BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente

1e gewijzigde begroting 2023 GBTwente
Voorstel voor het algemeen bestuur van GBTwente
Van Het dagelijks bestuur van GBTwente
Vergaderdatum 12 juli 2023
Onderwerp
1e gewijzigde begroting 2023
Voorstel
a. Kennisnemen van de 1ste gewijzigde begroting 2023.
b. De deelnemende colleges te verzoeken de behandeling van de 1ste gewijzigde begroting 2023 zo snel mogelijk bij de raad op de agenda te laten plaatsen voor eventuele zienswijzen.
Toelichting
In de 1e bestuursrapportage 2023 zijn wij meegenomen in de ontwikkelingen van GBTwente over de periode 1 januari 2023 tot en met 30 april 2023. Door de geschetste ontwikkelingen rondom de WOZ-bezwaren is de (financiële) toekomst deels ongewis. Daarbij komt dat door de forse loon- en prijsontwikkelingen een bijstelling van de oorspronkelijk (begin2022) opgestelde begroting 2023 nu onvermijdelijk is.
De totale begrote lasten bedragen € 14.658.000 en de begrote baten bedragen € 14.120.000 De 1e gewijzigde begroting laat voor de mutaties in de reserves een tekort zien van € 538.000.
Dit tekort wordt gedekt vanuit de reserve van GBTwente.
Hieronder wordt een toelichting gegeven op de voornaamste kosten van deze begrotingswijziging.
1. Autonome ontwikkelingen
Loonindexatie (conform advies kerngroep “Verbonden partijen”);
Begin 2023 is er vanuit de kerngroep “Verbonden partijen” een advies ontvangen over de toe te passen loonindexatie voor de begroting 2024. Een groot deel van de indexatie betreft uiteraard ook het jaar 2023. De toegepaste loonindexatie was 2,3% maar moet met 5,7% verhoogd worden om de werkelijke loonindexatie van 8% op te kunnen vangen.
Prijsindexatie (conform advies kerngroep “Verbonden partijen”);
Het advies van begin 2023 geeft ook een actualisatie van de prijsindexatie aan. De toegepaste prijsindexatie was 2,8% maar moet in de basis met 7,5% verhoogd worden om de werkelijke prijsindexatie van 10,3% in deze 1e Berap 2023 op te nemen.
Zowel de loon- als de prijsindexatie zijn autonome ontwikkelingen waar GBTwente geen invloed op kan uitoefenen. Ze hebben echter een forse impact en zorgen voor een flinke stijging van de uitgaven. Mede om die reden hebben we ervoor gekozen om de prijsindexatie niet volledig door te voeren in deze 1e gewijzigde maar is ervoor gekozen om elke materiele begrotingspost specifiek te analyseren en te kijken naar de werkelijke uitgaven en vervolgens daarop specifiek een bijstelling te doen. Wij hebben dus daar waar mogelijk een lagere indexatie dan 7,5% verwerkt.
2. Structurele doorwerkingen vanuit Bestuursrapportages 2022
In de vastgestelde Bestuursrapportages 2022 zijn al een aantal structurele wijzigingen gemeld die nog niet in de begroting 2023 waren opgenomen.
Het gaat hier om de volgende zaken:
Overhead (goederen en diensten)
• Deelname aan het IT Platform Twente: (€ 21.000 N);
Dit is een waardevolle samenwerking op IT-gebied tussen diverse Twentse gemeenten en samenwerkingsverbanden waarin ook GBTwente als deelnemer op relevante onderdelen in participeert.
• Digitaal informatiebeheer inclusief archiefbeheer: (€ 7.500 N);
In de herziene archiefwet zijn er afspraken gemaakt over digitaal informatiebeheer inclusief archiefbeheer waar organisaties aan moeten voldoen. Het gaat hierbij over alle overheidsinformatie en het bewaren ervan op een duurzaam toegankelijke manier.
• Cybersecurity: (€ 20.000 N);
Het opvolgen van de aanbevelingen vanuit de cybersecurity-scan zijn leidt tot structureel extra onderhoudskosten op onze IT-omgeving. Dit resulteert in een robuuste bescherming tegen de meest generieke cybersecurity-dreigingen die gericht zijn op de vertrouwelijkheid en integriteit van IT-systemen.
Vastgoed en Belastingen (goederen en diensten)
• Taxatieverslag Nieuwe Stijl: (€ 6.300 N);
Vanuit de Waarderingskamer wordt gewerkt aan een nieuw taxatieverslag dat beter aansluit bij de informatiebehoefte van de inwoner en meer transparantie biedt. Dit zorgt echter voor jaarlijks extra onderhoudskosten.
• Nieuwe telefoonapplicatie: (€ 25.400 N);
In augustus 2022 is een passende eigentijdse telefoonapplicatie in gebruik genomen. Het onderdeel telefonie was in de nieuwe DVO met de gemeente Enschede geschrapt.
• Porti: (€ 50.000 V);
De postverzending zal in 2024 opnieuw worden aanbesteed. Op basis van de huidige werkelijke kosten en toenemende digitalisering wordt hier echter een inkoopvoordeel verwacht.
3. Borging solide en efficiënte Bedrijfsvoering
In de onlangs opgestelde Meerjarenbegroting 2024-2027 zijn een aantal zaken opgenomen die noodzakelijk zijn voor een borging van een solide en efficiënte bedrijfsvoering. Deze zaken gelden uiteraard ook voor het jaar 2023.
Overhead (goederen en diensten)
• Beveiligd mailen: (€ 7.500 N);
In het kader van informatiebeveiliging is het noodzakelijk om beveiligd te kunnen mailen.
Vastgoed en Belastingen
Salarissen en Sociale Lasten (€ 6.800 N)
• Wegvallen vergoeding personeel vanwege pensionering.
Goederen en diensten
• Aanvulling Taxatieverslag Nieuwe Stijl: (€ 6.000 N);
Naast extra onderhoudskosten zijn er ook nog diverse API-koppelingen noodzakelijk om digitaal te kunnen communiceren met de relevante applicaties.
• Luchtfoto’s: (€ 46.000 V);
In 2022 zijn de contracten bij Cyclomedia voor het maken van luchtfoto’s omgezet in derdenlicenties waardoor vervolgens meegelift kan worden op de basiscontracten van deelnemende gemeenten. Dit zorgt voor een structurele besparing.
• Afschalen uitbesteding deurwaarderswerkzaamheden: (€ 135.000 V);
In 2023 is de formatie met 1 fte deurwaarder uitgebreid ten laste van het budget voor uitbestede werkzaamheden. Daarnaast is ten laste van dit budget het inhuurbudget voor ondersteuning in de piekperiodes verhoogd.
4. Overige Ontwikkelingen 2023
Overhead
Salarissen en Sociale Lasten (€ 393.800 N)
• Hier is sprake van een flinke bijstelling. Ten eerste wordt die veroorzaakt door een verschuiving van begrote salariskosten die ten onrechte waren toegerekend aan het taakveld Vastgoed en Belastingen. Ten tweede is er sprake van een hogere loonindexatie van 5,7% extra als gevolg van nieuwe cao-afspraken. Ten slotte is er sprake van een onderuitputting als gevolg van later of op dit moment nog niet ingevulde vacatureruimte. Per saldo dus een nadeel op deze begrotingspost.
Goederen en diensten
• Als gevolg van ondersteuning bij bedrijfsvoeringstaken, de invoering van de rechtmatigheids-verantwoording, bij nieuwe ontwikkelingen als gevolg van de gewijzigde archiefwet en de inhuur van de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Oldenzaal (FG) is sprake van tijdelijke inhuur (€ 247.600 N)
• Organisatorische inbedding nieuwe vereisten “Rechtmatigheidsverantwoording 2023” (€ 84.100 N);
• Dotatie 2023 in te stellen “Onderhoudsvoorziening Gebouw” (€ 20.400 N) en tevens een eenmalige dotatie in verband met het op peil brengen van de onderhoudsvoorziening (€ 39.000 N);
• Als gevolg van het afgesloten contract met Visma Raet inzake het Salaris- en Personeelsinformatie-systeem is een inkoopvoordeel ontstaan (€ 30.000 V);
• Er is voor 2023 sprake van een extra bijdrage in deelname aan het IT Platform Twente (€ 14.000 N);
• Extra kosten als gevolg van nieuwe taxaties en premieverhogingen bij verzekeringen (€ 10.000 N);
• Incidentele advieskosten voor ondersteuning bij diverse inkooptrajecten (€ 35.000 N);
Er is dit jaar sprake van een aantal aflopende inkoopcontracten waardoor er meer aanbestedingen moeten worden opgestart waarbij specifieke expertise moet worden ingehuurd.
• Subsidie A&O fonds (€ 25.000 V);
GBTwente heeft subsidie van het A&O fonds ontvangen voor het interne traject van expertise-beschrijvingen.
Overige algemeen
Salarissen en Sociale Lasten
Hier is sprake van een hogere loonindexatie van 5,7% extra als gevolg van nieuwe cao-afspraken. Omdat het budget iets te hoog in de begroting heeft gestaan is hier sprake van een klein voordeel (€ 3.000 V).
Vastgoed en Belastingen
Salarissen en Sociale Lasten
• Ten eerste wordt deze bijstelling veroorzaakt door een flinke verschuiving van begrote salariskosten naar het taakveld Overhead zodat de begroting beter aansluit bij de werkelijkheid. Ten tweede is er sprake van een hogere loonindexatie van 5,7% extra als gevolg van nieuwe CAO afspraken. Ten slotte is er sprake van een onderuitputting als gevolg van later of op dit moment nog niet ingevulde vacatureruimte. Resulteert in een voordeel op deze begrotingspost (€ 463.000 V);
• Van het UWV is een compensatie voor zwangerschapsverlof/ouderschapsverlof ontvangen als vergoedingen voor personeel (€ 87.000 V).
Goederen en diensten
• Als gevolg de explosieve toename van het aantal WOZ bezwaren maar ook door ziekte, ouderschapsverlof en zwangerschapsverlof en het nog niet (kunnen) vervullen van vacatures is er sprake van tijdelijke inhuur. Door inzet van automatisering is de inhuurbehoefte op de WOZ-bezwaren niet recht evenredig toegenomen met de stijging van de aantallen bezwaren maar op een vergelijkbaar niveau te houden als in 2022. Op basis van dezelfde procesgang als in 2022 (zonder de automatisering) zouden de kosten bijna € 1.400.000 hoger hebben gelegen dan dat we nu met inzet van automatisering hebben berekend (€ 1.272.100 N);
• Extra inkoopvoordeel Porti: (€ 105.000 V);
Bij de postverzending blijkt een groter inkoopvoordeel behaald te kunnen worden dan oorspronkelijk was ingeschat.
• Structurele besparing bancaire dienstverlening (€ 39.000 V);
• Afschalen controle hondenbelasting diverse gemeenten (€ 6.700 V);
• Budgetbegeleiding op aanvraag door eigen medewerkers (€ 10.000 N);
• Wegvallen jaarlijkse kosten GBA bevraging (€ 30.000 V);
Door realiseren van een nieuwe koppeling op de landelijke voorziening komen de structurele kosten voor de broker te vervallen.
Kapitaallasten vervangingsinvesteringen 2023
In 2023 moeten een aantal vervangingsinvesteringen gedaan worden.
Voor de vervanging van mobile devices is dit jaar een krediet benodigd van € 50.000. Deze investering wordt afgeschreven in 3 jaar en de jaarlijkse kapitaallasten zijn voor 2023 de helft van de jaarlast, namelijk € 8.800.
Ook moeten er een tweetal noodzakelijke automatiseringskoppelingen vervangen worden om een continue dienstverlening te borgen. De bestaande koppelingen worden niet meer onderhouden. Het gaat over de koppeling met het Kadaster (de BRP-koppeling versie 1.0) en de koppeling tussen de belasting- en de waarderingsapplicatie (de XML-koppeling). De investering voor de BRK-koppeling bedraagt € 10.000 en de investering in de XML-koppeling bedraagt € 35.000. Beide koppelingen worden in 7 jaar afgeschreven en de jaarlijkse kapitaallasten zijn voor 2023 de helft van de jaarlast, namelijk € 805 respectievelijk € 2.815.
Daarnaast zijn er in 2022 investeringen gedaan, waarvan de kapitaalasten nog niet waren verwerkt in de begroting 2023. Om de kapitaallasten van de investeringen die in 2022 en in 2023 gedaan worden op te vangen moet het budget met € 18.200 worden verhoogd.
Vennootschapsbelasting
Als gevolg van de wijzigingen in de opbrengsten van de FUO-opdrachten bij Berkelland en Bronckhorst is er sprake van een lagere verwachte vennootschapsbelasting.
Overige inkomstenoverdrachten
Er zijn met diverse deelnemende gemeenten en FUO-gemeenten voor 2023 een aantal aanvullende afspraken gemaakt. Het betreft hier de volgende afspraken;
o Gemeente Haaksbergen; het uitbrengen van een speciale flyer die samen met de herinnering is verstuurd in combinatie met de ontvangen bijdrage van de gemeente Haaksbergen voor het niet uitvoeren van de controle hondenbelasting
o De meerkosten die gemaakt zijn voor de bezwarenafhandeling belastingjaar 2022 bij de gemeente Bronkhorst
o De kosten van de invoer van een kosteloze herinnering voor de gemeente Berkelland
o De uitvoeringskosten voor de werkzaamheden in het kader van de Toeslagenaffaire
o Maatwerkafspraken als gevolg van de verruiming van de kwijtscheldingsnormen
o Meeropbrengsten als gevolg van diverse ADI vanuit de FUO-opdrachten
Deze afspraken leiden tot een extra opbrengst voor het jaar 2023 voor een totaalbedrag van € 167.500.
De gemeente Almelo heeft met ingang van 1 december 2022 de frontofficetaken overgedragen aan GBTwente. In deze gewijzigde begroting is de gemeente Almelo overgezet naar het product ‘klantcontact zowel 1e als 2e lijns klantcontact’ met de daarbij behorende verhoogde bijdrage.
Onvoorzien
De post “Onvoorzien” van € 52.583 is volledig als dekking ingezet.
Naast bovengenoemde specifieke posten zijn diverse andere budgetten met € 22.000 verhoogd naar aanleiding van doorgevoerde indexaties en zijn er andere budgetneutrale aanpassingen gedaan om de begroting aan te laten sluiten met de werkelijke boekingsgang.
De gemeentelijke bijdrage wijzigt als volgt ten opzichte van de primitieve begroting 2023:
Het tekort wordt voor € 430.456 gedekt door een aanvullende bijdrage vanuit de gemeente, voor € 431.000 door een onttrekking uit de algemene reserve van GBTwente en voor € 27.245 uit het restant winst van de FUO-opdrachten.
Vervolg proces
Conform artikel 24 lid 1 Gemeenschappelijke Regeling ligt de bevoegdheid tot vaststelling van de begroting bij u, het algemeen bestuur.
Het dagelijks bestuur heeft in haar vergadering van 12 juli 2023 ingestemd met de 1ste gewijzigde begroting 2023. De 1ste gewijzigde begroting wordt per omgaande naar de deelnemers verstuurd om de raden de mogelijkheid te bieden om uiterlijk 24 oktober 2024 zienswijzen in te dienen. Aangezien de zomervakantie binnen deze periode ligt wordt u verzocht de gewijzigde begroting 2023 zo snel mogelijk voor behandeling op de agenda van uw raad te laten plaatsen.
Vaststellen begrotingswijziging tot uiterlijk einde desbetreffende begrotingsjaar
Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen meldt artikel 192, eerste lid van de Gemeentewet. De laatste vergadering van het algemeen bestuur is dit jaar op 1 november 2023. Eventueel binnengekomen zienswijzen dienen dus per omgaande te worden behandeld en geretourneerd aan de raden van de gemeenten. Indien dat is gebeurd kunt u in uw vergadering van 1 november 2023 de 1ste gewijzigde begroting 2023 vaststellen waarna deze binnen twee weken naar Gedeputeerde Staten wordt verzonden.
In het geval de begrotingswijziging niet tijdig wordt behandeld in de raden, dan wel de zienswijzen niet tijdig worden ontvangen, is het niet meer haalbaar om de gewijzigde begroting op 1 november vast te stellen en zal een afzonderlijk algemeen bestuur vergadering moeten worden ingepland voor 31 december 2023, waarbij van belang is dat ten minste 5 bestuursleden aanwezig zijn in verband met het vereiste quorum.
Bijlage
1. 1e gewijzigde begroting 2023
Besluit
Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente:
a. heeft kennis genomen van de 1ste gewijzigde begroting 2023;
b. verzoekt de deelnemende colleges de behandeling van de 1ste gewijzigde begroting 2023 zo snel mogelijk bij de raad op de agenda te plaatsen voor eventuele zienswijzen.
Ondertekening
Secretaris
De heer J.A.G. Cloosterman
………………………………….
Voorzitter
Mevrouw E. Zinkweg-Ankoné
…………………………………….