BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling IGUO

Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling De Connectie
Het Bestuur van bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie besluit,
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, vast te stellen:
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van De Connectie.
HOOFDSTUK
I BEGROTING & VERANTWOORDING
Artikel
1.

Programma-indeling
1.
Het bestuur stelt de programma-indeling vast.
2.
Het bestuur stelt de taakvelden per programma vast.
3.
Het bestuur stelt op voorstel van de directie de indicatoren vast met betrekking tot de beoogde effecten, de te leveren prestaties en de te leveren goederen en diensten, waarbij rekening houdende met de verplichte set beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25 lid 2-a van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
4.
Het bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen (naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken) kaders wil stellen en geïnformeerd wenst te worden.
Artikel
2.

Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
De begroting wordt opgesteld op basis van:
- a.
de perspectiefbrief, bevattend actuele en toekomstige ontwikkelingen die effect hebben op de begroting en de gevolgen van deze ontwikkelingen op het meerjarenperspectief;
- b.
uitgangspunten voor het opstellen van de begroting;
- c.
het meerjarenperspectief uit de voorgaande begroting;
- d.
het meerjarenperspectief uit de bestuursrapportages van het voorgaande jaar.
- 2.
Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s het overzicht van de baten en lasten weergegeven.
- 3.
De begroting geeft antwoord op de 3 W-vragen:
a. wat willen we bereiken?;
b. wat gaan we daarvoor doen?;
c. wat mag het kosten?
- 4.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting (exploitatieraming en balans) wordt de lopende (meerjaren-)investeringsplanning geactualiseerd en toegelicht.
- 5.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de meerjarenraming en van de investeringen.
- 6.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.
- 7.
In de begroting en de jaarrekening wordt het overzicht van de (geraamde) incidentele baten en lasten per programma opgenomen. Vanaf een bedrag van € 25.000 worden deze incidentele baten en lasten afzonderlijk toegelicht.
Artikel
3.

Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
1.
Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma, het overzicht van de overhead en de post onvoorzien.
2.
Nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling of als begrotingswijziging geautoriseerd.
3.
Indien de directeur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door de directeur in de eerstvolgende tussenrapportage gemeld. Met het vaststellen van de tussenrapportage worden de voorgestelde begrotingswijzigingen of aanvullende investeringskredieten geautoriseerd.
4.
Investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, maar waartoe expliciet door de gemeente(n)/eigena(a)r(en) is verzocht, worden achteraf ter autorisatie aan het bestuur voorgelegd middels de eerstvolgende tussentijdse rapportage.
Artikel
4.

Tussentijdse rapportage
1.
De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van (indien van toepassing):
- a.
de baten en de lasten per programma uitgesplitst;
- b.
het totale saldo van de baten en lasten volgend uit onderdeel a;
- c.
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;
- d.
het resultaat, volgend uit de onderdelen b en c; en
- e.
de realisatie en raming van de investeringskredieten.
2.
In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 afzonderlijk toegelicht.
Artikel
5.

Jaarstukken
1.
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt de directie het bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
2.
Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan de directie het bestuur lopende het boekjaar voorstellen om niet bestede budgetten over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.
Artikel
6.

EMU-saldo
Wanneer het Rijk, de decentrale overheid bericht dat alle decentrale overheden tezamen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert de directie het bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als de directie een aanpassing nodig acht, doet de directie een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
HOOFDSTUK
II RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING
Artikel
7.

Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1.
Het bestuur wordt door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, geïnformeerd over rechtmatigheid.
2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de directie aan het bestuur over afwijkingen groter dan de goedkeuringstoleranties (≤1% van de lasten voor fouten en ≤3% van de laste voor onzekerheden)
3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onzekerheden) boven de rapportagetoleranties in het, door het bestuur jaarlijks vastgestelde, controleprotocol toegelicht.
Artikel
8.

Voorwaardencriterium
1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2.
De directie biedt het bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan als onderdeel van het controleprotocol. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel
9.

Begrotingscriterium
1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd.
3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag per activumsoort. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
a.
er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;
b.
er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;
c.
de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
5.
Begrotingsonrechtmatigheden, indien de onzekerheids- of foutgrens wordt overschreden, worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel
10.

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.
2.
De directie zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de organisatie.
HOOFDSTUK
III FINANCIEEL BELEID
Artikel
11.

Waarderen en afschrijven vaste activa
1.
Immateriële en materiele vast activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals deze is vastgesteld door het bestuur in de nota Waarderen en afschrijven. Deze behandelt in elk geval:
- a.
de afschrijvingsmethode en afschrijvingstermijn per categorie;
- b.
het moment van starten met afschrijven;
- c.
de gebruiksduur per categorie kapitaalgoederen ofwel de afschrijvingstermijn;
- d.
de componentenbenadering;
- e.
restwaarde;
- f.
rentetoerekening.
2.
De directie biedt het bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als onderdeel van de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.
Artikel
12.

Reserves en voorzieningen
1.
In de begroting en jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan taakvelden plaats.
2.
Een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:
- a.
het specifieke doel van de reserve;
- b.
de voeding van de reserve;
- c.
de maximale hoogte van de reserve; en
- d.
de maximale looptijd.
3.
Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot de beoogde bestedingen, dan wel dat er minder bestedingen nodig bleken om het beoogd doel te realiseren, doet de directeur een voorstel tot het wijzigen tot van deze bestemming.
Artikel
13.

Prijzen economische activiteiten
Voor de levering van goederen en diensten door De Connectie aan overheidsbedrijven en derden waarbij De Connectie in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet de directie vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan het bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.
Artikel
14.

Kostprijsberekening
1.
Voor het bepalen van de kostprijs van de producten en diensten die worden geleverd aan de deelnemende gemeenten en aan derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten, de apparaatskosten, de kosten van eigen overhead en de rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
2.
Bij de directe kosten worden betrokken de kosten voor noodzakelijke vervanging van de hieraan gerelateerde activa.
3.
Voor de toerekening van de eigen overhead en apparaatskosten worden de kosten apart geadministreerd en toegerekend aan de kostprijs van de producten en diensten die worden geleverd aan de deelnemende gemeenten en derden.
4.
Voor de toerekening van kosten van activiteiten die ten grondslag liggen aan meerdere producten en diensten geldt het aandeel in de activiteiten voor de totstandkoming van een product of dienst als grondslag voor de kostentoerekening.
Artikel
15.

Financieringsfunctie
1.
De directie is bevoegd tot het aantrekken van financieringsmiddelen tot de kortlopende wettelijk toegestane kasgeldlimiet en neemt bij het uitzetten en het aantrekken van deze middelen de volgende kaders in acht:
a.
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
b.
er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c. van de Wet financiering decentrale overheden.
2.
Voor het aantrekken van de overige financieringsmiddelen, gemaximeerd tot aan de met de begroting vastgestelde omvang aan investeringen, afgestemd op de looptijd van de activa, wordt aan het bestuur separaat een besluit voorgelegd.
HOOFDSTUK
IV PARAGRAFEN
Artikel
16.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing neemt de directie in elk geval de verplichte onderdelen op basis van artikel 11 van het BBV op.
Artikel
17.

Financiering
In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie de verplichte onderdelen volgens artikel 13 van het BBV op.
Artikel
18.

Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:
- a.
de arbeidskosten (loonkosten en inhuur derden);
- b.
de huisvestingskosten;
- c.
de automatiseringskosten;
- d.
een toelichting op alle afwijkingen in de rechtmatigheid boven de rapportagetoleranties in het, door het bestuur jaarlijks vastgestelde, controleprotocol;
- e.
een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepaling in de wet Fido en bijbehorende regelingen;
- f.
geconstateerde fraude door eigen medewerkers in geval hier sprake van is.
Artikel
19.

Wet open overheid
In de paragraaf Wet open overheid neemt de directie in elk geval de verplichte onderdelen op basis van artikel 3.5 van de Wet open overheid op.
HOOFDSTUK
IV FINANCIELE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER
Artikel
20.

Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen De Connectie als geheel en in de afdelingen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, […];
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel
21.

Financiële organisatie
De directie draagt zorgt voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van taken aan de afdelingen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;
- g.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- h.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen, eigendommen als ook van data en informatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;
- i.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;
- j.
het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het bestuur, kunnen worden getoetst.
Artikel
22.

Interne controle
1.
De directie zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de directie maatregelen tot herstel.
2.
De directie zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van De Connectie met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt de directie maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
Hoofdstuk
VI. SLOTBEPALINGEN
Artikel
23.

Intrekking oude regeling
De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling De Connectie (2017) wordt ingetrokken.
Artikel
24.

Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.
Artikel
25.

Citeerregel
Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling De Connectie”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van De Connectie d.d. 6 juli 2023,
De voorzitter
De directeur,