BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg

Controleprotocol ICT NML 2023
1.

Inleiding
Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole dient het bestuur een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit vindt in dit controleprotocol plaats.
De Gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden Limburg (ICT NML). heeft aan het accountantskantoor Crowe Foederer Audit & Assurance B.V. de opdracht verleend om de accountantscontrole 2023 tot en met 2025 als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet uit te voeren. Object van controle is de jaarrekening en daarmee of het financieel beheer over het jaar getrouw is uitgevoerd. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole dient het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML vast te stellen wat de reikwijdte van de controle is.
Het Controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2023 is dit het geval, omdat het wetsvoorstel voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording definitief afgerond is. Met ingang van 2023 wordt deze verantwoordelijkheid gedragen door het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML, doordat het bestuur een verantwoording van rechtmatigheid moet opnemen in de jaarrekening in plaats van de accountant. In het kader van deze rechtmatigheidsverantwoording is door het bestuur een separaat controleprotocol rechtmatigheid opgesteld. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af bij de jaarrekening als geheel met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording. Jaarlijks stelt het bestuur het normenkader voor de accountantscontrole vast. Leidend in dit controleprotocol zijn de opgenomen adviezen van de commissie BBV. Object van controle is de jaarrekening van het boekjaar 2023.
1.1.

Doelstelling
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML.
Het bestuur dient via het vaststellen van dit controleprotocol te (her)bevestigen:
- •de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole.
Wettelijk kader:
De Gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de het bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag (verslag van bevindingen). De wet- en regelgeving waarop de accountant zijn verklaring en bevindingen baseert, moet door het bestuur in een normenkader inzichtelijk worden gemaakt. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Met dit Controleprotocol stelt het bestuur het kader vast dat voortvloeit uit de wet- en regelgeving die van toepassing is voor het verslagjaar 2023 voor de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML.
1.2.

Procedure
Dit controleprotocol is in opdracht van het Bestuur opgesteld en is afgestemd met de controlerend accountant.
2.

Normenkader
Een accountant die een controle overeenkomstig de controlestandaarden uitvoert, heeft als doelstelling een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevatten die het gevolg zijn van fraude of fouten. Op grond van Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten dient de accountant in de dienstverlening ten aanzien van de cliënten waar de accountant assuranceopdrachten verricht onafhankelijk te zijn.
De accountant dient voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ten behoeve van het oordeel ten aanzien van de getrouwheid.
3.

Toetsingskader
3.1.

Algemene uitgangspunten voor de controle
Zoals in artikel 213 Gemeentewet is omschreven, zal de controle van de jaarrekening gericht zijn op het geven van een oordeel over:
- •het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
- •de getrouwheid van de door het bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;
- •het in overeenstemming zijn van de door het bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten);
- •de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe (en rechtmatige) verantwoording mogelijk maken;
- •de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Bij de controle zullen nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden), alsmede de voor de accountants geldende controle- en overige standaarden, bepalend zijn voor de door de accountant uit te voeren werkzaamheden.
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) evenals de voor accountants geldende controle- en overige standaarden bepalend voor de door de accountant uit te voeren werkzaamheden. Zwaarwegende adviezen zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid d.d. 31 oktober 2018 en gedaan door de Commissie BBV zijn hierbij mede bepalend.
3.2.

Te hanteren goedkeuringstoleranties en rapporteringstollerantie
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve beoordeling.
3.2.1

Goedkeuringstoleranties
De goedkeuringstolerantie is “het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring.
In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de Gemeenschappelijke Regeling. Voor de goedkeuringstoleranties volgt het bestuur de volgende wettelijke minimumeisen:
| Strekking controleverklaring
Goedkeuringstoleranties | Goedkeurend | Met beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% van totale lasten) | ≤ 1 % | > 1 % < 3 % | - | ≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% van totale lasten) | ≤ 3 % | > 3 % < 10 % | ≥ 10 % | -
3.2.2

Rapporteringstolerantie
Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapportagetolerantie onderkend. Hierbij wordt gedoeld op het bedrag waarboven de accountant voor wat betreft geconstateerde fouten of onzekerheden in de jaarrekening heeft te rapporteren in het accountantsverslag. De door de accountant voor de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML te hanteren rapportagetolerantie wordt vastgesteld op € 45.000 controleverschil.
4.

Rapportages
4.1.

Algemeen
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interne- en externe controle als een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus. Hierna wordt in het kort toegelicht wat dit inhoudt.
4.2.

Interim controle
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenoemde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht, de managementletter.
4.3.

Accountantsverslag
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een accountantsverslag (verslag van bevindingen) uitgebracht aan het bestuur. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording daarover waarborgen.
Het accountantsverslag wordt toegelicht in de bestuursvergadering.
4.4.

Controleverklaring
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor het bestuur, zodat deze de opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Bijlagen:
- 1.
Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de controle bij gemeenschappelijke regelingen
- 2.
Communicatie en periodiek overleg
- 3.
Rapportagemomenten
Bijlage
1:

Inventarisatie wet- en regelgeving controle bij gemeenschappelijke regelingen
In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de controle bij gemeenschappelijke regelingen relevante algemene wet- en regelgeving.
Overzicht wet- en regelgeving:
Extern
Algemene wet bestuursrecht
Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden
Besluit Begroting en Verantwoording
Besluit financiële verhoudingen 2001
Burgerlijk Wetboek
Financiële-verhoudingswet
Gemeentewet
Grondwet
Wet gemeenschappelijke regelingen
Wet Hof
Wet Markt en Overheid
Wet op de omzetbelasting 1968
Wet op het BTW-compensatiefonds
Wet revitalisering generiek toezicht
Wet op de Vennootschapsbelasting
Algemene verordening gegevensbescherming
Wet financiering decentrale overheden
Ambtenarenwet
Sociale verzekeringswetten
CAR/UWO
Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector
EU- aanbestedingsregels
Gids Proportionaliteit
EG Verdrag inzake staatssteun
Intern
Financiële verordening (art. 212 Gemeentewet)
Controleverordening (art. 213 Gemeentewet) Treasuryverordening
Programmabegroting
Gemeenschappelijke Regeling
Bijlage
2:

Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
| Toelichting
Bestuur | Het bestuur is opdrachtgever van de accountant. Met het bestuur (of afgevaardigde) zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pre-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar het bestuur. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken.
Opdrachtgevers | Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van de opdrachtgevers.
Manager/controller | De manager en de controller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeenschappelijke regeling. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen).
Organisatie | Binnen de organisatie zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met manager, teamleiders en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
Bijlage
3:

Rapportage
De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend:
Rapportage | Tijdstip | Inhoud | Gericht aan
Managementletter | Na afronding van de interimcontrole. | Mogelijke risico's, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur) en overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid. De accountant bespreekt de managementletter met de manager en controller. | Manager en controller
Accountantsverslag | Na afronding van de controle van de jaarrekening. | Wettelijk: de vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapportagetolerantie. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge de controleverordening en de feitelijke bevindingen. De accountant bespreekt het accountantsverslag met de manager, controller en bestuur. | Het Bestuur
Controleverklaring | Na afronding van de controle van de jaarrekening. | Het oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft. | Het Bestuur