestemming van de directbetrokkenen, tenzij sprake is van een uitzonderlijke situatie) vragen aan mensen uit het informele netwerk (familieleden, buren, sporttrainer etc.). Dit wordt aangeduid als ‘waarheidsvinding’. Let wel: Dit is anders dan de strafrechtelijke invulling. Veilig Thuis heeft niet, zoals de politie en het OM de taak om uit te zoeken wat er precies is gebeurd en of er sprake is van een schuldige dader.
Soms valt niet of moeilijk vast te stellen wat de relevante en objectieve feiten zijn. Een voorbeeld hiervan is als er ruzie is geweest tussen partners maar zij verschillende informatie geven over wat er is gebeurd en de oorzaak van de ruzie. Het kan zijn dat één van de partners onjuiste informatie geeft, maar vaak zal sprake zijn van een verschillende beleving van de situatie. Voor Veilig Thuis is dan moeilijk vast te stellen wat er precies is gebeurd. Van belang is dat de situatie naar de stand van zaken op dat moment zo feitelijk mogelijk wordt opgeschreven en wordt benoemd wat de visie van de partners hierover is. Ook is van belang dat kenbaar is wat de visie van Veilig Thuis hierop is en waar dit oordeel op is gebaseerd. Is een directbetrokkene het niet eens met dit oordeel? Dat kan en mag. Van belang is dat Veilig Thuis de visie van de directbetrokkenen vermeldt in een rapportage zodat deze voor iedereen die betrokken is ook bekend is.
Basiswaarden feitenonderzoek
Over de kwaliteit van de rapportages van en feitenonderzoek door Veilig Thuis, maar ook van de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) en Gecertificeerde Instellingen (GI) is veel te doen. Deze organisaties hebben daarom samen met (oud)cliënten negen basiswaarden geformuleerd als het gaat om het goed uitvoeren van feitenonderzoek. 2 https://voordejeugd.nl/actieplan-verbetering-feitenonderzoek/inhoud-actieplan-verbetering-feitenonderzoek/. Is er sprake van (ernstige) onveiligheid: dan kan Veilig Thuis hiervan afwijken, maar dan moet de afwijking zorgvuldig worden gemotiveerd.
De basiswaarden zijn:
- •We doen ons best om zo veel mogelijk het hele gezin te zien en te spreken;
- •We kijken naar de belangen van alle betrokkenen, waarbij – als er minderjarigen zijn betrokken- het belang van het kind/de jongere het belangrijkste is.
- •We vertellen in begrijpelijke taal wat we doen en waarom we dat doen.
- •Geluidsopnamen mogen in beginsel worden gemaakt voor eigen gebruik. We spreken af of, wat en hoe wordt opgenomen.
- •We vertellen met wie we praten en aan wie we informatie vragen. We bespreken de informatie die we hebben gekregen en leggen uit wat we met de informatie doen.
- •In onze rapportages staan feiten en meningen. We maken onderscheid tussen wat een feit en wat een mening is.
- •We leggen uit aan het kind/de jongere en de ouders wat er in de rapportage staat. Als we een besluit nemen, leggen we uit waarom we een besluit nemen.
- •Kinderen/ jongeren en ouders nodigen wij uit om te zeggen wat ze vinden. Ze krijgen allemaal de mogelijkheid om te reageren op de informatie en de rapportage. Feitelijke onjuistheden passen we aan en de reacties voegen we toe aan de rapportage.
- •Als we ons niet aan een van deze basiswaarden houden bijvoorbeeld omdat er sprake is van (ernstige) onveiligheid of strafrechtelijk onderzoek, leggen we uit waarom we dat niet doen.3 Zie voor meer informatie https://voordejeugd.nl/actieplan-verbetering-feitenonderzoek/.
Deze basiswaarden zien vooral op situaties waarin Veilig Thuis te maken heeft met adviezen en meldingen over gezinnen met minderjarige kinderen en jongeren, maar zijn ook van toepassing op adviezen en meldingen die enkel betrekking hebben op volwassenen.
Samenwerking met andere organisaties
Een van de uitgangspunten van de Wmo 2015 en Jeugdwet is dat er binnen de hulpverlening en ondersteuning aan kinderen en volwassenen zo veel mogelijk wordt gewerkt conform het principe ‘één gezin, één plan en één regisseur’. Om dit te bereiken zullen professionals van verschillende organisaties moeten samenwerken. Samenwerken als het gaat om het maken van een goede analyse van wat er aan de hand is. En samenwerken bij het maken van een plan als er binnen een gezin of huishouden behoefte is aan ondersteuning op meerdere (leef)gebieden of inzet van gedwongen interventies nodig is. Daarnaast kan er samenwerking tussen strafpartners (politie, openbaar ministerie, reclassering), gemeente en zorginstellingen nodig zijn om tot een effectieve aanpak te komen. Ten aanzien van de doelstelling ‘één gezin één plan’ is nog van belang om op te merken dat de wetgever hiermee niet bedoelt dat gewerkt moet worden met één dossier, maar bedoeld wordt dat de verschillende professionals betrokken bij een gezin een gezamenlijke aanpak nastreven en dat ook ten aanzien van de samenwerking daarbij de (eigen) privacyregels van toepassing zijn.4 Zie ook hoofdstuk 2.3.4 ‘Gezinsdossiers’ van de Wegwijzer: Het dossier in de jeugdhulpverlening – Rechten en Plichten, Samenwerkende Beroepsverenigingen.
Om tot een goede samenwerking te komen zijn er door de jaren heen verschillende samenwerkingsverbanden ontstaan, zoals het Zorg- en Veiligheidshuis en jeugdbeschermingstafels. Bij casuïstiek waarbij Veilig Thuis samenwerkt aan veiligheid in het kader van een multidisciplinair verband (zoals bijvoorbeeld MDA++) vervult Veilig Thuis een spilfunctie in de toeleiding naar het multidisciplinaire team.
Daarnaast zijn er overleggen tussen de politie en het openbaar ministerie om samenwerkingsafspraken te maken over een specifieke casus. De justitieorganisaties en Veilig Thuis zijn verenigd in het Landelijk Netwerk zorg/straf, dat zich sterk maakt voor de aanpak van huiselijk geweld. De verbeteragenda Veiligheid Voorop is voor de partijen daarbij de leidraad: ze werken eerst samen aan de directe veiligheid en daarna aan risico-gestuurde en vervolgens herstelgerichte zorg en doen waar nodig samen onderzoek naar de feiten.5 Zie voor meer informatie: https://vng.nl/artikelen/veiligheid-voorop-programma-ghnt#ontwikkelagendaVV.
Binnen al deze samenwerkingen wordt informatie over personen uitgewisseld. Als dat mogelijk is moet dat anoniem. Dit houdt in dat niet bij alle deelnemers bekend is om wie het gaat. Ook zal duidelijk moeten zijn wie welke rol heeft (is iemand al betrokken bij het gezin of huishouden of sluit iemand aan om als deskundige mee te denken) en wie welke informatie nodig heeft. Bij gegevensuitwisseling binnen een samenwerkingsverband dient verder voor alle partijen duidelijk te zijn wat het doel en de noodzaak van de samenwerking en gegevensuitwisseling is en zullen er samenwerkingsafspraken moeten worden gemaakt. Deze kunnen worden vastgelegd in een convenant. Van belang hierbij is te realiseren dat een convenant de eigen privacyregels niet opzij zet en ook geen grondslag geeft voor de gezamenlijke verwerking binnen het samenwerkingsverband.
Sommige professionals ervaren een druk om in de samenwerking met andere organisaties informatie over een iemand te verstrekken. Anderen maken zich zorgen over het te makkelijk en snel uitwisselen van informatie over personen. Ook kan er verschil van mening zijn tussen Veilig Thuis en (direct)betrokkenen over of de (privacy)regels wel goed zijn toegepast. Het is daarom van belang dat de regels over hoe Veilig Thuis met persoonsgegevens omgaat, duidelijk en bij iedereen bekend zijn.
(Wettelijk) kader Veilig Thuis
Bij de verwerking van persoonsgegevens moet Veilig Thuis zich houden aan wet- en regelgeving. De hoofdregels voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens zijn te vinden in de Grondwet, AVG, UAVG, Wmo 2015, Uitvoeringsbesluit Wmo en Jeugdwet.
De Grondwet, de AVG en Wmo 2015
In artikel 10 van de Grondwet en diverse internationale verdragen, waaronder artikel 8 van het EVRM, wordt het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer erkend. Dit betekent dat voorkomen moet worden dat door het verwerken en verstrekken van gegevens de privacy van iemand onaanvaardbaar wordt geschonden. Op grond van het tweede en derde lid van artikel 10 van de Grondwet moet de wetgever daarom regels stellen omtrent het omgaan met persoonsgegevens. De AVG en UAVG bevatten algemene normen die gericht zijn op een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. De Wmo 2015 bevat op een aantal punten een concretisering van de algemene normen van de AVG. Daarnaast hebben medewerkers van Veilig Thuis te maken met andere wet- en regelgeving en beroepscodes waarin regels zijn te vinden over de omgang met persoonsgegevens en dossiers. Is er over bepaalde onderwerpen inzake persoonsgegevens niets geregeld in de Wmo 2015, dan zijn de bepalingen van de AVG leidend.
Internationale verdragen
Op grond van internationale verdragen als het EVRM, IVRK en Verdrag van Istanboel hebben kinderen en volwassenen het recht op bescherming door de overheid tegen alle vormen van lichamelijk of geestelijk geweld. Artikel 8 EVRM beschermt ook het gezinsleven en recht op privacy. Ingrijpen hierin is alleen toegestaan als dit in duidelijke wettelijke kaders is vastgelegd.
In artikel 3 IVRK is bepaald dat het belang van het kind de eerste overweging dient te zijn bij alle maatregelen die kinderen aangaan. Veilig Thuis geeft daarom prioriteit aan de belangen van kinderen en jongeren. In artikel 12 IVRK staat ook dat kinderen het recht hebben om hun mening te vormen én te uiten in alle aangelegenheden die hen betreffen. Alle kinderen vanaf 4 jaar worden dan ook gesproken, en jongere kinderen kunnen in ieder geval worden gezien. Bij alle handelingen vormen hun belangen de eerste overweging. Waar de belangen van kinderen niet parallel lopen met de belangen van volwassenen, laat Veilig Thuis de belangen van kinderen voorgaan.6 Zie een uitspraak van de rechtbank Limburg van 3 april 2018, ECLI:NL:RBLIM:2018:4000, waarin wordt geoordeeld dat het belang van de kinderen op veiligheid dient te prevaleren boven het belang van eiser op bescherming van zijn privacy.
Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019
Het Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019 (verder: Handelingsprotocol Veilig Thuis) bevat werkafspraken die algemeen geldend zijn voor alle vormen van huiselijk geweld en kindermishandeling voor alle Veilig Thuis organisaties in Nederland. Het Handelingsprotocol geeft voor de medewerker van Veilig Thuis een richtlijn om zorgvuldig te handelen in situaties waar de bemoeienis van Veilig Thuis gepaard kan gaan met onveiligheid voor de directbetrokkenen of voor medewerkers van Veilig Thuis.7 In een uitspraak van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, ECLI:NL:GHARL:2019:7537 overwoog het hof dat dat het VNG-model Handelingsprotocol AMHK adviezen bevat aan gemeenten over de richtlijnen die zij met betrekking tot de uitvoering van hun taken kunnen meegeven aan Veilig Thuis Voor de gezinnen en huishoudens die te maken krijgen met Veilig Thuis biedt dit protocol het voordeel dat alle medewerkers van Veilig Thuis eenzelfde mate van zorgvuldigheid betrachten. Daarmee wordt bereikt dat de wijze waarop zij door medewerkers van Veilig Thuis worden benaderd, de informatie die zij krijgen, de manier waarop zij op hun rechten worden gewezen, steeds met dezelfde kwaliteit gebeurt. Aan gezinnen en huishoudens die met Veilig Thuis te maken krijgen, geeft het protocol dus inzicht in wat zij van Veilig Thuis kunnen verwachten, hoe zij worden geïnformeerd en wat hun rechten zijn. Voor de professionals buiten Veilig Thuis geeft het protocol een helder inzicht hoe het samenspel tussen hen en Veilig Thuis verloopt en welke afwegingen Veilig Thuis daarbij maakt. Veilig Thuis heeft een zekere mate van discretionaire bevoegdheid om zelf te bepalen hoe zij haar handelen vormgeeft. Veilig Thuis is echter wel gebonden aan de inhoud van het Handelingsprotocol. Dat is dan ook meer dan een interne richtlijn. Het betreft gepubliceerd beleid van de gezamenlijke Veilig Thuis-organisaties. Het Handelingsprotocol heeft mede tot doel om aan gezinnen en huishoudens die met Veilig Thuis te maken krijgen, inzicht te geven in wat zij van Veilig Thuis kunnen verwachten, hoe zij worden geïnformeerd en wat hun rechten zijn.8 Volgens uitspraak Hof Amsterdam van 26 maart 2024 (zaaknummer 200.326.184/01 SKG), rechtsoverweging 3.12.
In het privacyreglement is zoveel mogelijk aangesloten bij de inhoud (terminologie, gemaakte keuzes en werkproces) van het Handelingsprotocol Veilig Thuis. Waar nodig bevat het privacyreglement een nadere concretisering van de omgang met persoonsgegevens door Veilig Thuis.
Geheimhoudingsplicht en uitzondering hierop
Professionals hebben een (wettelijke) geheimhoudingsplicht. Kern van een geheimhoudingsplicht is dat professionals richting anderen zwijgen over wat zij met iemand hebben besproken. Delen van informatie mag alleen als de betrokkene hiervoor toestemming geeft of in bepaalde andere door de wet benoemde situaties. Veilig Thuis heeft op grond van de wet een sterke informatiepositie. Dit houdt in dat Veilig Thuis ook zonder toestemming van de directbetrokkene informatie over de directbetrokkene aan een derde kan vragen, mag ontvangen of kan geven. Voor andere professionals geldt dat zij op grond van artikel 5.2.6 Wmo 2015 een wettelijke bevoegdheid hebben om aan Veilig Thuis informatie te verstrekken die noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken. Zij kunnen dit doen op verzoek of uit eigen beweging en zonder toestemming van degene die het betreft en indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van hun ambt of beroep.
Geregistreerde professionals
Veilig Thuis werkt met geregistreerde professionals.9 Het kan hierbij gaan om een SKJ/NIP/NVO- en/of BIG-registratie. Zij moeten bij de uitvoering van hun werkzaamheden de voor hen geldende beroepsnormen en richtlijnen in acht nemen. Bij Veilig Thuis werken vertrouwensartsen. De vertrouwensarts adviseert, activeert en informeert (zorg)professionals bij signalen of vermoedens van huiselijk geweld, ouderen- en kindermishandeling. De vertrouwensartsen zijn aangesloten bij de Vereniging Vertrouwensartsen (VVAK).
Artikelsgewijze toelichting
1. Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
a. ‘Veilig Thuis’: In artikel 4.1.1 Wmo 2015 is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders dient zorg te dragen voor de inrichting van een Veilig Thuis-organisatie.
b. ‘Persoonsgegeven’: In de AVG wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens zoals het BSN en strafrechtelijke informatie zijn gegevens die extra privacygevoelig zijn. Voor het verwerken hiervan gelden daarom strengere regels dan voor ´gewone´ persoonsgegevens.
c. ‘Bijzondere persoonsgegevens’: Zie toelichting onder b en opgesomd onder artikel 9 lid 1 van de AVG.
d. ‘Persoonsgegevens van gevoelige aard’: Zie toelichting onder b.
e. ‘Directbetrokkene’: Deze definitie is overgenomen uit het Handelingsprotocol Veilig Thuis.
f. ‘Betrokkene’: De definitie is overgenomen uit de (U)AVG. De betrokkene is degene over wie de gegevens informatie bevatten. Dit kan een direct betrokkene zijn zoals de minderjarige en een ouder, maar ook een ander (bijvoorbeeld pleegouders of informanten) zijn. In de praktijk kan het voorkomen dat een gegeven op meer personen tegelijk betrekking heeft. Ieder is dan betrokkene voor zichzelf en ‘derde’ ten opzichte van de ander(en). Als zich een vraag voordoet in het kader van verwerking van persoonsgegevens moet daarom eerst de vraag gesteld worden wie betrokkene is ten aanzien van die specifieke vraag, zodat de betrokkene onderscheiden kan worden van ‘derden’. Dit onderscheid is van belang voor het verlenen van inzage of het verstrekken van persoonsgegevens. Het enkele feit dat iemands naam in een rapport vermeld is, heeft niet onmiddellijk tot gevolg dat die persoon als betrokkene kan worden aangemerkt. De gegevens (van een persoon) moeten voldoende zelfstandige betekenis hebben om deze persoon als betrokkene aan te merken.
g. ‘Gezin of huishouden’: Deze definitie is overgenomen van het Handelingsprotocol Veilig Thuis.
h. ‘Minderjarige’: Zie artikel 1:233 BW voor definitie van minderjarige.
i. ‘Ouder’: Zie artikel 1.1 Jeugdwet. In de definitie van ouder zoals bepaald in artikel 1.1. Jw is de (juridische) ouder zonder gezag niet meegenomen. Deze ouder (en dat geldt ook voor de voogd) kan eventueel ondergebracht worden onder de categorie ‘anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden’.
j. ‘Wettelijk vertegenwoordiger’: Deze personen worden door de wet aangewezen als vertegenwoordiger van een jeugdige of een volwassene waarover een beschermingsmaatregel door de rechter is uitgesproken. De wettelijk vertegenwoordiger is bevoegd om namens de jeugdige of volwassene beslissingen te nemen.
k. ‘Dossier’: Informatie die Veilig Thuis naar aanleiding van een melding of een adviesvraag verzamelt en/of wordt opgeslagen in een dossier.
l. ‘Huiselijk geweld’: Deze definitie is overgenomen uit artikel 1.1. Wmo 2015. Onder de begripsomschrijving van huiselijk geweld vallen naast (ex-)partnergeweld vormen van gemeld in afhankelijkheidsrelaties zoals huwelijksdwang, eergerelateerd geweld, vrouwelijke genitale verminking, ouderenmishandeling, geweld tegen ouders en seksueel geweld.
m. ‘Kindermishandeling’: Deze definitie is overgenomen uit artikel 1.1 Wmo 2015. Zie verder toelichting onder l.
n. ‘Verwerking van persoonsgegevens’: Bij verwerking van persoonsgegevens gaat het om alle handelingen die Veilig Thuis kan uitvoeren met de persoonsgegevens. Van de eerste registratie bij binnenkomst van een zaak tot aan de vernietiging van het dossier.
o. ‘Verwerkingsverantwoordelijke’: Het begrip verwerkingsverantwoordelijke is afkomstig uit de AVG. Het begrip doelt op degene die formeel de zeggenschap over de verwerking van persoonsgegevens heeft. Dit is degene die uiteindelijk bepaalt of er gegevens worden verwerkt en zo ja welke persoonsgegevens, wanneer en voor welk doel. In de zin van de AVG is Veilig Thuis de verwerkingsverantwoordelijke. Als de bevoegdheden niet in één hand liggen is er sprake van een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid of dat elk van de verwerkingsverantwoordelijken aansprakelijk is voor het geheel van de gegevenswerking.
p. ‘Verwerker’: Het begrip verwerker is eveneens afkomstig uit de AVG. Een verwerker is een organisatie/persoon die geen deel uitmaakt van de organisatie van Veilig Thuis. De verwerker verleent in opdracht beroepsmatig (administratieve) diensten waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, zoals het uitvoeren van de personeelsadministratie. Ook kan een verwerker het geheel van de apparatuur, waarmee het geautomatiseerde gedeelte van een registratie gevoerd wordt, onder zich houden. Veilig Thuis maakt samen met de verwerker schriftelijke afspraken over de verwerking van de persoonsgegevens en legt deze vast in een verwerkersovereenkomst.
q. ‘Gegevensverstrekking’: Het betreft hier verstrekking aan zowel de (direct)betrokkene (inzage en afschrift, zie artikel 15 en verder) als aan een derde (derdenverstrekking, zie artikel 17).
r. ‘Toestemming’: Het gaat hierbij om toestemming als grondslag om gegevens over een persoon te mogen te verwerken. Om te kunnen spreken van een daadwerkelijke toestemming van de betrokkene zijn drie punten essentieel. (I) De betrokkene moet ten eerste in vrijheid zijn wil kunnen uiten. (II) Ten tweede moet de wilsuiting betrekking hebben op een bepaalde (categorie van) gegevensverwerking. (III)Ten derde moet de betrokkene voor een goede oordeelsvorming over de noodzakelijke inlichtingen beschikken; met andere woorden betrokkene moet goed worden geïnformeerd over waarvoor hij toestemming geeft en kunnen overzien welke gevolgen met de verwerking/delen van de gegevens kunnen samenhangen. Dit zal bij een melding niet vaak het geval zijn. Dit is de reden dat Veilig Thuis in beginsel niet met toestemming kan en hoeft te werken als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens bij de uitvoering van de wettelijke taken.
s. ‘Persoonlijke werkaantekeningen’: Dit zijn aantekeningen van een medewerker van Veilig Thuis over indrukken, vermoedens of vragen die hij heeft. De persoonlijke werkaantekeningen dienen als geheugensteuntje. Een medewerker moet in alle vrijheid zijn gedachten en ideeën in het kader van de werkzaamheden kunnen vormen. Om die reden zijn deze niet ter inzage. De bedoeling is dat de werkaantekeningen uiteindelijk worden verwerkt in een verslag of rapportage en dan worden vernietigd. In het Handelingsprotocol Veilig Thuis staat hierover het volgende beschreven: “Uitspraken van rechters en klachtencommissies maken duidelijk dat alle aantekeningen die van belang zijn voor een goede taakuitoefening vastgelegd moeten worden in het dossier. Er is nauwelijks ruimte voor persoonlijke werkaantekeningen die buiten het dossier kunnen worden gehouden, ook al niet omdat persoonlijke werkaantekeningen hun informele karakter verliezen als de beroepskracht ze intern met collega’s van Veilig Thuis deelt. Vanaf dat moment behoren ze, waar ze ook worden bewaard, officieel tot het dossier en zijn ze ter inzage. Gelet op de werkwijze van Veilig Thuis, waarin veelvuldig intern overleg wordt gevoerd en vaak meer beroepskrachten bij een cliëntsysteem zijn betrokken, behoren alle gegevens die worden vastgelegd tot het officiële dossier.“
t. ‘Vertrouwenspersoon’: Hierbij is aangesloten bij artikel 1.1 van de Wmo 2015. De betrokkene kan zich laten bijstaan door een onafhankelijke vertrouwenspersoon van Jeugdstem (was: AKJ). Het kan hierbij gaan om een vertrouwenspersoon van een instantie die door de gemeente is aangewezen om cliënten te ondersteunen. Of om iemand uit het eigen netwerk. Aan de door de gemeente aangewezen vertrouwenspersoon wordt in het Uitvoeringsbesluit Wmo 2015 een aantal bevoegdheden toegekend. Dit is de reden dat in het privacyreglement alleen over door de gemeente aangewezen vertrouwenspersoon wordt gesproken.
u. ‘Verwijsindex’: In paragraaf 7.1.1. van de Jeugdwet zijn de bepalingen over de verwijsindex te vinden. De verwijsindex risicojongeren (VIR) is een digitaal systeem dat risicosignalen van hulpverleners over jongeren (tot 23 jaar) bij elkaar brengt. Door de meldingen in de verwijsindex weten hulpverleners sneller of een kind ook bekend is bij een collega, zodat zij kunnen overleggen over de beste aanpak. Veilig Thuis kan zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger en zo nodig met doorbreking van de op grond van zijn ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, een jeugdige melden aan de verwijsindex indien hij een redelijk vermoeden heeft dat de jeugdige 10 artikel 1.1 Jeugdwet is een definitie van jeugdige gegeven. De definitie ‘jeugdige’ omvat niet alleen minderjarigen, maar ook jongmeerderjarigen. door een of meer van de hierna genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd. Het gaat om ‘risicosignalen’, dus er moeten aanwijzingen zijn dat er echt iets aan de hand is. In de VIR staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. De aard van de melding en de behandeling worden niet bijgehouden. Die informatie blijft in het dossier bij de betreffende hulpverlener. Een melding omvat alleen:
• identificatiegegevens van de jongere (aan de hand van het burgerservicenummer);
• identificatiegegevens van de meldende instantie;
• datum van de melding;
• contactgegevens van de meldende instantie. 11 Zie voor meer informatie www.handreikingmelden.nl.
Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten nu nog verplicht om zorg te dragen voor een verwijsindex. De verplichting komt te vervallen. 12 Zie: https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/detail?id=2021Z21937&did=2021D46754.
v. Het ‘Burgerservicenummer’, afgekort als het BSN, is een uniek en tot de persoon herleidbaar nummer. Het is gevoelige informatie en mag alleen worden gebruikt als dat op grond van de wet is toegestaan. Veilig Thuis is wettelijk verplicht om het BSN van directbetrokkenen in het dossier op te nemen en te gebruiken en in de onderlinge communicatie met bijvoorbeeld de gemeente. 13 Artikel 5.2.9 Wmo 2015.
w. ‘Advies’: Deze definitie is overgenomen uit de Begrippenlijst van het Handelingsprotocol Veilig Thuis. Zie verder ook hierna artikel 3 lid 1 sub a over de adviesfunctie van Veilig Thuis.
x. ‘Melding’: Deze definitie is overgenomen uit de Begrippenlijst van het Handelingsprotocol Veilig Thuis. Zie verder ook artikel 3 lid 1 sub c over meldingen bij Veilig Thuis.
y. ‘Veiligheidsbeoordeling’: Het doel van veiligheidsbeoordeling is dat Veilig Thuis:
• zicht krijgt op de veiligheid in het gezin of huishouden;
• tot het besluit komt bij welke instelling of professional de verantwoordelijkheid wordt belegd voor het nemen van de vervolgstappen waar de melding aanleiding toe geeft.
Veilig Thuis is verantwoordelijk voor het zicht op veiligheid zodra Veilig Thuis kennis heeft genomen van het spoedeisend karakter van een melding. In alle andere gevallen draagt Veilig Thuis die verantwoordelijkheid vanaf het moment dat de veiligheids- beoordeling heeft plaatsgevonden. Veilig Thuis is in ieder geval verantwoordelijk voor het zicht op veiligheid op de zesde werkdag na binnenkomst van de melding. Ook als de veiligheidsbeoordeling op dat moment nog niet is afgerond. 14 Zie voor meer informatie hoofdstuk 7 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
z. ‘Monitoren’: Monitoren is een onderdeel van de radarfunctie van Veilig Thuis. De doelen van monitoren zijn:
• nagaan of aan de veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan;
• directe veiligheid, en later stabiele veiligheid voor alle directbetrokkenen;
• Veilig Thuis heeft inzicht in de stappen die zijn gezet tot herstel van de opgelopen schade als gevolg van het huiselijk geweld of de kindermishandeling.
Monitoren valt onder de wettelijke taken van Veilig Thuis waarop de sterke informatiepositie van Veilig Thuis van toepassing is. Dit betekent dat Veilig Thuis geen toestemming nodig heeft voor het voeren van overleg met of het informeren van externe partijen in het kader van het monitoren. Wel dienen de directbetrokkenen hierover te worden geïnformeerd. 15 Zie voor meer informatie hoofdstuk 13 en 14.3 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
aa. ‘Huiselijke kring’: Deze definitie is overgenomen uit artikel 1.1.1 Wmo 2015.
bb. ‘Zicht op veiligheid’: Deze definitie is overgenomen uit de Begrippenlijst van het Handelingsprotocol Veilig Thuis. Zie verder ook artikel 3 lid 1 sub c over meldingen bij Veilig Thuis en het Kwaliteitskader Veilig Thuis – Zicht op veiligheid (2016), p. 4.
Artikel 2 Reikwijdte van het reglement
Dit reglement is van toepassing op het geheel van verwerking van persoonsgegevens die van één cliënt(systeem) in de registratie van Veilig Thuis zijn opgenomen of zullen worden opgenomen. Dit houdt in dat zowel schriftelijke als digitale stukken onder de werkingssfeer van dit reglement vallen.
Artikel 3 Taken van Veilig Thuis
Lid 1: In dit artikel zijn de wettelijke taken van Veilig Thuis zoals bepaald in artikel 4.1.1 lid 2 en 3 Wmo 2015 opgenomen. Hierbij een korte omschrijving van de verschillende taken:
a. fungeren als meldpunt: Iedereen die een vermoeden heeft van huiselijk geweld of kindermishandeling kan dit melden bij Veilig Thuis. Meldingen kunnen afkomstig zijn van burgers die een vermoeden hebben van huiselijk geweld of kindermishandeling in hun omgeving of daar zelf slachtoffer van zijn. Ook een dader kan zich wenden tot Veilig Thuis voor de juiste hulp om de spiraal van geweld te doorbreken. Daarnaast kunnen professionals bij signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling een melding doen. De politie doet bij alle signalen van jeugdigen een zogeheten zorgmelding 16 Deze meldingen worden gedaan via Collectieve Opdracht Routeer Voorziening (CORV). Dit is een ICT-voorziening dat zorgt voor de elektronische afhandeling van het formele berichtenverkeer tussen justitiële partijen en partijen uit het gemeentelijk domein. waarna Veilig Thuis onderzoekt of sprake is van een afhankelijkheidssituatie. 17 Het kan hierbij gaan om "geweld in huiselijke kring", geweld in instellingen/inrichtingen en geweld door vrijwilligers/mantelzorgers. Bij de huiselijke kring kan men denken aan ouders, broers-zussen, familie of huisvrienden. Voor professionals die werkzaam zijn in de sectoren gezondheidszorg, onderwijs, kinderopvang, maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp en justitie geldt de verplichte Meldcode. Na het doorlopen van de stappen van het afwegingskader kan de professional bepalen of een melding noodzakelijk moet worden geacht. Voor professionals die werken met volwassenen die ernstige problemen hebben, geldt een zogenaamde ‘kindcheck’. Zij moeten een inschatting maken van de effecten van de problemen op de veiligheidssituatie van betrokken kinderen. 18 Zie ook hoofdstuk 6.3 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
Verwerken persoonsgegevens
Veilig Thuis registreert alle meldingen waarbij sprake is van (een vermoeden van) huiselijk geweld en/of kindermishandeling. Voor het verwerken van persoonsgegevens bij een melding is toestemming van de directbetrokkenen niet vereist. Veilig Thuis verwerkt de volgende persoonsgegevens: naam, geboortedatum, adres, BSN, telefoonnummer, e-mailadres en andere informatie die noodzakelijk is voor een goede beoordeling van de melding. Veilig Thuis kan, indien dat voor een betere beoordeling van de melding noodzakelijk is, de ontvangen gegevens aanvullen. Daarbij kan Veilig Thuis bij netwerkpartners nagaan óf de directbetrokkenen (de zogenaamde ‘dat’-informatie) bij hen bekend zijn. Veilig Thuis kan ook inhoudelijke informatie (de zogenaamde ‘wat’-informatie) ophalen bij de volgende bronnen:
• de eigen systemen van Veilig Thuis;
• andere Veilig-Thuisorganisaties;
• de Basisregistratie Personen(BRP);
• het Centraal Gezagsregister;
• de RvdK;
• de directbetrokkenen zelf, voogd of curator;
• Politie of OM. 19 Tijdens de uitvoering van de verbeteragenda Veiligheid Voorop is er discussie ontstaan over de mogelijkheden voor Veilig Thuis om gegevens te verstrekken aan partners in de strafrechtketen. Het ministerie van VWS als verantwoordelijk ministerie voor de Wmo heeft aangekondigd om op korte termijn met een wetsvoorstel te komen, om de mogelijkheid voor Veilig Thuis om gegevens te verstrekken aan Strafrechtketenpartners indien dit noodzakelijk is voor het onderzoeken of bestrijden van situaties van Huiselijk Geweld of Kindermishandeling te expliciteren. Er afspraken zijn gemaakt over een zorgvuldige gegevensverwerking in de periode tot de wet is gewijzigd en vuistregels voor de samenwerking zijn opgesteld. Dit doet Veilig Thuis als:
- dit voor inschatting van de veiligheid bij het leggen van het eerste contact noodzakelijk wordt geacht en/of,
- op basis van de melding duidelijk is dat mogelijk ook strafrechtelijk onderzoek wordt gedaan of Veilig Thuis de inschatting maakt dat hier mogelijk sprake van kan zijn.
Anonieme meldingen
Uitgangspunt is dat Veilig Thuis transparant is richting de directbetrokkenen over het feit dat er een melding is gedaan, wat de inhoud van de melding is en wie de melding heeft gedaan. In de volgende situaties wordt geen informatie aan de directbetrokkenen gegeven over wie de melding heeft gedaan:
1. Het gaat om een melding door iemand die niet als professional bij de directbetrokkenen is betrokken. In dit geval mag alleen met toestemming van de melder verteld worden wie de melding heeft gedaan.
2. Een professional die een melding doet kan verzoeken zijn identiteit niet kenbaar te maken, omdat het bekend maken van zijn identiteit:
• een bedreiging vormt of kan vormen voor het slachtoffer of het vermoedelijk slachtoffer of zijn huiselijke kring;
• een bedreiging vormt of kan vormen voor de melder of voor medewerkers van de melder;
• leidt of kan leiden tot een verstoring van de vertrouwensrelatie met de huiselijke kring waartoe het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer behoort.
Het recht van de professional op anonimiteit ten opzichte van degene die gemeld wordt en over wie informatie wordt verstrekt, is een recht dat toebehoort aan de professional als melder.
b. en c. veiligheidsbeoordeling en onderzoeken of sprake is van huiselijk geweld en/of kindermishandeling: Veilig Thuis heeft de taak om een melding van huiselijk geweld en/of kindermishandeling of een vermoeden daarvan te onderzoeken, en de vraag te beoordelen of en zo ja tot welke stappen of maatregelen deze melding aanleiding geeft.
Zodra een melding is binnengekomen maakt Veilig Thuis een veiligheidsbeoordeling. Het gaat hierbij om een eerste beoordeling van de aard van de gemelde zorgen binnen een kort tijdsbestek.20 Zie artikel 4.1.7 lid 1 Uitvoeringsbesluit Wmo, die hiervoor een termijn stelt van vijf dagen na ontvangst van de melding. Hiervoor kan Veilig Thuis informatie opvragen, ook voordat zij contact heeft gehad met de directbetrokkenen.21 Het gaat dan onder andere om informatie (uit de eigen systemen) van Veilig Thuis, de Raad voor de Kinderbescherming, de politie, en soms de betrokken hulpverlening Ook is mogelijk: de Basis Registratie Personen (BRP), het Centraal Gezagsregister, of een wettelijke vertegenwoordiger zoals als een voogd of curator. Voor overleg met de betrokken hulpverlening is het wenselijk om hierover eerst met de directbetrokkenen te spreken: toestemming is wel gewenst maar niet noodzakelijk. Het doel van deze veiligheidsbeoordeling is dat Veilig Thuis enerzijds zicht krijgt op de veiligheid in het gezin of huishouden, of vermoedens van onveiligheid, en anderzijds tot het besluit kan komen bij welke instelling of professional de verantwoordelijkheid kan worden belegd voor het nemen van de vervolgstappen waar de melding aanleiding toe geeft.
Deze veiligheidsbeoordeling omvat drie stappen: 1. Verzamelen van informatie, 2. het maken van een beoordeling en 3. het nemen van een besluit over vervolgstappen.22 Zie voor meer informatie hoofdstuk 7 Handelingsprotocol Veilig Thuis. En Triage-instrument Veilig Thuis 1.0 – veiligheidstaxatie & zorgtoewijzing voor ketenpartners. De veiligheidstaxatie wordt gedaan aan de hand van een triage, waarbij Veilig Thuis screent op acute onveiligheid, structurele onveiligheid en multiproblematische leefsituatie. Veilig Thuis onderzoekt of er voldoende “zicht op veiligheid” is door middel van een veiligheidstaxatie. De conclusie vanuit de veiligheidstaxatie dient als basis voor het besluit over een passend vervolg naar aanleiding van de melding. Deze veiligheidsbeoordeling moet daarom worden onderscheiden van de inzet van de dienst Onderzoek, waar op grond van het Uitvoeringsbesluit een periode van tien weken voor staat. De Visie Gefaseerd samenwerken aan veiligheid (voorheen Visie gefaseerde ketenzorg) vormt de grondslag van het triage-instrument en baseert zich op samenwerking gericht op directe veiligheid en pas daarna gericht op het aanpakken van de oorzaken die ten grondslag liggen aan de onveiligheid (risicogestuurde zorg) en stabiele veiligheid (herstel).23 Zie https://vng.nl/sites/default/files/2021-01/20210125-visie-gefaseerd-samenwerken-aan-veiligheid-def.pdf.
De besluiten die Veilig Thuis kan nemen in de fase Veiligheidsbeoordeling zijn:
1. Vervolgstappen beleggen bij Veilig Thuis:
• inzet dienst Voorwaarden en vervolg of dienst Onderzoek, en/of
• inzet regionale maatwerktaak Veilig Thuis.24 Een gemeentebestuur kan Veilig Thuis verzoeken om andere taken in de sfeer van huiselijk geweld en kindermishandeling uit te voeren.
2. Overdracht. Hiermee worden de volgende vormen van overdracht bedoeld:
• Vervolgstappen beleggen bij het lokale veld;
• Vervolgstappen beleggen bij een instelling of professional die reeds bij het gezin of huishouden betrokken is;
• Vervolgstappen beleggen bij multidisciplinair samengesteld team, voor zover dat team juridisch in staat is de verantwoordelijkheid voor een melding over te nemen;
• Vervolgstappen beleggen bij het cliëntsysteem zelf.
3. Geen vervolgstappen nodig; de bemoeienis van Veilig Thuis bij de melding kan direct worden beëindigd (geen vervolg).25 Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019, p. 32-33; Informatieprotocol Veilig Thuis 2.0, p. 21.
Veiligheidsvoorwaarden
Veilig Thuis stelt veiligheidsvoorwaarden vast in de dienst Voorwaarden en vervolg. Ook als Veilig Thuis na onderzoek tot de conclusie komt dat sprake is van huiselijk geweld en/of kindermishandeling stelt Veilig Thuis veiligheidsvoorwaarden vast.26 Zie Hoofdstuk 9 en 10.6.2 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
In deze veiligheidsvoorwaarden wordt vastgelegd waaraan ten minste moet worden voldaan om te komen tot directe en stabiele veiligheid. Dit doet Veilig Thuis zoveel mogelijk samen met de directbetrokkenen en in nauwe samenwerking met de overdrachtspartij en de al betrokken professionals.
d. beoordelen van de melding en informeren hulpverlenende instantie: Op grond van een melding beoordeelt Veilig Thuis of het belang van de betrokkene of de ernst van de situatie aanleiding geeft tot het in kennis stellen van een hulpverlenende instantie. Zie ook hiervoor onder c. De woorden «in kennis stellen» hebben als doel dat tijdig en adequaat vrijwillige (jeugd)hulp wordt ingeschakeld en daartoe dient de juiste hulpverlenende instantie in kennis te worden gesteld. Deze instantie zal op haar beurt vanuit haar eigen taak en professionaliteit actie ondernemen. Nadat het initiatief tot de hulpverlenende actie genomen is, draagt Veilig Thuis nog wel de verantwoordelijkheid om na verloop van tijd te controleren tot welk resultaat de ingeschakelde hulp leidt en of dus inderdaad sprake is van passende hulp (zie ook hieronder de toelichting bij lid 2). Behalve dat dit bijdraagt aan adequate hulpverlening, dient het ook ter evaluatie van het handelen van Veilig Thuis zelf.
e. informeren politie of de RvdK: Als het belang van de betrokkene of de ernst van de situatie daartoe aanleiding geeft, stelt Veilig Thuis de politie of de Raad voor de Kinderbescherming in kennis van een melding. Door het contact met de politie kan bijvoorbeeld duidelijk worden of de politie al betrokken is of moet zijn. Wanneer de RvdK wordt betrokken zal deze op grond van artikel 3.1, eerste lid, van de Jeugdwet onderzoeken of een kinderbeschermingsmaatregel nodig is en zo nodig op basis van dat onderzoek de rechter verzoeken een kinderbeschermingsmaatregel op te leggen. Een kinderbeschermingsmaatregel wordt uitgevoerd door een Gecertificeerde Instelling (GI).
f. informeren college van burgemeester en wethouders over verzoek tot onderzoek aan RvdK: Dit onderdeel regelt dat Veilig Thuis de gemeente informeert over een melding aan de RvdK.
g. terugkoppeling naar melder: Veilig Thuis informeert de melder over de wijze waarop de melding is afgehandeld. Als geen actie is ondernomen vernemen melders en ketenpartners waarom de melding is afgesloten. 27 Zie ook hoofdstuk 12 Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019.
De manier waarop de melder geïnformeerd wordt, kan afhankelijk zijn van wie de melder is:
• Feedback aan professionals bestaat uit de volgende gegevens:
- of Veilig Thuis een vervolgtraject heeft ingezet;
- bij de inzet van een vervolgtraject: de gegevens over de overdrachtspartijen;
- als de melder een rol speelt in het vervolg, draagt Veilig Thuis ook de veiligheidsvoorwaarden en de afspraken over het monitoren over.
• Feedback omstanders en het informele netwerk is uit privacyoverwegingen beperkt. De feedback bestaat uit het informeren van de melder over het al dan niet in behandeling nemen van de melding. De melder met een voortdurende betrokkenheid bij het gezin of huishouden (zoals naaste familie) zal bij afronding van de bemoeienis van Veilig Thuis telefonisch of schriftelijk worden geïnformeerd. Veilig Thuis verstrekt daarbij informatie over:
- het gegeven – wanneer dit het geval is – dat de melding niet bevestigd is;
- het gegeven – wanneer de melding is bevestigd - dat een vervolgtraject is ingezet en dat op termijn verbetering van de situatie mag worden verwacht;
- de verwachtingen die Veilig Thuis heeft ten aanzien van de melder wat betreft het bieden van ondersteuning aan het gezin of huishouden en wat betreft verdere signalering.
• Terugkoppeling aan het professionele netwerk: Voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken en verantwoordelijkheden worden ook de volgende ketenpartners geïnformeerd:
- de huisarts; in het geval er minderjarige kinderen betrokken zijn: de Jeugdgezondheidszorg;
- de school van het kind.
h. adviesfunctie: Veilig Thuis is beschikbaar voor iedereen die advies nodig heeft over een situatie waarbij (vermoedelijk) sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling. Niet alleen voor professionals, maar ook voor iedere burger (omstander, slachtoffer maar ook pleger of kinderen) is Veilig Thuis beschikbaar voor advies.
Verwerken persoonsgegevens
Veilig Thuis mag bij het geven van een advies alleen de naam en contactgegevens van de adviesvrager en de naam van de organisatie waar iemand werkt vastleggen. Over de persoon of personen waar advies over gevraagd wordt, worden geen gegevens vastgelegd (anoniem). In het registratiesysteem van Veilig Thuis wordt alleen een omschrijving van het advies vermeld. Voor de registratie van persoonsgegevens van de adviesvrager is uitdrukkelijk toestemming van de adviesvrager nodig.28 Zie ook hoofdstuk 4 en 5 Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019.
Ook bij het doorlopen van het afwegingskader (de stappen van de Meldcode), is het mogelijk om eerst een adviesgesprek te voeren met Veilig Thuis (stap 2) om de signalen te duiden of als onderdeel van de te maken afweging of melden noodzakelijk is of dat zelf hulp bieden of organiseren ook (in voldoende mate) mogelijk is.
Lid 2: Om in te schatten of er in een situatie sprake is van acute of structurele onveiligheid is het van belang een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de aard en ernst van de problematiek. En dat Veilig Thuis signalen van verschillende melders kan combineren, ook over een langere periode. Om deze radarfunctie goed uit te kunnen uitvoeren heeft Veilig Thuis de volgende informatie nodig:
• meldingen van professionals die melden op basis van hun afwegingskader. Daardoor komen meer meldingen op de radar;
• meldingen die eerder zijn gedaan bij een van de 25 Veilig Thuis-organisaties. Een landelijk VeiligThuis-register maakt het mogelijk na te gaan of niet alleen in de eigen regio, maar ook in andere regio’s eerder een melding is binnengekomen bij een van de Veilig Thuis-organisaties;
• het langdurig en intensiever monitoren van casussen door Veilig Thuis is tevens onderdeel van de radarfunctie. Veilig Thuis zal in contact met de directbetrokkenen en de betrokken professionals vaststellen of het veilig is geworden en of deze veiligheid in stand blijft.
Monitoren is een onderdeel van de radarfunctie van Veilig Thuis. De doelen van monitoren zijn:
• nagaan of aan de veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan;
• directe veiligheid, en later stabiele veiligheid voor alle directbetrokkenen;
• Veilig Thuis heeft inzicht in de stappen die zijn gezet tot herstel van de opgelopen schade als gevolg van het huiselijk geweld of de kindermishandeling.
Monitoren valt onder de wettelijke taken van Veilig Thuis waarop de sterke informatiepositie van Veilig Thuis van toepassing is. Dit betekent dat Veilig Thuis geen toestemming nodig heeft voor het voeren van overleg met of het informeren van externe partijen in het kader van het monitoren. Wel dienen de directbetrokkenen hierover te worden geïnformeerd.29 Zie voor meer informatie hoofdstuk 13 en 14.3 Handelingsprotocol Veilig Thuis. Zie verder hoofdstuk 13 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
Lid 3: Veilig Thuis kan contact leggen met de politie of hulpofficier van justitie voor een overleg over de mogelijkheid van het opleggen van een tijdelijk huisverbod. Een tijdelijk huisverbod kan worden opgelegd door de burgemeester aan een persoon van wie een ernstige dreiging van huiselijk geweld uitgaat. Het huisverbod houdt in dat een pleger van huiselijk geweld in beginsel tien dagen zijn of haar woning niet meer in mag en in die periode ook geen contact mag opnemen met de partner of de kinderen.
Lid 4: Veilig Thuis kan, via de officier van justitie, een verzoekschrift bij de kantonrechter indienen om een onderbewindstelling of mentorschap voor een volwassene uit te spreken.
Lid 5: De regiogemeenten voor en met wie Veilig Thuis samenwerkt kunnen overeenkomen dat Veilig Thuis naast de wettelijke taken nog andere taken uitvoert op het gebied van huiselijk geweld en kindermishandeling. Zoals fungeren als meldpunt voor mensenhandel. De bepalingen uit de Wmo 2015 die betrekking hebben op de kaders en bevoegdheden van Veilig Thuis hebben betrekking op de wettelijke taken zoals genoemd in lid 1. Op andere uit te voeren werkzaamheden zijn deze bepalingen (deels) niet van toepassing. Ten aanzien van deze niet wettelijke, maar overeengekomen taken, dient dan ook expliciet de grondslag (mandaat of delegatie van een bevoegdheid) waarop de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt te worden geregeld. Verder is van belang dat duidelijk moet zijn voor welk doel Veilig Thuis persoonsgegevens verwerkt. Het doel moet zijn bepaald alvorens Veilig Thuis tot het verzamelen van gegevens overgaat. Persoonsgegevens die verzameld zijn voor een goede uitvoering van de wettelijke taken mogen alleen voor andere taken worden gebruikt als verschillende onderdelen qua doelstelling onderling verenigbaar zijn.
Samenwerking met de politie
De politie wordt als partner van Veilig Thuis gezien in de aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling. De politie doet ook (overige 30 Overige zorgmeldingen op grond van de Jeugdwet worden ook door politie aan de Veilig Thuis organisaties gemeld op grond van een mandaatregeling. VT beoordeelt of de zogeheten CORV-melding een VT-melding of een overige zorgmelding betreft. In het laatste geval zet VT de melding door naar de gemeente voor verdere afhandeling.) zorgmeldingen bij Veilig Thuis. De politie valt niet onder de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling zoals die voor veel professionals geldt. De politie doet een zorgmelding op grond van de politietaak (artikel 3 van de Politiewet: hulpbehoevenden) als er zorgen zijn over mogelijke onveiligheid in afhankelijkheidsrelaties. Veilig Thuis ontvangt van de politie dan ook een breed spectrum aan meldingen. Hierbij is het de taak van Veilig Thuis om deze vermoedens van zorgen over onveiligheid in een afhankelijkheidsrelatie van de politie te beoordelen. Voor Veilig Thuis is de contextinformatie van de politie daarbij van essentieel belang om 1) meldingen inhoudelijk en kwalitatief te kunnen beoordelen en 2) meldingen (juridisch) te mogen aannemen waaruit (feitelijk) voldoende blijkt dat er zorgen zijn over de onveiligheid in een afhankelijkheidsrelatie.
Onafhankelijke uitvoering onderzoekstaak
Artikel 4.1.2 lid 2 van het Uitvoeringsbesluit Wmo 2015 bepaalt dat het college van de gemeenten waarborgt dat de onderzoektaak als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub c van dit reglement onafhankelijk wordt uitgevoerd. Wat houdt dat in? Veilig Thuis heeft de bevoegdheid om, indien noodzakelijk, buiten medeweten om van betrokkenen, informatie te verzamelen om te onderzoeken of daadwerkelijk sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling. Met onafhankelijk onderzoek wordt bedoeld objectief en waardevrij, met voldoende distantie ten opzichte van de betrokkenen en andere hulpverleners. Een professional die niet in staat is om op objectieve wijze het onderzoek uit te voeren, bijvoorbeeld doordat deze persoon eerder rechtstreeks bij een gezin betrokken is of was, zou het Veilig Thuis-onderzoek niet mogen uitvoeren. De eis van onafhankelijkheid geldt specifiek voor de onderzoekstaak van Veilig Thuis, maar niet voor het vervolgtraject nadat het onderzoek is afgerond. Een medewerker van Veilig Thuis die een onderzoek heeft uitgevoerd, kan dus bijvoorbeeld als casemanager betrokken blijven bij hetzelfde gezin, bijvoorbeeld op verzoek van dat gezin.31 Zie de toelichting bij het ontwerpbesluit Jeugdwet.
Artikel 4 Toegang tot het dossier
Directe toegang tot het dossier van de betrokkenen hebben alleen personen, die betrokken zijn bij de uitvoering van de Veilig Thuis-taken. Deze personen hebben uitsluitend toegang als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taak. Hierbij valt te denken aan:
• de contactpersoon die iemand heeft bij Veilig Thuis en diens vervanger;
• experts die een bijdrage leveren aan een goede beoordeling van een melding. Denk hierbij aan de vertrouwensartsen of gedragswetenschappers die bij Veilig Thuis werken;
• klachtenfunctionaris;
• leidinggevenden die een controle uitvoeren of onderzoek doen naar ernstige gebeurtenissen (calamiteiten). Soms voert een medewerker deze taak uit namens een leidinggevende;
• medewerkers die de administratie doen of juridische ondersteuning bieden;
• personen die bepaalde controles uitvoeren. Zo controleert iemand van de afdeling administratie of onze geldzaken nog kloppen. En controleert iemand van de afdeling kwaliteit of de kwaliteit van ons werk nog goed is. Ook de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) controleert of Veilig Thuis goed uitvoering geeft aan de taken. De IGJ is een onderdeel van de overheid. Al deze mensen hebben informatie nodig voor hun controles. Veilig Thuis is op grond van de wet verplicht om hieraan mee te werken en informatie te geven;
• Veilig Thuis kan bepaalde taken uitbesteden, zoals de ICT-ondersteuning. Deze organisaties hebben toegang tot persoonsgegevens van Veilig Thuis. Deze organisatie wordt dan een ‘verwerker’ genoemd. Veilig Thuis heeft met deze verwerkers afspraken gemaakt over een zorgvuldige en veilige verwerking van uw persoonsgegevens.
De personen die toegang hebben tot het dossier, mogen alleen informatie inzien die noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taak (specifieke autorisatie/toegangsrechten). En beoordeeld moet worden of het noodzakelijk is dat zij kennis nemen van persoonsgegevens. Kan een casus ook ‘anoniem’ dus zonder vermelding van om wie het gaat worden besproken, dan is het dus niet noodzakelijk dat er persoonsgegevens worden gedeeld en is het ook niet toegestaan om het dossier in te zien. Aan de hand van een inlogbevoegdheid voor diegenen die toegang moeten en mogen hebben kan worden bijgehouden en gecontroleerd wie het dossier heeft ingezien. Alle personen die toegang hebben tot de dossiers hebben een geheimhoudingsplicht. Hier hebben ze een contract voor ondertekend.
Eén dossier per gezin/huishouden
Ten aanzien van het dossier is het van belang dat er onderscheid is tussen het gedeelte dat op de gezamenlijke problematiek betrekking heeft, en de gedeeltes die op de individuele leden van het gezin/huishouden betrekking hebben. Als er dossiers van de afzonderlijke gezinsleden zijn, mogen deze in één ICT-systeem zitten, maar moeten ze op grond van de onderlinge privacybelangen van elkaar gescheiden zijn. Vertrouwelijke informatie van het ene gezinslid mag niet zomaar gekoppeld worden aan informatie van een ander gezinslid. Zeker in zaken bij veiligheidsrisico’s zoals stalking en schadelijke traditionele praktijken (STP) zal hier aandacht voor moeten zijn. Ook moeten de autorisaties bijvoorbeeld per dossier ingeregeld worden. Het is niet de bedoeling dat via inzagerecht informatie van het ene gezinslid bij een ander gezinslid terecht komt. Uitzondering zijn de ouders met gezag die in beginsel recht hebben op informatie van hun kind jonger dan 16 jaar, tenzij zwaarwegende belangen van het kind zich hiertegen verzetten.32 Zie voor de omgang met dossiers ook de ‘Wegwijzer het dossier in e jeugdhulpverlening’, www.bpsw.nl/actueel/nieuws/item/het-dossierin-de-jeugdhulpverlening-een-nieuwe-wegwijzer/.
Artikel 5 Algemene informatie voor de betrokkene over gegevensverwerking
Veilig Thuis is verplicht om betrokkenen te informeren over het verwerken van persoonsgegevens. (Direct)betrokkenen moeten dus weten dat er over hem of haar informatie in het dossier staat en welke informatie dat is. Ook moet Veilig Thuis aan de directbetrokkenen informatie geven over wat er met de persoonsgegevens gebeurt, wie het dossier kan inzien en met wie Veilig Thuis deze informatie allemaal kan delen. Ook in het Handelingsprotocol Veilig Thuis en dit privacyreglement is informatie te vinden over de verwerking van persoonsgegevens.
Veilig Thuis informeert de betrokkene over en bespreekt - mits het veilig kan en geen doorkruising is van een strafrechtelijk onderzoek – in ieder geval – :
• de inhoud van de melding;
• wat de visie van de directbetrokkene op de melding en op hun situatie is;
• hun mogelijkheden tot samenwerking met Veilig Thuis aan het herstel van de veiligheid;
• de taken en bevoegdheden van Veilig Thuis;
• de contacten die Veilig Thuis eerder al heeft gelegd met andere instanties of professionals;
• de contacten die Veilig Thuis voornemens is te gaan leggen;
• het voornemen te registreren in de VIR in het geval er minderjarigen betrokken zijn;
• de vervolgstappen voor zover deze al te overzien zijn. 33 Zie ook hoofdstuk 8 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
Zie ook artikel 11 van dit reglement waarin de informatieplicht van Veilig Thuis over het verwerken van persoonsgegevens van betrokkene is bepaald.
Kennisgeving bij directe overdracht naar het lokale veld
Als Veilig Thuis een veiligheidsbeoordeling direct overdraagt naar het lokale veld, is het van belang dat er duidelijke afspraken zijn tussen Veilig Thuis en het lokale veld over de wijze waarop dit wordt gedaan. Heeft Veilig Thuis nog niet zelf contact gehad met de directbetrokkenen? In dat geval moet worden afgesproken dat het lokale team de betrokkene informeert over de melding, de overdracht en over de eventuele afspraken die zijn gemaakt met Veilig Thuis.34 Zie ook hoofdstuk 7.5 en 11 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
Verwijsindex
Omdat bij een melding aan de verwijsindex persoonsgegevens worden verstrekt is het van belang betrokkenen te wijzen op het bestaan van de verwijsindex en hoe hier door Veilig Thuis mee wordt omgegaan.
2. Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens
Artikel 6 Doel van de verwerking van persoonsgegevens
Veilig Thuis heeft een maatschappelijke opdracht als het gaat om het tegengaan van huiselijk geweld en kindermishandeling. Om deze opdracht goed uit te kunnen voeren maakt Veilig Thuis een dossier van een gezin of huishouden. Veilig Thuis verwerkt persoonsgegevens dus om een bepaald doel te bereiken. Sommige informatie over betrokkenen moet worden verwerkt, omdat de wet dat bepaalt. Een voorbeeld hiervan is dat het BSN van de betrokkene in het dossier moet worden opgenomen met als doel te waarborgen dat de door Veilig Thuis te verwerken persoonsgegevens op die persoon betrekking hebben.35 Zie artikel 5.2.9 Wmo 2015. Zie ook artikel 3 van dit reglement waarin de taken van Veilig Thuis nader zijn toegelicht.
Op grond van artikel 4.1.1, eerste lid Wmo 2015 dient het college zorg te dragen voor de inrichting van een Veilig Thuis-organisatie. Gemeenten hebben hierbij verschillende keuzes gemaakt: zo zijn er Veilig Thuis-organisaties die onderdeel van een GGD/gemeenschappelijke regeling zijn of een zelfstandige stichting zijn. De Inspecties Gezondheidszorg en Jeugd, Justitie en Veiligheid en het samenwerkingsverband Toezicht Sociaal Domein houden toezicht op de kwaliteit van het werk van Veilig Thuis. De gemeenten en Inspecties hebben bepaalde informatie nodig van Veilig Thuis om hun taak goed te kunnen uitvoeren en Veilig Thuis is verplicht om deze (in de wet vastgelegde) informatie te geven.36 Zie de artikelen 4.2.12 Wmo 2015 en 4.3.2 Uitvoeringsbesluit Wmo 2015. Veilig Thuis is daarnaast wettelijk verplicht om periodiek beleidsinformatie aan het CBS te verstrekken. In het Informatieprotocol Beleidsinformatie Veilig Thuis is vastgelegd welke gegevens aangeleverd moeten worden. Zie ook artt. 4.3.1. e.v. van het Uitvoeringsbesluit Wmo en de Uitvoeringsregeling Wmo.
Betrokkenen hebben het recht om een klacht in te dienen bij Veilig Thuis als zij ontevreden zijn over het handelen van Veilig Thuis. Daarnaast kan tegen een medewerker met een beroepsregistratie een tuchtklacht worden ingediend. Tot slot staat de weg naar de civiele rechter open bij onrechtmatig handelen. Het dossier kan in deze situaties ook een rol spelen in de verantwoording van het handelen van de organisatie of medewerker.
Artikel 7 Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking
In dit artikel staan de voorwaarden voor een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens - zoals neergelegd in de verschillende wet- en regelgeving. Geregistreerde professionals dienen hierbij ook hun beroepscode en toepasselijke richtlijnen in acht te nemen.37 Zie ‘Wegwijzer. Standaarden in zorg voor de jeugd, Samenwerkende beroepsverenigingen, https://voordejeugd.nl/nieuws/praktischewegwijzer-kwaliteitsstandaarden-de-zorg-voor-jeugd/
Veilig Thuis moet zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van betrokkene(n). De gegevens die worden vastgelegd moeten noodzakelijk én proportioneel zijn voor het bereiken van het vastgestelde doel. Informatie die niet relevant is, mag niet worden vastgelegd in het dossier. En de informatie die Veilig Thuis in het dossier heeft opgenomen om de taken goed uit te kunnen voeren, mag niet voor een ander doel worden gebruikt. Veilig Thuis mag bijvoorbeeld persoonsgegevens niet aan een commercieel bedrijf verstrekken, zodat dit bedrijf een bepaald product aan betrokkenen kan gaan verkopen.
Zorgvuldigheidsregels
Bij de dossiervorming worden de volgende regels in acht genomen:
• Veilig Thuis legt alleen die gegevens vast die nodig zijn voor de taken van Veilig Thuis;
• Veilig Thuis legt vast op wie de gegevens betrekking hebben (inclusief BSN);
• Veilig Thuis legt alle relevante informatie vast, dus zowel gegevens die de (vermoedens van) HG/KM kunnen weerleggen als gegevens die dit kunnen bevestigen;
• Veilig Thuis legt de gegevens zo feitelijk mogelijk vast en vermijdt speculaties en interpretaties;
• als er ook oordelen, meningen of hypothesen worden vastgelegd, wordt de status daarvan uitdrukkelijk vermeld, feiten en meningen/hypothesen/oordelen/interpretaties worden van elkaar gescheiden;
• diagnoses worden alleen vastgelegd indien ze zijn vastgesteld door een professional die bevoegd is de betreffende diagnoses te stellen;
• de bron wordt altijd vermeld; • hoor en wederhoor wordt standaard opgenomen in rapportages;
• informatie die wordt vastgelegd en die afkomstig is van informanten, wordt door hen geaccordeerd;
• indien de gegevens die worden vastgelegd niet gebaseerd zijn op actuele contacten met leden van het cliëntsysteem wordt dit uitdrukkelijk vermeld;
• rapporten van (externe) deskundigen waarvan uitkomsten of conclusies worden vastgelegd in het registratiesysteem van Veilig Thuis, worden in zijn geheel als bijlage toegevoegd;
• gegevens die feitelijk niet juist blijken te zijn worden op verzoek gecorrigeerd dan wel verwijderd. Bevindingen of conclusies die behoren tot een professioneel oordeel of verantwoordelijkheid kunnen niet gecorrigeerd worden; wel heeft een betrokkene het recht een zienswijze te laten opnemen;
• de visie van een of meer directbetrokkenen op de melding en op de interventies en beoordelingen van Veilig Thuis wordt expliciet vermeld. NB: Deze vuistregels gelden voor alle diensten van Veilig Thuis. Het beginsel ‘hoor en wederhoor’ zal vooral aan de orde zijn bij dossiervorming in een onderzoek. Bij alle andere diensten geldt de eis van ‘hoor en wederhoor’ in alle gevallen waarin Veilig Thuis inschattingen maakt of besluiten neemt op basis van belastende informatie over een persoon die door een andere persoon of instantie is verstrekt.38 Zie ook hoofdstuk 15 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
'Feiten volledig en naar waarheid aanvoeren’
Van belang is dat Veilig Thuis de feiten verzamelt en dat van de feitelijke juistheid van de gegevens die in een rapportage staan vermeld kan worden uitgegaan. Veilig Thuis moet goed uitleggen waarom een bepaalde beslissing wordt genomen. En duidelijk moet zijn wat de mening van Veilig Thuis en de directbetrokkenen is en wat de feiten zijn. Zie verder ook de Inleiding van dit reglement. Directbetrokkenen hebben ook rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Zie hierna hoofdstuk 3. Ook het respecteren hiervan zijn onderdeel van een zorgvuldige verwerking van gegevens.
Artikel 8 Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
Toelichting Lid 1: Uitgangspunt is dat het niet is toegestaan om persoonsgegevens over iemand vast te leggen en te gebruiken. Dit mag alleen als hiervoor een formeel wettelijke grondslag bestaat. Wat die grondslagen kunnen zijn, is bepaald in de AVG. De grondslag voor gegevensverwerking kan per taak en activiteit van Veilig Thuis verschillen. In artikel 4.1.1 Wmo 2015 is bepaald dat het college dient zorg te dragen voor de inrichting van een Veilig Thuis. In de wijze waarop Veilig Thuis wordt georganiseerd kan de gemeente verschillende keuzes maken.39 Zie de factsheet van de VNG “Vorming Veilig Thuis en toegang jeugdhulp. Organisatievormen en arbeidsrechtelijke consequenties”, april 2014.
De taak van algemeen belang of voor de uitoefening van openbaar gezag die aan Veilig Thuis wordt toegekend, is neergelegd in de Wmo 2015. In hoofdstuk 4 en hoofdstuk 5 van de Wmo zijn specifieke bepalingen opgenomen over de verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis, zoals bijvoorbeeld over de ketenpartners waaraan en de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens mogen worden verstrekt en/of gedeeld.
Lid 2: In de toelichting op artikel 1 sub r van dit reglement wordt het begrip ‘toestemming’ nader uitgewerkt, evenals de wijze waarop de toestemming kan worden vastgelegd. Veilig Thuis heeft geen toestemming nodig voor het verwerken van persoonsgegevens voor zover het gaat om de uitoefening van wettelijk de taken als omschreven in artikel 3 sub b t/m h inclusief de monitoring zoals beschreven in lid 2 van dit reglement. Voor de adviesfunctie geldt dit niet. Voor het laten verrichten van meer gespecialiseerde onderzoeken door een of meer anderen dan de genoemde deskundigen is in beginsel altijd de toestemming van de betrokkene vereist.
De wet biedt Veilig Thuis de bevoegdheid om, zonder daarbij afhankelijk te zijn van de toestemming van betrokkenen, een melding aan te nemen en in een registratiesysteem vast te leggen, informatie bij anderen over hen op te vragen en om ook deze informatie weer vast te leggen, informatie aan derden te verstrekken in verband met de toeleiding naar hulp of om overleg over de melding te voeren met politie of RvdK. Deze bevoegdheid kan diep ingrijpen in het leven van directbetrokkenen en geldt daarom alleen ‘voor zover noodzakelijk voor de taken van Veilig Thuis’.
Veilig Thuis mag deze sterke informatiepositie alleen gebruiken:
• voor de in de wet genoemde taken;
• voor zover uit de melding een redelijk vermoeden van kindermishandeling of huiselijk geweld kan worden afgeleid én
• voor zover het vastleggen, bewaren of verstrekken van informatie noodzakelijk is voor het onderzoek of voor het bepalen en zetten van de vervolgstappen.
Het is aan de medewerkers van Veilig Thuis om te beoordelen of aan deze voorwaarden wordt voldaan. Beoordeeld zal dus moeten worden of er sprake is van een redelijk vermoeden en welke informatie noodzakelijk is voor het maken van een veiligheidsbeoordeling en onderzoek. Is het wel handig om bepaalde informatie te hebben? Dat is niet voldoende. Het moet echt gaan om noodzakelijke informatie. Zie voor meer informatie ook hoofdstuk 14.3 ‘Informatiepositie van Veilig Thuis’ Handelingsprotocol Veilig Thuis.
Verzoek ondersteuning van directbetrokkene zelf
Als directbetrokkenen zelf contact zoeken met Veilig Thuis met het verzoek om hen te ondersteunen bij het stoppen van het huiselijk geweld en/of kindermishandeling, gebeurt dit op basis van vrijwilligheid en vraagt Veilig Thuis toestemming om te handelen, voor overleg met derden en het verwerken van hun gegevens. In uitzonderingssituaties kan Veilig Thuis de regie overnemen.40 Zie hoofdstuk 4.5 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
Kennisgeving gegevensverwerking
Veilig Thuis is verplicht om transparant te zijn en zal de directbetrokkenen daarom in beginsel moeten informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens, tenzij sprake is van ernstige onveiligheid. Zie verder artikel 11 van dit reglement.
Lid 3: In lid 3 gaat het om een ‘kan’-bepaling en zal Veilig Thuis dus steeds een afweging moeten maken of en zo ja welke aanvullende informatie noodzakelijk is ten behoeve van de veiligheidsbeoordeling.
Artikel 9 Verwerking persoonsgegevens van gevoelige aard
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens en andere persoonsgegevens van gevoelige aard, mogen alleen worden verwerkt als dat bij wet in formele zin is bepaald. Voor Veilig Thuis is in artikel 5.1.6 lid 2 Wmo 2015 expliciet bepaald dat Veilig Thuis bevoegd is om persoonsgegevens betreffende de gezondheid, huiselijk geweld of kindermishandeling te verwerken. Ook hierbij geldt weer dat dit wel noodzakelijk moet zijn voor de uitoefening van de wettelijke taken zoals beschreven in artikel 3 van dit reglement. Daarnaast moet Veilig Thuis waarborgen dat deze gegevens worden verwerkt voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of voor zover het verwerken met dat doel verenigbaar is, alsmede hoe daarop wordt toegezien.41 Artikel 4.1.1 lid 3 sub a Uitvoeringsbesluit Wmo 2015. Ook gelden voor deze gegevens uiteraard ook de overige voorwaarden voor een zorgvuldige gegevensverwerking zoals dataminimalisatie en correctheid van de gegevens.
In artikel 5.2.9 Wmo 2015 is bepaald dat Veilig Thuis het BSN dient te gebruiken om te waarborgen dat de te verwerken persoonsgegevens betrekking op de betrokken hebben.
Zie ook artikel 1 sub c en d van dit reglement voor de definitie van bijzondere en gevoelige persoonsgegevens en de toelichting hierbij.
Artikel 10 Verwerking van persoonsgegevens met gebruik van audio- of visuele hulpmiddelen
Lid 1: Veilig Thuis heeft toestemming van de betrokkene(n) nodig indien het maken van geluids- en/of beeldopnamen bij de uitvoering van haar wettelijke taken noodzakelijk vindt. Buiten de uitvoering van de wettelijke taken is het mogelijk om geluidsopnamen ten behoeve van training van medewerkers van Veilig Thuis te maken. In dat geval hoeft niet om toestemming te worden gevraagd. De betrokkene moet wél worden geïnformeerd over het feit dat er een geluidsopname voor trainingsdoeleinden wordt gemaakt.
Lid 2 en 3: Het maken van geluidsopnames van een gesprek met een medewerker van Veilig Thuis is toegestaan. Hieraan zijn wel voorwaarden verbonden: 1. de directbetrokkenen moet voorafgaande aan het gesprek kenbaar maken dat hij een geluidopnamen wil laten maken, 2. derden die bij het gesprek aanwezig zijn moeten hiermee vooraf instemmen, 3. Veilig Thuis ontvangt desgevraagd een kopie van de geluidsopname, 4. de geluidsopname is niet bestemd voor anderen of om openbaar te maken, tenzij hiervoor toestemming is gegeven. Er kunnen zwaarwegende redenen zijn om het maken van een geluidsopname te weigeren. Het maken van een geluidsopname kan mogelijk de privacy van anderen schaden, zoals die van de jeugdige of andere betrokkene. Dit kan voor Veilig Thuis een reden zijn om het maken van geluidsopnamen te weigeren.42 Zie ook de handreiking en tips van de Nationale Ombudsman over het maken van geluidsopnamen, www.nationaleombudsman.nl/nieuws/2020/koffie-thee-geluidsopname-nationale-ombudsman-geeft-aanvullende-tips-aan. Veilig Thuis-organisaties kunnen hierover ook nog eigen aanvullende beleidsafspraken hebben.
Geluidsopname in (klacht-/tucht-) procedures
Mogen (heimelijk gemaakte) geluidsopnamen worden ingebracht in procedures? Zie hierover de volgende uitspraken:
• Raad van Discipline Arnhem-Leeuwarden 13 mei 2019, ECLI:NL:TADRARL:2019:8: de heimelijk door klager met verweerder opgenomen gesprekken, waarvan transcripties in het klachtdossier waren gevoegd en de originele opnames beschikbaar waren, heeft de Raad in de gegeven omstandigheden toelaatbaar geoordeeld.
• Raad van Toezicht SKJ 9 maart 2020, 19.158Ta: De door klager ingediende geluidopnames zijn toegelaten tot de procedure. Dat deze opnames slechts enkele delen uit een gesprek beslaan, zoals namens de jeugdbeschermer aangevoerd, is onvoldoende reden om het bewijs uit te sluiten.
• College van Beroep SKJ 16 juni 2016, 16.012B: De door appellante ingediende geluidopnamen zijn toegelaten tot de procedure, er zijn namelijk geen zwaarwegende belangen of bijkomende omstandigheden aangevoerd die het zouden rechtvaardigen het bewijs uit te sluiten.
• Gerechtshof Amsterdam 10 augustus 2021, ECLI:NL:GHAMS:2021:2581: Openbaarmaking van een heimelijk gemaakte geluidsopname aan de civiele rechter is niet per definitie onrechtmatig, maar het hof is van oordeel dat in zaken waarbij jeugdzorginstanties zijn betrokken, terughoudend dient te worden omgegaan met het toestaan van het overleggen van dergelijke heimelijk gemaakte geluidsopnames. Dergelijke opnames stroken niet met belangrijke waarden als onderlinge transparantie en vertrouwen. Kernwaarden die van belang zijn om tot een goede samenwerking te komen en in dit geval om hulp te kunnen verlenen in het belang van het betrokken kind, aldus het hof.
Beeldopname
Het maken van beeldopnamen is niet toegestaan. Dit is alleen toegestaan als degene die deze beeldopname wil maken hiervoor de toestemming heeft van de andere personen die bij een gesprek aanwezig zullen zijn. Deze toestemming wordt schriftelijk en alleen onder bepaalde voorwaarden gegeven, de voorwaarde dat de beeldopnamen alleen voor eigen gebruik zijn en niet mogen worden verspreid.
Artikel 11 Informatieverstrekking
Lid 1: Uitgangspunt van de werkwijze van Veilig Thuis is een zo groot mogelijke openheid en transparantie naar alle directbetrokkenen en overige bij de melding betrokken personen. Veilig Thuis kan echter zonder toestemming van betrokkene gegevens verwerken. Deze bevoegdheid brengt voor Veilig Thuis de plicht mee betrokkene zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen vier weken in te lichten over de verwerking van de hem betreffende gegevens. In lid 1 van dit artikel is dan ook opgenomen dat Veilig Thuis de directbetrokkene zo spoedig mogelijk informeert over het gegeven dat er een melding is binnengekomen, de inhoud van de melding en de vervolgstappen die Veilig Thuis gaat zetten. Dit kan alleen achterwege worden gelaten bij ernstige concrete signalen van onveiligheid.
In de memorie van toelichting bij de Jeugdwet is over deze bijzondere bevoegdheid het volgende vermeld:
(…) Een melding aan het amhk kan betrekking hebben op een situatie ten aanzien waarvan nog volledig onduidelijk is of sprake is van een mogelijk strafbaar feit, waar artikel 43, onder b, Wbp op doelt. Wel is van belang dat het amhk op dat moment de gemelde situatie in kaart kan brengen. Om te voorkomen dat een dergelijk onderzoek naar een (vermoedelijke) situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling wordt gefrustreerd doordat betrokkenen, waaronder de (vermoedelijke) dader op de hoogte gebracht worden en in verband met de kans op represailles voor het slachtoffer, is het verstrekken van de informatie dan niet gewenst. Ook kan het belang van de melder of van derden (bijvoorbeeld huisgenoten) om anoniem te blijven een reden voor weigering zijn. Immers, door het verstrekken van de gevraagde informatie zou de identiteit van de melder of van derden kunnen worden achterhaald. Een amhk dient als uitgangspunt een zo groot mogelijke openheid te hanteren op een zo kort mogelijke termijn. De termijn gedurende welke een amhk persoonsgegevens kan verwerken zonder medeweten en dus zonder toestemming van betrokkene, is in het eerste lid gesteld op vier weken. Indien het noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling te onderzoeken, bestaat de mogelijkheid deze termijn telkens met ten hoogste twee weken te verlengen. Door de termijn van twee weken zal het amhk zich steeds moeten afvragen of de geheimhouding nog steeds nodig is. Benadrukt zij dat een Veilig Thuis per melding doorgaans persoonsgegevens verwerkt van verschillende personen en daarom zal rekening moeten worden gehouden met een mogelijk per betrokkene verschillend verloop van de termijn.(…)
43 Vergaderjaar 2012-2013, Kamerstuk 33684 nr. 3
Lid 2: In dit lid is bepaald aan wie de in het eerste lid bedoelde informatie moet worden verstrekt als de betrokkene jonger dan 16 jaar is of als de betrokkene vanaf 12 jaar en ouder niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
Of een jeugdige (of een ouder) niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake vraagt om het maken van een afweging. Zie voor een hulpmiddel hierbij het document ‘Handreiking voor de beoordeling van wilsbekwaamheid. Voor de hulpverlener’. 44 Zie Handreiking voor vaststellen wilsbekwaamheid.
Veilig Thuis hoort ook minderjarige kinderen in de leeftijd van 4 jaar en ouder. Kinderen jonger dan 4 jaar worden in ieder geval gezien. Veilig Thuis heeft geen toestemming van de ouder(s) met gezag of voogd nodig voor het spreken met kinderen. Wel worden de ouders met gezag of voogd vooraf hierover geïnformeerd.
Lid 3: Uitgangspunt is transparantie. Dit houdt in dat Veilig Thuis richting directbetrokkenen transparant is over welke persoonsgegevens er worden verwerkt. Er zijn evenwel gevallen denkbaar waar Veilig Thuis een directbetrokkene deels of geheel niet informeert vanwege onveiligheid van andere betrokkene(n). Denk hierbij bijvoorbeeld aan stalking of schadelijke traditionele praktijken (zoals: eergerelateerd geweld).45 Zie ook artikel 23 lid 1 AVG. De aard, ernst en omstandigheden van de betreffende casus spelen bij die afweging een cruciale rol. Het belang van het gemelde kind of andere directbetrokkene dient dan ook richtsnoer te zijn bij de afweging op welk moment een betrokkene wordt geïnformeerd over het feit dat gegevens over hem zijn verwerkt. De termijn waarbinnen Veilig Thuis degene die het betreft dient te informeren, kan daarom onder omstandigheden verlengd worden. De gronden voor verlenging van de termijn zijn beperkt: verlenging is alleen mogelijk indien dit noodzakelijk wordt geacht om een situatie van kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling te onderzoeken.
Melding directbetrokkene
Als een directbetrokkene zelf een melding doet met een verzoek om hulp of ondersteuning (o.a. plaatsing in een opvanglocatie) zal Veilig Thuis een afweging maken of er andere directbetrokkenen zijn waarover Veilig Thuis informatie in het dossier opneemt. Heeft het verzoek om hulp of ondersteuning alleen betrekking op de directbetrokkene zelf en is het hiervoor niet noodzakelijk om bijvoorbeeld de partner van de directbetrokkene te spreken en verder bij de melding te betrekken? Dan is er geen noodzaak om persoonsgegevens over de partner te verwerken.
Lid 4 en 5: Uit het derde lid van dit artikel blijkt dat Veilig Thuis aan degene die het betreft ook informatie verstrekt over de herkomst van de gegevens, dat wil zeggen informatie over de melder, tenzij dit een melding betreft van iemand die voor de betrokkene anoniem blijft. De wetgever heeft er uitdrukkelijk voor gekozen om anonimiteit van een melder mogelijk te maken. Het niet anoniem kunnen blijven van een melder ten opzichte van de jeugdige of zijn gezin kan immers meldingsbereidheid of de bereidheid om informatie aan Veilig Thuis te verstrekken in de weg staan. Daarnaast kan mogelijke blokkering van het onderzoek naar de melding of represailles richting melder het verstrekken van informatie over de melder ongewenst maken.
Lid 6: De anonimiteit wordt verleend door Veilig Thuis. Anoniem melden betekent dat de melder alleen anoniem blijft ten opzichte van de directbetrokkene(n); niet ten opzichte van Veilig Thuis. Ook bij een anonieme melding dient de melder zich altijd bekend te maken tegenover Veilig Thuis. Meldingen waarbij de melder zowel ten opzichte van de directbetrokkenen als ook Veilig Thuis anoniem wil blijven worden in principe niet onderzocht. Bij degelijke anonieme meldingen ontbreekt de mogelijkheid voor Veilig Thuis om nadere informatie van de melder te verkrijgen, hetgeen een zorgvuldig onderzoek en beoordeling van de melding bemoeilijkt. Alleen als sprake is van een redelijke vermoeden van acute of structurele onveiligheid voor de directbetrokkenen kan besloten worden de melding in behandeling te nemen.
Veilig Thuis verstrekt in principe inlichtingen over de herkomst van persoonsgegevens aan degene die het betreft indien de melder een persoon is die in een beroepsmatige, hulpverlenende of pedagogische relatie tot de jeugdige of zijn gezin staat. In artikel 4.1.8 lid 3 Uitvoeringsbesluit Wmo 2015 is bepaald onder welke voorwaarden een melder anoniem kan blijven. De identiteit van de melder kan worden achtergehouden, indien het verstrekken van die inlichtingen over de melder:
1. een bedreiging vormt of kan vormen voor het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring;
2. een bedreiging vormt of kan vormen voor de persoon, bedoeld onder a, of medewerkers van die persoon, of
3. leidt of kan leiden tot een ernstige verstoring van de vertrouwensrelatie met de huiselijke kring waartoe het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer behoort.
Veilig Thuis verstrekt alleen als daarvoor (uitdrukkelijk) toestemming is gegeven inlichtingen over de herkomst van persoonsgegevens indien het andere personen betreft dan bovengenoemde hulpverleners, zoals bijvoorbeeld familie, buren of kennissen.
Lid 7: Uitgangspunt is dat Veilig Thuis verplicht is om verzoeken om informatie van een betrokkene over welke gegevens over hem zijn verwerkt, te honoreren. Veilig Thuis hoeft de betrokkene niet te melden dat gegevens over hem worden verwerkt, voor zover dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden hiervan te onderzoeken. Te denken valt hierbij aan de situatie dat er sprake is van een bedreigende situatie voor het kind of andere betrokkene (zie de toelichting bij lid 2).
Verzoek Veilig Thuis geheimhouding andere professionals
In sommige uitzonderingssituaties kan het voor het onderzoek van Veilig Thuis van belang zijn dat behandelend professionals die betrokken zijn (geweest) bij het gezin door Veilig Thuis actief om informatie worden gevraagd, terwijl deze professionals nog niet aan de betrokkenen kenbaar kunnen maken dat zij zijn benaderd door Veilig Thuis. Het zal hierbij gaan om situaties waarin sprake is van een (mogelijk) ernstig veiligheidsrisico voor betrokkenen. Veilig Thuis kan dan een verzoek aan de professionals doen om de betrokkenen pas op een later moment te informeren. Een dergelijk verzoek zal Veilig Thuis moeten vastleggen en ook goed moeten onderbouwen. Het is vervolgens aan deze professionals om op basis van de op hen toepasselijke wet- en regelgeving een afweging te maken of zij gehoor kunnen geven aan het verstrekken van de gevraagde informatie zonder betrokkenen daarvan voorafgaand op de hoogte te stellen (conflict van plichten).
Lid 8: Veilig Thuis kan, zonder toestemming van de betrokkene, de melder op de hoogte stellen van de stappen die naar aanleiding van de melding zijn ondernomen. Zie ook artikel 4.1.1, tweede lid sub g Wmo 2015 en artikel 3 sub g van dit reglement. In het Handelingsprotocol Veilig Thuis zijn er keuzes gemaakt wie welke informatie ontvangt: betreft het een particuliere melding dan wordt alleen vermeld of de melding in behandeling is genomen. Als de melding is gedaan door een professional, dan verstrekt Veilig Thuis informatie die noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken en bevoegdheden. Zie voor meer informatie hoofdstuk 12 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
Artikel 12 Verwerkingsverantwoordelijke
Het begrip ‘verwerkingsverantwoordelijke’ heeft betrekking op de vraag wie uiteindelijk bepaalt of er persoonsgegevens worden verwerkt en zo ja, welke persoonsgegevens en voor welk doel en op welke wijze (doel en middelen). Voor de betrokkene is het van belang om te weten ten aanzien van wie hij rechten inzake inzage, correctie en vernietiging kan uitoefenen (zie hierna).
3. Inzage, afschrift, correctie, gegevensbeperking en verzet
Algemeen
Een belangrijk uitgangspunt van de privacyregels is openheid naar de betrokkenen. Een onderdeel van deze openheid is het recht dat iedereen heeft om na te kunnen gaan of er gegevens over hem/haar worden verwerkt en om te controleren of dat zorgvuldig gebeurt. Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft een aantal rechten jegens Veilig Thuis. Welke rechten dat zijn worden in de artikelen hieronder behandeld. Op grond van de AVG kunnen betrokkenen ook een recht hebben om gegevens over te dragen (recht op dataportabiliteit) en om ‘vergeten’ te worden (recht op vergetelheid) hebben. Deze rechten zijn echter niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis en worden daarom verder ook niet genoemd en behandeld in dit reglement.46 Zie m.b.t het recht op vergetelheid een uitspraak van het gerechtshof ’s-Hertogenbosch van 13 januari 2022, ECLI:NL:GHSHE:2022:80 waarin is bepaald dat er een aantal uitzonderingen op het recht op gegevenswissing is. Zo bepalen artikel 17 lid 3 sub b en c AVG dat dit recht op gegevenswissing niet van toepassing is voor zover verwerking nodig is voor het vervullen van een taak van algemeen belang en om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid. Omdat Veilig Thuis een wettelijke plicht heeft om gegevens te verwerken en een aan haar verleende taak van algemeen belang uitvoert, zijn de hiervoor vermelde uitzonderingen van toepassing (zie artikel 4.1.1 lid 2 en lid 3 Wmo en artikel 5.1.6 Wmo). Het wettelijk kader van Veilig Thuis is te vinden in de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo). Het verzoek van [appellante] om gegevenswissing moet aan de hand van de Wmo worden beoordeeld, aldus het hof.
Deze paragraaf is alleen van toepassing als iemand inzage krijgt in zijn eigen gegevens. Als Veilig Thuis inzage verstrekt aan anderen dan de betrokkene, dan is het inzagerecht niet van toepassing, maar valt dit onder ‘derdenverstrekking’ (artikel 19). Een uitzondering hierop is het verstrekken van informatie aan de wettelijk vertegenwoordiger van een jeugdige jonger dan 16 jaar of van een persoon van 16 jaar of ouder die niet in staat is tot ‘een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’ (onmachtig). Deze informatieverstrekking valt dan wel onder de inzageregels.
Artikel 13 Inzage en afschrift aan de directbetrokkene
47 Zie artikel 5.3.2 Wmo 2015
Lid 1: Het inzagerecht (artikel 15 van de AVG) houdt in dat betrokkenen het recht hebben om inzage te vragen en krijgen in alle gegevens die een organisatie over hen verwerkt. Het inzagerecht is een persoonlijk recht en beoogt de betrokkene niet alleen in staat te stellen om in te zien welke persoonsgegevens van hem of haar zijn verwerkt, maar ook of die persoonsgegevens correct zijn en om te controleren of de persoonsgegevens rechtmatig zijn verwerkt. Een medewerker van Veilig Thuis bespreekt gedurende de uitvoering van de taken de dossierstukken met de betrokkenen. Meestal krijgt de betrokkene ook een afschrift van deze stukken maar alleen voor zover dit de eigen gegevens betreffen. Maar een betrokkene kan ook zelf vragen om inzage in en een afschrift van de informatie die over hem of haar door Veilig Thuis is verwerkt. Veilig Thuis moet, indien een betrokkene daar om vraagt, zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen één maand 48 In art 12 lid 3 AVG wordt gesproken over een termijn van een maand. inzage en afschrift van de dossierstukken geven die betrekking hebben op deze betrokkene.49 Zie artikel 5.3.2, lid 1 Wmo 2015 en artikel 12 lid 4 AVG. De betrokkene heeft slechts recht op de gegevens die hem/haarzelf betreffen, ook als er sprake is van een gezinsdossier. Dat wil zeggen dat een ouder slechts recht heeft op gegevens over hemzelf en niet van bijvoorbeeld de andere ouder. Bij aanvang van het onderzoek maakt Veilig Thuis afspraken over welke informatie gedeeld wordt met wie, bijvoorbeeld met de ouders en dat individuele gespreksverslagen niet zonder instemming gedeeld worden. Dit is van belang opdat ieder gezinslid in vrijheid kan spreken over zijn of haar eigen (hulp)behoefte. Opmerking hierbij behoeft dat als het gaat om een gesprek met een kind jonger dan 16 jaar beide ouders met gezag recht op informatie hierover hebben, ook in de situatie als één van de ouders met gezag bij het gesprek met het kind aanwezig is geweest.
Iemand die inzage heeft gekregen in zijn persoonsgegevens, heeft ook recht op een afschrift van deze gegevens. Kort gezegd: ‘recht op inzage is recht op afschrift’.
Inzage en afschrift van dossierstukken zijn belangrijke rechten van betrokkenen. Als iemand meer dan gemiddeld en meer dan noodzakelijk om inzage vraagt, kan Veilig Thuis inzage weigeren.50 Zie artikel 12 lid 5 AVG. Bij een verzoek om inzage of toesturen van informatie kan om het laten zien van een legitimatiebewijs worden verzocht om die manier de identiteit van de verzoeker vast te stellen.
Welke gegevens hebben ‘betrekking op de betrokkene zelf’?
Een betrokkene heeft alleen recht op inzage in zijn eigen gegevens. Het moet dus gaan om gegevens die informatie bevatten over de betreffende betrokkene. Dit betekent dat als bijvoorbeeld een vader informatie over moeder verstrekt, dit gegevens zijn die betrekking hebben op moeder en waar moeder recht op inzage in heeft. Wel kan het verstrekken van gegevens aan de moeder in bepaalde gevallen de persoonlijke levenssfeer van de vader schaden (zie de toelichting bij artikel 13 lid 4).
Welke gegevens vallen onder het inzagerecht?
Uitgangspunt is dat alle persoonsgegevens die Veilig Thuis verwerkt heeft over een betrokkene voor inzage vatbaar zijn. Dit betekent zowel de geautomatiseerde gegevens (in de computer of telefoon) als eventuele schriftelijke stukken waarin persoonsgegevens over de betrokkene verwerkt zijn. Zo valt bijvoorbeeld WhatsApp-verkeer ook onder het inzagerecht. Zie de toelichting bij lid 4 over uitzonderingen op het inzagerecht. Daarom is het van belang dat informatie altijd gescheiden wordt in feiten of meningen, neutraal geformuleerd wordt.
Zodra Veilig Thuis een rapportage van een derde ontvangt (zoals rapportage van jeugdhulpaanbieder of externe (forensische) psychologische/psychiatrische onderzoeken) wordt deze informatie onderdeel van het dossier en valt deze onder de privacyregels van Veilig Thuis. Een betrokkene heeft in principe ook recht op inzage in deze rapportage, voor zover deze hemzelf betreft. Degene die de rapportage heeft geschreven en aan Veilig Thuis heeft verstrekt, verliest daarmee feitelijk de zeggenschap over de gegevens. Het is daarom van belang dat de medewerker van Veilig Thuis degene die de rapportage heeft opgesteld, wijst op de privacyregels van Veilig Thuis voordat tot verstrekking wordt overgegaan. Als het rapport informatie bevat die niet relevant is of niet aan een of meer betrokkenen ter kennis mag komen, dan kan de opsteller van het rapport hiervoor nadrukkelijk aandacht te vragen. Op de medewerker van Veilig Thuis rust vervolgens de plicht om hier zorgvuldig mee om te gaan (zie de toelichting bij artikel 13 lid 4).
Lid 2: Als de betrokkene jonger dan 12 jaar is, heeft hij geen zelfstandig recht op inzage in zijn eigen gegevens.51 Dit betekent overigens geenszins dat een VT-medewerker helemaal geen informatie aan een jeugdige mag geven. De jeugdige onder de twaalf heeft geen eigen recht op inzage, maar de medewerker behoort de betrokkene jonger dan twaalf wel conform zijn beoordelingsvermogen bij de hulpverlening te betrekken. De gezaghebbende ouder of voogd kan namens het kind om inzage verzoeken. Als de jeugdige de leeftijd van 12 jaar maar nog niet die van 16 jaar heeft bereikt, dan heeft deze jeugdige wel een zelfstandig recht op inzage in zijn eigen gegevens, tenzij hij ‘niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’. Het is aan de medewerker om te beoordelen of van dit laatste sprake is. De mening van de ouders kan daarbij meewegen, maar is niet doorslaggevend. De wils(on)bekwaamheid van een jeugdige kan worden vastgesteld door ‘waarneming van de totale geestelijke toestand’ van de jeugdige. Of een jeugdige in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is afhankelijk van zijn cognitieve ontwikkelingsniveau, zijn persoonlijkheidsontwikkeling en zijn psychisch functioneren. Daarbij moet in het oog worden gehouden dat het niet gaat om een algehele wils(on)bekwaamheid, maar dat er een duidelijke relatie met het specifiek onderwerp moet zijn: kan deze jeugdige de gevolgen van het verkrijgen van deze informatie hanteren? Het is denkbaar dat Veilig Thuis informatie heeft over een jeugdige of over zijn ouders, die de jeugdige beter niet op dat moment te weten kan komen. Denk bijvoorbeeld aan afstammingsgegevens, waarbij de timing voor het verstrekken van dit soort informatie vaak nogal nauw luistert. Per geval zal een beslissing genomen moeten worden of de informatie wordt verstrekt. De gezaghebbende ouder heeft op zijn beurt ook recht op inzage in het dossier van de jeugdige. Vanaf de leeftijd van 16 jaar, heeft alleen de jeugdige recht op inzage in zijn/haar gegevens. Wel kan de jeugdige toestemming geven om deze gegevens ook te delen met zijn/haar ouder(s).
Lid 3 en 4: De uitzondering die wordt gemaakt op de regel dat iemand alleen recht heeft op inzage in zijn eigen gegevens, is inzage door de wettelijk vertegenwoordiger bij jeugdigen jonger dan 16 jaar of jeugdigen van 16 jaar en ouder die niet in staat kunnen worden geacht tot een redelijke waardering van hun belangen ter zake (zie artikel 1 onder sub j van dit reglement voor de definitie van wettelijk vertegenwoordiger). Informatieverstrekking aan ouders over een wilsbekwame betrokkene van 16 jaar en ouder valt niet onder de inzageregels, maar onder de regels voor derdenverstrekking. Ook het verstrekken van informatie aan een ouder die niet met het gezag is belast valt onder derdenverstrekking.
Voor directbetrokkenen vanaf 18 jaar die niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, kunnen inlichtingen worden verstrekt aan de in lid 4 vermelde personen. Het reglement sluit hierbij aan het bepaalde in artikel 7.3.15 Jeugdwet en artikel 7:465 lid 3 BW. Veilig Thuis zal in de voorgenoemde situatie moeten afwegen of er concrete aanwijzingen zijn dat zwaarwegende belangen van de jeugdige of wilsonbekwame zich verzetten tegen het verstekken van inlichtingen of geven van inzage.
Lid 5 en 6: Weigering van het geven van (bepaalde) informatie door Veilig Thuis is alleen mogelijk als door het verstrekken ervan de persoonlijke levenssfeer (privacy) van een derde zou worden geschaad. Belangen van derden kunnen op twee manieren in het geding zijn:
1. Een schriftelijk stuk kan informatie bevatten over anderen dan degene die inzage vraagt: In het dossiers komen naast de gegevens van de betrokkene ook gegevens van anderen voor. Daarnaast heeft Veilig Thuis ook contact met informanten bijvoorbeeld andere hulpverleners, familieleden, huisarts, school, etc. Als gewerkt wordt met een gezinsdossier zullen er intern afspraken gemaakt moeten worden hoe wordt omgegaan met de privacy van de verschillende gezinsleden ten opzichte van elkaar. Met name bij gescheiden ouders is het aan te raden hierover goede en voor alle betrokkenen kenbare afspraken te maken.
2. De gegevens van de verschillende personen en instanties zijn vaak zo nauw met elkaar verbonden dat het scheiden van de gegevens vaak niet mogelijk en zelfs onwenselijk is. Door deze samenhang en het door elkaar lopen van de gegevens van de verschillende personen, is het moeilijk om iedere persoon apart inzage te verlenen in zijn eigen gegevens, zonder dat daarbij gegevens van anderen worden prijsgegeven. Dit gemengde karakter van gezinsdossiers brengt met zich mee dat soms weigering van inzage ter bescherming van anderen dan de betrokkene nodig kan zijn. Als gegevens van bijvoorbeeld andere gezinsleden dermate verweven zijn met de gegevens van de betrokkene dat zij moeilijk te scheiden zijn, dan worden zij geacht de betrokkene zelf te betreffen en niet de ‘derde’.
3. Anders ligt het voor gegevens die dermate los staan van de betrokkene, dat er sprake is van ‘voldoende zelfstandigheid’. De medewerker van Veilig Thuis moet in dat geval afwegen of de persoonlijke levenssfeer van de derde zou worden geschaad, als inzage wordt verleend aan de betrokkene. De belangen van de diverse personen moeten tegen elkaar worden afgewogen. Vervolgens wordt bepaald of de betrokkene inzage krijgt in (een gedeelte van) het dossier. Het belang van de jeugdige staat daarbij voorop. Als de ander, op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, toestemming geeft, kan inzage worden verschaft. Deze persoon kan zich echter niet altijd op schending van zijn privacy beroepen en op die manier het inzagerecht van de betrokkene blokkeren. Uitgangspunten blijven namelijk zoveel mogelijk openheid en toetsbaarheid naar de betrokkene toe. Alleen indien het belang van de ander dan de betrokkene zwaarwegend is, moet Veilig Thuis inzage aan de betrokkene weigeren.
4. Het onthouden van informatie is noodzakelijk voor uitoefening wettelijke taken of om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen
5. Er kan sprake zijn van een situatie dat wanneer inzage worden gegeven aan een directbetrokkene er bijvoorbeeld directe onveiligheid voor een andere directbetrokkene ontstaat. Dit is onverenigbaar met de wettelijk taak van Veilig Thuis.
6. Een melder/informant kan belang hebben bij het feit dat niet bekend wordt dat hij die informatie heeft verstrekt.
7. Niet ter inzage zijn gegevens over de identiteit van een anonieme melder of informant. Een melding bij Veilig Thuis kan voor de persoon op wie de melding betrekking heeft ingrijpend zijn. Het kan onbevredigend zijn om niet te weten wie de melder is geweest en wat diegene exact heeft gemeld, zeker als er in de ogen van de betrokkene(n) een valse melding is gedaan. Veilig Thuis houdt hier zo goed als mogelijk is rekening mee. Uitgangspunt is dat Veilig thuis transparant moet zijn over wie de melding heeft gedaan en wat de inhoud van de melding is. Veilig Thuis moet op grond van de wet bij de uitvoering van zijn taken ook rekening houden met de wens van de melders om anoniem te blijven ten opzichte van degene op wie de melding betrekking heeft. Het niet anoniem kunnen blijven van de melder of informant ten opzichte van betrokkenen kan aan de meldingsbereidheid of de bereidheid om informatie aan Veilig Thuis te verstrekken in de weg staan.
8. Belangrijk uitgangspunt is daarbij dat – voor zover de informatie niet onmiddellijk herleidbaar is – de informatie gedeeld wordt met de betrokkenen. Immers voor betrokkenen geldt het recht op hoor- en wederhoor.
Lid 7: Een directbetrokkene of andere betrokkene heeft geen recht op afgifte van de originele stukken, maar ontvangt kopieën van die stukken (afschriften).
Lid 8: Bij persoonlijke werkaantekeningen gaat het om indrukken, vermoedens of vragen die bij de medewerker van Veilig Thuis leven. In het Handelingsprotocol Veilig Thuis is hierover het volgende vermeld:
“Uitspraken van rechters en klachtencommissies maken duidelijk dat alle aantekeningen die van belang zijn voor een goede taakuitoefening vastgelegd moeten worden in het dossier. Er is nauwelijks ruimte voor persoonlijke werkaantekeningen die buiten het dossier kunnen worden gehouden, ook al niet omdat persoonlijke werkaantekeningen hun informele karakter verliezen als de beroepskracht ze intern met collega’s deelt. Vanaf dat moment behoren ze, waar ze ook worden bewaard, officieel tot het dossier. Gelet op de werkwijze van Veilig Thuis, waarin veelvuldig intern overleg wordt gevoerd en vaak meer beroepskrachten bij een cliëntsysteem zijn betrokken, behoren alle gegevens die worden vastgelegd tot het officiële dossier.”
Bij rapporten die nog in bewerking zijn, gaat het om eerste concepten die nog niet gereed zijn om aan directbetrokkenen voor te leggen. Op het moment dat dat wel het geval is, kan het nog wel gaan om een conceptrapportage die pas nadat de directbetrokkenen erop hebben gereageerd definitief wordt gemaakt.
Artikel 14 Kennisneming door een betrokkene niet zijnde de directbetrokkene
Lid 1: Ook een ander dan de directbetrokkene heeft het recht om aan Veilig Thuis te vragen of hem betreffende gegevens worden verwerkt. Veilig Thuis heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens. Om die reden is het geven van inzage aan personen die niet de directbetrokkenen zijn alleen toegestaan, indien de geheimhoudingsplicht in het kader van de uitoefening van de taken daaraan niet in de weg staat. Dit betekent dat Veilig Thuis alleen informatie mag verstrekken, als de privacy van directbetrokkenen of een ander niet wordt geschonden. Als bijvoorbeeld een buurman vraagt of hij voorkomt in het dossier van zijn buurjongen, kan alleen de simpele mededeling van Veilig Thuis dat dit wel of niet zo is, in bepaalde gevallen de privacy van de betrokkenen al schenden. Op die manier kan de buurman er namelijk achter komen of Veilig Thuis betrokken is, terwijl hij daar (normaal gesproken) niets mee te maken heeft. Dit kan dan een reden zijn om de buurman geen informatie te verstrekken. Tenzij hiervoor toestemming is van de directbetrokkenen.
Op grond van de belangenafweging die Veilig Thuis maakt, zal ook moeten worden bezien of inzage aan andere personen dan de directbetrokkenen kan worden toegestaan. Indien het geven van inzage niet in strijd is met de geheimhoudingsplicht, verstrekt Veilig Thuis aan de verzoeker een volledig overzicht van de persoonsgegevens die de verzoeker betreffen. Daarnaast behoort Veilig Thuis informatie te verstrekken over het doel, de aard van de gegevens en van de ontvangers, evenals over de herkomst van de gegevens. Indien een derde, van wie de informatie afkomstig is, naar verwachting bedenkingen zal hebben tegen de informatieverstrekking, zal Veilig Thuis de derde in de gelegenheid stellen zijn bedenkingen naar voren te brengen (tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost).
Lid 2: Veilig Thuis moet vaststellen of degene die inzage wil, ook daadwerkelijk de persoon is die hij/zij zegt te zijn. Op die manier wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot gegevens uit een dossier.
Artikel 15 Recht op correctie en toevoegen eigen verklaring
52 Zie ook artikel 16 AVG en artikel 15.8 Handelingsprotocol Veilig Thuis.
Lid 1: Als de (direct)betrokkene inzage heeft gekregen in het dossier of delen daarvan en ziet dat daar gegevens in staan die niet juist zijn of hij/zij van mening is dat bepaalde informatie ontbreekt, heeft hij/zij het recht om Veilig Thuis te verzoeken om de gegevens te verbeteren, aan te vullen dan wel te verwijderen (zie m.b.t. het verwijderen van gegevens artikel 21 van dit reglement). Een dergelijk verzoek kan worden gehonoreerd als voldoende vast is komen staan dat deze gegevens:
1. feitelijk onjuist zijn (de informatie is verkeerd weergegeven);
2. onvolledig zijn en niet (meer) toereikend zijn om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor zij volgens artikel 6 van het privacyreglement worden verwerkt;
3. niet relevant zijn voor de taak van Veilig Thuis;
4. door Veilig Thuis onrechtmatig (in strijd met de wet) worden verwerkt.
5. Dit betreft geen (wettelijk vastgestelde) uitputtende opsomming en een Veilig Thuis kan hier dan ook eigen, aanvullend beleid op maken. Een verzoeker dient in het verzoek aan te geven welke wijzigingen dienen te worden aangebracht. Bij een verzoek vanwege de verwerking van onjuiste gegevens, zal de verzoeker concreet en voldoende onderbouwd moeten aangeven wat naar zijn oordeel wél een juiste weergave van de werkelijkheid is. In geval het verzoek door Veilig Thuis niet wordt gehonoreerd, is het altijd mogelijk is om de visie van de verzoeker aan het dossier toe te laten voegen (zie ook lid 5).
Lid 2: Het correctierecht is in de AVG geregeld. In artikel 5.3.2 en 5.3.3 Wmo 2015 is bepaald dat betrokkene vanaf de leeftijd van 12 jaar recht heeft op inzage en toestemming moet geven voor gegevensuitwisseling met derden. In zowel het reglement als het Handelingsprotocol Veilig Thuis is bij deze leeftijd aangesloten. Volgens het reglement kan een betrokkene vanaf 12 jaar zelf vragen om correctie van zijn gegevens. Is hij jonger dan 12 jaar, dan kan alleen de wettelijk vertegenwoordiger dit verzoek doen.
Lid 3: Het recht om een verzoek tot een of meer correcties of om verwijdering van gegevens in te dienen, wil niet zeggen dat deze verzoeken door Veilig Thuis gehonoreerd hoeven te worden. Een verzoeker kan geen rectificatie vragen als hij/zij het niet eens is met een professionele indruk, mening of conclusie. Dan betreft het immers niet gegevens die onjuist zijn vermeld. Is de verzoeker het niet eens met bepaalde feiten, dan is het aan verzoeker om aannemelijk te maken dat deze onjuist zijn.53 Zie rechtbank Overijssel 4 mei 2022, ECLI:NL:RBOVE:2022:1254. Ook kan het zijn dat de (direct)betrokkene het niet eens is met bepaalde beslissingen die genomen zijn of het feit dat de informatie überhaupt in het dossier is opgenomen. In dat geval moet wel in het dossier worden opgenomen dat de (direct)betrokkene het met bepaalde informatie in het dossier niet eens is. Dit kan onder meer door toevoeging van een eigen visie van de (direct)betrokkene aan het dossier. Veilig Thuis moet binnen vier weken schriftelijk aan de betrokkene laten weten in welke mate aan het verzoek gehoor wordt gegeven (niet, gedeeltelijk of volledig) of dat de beslistermijn wordt verlengd.
Lid 4: Na rectificatie van gegevens is Veilig Thuis verplicht om aan derden aan wie de gegevens eerder zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk door te geven dat de gegevens zijn gecorrigeerd. Dit hoeft niet indien dit onmogelijk is of een ‘onevenredige inspanning’ kost. Indien de verzoeker daar om vraagt, meldt Veilig Thuis hem aan welke derden de mededeling is gedaan.
Lid 5: Betrokkenen hebben het recht om Veilig Thuis te verzoeken om een eigen verklaring aan het dossier toe te voegen over waarom hij het niet eens is met bepaalde gegevens die in het dossier of rapportage staan vermeld.
Artikel 16 Recht op beperking van de verwerking
Het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens houdt in dat (direct)betrokkenen de mogelijkheid krijgen om aan Veilig Thuis te verzoeken om de verwerking van hun persoonsgegevens tijdelijk ‘stil te laten zetten’. De gegevens mogen dan alleen nog worden verwerkt in de volgende gevallen:
• met de toestemming van de betrokkene;
• voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• ter bescherming van de rechten van anderen of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Europese Unie of voor een lidstaat.
Artikel 17 Recht van bezwaar
Een betrokkene kan vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden van mening zijn dat Veilig Thuis bepaalde persoonsgegevens niet mag verwerken. Van deze situatie zal niet snel sprake zijn. Een voorbeeld wanneer hier wel sprake van zou kunnen zijn, is als een betrokkene toestemming heeft gegeven om aan een wetenschappelijk onderzoek mee te werken en er vervolgens achter komt dat het onderzoek door iemand wordt gedaan die hij kent. Deze persoon kan er dan belang bij hebben dat zijn gegevens worden verwijderd of niet meer tot hem zijn te herleiden. Veilig Thuis kan weigeren de verwerking van persoonsgegevens te beëindigen als Veilig Thuis daar een belang bij heeft dat zwaarder weegt dan het belang van de betrokkene, zoals dat Veilig Thuis de gegevens nodig heeft in verband met een goede uitoefening van de taken of bijvoorbeeld een aansprakelijkstelling.
Artikel 18 Kosten van uitoefenen rechten
Een betrokkene moet zeggenschap kunnen hebben over de juistheid van de persoonsgegevens die door Veilig Thuis over hem of haar verwerkt worden. Om deze zeggenschap te kunnen uitoefenen heeft een betrokkene het recht om Veilig Thuis te vragen om inzage en afschrift te verschaffen in de persoonsgegevens die over hem/haar worden verwerkt; om Veilig Thuis te verzoeken deze persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen; en om Veilig Thuis te verzoeken om beperking van de verwerking. Veilig Thuis mag als een betrokkene gebruik maakt van zijn rechten hiervoor geen kosten in rekening brengen. Wel mag er een redelijke vergoeding voor gemaakte administratieve kosten worden gevraagd als verzoeken ongegrond, buitensporig of bij herhaling gedaan worden, of als iemand extra kopieën wil van informatie uit het dossier.
4. Derdenverstrekking
Algemeen
Medewerkers van Veilig Thuis hebben een geheimhoudingsplicht. Dit houdt in dat de medewerker geen informatie aan derden geeft zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Bij ‘derdenverstrekking’ kan gedacht worden aan informatieverstrekking aan andere (externe) professionals, maar ook aan verstrekking van informatie aan ouders over hun kind dat 16 jaar of ouder is.
Artikel 19 Derdenverstrekking
Lid 1: Voor medewerkers van Veilig Thuis geldt op grond van artikel 5.5.3 lid 1 Wmo 2015 een geheimhoudingsplicht. Dit houdt in dat de betrokkene een recht op geheimhouding heeft en voor de medewerkers van Veilig Thuis geldt in beginsel een plicht om te zwijgen. Uitgangspunt is daarom dat de jeugdige vanaf 12 jaar toestemming moet geven voor de verstrekking van zijn gegevens aan derden. In lid 4 e.v. zijn de uitzondering hierop opgesomd.
Voor toestemming is van belang dat de betrokkene zijn wil onbelast en in alle vrijheid kan bepalen. De relatie tussen de directbetrokkene en Veilig Thuis is vaak een ’verplichte’ relatie waarbij sprake kan zijn van ongelijke machtsverhoudingen. Reden waarom ‘toestemming’ niet altijd als vrijelijk gegeven kan worden beschouwd. Bijvoorbeeld bij gevallen van ernstige vermoedens van coercive control of in gevallen van jeugdigen waarbij sprake is van serieuze vermoedens van kindermishandeling (bv PCFzaken). De betrokkene zal daarom steeds eerst zelf kennis moeten dragen van de inhoud van de gegevens, om vervolgens toestemming tot delen van gegevens met een ander of met derden te geven aan Veilig Thuis. Daarbij is ook van belang dat voor de betrokkene duidelijk is voor welke informatieverstrekking hij toestemming geeft en aan wie die informatie wordt verstrekt. Het verdient de voorkeur de toestemming schriftelijk te verkrijgen, zodat hierover later geen misverstanden kunnen ontstaan.
Medisch beroepsgeheim vertrouwensartsen
De vertrouwensartsen die bij Veilig Thuis werkzaam zijn, hebben een medisch beroepsgeheim. Hierop zijn de Wgbo en Wet BIG van toepassing.
Een schending van het (medisch) beroepsgeheim kan op grond van artikel 272 Wetboek van Strafrecht strafbaar zijn of tot een (tucht)klacht leiden.
Lid 2: Er bestaat verschil van inzicht over de vraag of bij de jeugdige van 12 tot 16 jaar ook de wettelijk vertegenwoordiger hiervoor toestemming moet geven. Door hulpverleners die een behandeling uitvoeren op grond van de Wgbo wordt wel gesteld dat ook de wettelijk vertegenwoordiger moet instemmen met het verstrekken van gegevens aan derden omdat de wettelijk vertegenwoordiger ook moet instemmen met de medische behandeling van de jeugdige van 12 tot 16 jaar. Zowel in de Wmo 2015 als de Jeugdwet volgt uit een strikte lezing van de relevante artikelen dat alleen de jeugdige van 12 jaar en ouder de toestemming voor derdenverstrekking moet geven. Dit neemt niet weg dat bij de jeugdige van 12 tot 16 jaar de wettelijk vertegenwoordiger wel betrokken kan worden bij het overleg over het verstrekken van informatie aan derden. Dat zal in ieder geval aan de orde moeten zijn als de informatie ook informatie over de ouder/voogd zelf bevat en voor het delen hiervan diens toestemming nodig is.
Indien de jeugdige jonger is dan 12 jaar of ‘niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’, is in plaats van zijn toestemming de toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger vereist.
Lid 3: Hierin is bepaald wie toestemming moet geven als de meerderjarige betrokkene niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belang ter zake. Hoe bepaald kan worden of een betrokkene in staat is ‘tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’ wordt uitgelegd in de toelichting bij artikel 13 lid 2 van het reglement.
In het dossier van een betrokkene komen naast gegevens van de betrokkene ook gegevens van anderen voor. Het gaat om informatie over de jeugdige, zijn ouders en vaak om gegevens van bijvoorbeeld broers en zussen, pleegouders en stiefouders, maar ook om gegevens van andere hulpverleners, school, etc. Als gegevens van anderen (zoals gezinsleden) dermate verweven zijn met de gegevens van de betrokkene dat zij moeilijk te scheiden zijn, dan worden zij geacht de betrokkene zelf te betreffen. Anders ligt het voor gegevens die dermate los staan van de betrokkene dat sprake is van ‘voldoende zelfstandigheid’. De medewerker van Veilig Thuis moet in dat geval afwegen of de persoonlijke levenssfeer van deze andere persoon zou worden geschaad, als de informatie aan derden wordt verstrekt. In dat geval dient niet de betrokkene maar deze persoon zelf toestemming te geven voor verstrekking van deze gegevens aan derden.
Lid 4: Indien Veilig Thuis een wettelijke plicht of bevoegdheid heeft om inlichtingen aan een derde te verstrekken, is voor die informatieverstrekking geen toestemming van de betrokkene vereist. Verstrekkingen krachtens wettelijk voorschrift zijn naar hun aard niet aan toestemming onderworpen. Een voorbeeld van een wettelijke plicht, is het verstrekken van informatie aan de gezinsvoogd als deze informatie noodzakelijk is voor een goede uitvoering van een ondertoezichtstelling. Een ander voorbeeld is het verstrekken van beleidsinformatie (zie ook hieronder onder het kopje ‘informatieverstrekking aan de gemeente’).54 Voor andere voorbeelden van wettelijke verplichtingen tot informatieverstrekking wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 8 lid 1 onder b van het reglement.
Is de verstrekking verenigbaar met het doel en worden niet te veel gegevens verstrekt? Voor de verstrekking van informatie aan derden, ook als de betrokkene toestemming geeft, moet voldaan zijn aan de algemene voorwaarden voor gegevensverwerking die genoemd staan in artikel 7 van dit reglement. Het artikel stelt grenzen aan de soort en de hoeveelheid gegevens die verstrekt worden aan derden. Het is op basis daarvan belangrijk dat de derdenverstrekking verenigbaar is met het ‘doel’ waarvoor de gegevens zijn verzameld. Bekeken dient te worden of het doel waarvoor Veilig Thuis de gegevens overweegt te gebruiken verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen. De primaire reden dat Veilig Thuis gegevens verwerkt, is dat de wettelijk opgedragen taken goed moeten kunnen worden uitgevoerd. De derdenverstrekking moet derhalve plaatsvinden in het kader van dit doel (zie artikel 6 van dit reglement). Daarnaast is van belang dat alleen relevante gegevens worden verstrekt. Het moet dus gaan om gegevens die noodzakelijkerwijs dienen te worden uitgewisseld in het kader van de hulpverlening aan de betrokkene. In de regel zal het voor het doel niet noodzakelijk zijn om bijvoorbeeld het complete dossier van de betrokken jeugdige te verstrekken aan een jeugdhulpaanbieder.
Ook schriftelijke stukken mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn opgesteld. Zowel de opsteller van de rapportage (zoals zorgaanbieders en externe onderzoeksbureaus) als de betrokkene moeten op de hoogte zijn van het gebruik dat mogelijk van de rapportage wordt gemaakt.
Informatieverstrekking aan ouders
Informatieverstrekking aan de ouder met gezag
Verstrekking van informatie aan ouders over de jeugdige vanaf 16 jaar, valt onder de regels van derdenverstrekking. Voor deze informatieverstrekking is derhalve toestemming van de jeugdige vereist. Dit is gebaseerd op het uitgangspunt dat bij oudere jongeren de hulp zich meer mag richten op het vergroten van de zelfstandigheid. Voorwaarde is wel dat de jeugdige ‘in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’.55 Hoe bepaald kan worden of een jeugdige in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, wordt uitgelegd in de toelichting bij artikel 13 lid 2. Is de jeugdige niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen, dan zijn niet de regels voor derdenverstrekking, maar de inzageregels van artikel 13 van toepassing. Hetzelfde geldt voor informatieverstrekking aan met gezag belaste ouders over hun kinderen jonger dan 16 jaar. In deze gevallen heeft de ouder met gezag in principe recht op inzage in de gegevens van zijn kind (artikel 5.3.2 lid 3 Wmo 2015).
Informatieverstrekking bij gescheiden ouders met gezamenlijk gezag
Zijn ouders gescheiden en komt er een melding binnen over de situatie bij één van de ouders? Dan zal door Veilig Thuis beoordeeld moeten worden of deze melding de jeugdige van de gescheiden ouder en/of diens opvoedsituatie raakt. Is dat niet het geval, dan heeft de andere (niet-gemelde) ouder met gezag geen recht op informatie over de melding.
Informatieverstrekking aan de ouder zonder gezag
56 Naast het recht op informatie van beroepskrachten, heeft de ouder zonder gezag recht op informatie van de ouder met gezag. De ouder met gezag dient de niet met gezag belaste ouder op de hoogte te stellen omtrent ‘gewichtige aangelegenheden met betrekking tot de persoon en het vermogen van het kind en deze te raadplegen over daaromtrent te nemen beslissingen’ (artikel 1:377b BW).
De ouder zonder gezag heeft geen recht op inzage in gegevens van zijn kind. Alleen met toestemming van de jeugdige en/of ouder met gezag kan inzage in informatie worden gegeven. In dat geval zal wel afgewogen moeten worden welke informatie aan de ouder zonder gezag gegeven kan worden. De ouder zonder gezag heeft desgevraagd wel recht op informatie van beroepskrachten over ‘belangrijke feiten en omstandigheden die de persoon van het kind of diens verzorging en opvoeding betreffen’ (op basis van artikel 1:377c BW).57 Het gaat hier om informatieverstrekking aan de ‘juridische’ ouder van het kind. Een louter ‘biologische’ ouder (zoals bijvoorbeeld een biologische vader die zijn kind niet heeft erkend) heeft op grond van deze bepaling geen recht op informatie. Niet alle informatie over de jeugdige hoeft dus te worden verstrekt. Het moet gaan om informatie op hoofdlijnen over belangrijke feiten en omstandigheden. Informatie over de ‘persoon van het kind’ betreft met name zijn geestelijk en lichamelijk welzijn. Informatie over de ‘verzorging en opvoeding’ betreft zaken als leerprestaties, uithuisplaatsingen, etc. Volgens de wet moet de niet met het gezag belaste ouder zelf om de informatie vragen.
Veilig Thuis kan het verstrekken van informatie om twee redenen weigeren:
• Veilig Thuis zou de informatie waar de ouder zonder gezag om vraagt ook niet geven aan de ouder mét gezag of aan degene bij wie een jeugdige woont (bijvoorbeeld een pleegouder). Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie die op grond van de geheimhoudingsplicht van de hulpverlener niet zonder toestemming van de jeugdige kan worden verstrekt (gezien bijvoorbeeld de leeftijd van de jeugdige of het vertrouwelijke karakter van de gesprekken die zijn gevoerd met de jeugdige).
• De belangen van de jeugdige verzetten zich tegen het verstrekken van de informatie.
Het weigeren om informatie te verstrekken aan de ouder zonder gezag mag niet al te gemakkelijk gebeuren. Ook een ouder zonder gezag heeft het recht om te weten hoe het met zijn kind gaat. Indien echter aannemelijk is dat de informatie op een voor het welzijn van de jeugdige onwenselijke of anderszins nadelige wijze zal worden gebruikt (bijvoorbeeld op grond van eerdere, redelijk recente ervaringen), dan zal Veilig Thuis de informatie moeten weigeren wegens strijd met het belang van de jeugdige. Als Veilig Thuis weigert informatie te verstrekken, kan de ouder zonder gezag zich tot de rechter wenden met het verzoek te bepalen dat de informatie alsnog moet worden verstrekt (artikel 1:377c lid 3 BW).
Informatieverstrekking aan degene die beroepshalve is betrokken
Geen toestemming is nodig als het gaat om informatieverstrekking aan degene van wie beroepshalve de medewerking vereist is bij de uitvoering van de taken van Veilig Thuis zoals omschreven in artikel 3 van dit reglement. De vraag die zich hier voordoet is van welke instantie/professionals de medewerking vereist is bij de uitvoering van de taken van Veilig Thuis. In de memorie van toelichting bij de Jeugdwet waarin het wettelijk kader van Veilig Thuis is meegenomen is hierover slechts het volgende beschreven:
“Het derde lid beoogt te voorkomen dat de bescherming van de privacy van de betrokkene de uitvoering van de taken van Veilig Thuis frustreert. Voor de volledigheid zij vermeld dat in artikel 7.3.11, derde lid, van de Jeugdwet een vergelijkbare regeling is getroffen voor jeugdhulpaanbieders en gecertificeerde instellingen. Daarbij is ook geregeld dat inlichtingen over de betrokkene en inzage of afschrift van het dossier verstrekt kan worden aan onder andere degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de taken van het advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling, voor zover de verstrekking noodzakelijk is voor de door hen in dat kader te verrichten werkzaamheden.”
Specialistisch/diagnostisch onderzoek
In sommige gevallen is een meer gespecialiseerd onderzoek nodig bij jeugdigen of volwassenen die betrokken zijn bij huiselijk geweld of kindermishandeling. Te denken valt hierbij aan een forensischmedisch onderzoek voor letselduiding of een psychologisch of psychiatrisch onderzoek. Hoewel voor het verrichten van deze onderzoeken zelf de toestemming van de betrokkene nodig is, kan worden gesteld dat de medewerking van dergelijke deskundigen noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van Veilig Thuis en kan Veilig Thuis dus zonder toestemming van betrokkene gegevens met deze deskundige uitwisselen. Zie ook hoofdstuk 10.6.1.3. ‘Specialistisch/diagnostisch onderzoek, Handelingsprotocol Veilig Thuis’.
Overdracht aan een professional buiten Veilig Thuis
Veilig Thuis kan besluiten dat de verantwoordelijkheid voor de te nemen vervolgstappen bij professionals buiten Veilig Thuis wordt belegd. Dit kan bijvoorbeeld als sprake is van een reeds bij het gezin betrokken professional of instantie maar het kan ook het wijkteam van de gemeente zijn. Zie verder ook hoofdstuk 6.3.5 en 7.3.5 van het Handelingsprotocol Veilig Thuis.
Van belang is dat Veilig Thuis (bij de inrichting van het besluitvormingsproces) de afweging maakt wie kunnen worden beschouwd als zijnde ‘wiens medewerking is vereist ’ en in hoeverre het noodzakelijk is om bijvoorbeeld in een overleg met collega’s of andere professionals de naam van de betrokkene te noemen of dat er ook voor gekozen kan worden de ‘zaak’ anoniem te bespreken.
Informatieverstrekking door Veilig Thuis aan de RvdK:
Veilig Thuis heeft de bevoegdheid om de geheimhoudingsplicht te doorbreken door, ook zonder toestemming van degene die het betreft, aan de RvdK inlichtingen te verstrekken, als dit noodzakelijk kan worden geacht voor de bescherming van de jeugdige. Uitsluitend de inlichtingen die noodzakelijk kunnen worden geacht voor de uitoefening van de taken van de RvdK mogen worden verstrekt (artikel 1:243 lid 2 BW). Zie voor de criteria voor het direct betrekking van de RvdK voor de Kinderbescherming hoofdstuk 6.3.7 en 7.3.7 van het Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019.
Informatieverstrekking door Veilig Thuis aan de GI bij een ondertoezichtstelling
Voor derden die beroepshalve beschikking over inlichtingen inzake feiten en omstandigheden die de persoon van een onder toezicht gestelde minderjarige, diens verzorging en opvoeding of de persoon van een ouder of voogd betreffen bepaald artikel 7.3.11 lid 4 Jw dat deze derden zonder toestemming van de ouders gegevens verstrekken aan de GI indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling.
Deze inlichtingen worden verstrekt als de medewerker van de GI erom verzoekt of uit eigen beweging. Voor het geven van deze inlichtingen is geen toestemming van de betrokkenen nodig en de inlichtingen kunnen indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding worden verstrekt. Het gaat hier om een verplichting desgevraagd informatie te verstrekken. De wetgever acht het van belang dat de gezinsvoogdijwerker in het belang van het kind over alle relevante informatie zou moeten kunnen beschikken. Het gaat hier niet alleen om hulpverleners die direct bij het kind zijn betrokken, maar ook om hulpverleners die betrokken zijn bij andere gezinsleden.58 Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 32 015, nr. 21 De verplichte informatieverstrekking ziet alleen toe op de ondertoezichtstelling en geldt dus niet als het gaat om een voogdijpupil 59 In geval van de voogdij heeft de gecertificeerde instelling net als een ouder met gezag recht op informatie over de voogdijpupil. of jeugdreclassering.
Overigens zal altijd afgewogen moeten worden welke informatieverstrekking noodzakelijk is voor het goed uitvoeren van de kinderbeschermingsmaatregel. Ook hier geldt dat de verstrekking overeenkomstig het doel dient te zijn (zie de toelichting bij lid 1).
Informatie-uitwisseling collega’s binnen Veilig Thuis
Op grond van artikel 4 van dit reglement hebben medewerkers van Veilig Thuis alleen toegang tot een dossier voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taak. Een medewerker van Veilig Thuis kan dus niet zomaar gegevens verstrekken aan collega's (van dezelfde of een andere afdeling). Hiervoor is alleen ruimte als Veilig Thuis de informatie nodig heeft om zijn taak goed uit te oefenen, bijvoorbeeld bij een multidisciplinair overleg.
Informatieverstrekking aan de gemeente
Zie voor informatieverstrekking aan de gemeente de toelichting bij artikel 3 lid 1 sub g en hierna artikel 18 en 19.
Informatieverstrekking aan politie
Door het contact met de politie kan bijvoorbeeld duidelijk worden of de politie al betrokken is of moet zijn. Evenals bij het in kennis stellen van de RvdK of een hulpverlenende instantie, dient ook hier steeds per geval een afzonderlijke beoordeling plaats te vinden.
Gegevensuitwisseling in een samenwerkingsverband en Zorg- en Veiligheidshuis
Neemt Veilig Thuis deel aan een samenwerkingsverband zoals bijvoorbeeld een Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH) of sociaal netwerk en wordt hierbij informatie over de cliënt uitgewisseld, dan moet Veilig Thuis de eigen privacyregels in acht nemen. Zo zijn ook in die situaties de geheimhoudingsplicht en het Privacyreglement onverkort van toepassing. De aan een samenwerkingsverband deelnemende organisaties kunnen de afspraken over hun samenwerking, het doel, werkwijze hiervan en zorgvuldige gegevensverwerking, vastleggen in een convenant. Let op: Een convenant vormt op zichzelf geen grondslag voor gegevensdeling binnen het samenwerkingsverband. Zie verder ook de wegwijzer voor zorgprofessionals ‘Het beroepsgeheim in samenwerkingsverbanden’, dat door een aantal organisaties gezamenlijk is opgesteld (zie o.a. KNMG) en het Handvat Gegevensuitwisseling in het Zorg- en Veiligheidsdomein, www.zorgenveiligheidshuizen.nl/informatieuitwisselen-in-veiligheidshuizen.
Informatie verstrekken bij een (tucht)klacht
Als er een (tucht)klacht wordt ingediend, zal de (medewerker van) Veilig Thuis zich hiertegen adequaat moeten kunnen verweren en informatie uit het dossier hiervoor nodig hebben. Alleen die informatie die relevant is in de context van de klacht mag worden gebruikt.60 Zie Centraal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg Den Haag C2021/1063, https://tuchtrecht.overheid.nl/zoeken/resultaat/uitspraak/2022/ECLI_NL_TGZCTG_2022_87. Dat geldt ook voor medewerkers die niet meer bij Veilig Thuis werken, maar nog met een tuchtprocedure te maken die betrekking heeft op de periode dat ze bij Veilig Thuis werkzaam waren.61 In een uitspraak 10 maart 2016 van het Centraal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg is bepaald dat het verstrekken van een dossier aan oud medewerkers geen schending van het medische beroepsgeheim is, zie https://tuchtrecht.overheid.nl/ECLI_NL_TGZCTG_2016_117.
Lid 5: In dit lid is bepaald dat een melding kan worden gedaan aan de VIR. Zie verder onder artikel 1 sub u van dit reglement.
Lid 6: De leden 1 tot en met 3 bieden mogelijkheden aan (de medewerker van) Veilig Thuis om zonder toestemming informatie aan een derde te verstrekken. Het kan voorkomen dat deze bepalingen in een concreet geval geen mogelijkheden bieden om de geheimhoudingsplicht te doorbreken, terwijl de medewerker vindt dat hij dit eigenlijk wel zou moeten doen. Als hij vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel of gevaar voor betrokkene kan voorkomen, kan hij onder bepaalde voorwaarden zijn geheimhoudingsplicht doorbreken door een beroep te doen op ‘conflict van plichten’ of ‘overmacht’ genoemd. Het moet gaan om een noodsituatie waarbij er geen andere mogelijkheid bestaat om het gevaar waaraan de betrokkene wordt blootgesteld af te wenden. Een beroep op overmacht is in principe gericht op de belangen van de betrokkene, waarbij de belangen van de (indien aanwezig) jeugdige het zwaarst meewegen. Aangezien jeugdigen zich veelal in een afhankelijkheidsrelatie bevinden, zal een beroep op overmacht ter bescherming van hun belangen sneller slagen dan bij volwassen. Bovendien geldt op grond van artikel 255 Wetboek van Strafrecht ook de plicht voor Veilig Thuis om een betrokkene die aan zijn zorgen is toevertrouwd niet in een hulpbehoevende toestand te laten.
Op een conflict van plichten mag alleen een beroep worden gedaan in uitzonderlijke situaties. Of daarvan sprake is , kan Veilig Thuis vaststellen aan de hand van de volgende vragen 62 De vijf vragen zijn opgesteld door P. Baeten en L. Janssen, Samenwerking en beroepsgeheim. Juridische mogelijkheden voor het uitwisselen van gegevens bij de aanpak van huiselijk geweld, NIZW eerste druk, 2002.:
1. Welk gerechtvaardigd doel wil ik bereiken met het geven van informatie?
2. Kan dit doel ook worden bereikt zonder dat ik informatie aan een ander verstrek?
3. Is het mogelijk en verantwoord om toestemming van mijn betrokkene te vragen voor de gegevensverstrekking en zo ja, heb ik alles gedaan om toestemming te krijgen?
4. Weegt het gevaar of het ernstige nadeel voor de betrokkene, dat ik door de gegevensverstrekking wil afwenden, zo zwaar dat dit opweegt tegen het belang dat de betrokkene heeft bij geheimhouding?
5. Als ik besluit om te spreken, welke informatie heeft de ander aan wie ik informatie verstrek echt nodig om het ernstig nadeel of gevaar voor de betrokkene af te wenden?
T.a.v. degene met een medisch beroepsgeheim wordt voor een geslaagd beroep op ‘conflict van plichten’ de volgende voorwaarden genoemd:
• alles is in het werk gesteld om toestemming tot doorbreking van het geheim te verkrijgen;
• het niet-doorbreken van het geheim levert voor een ander ernstige schade op;
• de arts verkeert in gewetensnood door het handhaven van de zwijgplicht;
• er is geen andere weg dan doorbreking van het geheim om het probleem op te lossen;
• het moet vrijwel zeker zijn dat door de geheimdoorbreking de schade aan de ander kan worden voorkomen of beperkt;
• het geheim wordt zo min mogelijk geschonden.63 Zie de KNMG-richtlijn ‘Omgaan met de medische gegevens’, www.knmg.nl/actualiteit-opinie/nieuws/nieuwsbericht/herzien-knmgrichtlijn-omgaan-met-medische-gegevens-3.htm.
Het is van belang om, indien een beroep op conflict plicht wordt overwogen, dit intern zorgvuldig te bespreken. De overwegingen en uiteindelijke beslissing moeten worden vastgelegd in het dossier.
Verzoeken van de politie om informatie
Veilig Thuis krijgt soms van de politie verzoeken om informatie te verstrekken over een betrokkene. Veilig Thuis heeft het recht te weigeren informatie te verstrekken. Indien deze informatie niet valt onder hetgeen hiervoor in lid 4 is bepaald, kan afgewogen worden of zich een situatie van conflict van plichten voordoet. De rechter-commissaris kan op grond van artikel 126 Wetboek van Stafvordering (WvSv) van Veilig Thuis vorderen om gevoelige gegevens te overleggen aan het OM. Veilig Thuis kan zich dan beroepen op het beroepsgeheim en zich verschonen om de gevraagde gegevens te geven (artikel 12 WvSv). Er kan dan binnen 2 weken een bezwaarschriftprocedure bij de rechtbank aanhangig worden gemaakt (artikel 98 WvSv). De rechtbank zal dan een afweging moeten maken tussen de geheimhoudingsplicht en het belang van (strafrechtelijke) waarheidsvinding.64 Zie Hoge Raad 4 oktober 2022, ECLI:NL:HR:2022:1324 waarin de Hoge Raad over deze belangenafweging heeft gebogen. Opmerking hierbij behoeft dat het in de jurisprudentie vooral gaat over het verschoningsrecht op grond van het medisch beroepsgeheim. Voor andere professionals is minder duidelijk of die ook een verschoningsrecht toekomt.
Lid 7: Dit lid is conform het bepaalde in artikel 4.2.2 Uitvoeringsbesluit Wmo 2015. Zie voor een definitie van de vertrouwenspersoon artikel 1.1.1 Wmo 2015 en artikel 1 van dit reglement. In artikel 4.2.6 Wmo 2015 is bepaald dat Veilig Thuis directbetrokkenen tijdig informeert over de mogelijkheid gebruik te maken van de diensten van een vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon heeft als taak directbetrokkenen te informeren over en te ondersteunen bij aangelegenheden die samenhangen met de wettelijke taken en verantwoordelijkheden van Veilig Thuis. Om dit te kunnen realiseren zijn belangrijke taken van de vertrouwenspersoon: het geven van informatie en advies aan betrokkenen over hun (rechts)positie en het ondersteunen van directbetrokkenen bij bemiddeling en het formuleren, indienen en afhandelen van hun klachten over de jeugdhulp. Op verzoek van betrokkene kan de vertrouwenspersoon ook aanwezig zijn bij de gesprekken tussen een betrokkene en de hulpverlener. Op het verstrekken van informatie aan de vertrouwenspersoon zijn de privacy bepalingen onverkort van toepassing.
Artikel 20 Gegevensverstrekking ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek
Het bijdragen aan wetenschappelijke ontwikkeling op het gebied van huiselijk geweld en kindermishandeling is geen primair doel van Veilig Thuis. Toch is het bijdragen aan wetenschappelijk onderzoek op indirecte wijze van belang voor de uiteindelijke uitvoering van de taken door Veilig Thuis. Verdere verwerking van gegevens ten behoeve van onderzoek en statistiek is echter alleen toegestaan indien Veilig Thuis voldoende voorzieningen heeft getroffen ten aanzien van de verdere verwerking van persoonsgegevens voor deze specifieke doelen (artikel 5.3.6 Wmo 2015).
Bij het beoordelen of gegevens aan derden verstrekt mogen worden ten behoeve van onderzoek en statistiek, dient de geheimhoudingsplicht het uitgangspunt te zijn.
Verwerken
Zie ook artikel 89 AVG en 24 UAVG voor een wettelijke grondslag voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek.
Artikel 21 Gegevensverstrekking ten behoeve van de beleidsinformatie
Het verstrekken van gegevens aan onze Ministers en de gemeente (het college van burgemeester en wethouders is een wettelijke verplichting voor Veilig Thuis op grond van artikel 4.2.12 Wmo 2015. In dit artikel wordt verwezen naar artikel 7.4.0, 7.4.1 eerste en tweede lid, en artikel 7.4.4 van de Jeugdwet.
De beleidsinformatie van Veilig Thuis betreft informatie over het aantal adviezen dat Veilig Thuis heeft gegeven, evenals het aantal meldingen dat bij Veilig Thuis is gedaan en het aantal onderzoeken dat Veilig Thuis heeft uitgevoerd. Daarnaast wordt een aantal kenmerken van deze adviezen, meldingen en onderzoeken in beeld gebracht. Een deel van de gegevens betreft anonieme, niet aan een persoon gerelateerde gegevens. Persoonsgegevens die wel worden verstrekt zijn het BSN, de geboortedatum en het geslacht van de personen waarover een melding is gedaan en van de personen waarop het onderzoek betrekking had. Het Uitvoeringsbesluit Wmo 2015 (artikel 4.3.1) bepaalt dat de gegevens voor de beleidsinformatie door Veilig Thuis worden verstrekt aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Het CBS verwerkt deze gegevens tot statistieken en rapportages en publiceert deze zodat iedereen daar gebruik van kan maken. Zie het Informatieprotocol ‘Beleidsinformatie Veilig Thuis Informatieprotocol’ van het Ministerie van VWS en V en J, februari 2015, voor een gedetailleerde beschrijving van welke gegevens Veilig Thuis aan het CBS moet leveren, welke definities Veilig Thuis hierbij dient te hanteren en hoe Veilig Thuis de gegevens moet aanleveren bij het CBS.65 In het (concept) wetsvoorstel “Wijziging van een aantal wetten op het terrein van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport om de grondslag voor gegevensverwerkingen te verstevigen (Verzamelwet gegevensverwerking VWS I)”wordt .a. de grondslag voor het verstrekken van persoonsgegevens (waaronder het BSN) aan het CBS (beter) geregeld ten behoeve van beleidsinformatie als het gaat om het gevallen van huiselijk geweld waarbij geen jeugdigen zijn betrokken.
5. Bewaartermijnen en vernietiging
Algemeen
Het bewaren van gegevens is in de afgelopen decennia regelmatig onderwerp van discussie geweest. Incidenten hebben geleid tot het besef dat enerzijds een dossier iemand niet zijn hele leven hoeft te achtervolgen, en anderzijds dat iemand zoveel mogelijk de kans moet hebben om kennis te kunnen nemen van het verleden. In artikel 5.3.4 lid 2 Wmo 2015 is bepaald dat Veilig Thuis dossiers gedurende twintig jaar (was tot 1 januari 2020 15 jaar) bewaart, gerekend vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden. De bewaartermijn kan zoveel langer worden verlengd als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van de taken van Veilig Thuis op grond van deze wet noodzakelijk is.66 Zie kamerstukken 34 994 ‘Wijziging van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, de Jeugdwet en enkele andere wetten ter verbetering van patiëntgerichte zorg en het opnemen van een wettelijke regeling voor het inzagerecht in het medisch dossier van een overleden patiënt’ waarin de wettelijke bewaartermijn voor medische en dossiers van de GI op 20 jaar wordt bepaald. Tot 1 januari 2020 luidde het artikel dat het AMHK de persoonsgegevens van een gezin waarmee het AMHK bemoeienis heeft gehad, bewaart tot het jongste kind van het gezin meerderjarig is geworden, een en ander voor zover aannemelijk gemaakt kan worden dat het bewaren een bijdrage kan leveren aan het beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling, of van belang kan zijn voor een situatie waarin een maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige overwogen dient te worden.67 In de memorie van toelichting wordt wel toegelicht waarom de bewaartermijn wordt verlengd van 15 naar 20 jaar, maar worden de overige wijzigingen van het artikel niet toegelicht. Verondersteld kan worden dat zoveel mogelijk is aangesloten bij vergelijkbare artikelen over de bewaartermijn.
Als uit het onderzoek is gebleken dat de inhoud van de melding wordt weerlegd, wordt een vernietigingsverzoek altijd toegewezen. Zie ook het Handelingsprotocol Veilig Thuis, hoofdstuk 15.8 ‘Rechten van directbetrokkenen ten aanzien van de gegevens in het dossier’ onder kopje 7 ‘Vernietiging als melding is weerlegd’.
Artikel 22 Bewaren van persoonsgegevens
Lid 1: Het privacyreglement is onverkort van toepassing op de (verwerking van) persoonsgegevens die in het archief zijn ondergebracht. Dit houdt in dat indien zich een vraag om inzage in een dossier dat in het archief is ondergebracht voordoet, deze volgens het privacyreglement dient te worden beantwoord.
Lid 2 t/m 4: In dit artikel is bepaald dat Veilig Thuis persoonsgegevens die Veilig Thuis met betrekking tot de betrokkene onder zich hebben, in beginsel gedurende twintig jaren bewaart en in welke situaties deze bezwaartermijn kan worden verlengd. De bewaartermijn kan worden bekort doordat een (direct)betrokkene een verzoek om vernietiging van (delen van) het dossier verzoekt. Zie hierover artikel 21 van dit reglement.
Lid 5: De stichting Bureau Jeugdzorg zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 Wet op de jeugdzorg (Wjz) is met de inwerkingtreding van de Jeugdwet formeel opgehouden te bestaan. In artikel 12.3 is bepaald op wie de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de artikel 55 en 56 Wjz op de stichting Bureau Jeugdzorg rustten per 1 januari 2015 is overgegaan. Kort gezegd komt op het volgende neer:
• De archiefverplichtingen van het toenmalige AMK zijn overgegaan op Veilig Thuis. Indien Veilig Thuis door een gecertificeerde instelling wordt uitgeoefend, dan heeft er geen overdracht van de dossiers plaatsgevonden. Indien een gemeente op een gegeven moment besluit Veilig Thuis niet meer door de gecertificeerde instelling te laten uitvoeren, zal er een overdracht van de dossiers naar Veilig Thuis moeten komen.68 Zie voor vragen en antwoorden over deze overdracht: https://vng.nl/files/vng/publicaties/2015/201508050-faq-overdracht-amk-dossiersbureau-jeugdzorg-naar-veilig-thuis-def.pdf.
Artikel 23 Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek
Directbetrokkenen en andere betrokken hebben het recht om vernietiging van de door Veilig Thuis bewaarde bescheiden te verzoeken.
Lid 1: Veilig Thuis moet zo spoedig mogelijk aan degene die om vernietiging verzoekt laten weten of het verzoek wordt toe- of afgewezen. Veilig Thuis vernietigt de door haar bewaarde bescheiden binnen drie maanden na ontvangst van een daartoe strekkend verzoek van een betrokkene, indien daarop positief is beslist. Dit heeft derhalve tot gevolg dat de bewaartermijn in dat geval wordt bekort. Om aan te kunnen tonen dat om vernietiging is verzocht, wordt het verzoek tot vernietiging en de beslissing op dat verzoek door Veilig Thuis bewaard. Bij een afwijzing van het verzoek moet Veilig Thuis toelichten waarom het verzoek wordt afgewezen. Ook wordt een rechtsmiddel vermeld, dus via welke weg de directbetrokkenen tegen deze beslissing van Veilig Thuis kan opkomen.
Lid 2: Als er een verzoek om vernietiging van het dossier wordt gedaan, zal Veilig Thuis moeten afwegen of er met het langer bewaren van het dossier een aanmerkelijk belang van een ander dan de verzoeker gediend is. Vernietiging kan in twee gevallen worden geweigerd: als met het bewaren een aanmerkelijk belang van een ander dan de verzoeker gediend is of als een wettelijke bepaling zich tegen vernietiging verzet. Een voorbeeld van ‘een aanmerkelijk belang van een ander dan de verzoeker’ is dat de ouders verzoeken om het dossier te vernietigen en Veilig Thuis van mening is dat dit niet in het belang van de jeugdige is. Zie ook een uitspraak van het gerechtshof ArnhemLeeuwarden van 16 september 2019, ECLI:NL:GHARL:2019:7537 waarin het hof van oordeel was dat het bewaren van het dossier van aanmerkelijk belang is voor de minderjarige dochter van de moeder. Ook in een uitspraak van de rechtbank Noord-Holland van 27 juni 2022, ECLI:NL:RBNHO:2022:6450 oordeelde de rechter dat er een aanmerkelijk belang voor de minderjarige is dat het onderhavige dossier beschikbaar dient te zijn en te blijven voor het geval zich opnieuw een zorgelijke/onveilige situatie voordoet (of een vermoeden daarvan) in het gezin waar de minderjarige verblijft en adequate hulpverlening dient te worden ingezet. Het doel van de Wmo is een optimale borging van de veiligheid van het kind, aldus de rechtbank. De aanwezigheid van minderjarige kinderen betekent overigens niet dat een verzoek om vernietiging standaard kan worden afgewezen. Veilig Thuis zal wel concreet moeten onderbouwen dat er een aanmerkelijk belang voor een ander is.69 Zie rechtbank Noord-Holland 24-06-2021, ECLI:NL:RBNHO:2021:5101. Verder verzet een verzoek van een wettelijk vertegenwoordiger van het kind zich er niet tegen dat toch wordt getoetst of er een aanmerkelijk belang voor het kind is om het dossier te bewaren.70 Zie rechtbank Zeeland-West-Brabant 21 april 2021, ECLI:NL:RBZWB:2021:1970.
Onder een aanmerkelijk belang van een ander kan ook het belang van Veilig Thuis vallen. Hierbij kan worden gedacht aan het niet vernietigen van gegevens met het oog op procesrisico’s. Het aanhangig zijn van een procedure op het moment dat een vernietigingsverzoek wordt ingediend, kan een grond zijn om het verzoek af te wijzen.
Veilig Thuis maakt nadat een verzoek tot vernietiging is ingediend, altijd een belangenafweging. Het belang van de betrokkene om de gegevens te laten vernietigen wordt dan afgewogen tegen het belang van bewaren van deze gegevens voor een ander dan de verzoeker, zoals de andere kinderen in het gezin. Ook wordt het belang van de betrokkene afgewogen in het geval het bewaren van de gegevens van belang kan zijn in verband met het beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling of huiselijk geweld. De aard, ernst en omstandigheden van het geval en de te vernietigen gegevens spelen bij die afweging een rol.
De belangenafweging kan worden gemaakt op basis van het doorlopen van de volgende vijf vragen:
1. Is de zorgmelding noodzakelijk geweest?
2. Is er een aanmerkelijk belang voor een ándere directbetrokkene dan verzoeker?
3. Verzet het bepaalde zich tegen vernietiging bij of krachtens de wet?
4. Is het bewaren van de gegevens evenredig aan het doel van VT waarvoor de gegevens zijn verzameld (proportionaliteit)?
5. Kan dit doel ook op een andere (lichtere) manier worden bereikt (subsidiariteit)?
Zie hieronder ook de toelichting bij artikel 22 voor enkele voorbeelden van rechterlijke uitspraken over verzoeken om vernietiging.
Lid 3: Deze bepaling geeft duidelijkheid over beslissingen om vernietiging van het dossier als een onderzoek van Veilig Thuis de inhoud van de melding heeft weerlegd. Voor vernietiging is wel een verzoek nodig en het dossier wordt dus niet automatisch vernietigd. Wat nu als Veilig Thuis de conclusie trekt dat huiselijk geweld en/of kindermishandeling niet kan worden bevestigd en niet worden weerlegd? Over de vraag of deze conclusie wel of niet kan worden vernietigd, heeft het gerechtshof Den Haag een uitspraak gedaan die betrekking heeft op het toenmalige AMK, (Gerechtshof Den Haag 10 juli 2013, ECLI:NL:GHDHA:2013:2939) waarin over deze conclusie het volgende is overwogen:
(…) Het hof is van oordeel dat de in geschil zijnde conclusie niet valt onder de ‘persoonsgegevens’ waarvan men op de voet van artikel 36 lid 1 Wbp verwijdering kan verzoeken. Het betreft hier immers niet de persoonsgegevens zelf maar een oordeel van het AMK over de uit het onderzoek naar voren gekomen gegevens. Het hof oordeelt verder dat het AMK een conclusie behoort te trekken en dat uit het onderhavige onderzoek blijkt naar het oordeel van het hof niet dat is komen vast te staan, dat wil zeggen dat noch is bevestigd noch is weerlegd, hetgeen de man wordt verweten (kindermishandeling). Jeugdzorg heeft er belang bij dat het zijn wettelijke taak naar behoren kan uitoefenen. Dat belang houdt ook in dat Jeugdzorg een conclusie kan verbinden aan het onderzoek dat zij gehouden is uit te voeren. Immers, een getrokken conclusie dient om, in het belang van de minderjarige, te bepalen welke vervolgstappen mogelijk moeten worden genomen. Het belang van de minderjarige wordt daarmee gediend. Indien het verzoek van de man - om helemaal geen conclusie aan het AMK onderzoek te verbinden dan wel daaraan de conclusie te hechten dat van kindermishandeling geen sprake is - zou worden ingewilligd, dan zou er naar het oordeel van het hof geen recht worden gedaan aan de belangen van de minderjarige, welke belangen door Jeugdzorg worden behartigd en door Jeugdzorg dienen te worden gewaarborgd. Dat belang houdt ook in dat een volledig dossier wordt bewaard en daarom dat de uit het onderzoek getrokken conclusie bewaard blijft. Naar het oordeel van het hof heeft het AMK het onderzoek daarom met deze conclusie kunnen afsluiten (…).
Hoewel het hier gaat om een uitspraak over het AMK en de Wet bescherming persoonsgegevens toen nog van toepassing is, deze uitspraak ook onder de huidige wettelijke kaders nog relevant.
Lid 4 en 5: Het recht om vernietiging te vragen komt niet toe aan jeugdigen jonger dan 12 jaar en aan jeugdigen die ouder zijn dan 12 jaar, maar niet in staat kunnen worden geacht tot een redelijke waardering van hun belangen ter zake. Dat geldt ook voor volwassenen. Dit sluit aan op de regeling van het inzagerecht.71 Zie hierover de toelichting bij artikel 13 lid 2 en 3 van dit reglement.
6. Slotbepalingen
Artikel 24 Klachten en rechtsbescherming
Indien een betrokkene het niet eens is met beslissingen van Veilig Thuis, ten aanzien van inzage, afschrift, correctie en vernietiging, kan hij hiertegen opkomen. Door rechters wordt verschillend geoordeeld over of de betrokkene zich hiervoor kan richten tot de civiele rechter of eerst bezwaar moet maken bij het bestuursorgaan waar Veilig Thuis onderdeel vanuit maakt. Is Veilig Thuis een stichting dan staat de weg naar de civiele rechter open. Is Veilig Thuis onderdeel van een gemeenschappelijke regeling of ander openbaar lichaam, dan kan of de weg naar de bestuursrechter of naar de civiele rechter openstaan. Veilig Thuis zal hierover duidelijkheid moeten bieden aan de betrokkenen. In beide gevallen is de termijn om tegen de beslissing van Veilig Thuis op te komen zes weken na het antwoord van Veilig Thuis. Voor zowel de bezwaarprocedure als de procedure bij de rechtbank is geen advocaat nodig.
Bestaat er bij een betrokkene onvrede over de wijze waarop hij door Veilig Thuis is bejegend? Per Veilig Thuis kan de wijze van klachtafhandeling verschillend zijn geregeld. In ieder geval zal de weg naar een klachtcommissie openstaan. Is er onvrede over het professioneel handelen, dan kan (tevens) een klacht worden ingediend bij een tuchtcollege.
Ten slotte kan zowel een betrokkene als Veilig Thuis de bemiddeling of advies van de Autoriteit Persoonsgegevens vragen. Zie voor meer informatie hierover of over het indienen van een klacht bij het AP: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Bijlage: Jurisprudentie
Enkele uitspraken inzake verzoeken om vernietiging dossier, wijziging gegevens e.d.:
• Rechtbank Noord-Holland, 27 juni 2022, ECLI:NL:RBNHO:2022:6450: Verzoek vernietiging dossier afgewezen. De rechtbank is van oordeel dat het onderhavige dossier beschikbaar dient te blijven voor het geval zich opnieuw een zorgelijke/onveilige situatie voordoet (of een vermoeden daarvan) waar de zoon bij betrokken is.
• Rechtbank Overijssel, 4 mei 2022, ECLI:NL:RBOVE:2022:1254: Afwijzing verzoek rectificatie/wijziging alsmede vernietiging melding Veilig Thuis; juist wettelijk kader toegepast; op juiste gronden geweigerd de gegevens die betrekking hebben op eiser te rectificeren/wijzigen en te vernietigen; melding VT blijft ongewijzigd.
• Gerechtshof ’s-Hertogenbosch, 13 januari 2022, ECLI:NL:GHSHE:2022:80: Verwerking meldingen school en leerplichtambtenaar over schoolverzuim minderjarig kind door Veilig Thuis / verzoek wissing door de wettelijke vertegenwoordiger / Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) bevat bijzondere regeling, ook voor wissingsverzoeken / de bewaring is van aanmerkelijk belang voor “een ander dan de verzoeker” / afwijzing verzoek / geen proceskostenveroordeling ondanks uitdrukkelijk verzoek. • Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 21 april 2021, ECLI:NL:RBZWB:2021:1970: Verzoek ouder met gezag in naam kind om vernietiging gegevens. Ook dan kan Veilig Thuis zich erop beroepen dat het aanmerkelijke belang van het kind zich ertegen kan verzetten dat het verzoek wordt gehonoreerd.
• Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 16 september 2019, ECLI:NL:GHARL:2019:7537: Verzoek vernietiging dossier dat Veilig Thuis heeft opgemaakt naar aanleiding van een melding door de politie afgewezen. Het is redelijkerwijs aannemelijk dat bewaren van het dossier van aanmerkelijk belang is voor een derde, in dit geval de minderjarige dochter van de moeder.
• Rechtbank Amsterdam 5 september 2019, ECLI:NL:RBAMS:2019:6575: Veilig Thuis, hoeft het dossier over een gezin dat zij in onderzoek heeft, niet te sluiten.
• Rechtbank Midden Nederland 6 maart 2018, ECLI:NL:RBMNE:2018:945: Eiser heeft geen recht op inzage in en op afschrift van stukken omdat deze stukken betrekking op de (ex)echtgenote van eiser. Eiser is ten aanzien van deze stukken niet aan te merken als betrokkene in de zin van artikel 5.3.2, eerste lid, van de Wmo.
• Rechtbank Midden-Nederland, 6 november 2017, ECLI:NL:RBMNE:2017:5675: vordering in kort geding om het dossier onmiddellijk te sluiten en daarna te vernietigen is afgewezen.
• Rechtbank Midden-Nederland, 9 januari 2013, ECLI:NL:RBMNE:2013:BY8967: Op het willen laten wijzigen van gegevens in onderzoeksverslag is een op zichzelf staande rechtsgang van toepassing, namelijk de verzoekschriftprocedure uit artikel 46 lid 1 Wbp.
• Rechtbank Amsterdam, 24 februari 2011, ECLI:NL:RBAMS:2011:BQ0886: Verzoek vernietiging van de ten aanzien van verzoeker in het AMK-dossier verwerkte persoonsgegevens afgewezen. Toetsingskader: artikel 55 en 56 Wet op de jeugdzorg (Wjz). De rechtbank acht het belang van het kind aanmerkelijk. Het belang van het kind bij bewaring van het AMK-dossier weegt zwaarder dan het belang van verzoeker.
• Gerechtshof ‘s- Hertogenbosch, 27 mei 2009, ECLI:NL:GHSHE:2009:BI6357: De Wbp strekt er niet toe om inhoudelijk te toetsen of persoonsgegevens onjuist zijn. Correctie is alleen mogelijk bij op eenvoudige en objectieve wijze vast te stellen onjuistheden. Verwijderen betekent nog niet vernietigen. Verwijdering met terugwerkende kracht is niet mogelijk.
Uitspraken over de vraag welke rechter bevoegd is :
• Rechtbank Amsterdam 17 januari 2023, ECLI:NL:RBAMS:2023:137: Verwezen wordt naar de Gemeenschappelijke Regeling waarin afspraken zijn opgenomen voor het vormgeven aan en doen uitvoeren van de ‘gemeentelijke taken’ voor Veilig Thuis. Veilig Thuis is niet ondergebracht in een aparte juridische entiteit. Omdat de Veilig Thuis organisatie onderdeel is van de RVE-GGD Amsterdam, die onderdeel is van het cluster ‘sociaal’, en daarmee onder het College valt, moet de brief van Veilig Thuis worden aangemerkt als een besluit van een bestuursorgaan.
• Rechtbank Overijssel 7 december 2022, ECLI:NL:RBOVE:2022:3648: 19. Openbaar gezag kan slechts bij wettelijk voorschrift worden toegekend. Als zelfstandige Stichting moet Veilig Thuis op grond van de Wmo worden beschouwd als een privaatrechtelijke rechtspersoon. Daarmee is Veilig Thuis als Stichting géén bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 lid 1, aanhef en onder a Awb. Gelet op de taken van artikel 4.1.1 lid 2 Wmo is Veilig Thuis niet bekleed met enig openbaar gezag, en daarmee ook niet te beschouwen als een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 lid 1 aanhef en onder b Awb.
• Rechtbank Amsterdam 22 oktober 2021, ECLI:NL:RBAMS:2020:5174: verzoek om inzage behandeld door civiele rechter. Oordeel rechtbank: Veilig Thuis Amsterdam is ondergebracht bij de GGD, dit is een bestuursorgaan Dit betekent dat artikel 34 UAVG van toepassing is.
• Gerechtshof Den Haag, 19 oktober 2021 ECLI:NL:GHDHA:2021:2343: Het hof constateert dat de RDOG HM een openbaar lichaam is; dit is ook niet in geschil. De RDOG HM vindt zijn wettelijke basis in de Wgr. Het openbare lichaam RDOG HM heeft tot taak - onder meer - het instellen en in stand houden van een advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling. Het hof is van oordeel dat het feit, dat het openbaar lichaam RDOG HM tot taak heeft het instellen van een advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling, niet betekent dat daarmee Veilig Thuis is aan te merken als bestuursorgaan. Zoals Veilig Thuis ter zitting heeft vermeld heeft het RDOG HM op grond van de gemeenschappelijke regeling de volgende bestuursorganen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter, zoals ook is bepaald in artikel 12 van de Wgr. Daarnaast kunnen op grond van die regeling bestuurs- en adviescommissies worden ingesteld. Veilig Thuis is echter niet te kwalificeren als een commissie die het algemeen bestuur adviseert en evenmin als een bestuurscommissie. Naast deze commissies kunnen geen andere bestuursorganen worden ingesteld. Het hof komt tot de slotsom dat Veilig Thuis niet een bestuursorgaan in de zin van artikel 1:1 eerste lid onder a Awb is.
• Rechtbank Den Haag 15 juli 2021, ECLI:NL:RBDHA:2021:9134: VT is een zelfstandige stichting en niet met openbaar gezag bekleed, geen bestuursorgaan in de zin van artikel 1:1 van de Awb. Brief is geen besluit in de zin van artikel 1:3 van de Awb. Rechter verklaart zich onbevoegd.
• Rechtbank Noord-Holland 12 november 2019, ECLI:NL:RBNHO:2019:9856: Niet in geschil is dat Veilig Thuis geen bestuursorgaan is als bedoeld in artikel 1:1 van de Algemene wet bestuursrecht. De omstandigheid, zoals door verweerder ter zitting aangevoerd, dat de manager van Veilig Thuis die de beslissing tot weigering van vernietiging van het dossier heeft genomen in dienst is bij de GGD en gemandateerd is om bevoegdheden die betrekking hebben op Veilig Thuis uit te oefenen namens een bestuursorgaan, te weten GGD Hollands Noorden, maakt niet dat dit besluit daarmee is genomen door een bestuursorgaan of dat Veilig Thuis daarmee als bestuursorgaan kan worden aangemerkt. Zo het besluit hierdoor al zou zijn genomen door of namens de GGD wijst de rechtbank er nogmaals op dat de Wmo 2015 die bevoegdheid heeft neergelegd bij Veilig Thuis en niet bij de GGD.
• Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 16 september 2019, ECLI:NL:GHARL:2019:7537: Ontvankelijkheid m.b.t. bevoegdheid rechter niet aan de orde geweest. Artikel 46 Wet bescherming persoonsgegevens (besluit door ander dan bestuursorgaan) toegepast.
• Rechtbank Midden Nederland 6 maart 2018, ECLI:NL:RBMNE:2018:945: verzoek om inzage behandeld door de bestuursrechter. Oordeel rechtbank is dat sprake is van een gemeenschappelijke regeling/samenwerkingsverband van gemeente en daarmee een bestuursorgaan.
Uitspraken over de status van het Handelingsprotocol Veilig Thuis:
• Hof Amsterdam van 26 maart 2024 (zaaknummer 200.326.184/01 SKG), rechtsoverweging 3.12: Het hof overweegt dat in het kader van dit kort geding geen volledige duidelijkheid is verkregen over de vraag of het Handelingsprotocol de hiervoor bedoelde schriftelijke vastlegging [zie artikel 4.1.1 lid 3 Uitvoeringsbesluit Wmo] is of niet. Vooralsnog is het hof echter van oordeel dat Veilig Thuis aan de inhoud van het Handelingsprotocol is gebonden. Veilig Thuis kan niet worden gevolgd in zijn opvatting dat het Handelingsprotocol slechts een interne richtlijn is. Het is gepubliceerd en is voor het publiek eenvoudig vindbaar op internet. Het Handelingsprotocol heeft volgens onderdeel 1 daarvan (“Vooraf”) mede tot doel om aan gezinnen en huishoudens die met Veilig Thuis te maken krijgen, inzicht te geven in wat zij van Veilig Thuis kunnen verwachten, hoe zij worden geïnformeerd en wat hun rechten zijn. Indien het Handelingsprotocol dus al niet moet worden gezien als regelgeving in materiële zin, moet in ieder geval worden geoordeeld dat het gepubliceerd beleid van de gezamenlijke veiligthuisorganisaties betreft. Met (…) is het hof daarom van oordeel dat Veilig Thuis als uitgangspunt gebonden aan hetgeen in het Handelingsprotocol is opgenomen, voor zover dat niet strijdig is met vigerende regelgeving.
• Hof ’s Hertogenbosch van 25 juli 2023, ECLI:NL:GHSHE:2023:2472: Veilig Thuis heeft een zekere mate van discretionaire bevoegdheid om zelf te bepalen hoe zij haar handelen vormgeeft. Het Handelingsprotocol Veilig Thuis geeft daar een nadere invulling aan.
• Rechtbank Amsterdam van 17 januari 2023, ECLI:NL:RBAMS:2023:137: Het Handelingsprotocol heeft een informeel karakter en bevat slechts richtlijnen en adviezen aan organisaties als Veilig Thuis.