BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGOfficiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor TwenteVaststellen verslag 5 april 2023 van het algemeen bestuur van GBTwenteVan Het dagelijks bestuur van GBTwenteVergaderdatum 12 juli 2023Onderwerp Vaststellen verslag 5 april 2023Voorstel Vaststellen onderstaand verslag van de vergadering van 5 april 2023 van het algemeen bestuur van het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente.NaamOrganisatieFunctieAanwezigAfwezigA. (Arjen) MaathuisGemeente AlmeloLidDigitaal aanwezigvanaf 15.06 uurD. (David) VermorkenGemeente BorneLidX M. (Marc) TeutelinkGemeente EnschedeLidXJ. (Johan) NiemansGemeente HaaksbergenLidXvanaf 15.15 uurH. (Hanneke) SteenGemeente HengeloLidXM. (Marian) OosterbroekGemeente LosserLidXE. (Evelien) Zinkweg-AnkoneGemeente OldenzaalVoorzitterXR. (Roel) KosterGemeente TwenterandLidXJ.A.G. (Hans) CloostermanGBTwenteSecretarisXB. (Bart) LasscheGBTwenteAmbtelijkXK. (Katinka) van der EntGBTwenteAmbtelijkXW. (Wouter) PiggeBDOAccountantbij agendapunt 0M. (Marleen) ZoetmanBDOAccountant bij agendapunt 00. Jaarstukken 2022 en resultaatbestemmingVoorstel:a. Kennisnemen van: I. het goedkeurende oordeel van de controleverklaring ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid; II. het accountantsverslag.b. Vaststellen van:I. de jaarstukken 2022;II. de voorgestelde toevoeging van het positieve resultaat van € 99.726,48 aan de reserve 5% begrotingstotaal;III. de voorgestelde resultaatbestemming € 106.866,98 voor 2023 incidenteel voor de volgende doelen te bestemmen:a. € 20.000,- voor advies digitaal informatiebeheer inclusief archiefbeheer;b. € 30.000,- voor informatiespecialist/recordmanager;c. € 30.000,- voor MD-traject;d. € 10.000,- voor taxatieverslag nieuwe stijl;e. € 16.866,98 voor rechtmatigheidsverantwoording. c. Door vaststellen van de jaarstukken tevens instemmen met: I. de investeringen die in 2022 zijn gedaan en in de jaarstukken nader zijn toegelicht voor:a. terugdringen van de proceskostenvergoedingen;b. vervangen van noodzakelijke koppeling voor rechtstreekse aansluiting op de landelijke voorziening BRP;c. ICT-investeringen ter bevordering van het hybride werken. d. Het dagelijks bestuur décharge te verlenen.Besluit:Conform voorstelMevrouw Zoetman geeft aan dat de controle erg goed is verlopen. Complimenten aan de organisatie. De verklaring op de belastingverantwoording is al afgegeven en er ligt een goedkeurende verklaring voor de jaarrekening.De VIC wordt verder doorontwikkeld, met name op het gebied van data analyse. Al met al worden er prima stappen gezet. Voor wat de jaarrekening betreft dient volgend jaar weer gekeken te worden of verlof sparen impact heeft. Het resultaat is prima toegelicht en de bestuursrapportages zijn vastgesteld als begrotingswijzigingen. De heer Pigge voegt hieraan toe dat het vaststellen van de bestuursrapportages als begrotingswijziging vorig jaar was aangegeven als aanbeveling en dit jaar al opgepakt.De eerste twee jaar zijn er wat opstartproblemen geweest in de afstemming tussen BDO en GBTwente, maar dit jaar is het heel soepel verlopen. De samenwerking loopt goed.De heer Cloosterman geeft aan dat er een hoger resultaat is dan verwacht, maar dat komt omdat bepaalde zaken niet zijn uitgevoerd, die nog wel uitgevoerd moeten worden. Daarom worden er hiervoor gelden bestemd, als bestemmingsreserve zodat de noodzakelijke uitvoering alsnog kan plaatsvinden.De heer Maathuis kan wel instemmen met het voorstel maar vraagt aandacht voor een tweetal zaken:• Formeel dient het algemeen bestuur voorafgaande investeringen, deze investeringen vast te stellen. Nu wordt het bestuur achteraf gevraagd dit vast te stellen. In de toekomst zou dat aan de voorkant moeten gebeuren.• WNT: er is hier in Almelo een amendement over aangenomen inzake verbonden partijen. Is er sprake geweest van langdurige inhuur die op jaarbasis een bezoldiging had die boven de WNT norm uit is gekomen?De heer Cloosterman reageert dat hij omwille de bedrijfsvoering de investering door heeft laten gaan, maar dat hij voor in de toekomst hier zeker scherper op zal letten.De heer Pigge merkt op dat DBO met zeer lage toleranties toets, maar inhuur derden toetsen ze ook en daar was geen sprake van.1. Opening, vaststelling agenda en mededelingen, binnengekomen stukkenBesluit:Conform voorstel.Mededelingen secretaris:a. Status update WOZ-bezwaarschriften 2023Landelijk is er wat aan de hand. Vorig jaar ontving GBTwente 12.500 bezwaarschriften, nu zijn er al 23.000 bezwaarschriften binnen gekomen. Dus ook GBTwente zal waarschijnlijk een verdubbeling van het aantal bezwaarschriften ontvangen. Landelijk is een verdubbeling van de bezwaarschriften standaard, bij sommigen is zelfs al wel het drievoudige van het aantal bezwaarschriften van 2022 binnengekomen.Staatssecretaris van Rij is voornemens in het najaar een voorstel in te brengen om de vergoedingen van de proceskosten te verlagen en de NCNP-bureaus waar mogelijk aan te pakken. GBTwente is met de VNG in contact om nog een stap verder te gaan. Want GBTwente had in 2022 moeite met het tijdig afhandelen van 12.500 bezwaarschriften en ook nog eens op tijd te starten met de herwaardering. Uitzend-/inhuurkrachten inhuren is geen optie want of die zijn er niet (of schrikbarend duur), of de kwaliteit is beneden peil. Het proces van de bezwaarafwikkeling zal dus anders moeten worden ingericht. De mensen op de werkvloer dragen hiervoor ideeën aan.b. Evaluatie pilot informatiebeschikkingDe interne evaluatie is uitgevoerd. Er is vooral naar GBTwente zelf gekeken om hiervan te leren. Vakinhoudelijk klopte de gehele pilot wel, maar zijn we wel sensitief genoeg geweest, en zijn de raden wel genoeg meegenomen? Dit zijn leerpunten voor GBTwente. Het zal in de toekomst ergens weer voorgesteld worden, want GBTwente blijft innoveren.Mevrouw Oosterbroek vraagt of dit betekent dat er binnen een andere gemeente een nieuwe pilot komt.De heer Cloosterman sluit dit zeker niet uit, alleen op dit moment past dat gezien het aantal bezwaren en de herwaardering niet in het proces.De heer Teutelink geeft aan dat dat ook de gemeente Enschede hiervan heeft geleerd. De inhoud van de brief had anders gekund, met name dat er duidelijk naar voren zou komen dat het niet verplicht was om de foto app te gebruiken. Ook het informeren van de raad aan de voorkant is een leerpunt geweest.Mevrouw Zinkweg is van mening dat GBTwente wel moet blijven innoveren en in de toekomst alsnog kan bepalen of er voldoende tijd en capaciteit is om een nieuwe pilot op te starten.c. Huursituatie kantoor GBTwenteHet dagelijks bestuur heeft besloten dat GBTwente de tweede verdieping blijft huren.d. Status update verhoging kwijtscheldingsnorm en kosteloze herinneringMevrouw van der Ent benoemd de stand van zaken over de reeds genomen besluiten bij de gemeenten. Van de gemeente Twenterand is nog geen update ontvangen. De heer Koster zorgt ervoor dat dit in de raad komt.De heer Vermorken is van mening dat het eigenlijk wel goed is dat niet alle gemeenten alle instrumenten inzetten. Dan kan er geëvalueerd worden of het doel ook bereikt wordt en opweegt tegen de kosten. De heer Niemans geeft aan dat het in Haaksbergen een hamerstuk was, met de complimenten erbij.e. Proces wijziging Wgr.Mevrouw van der Ent geeft aan hoe het proces loopt voor de wijziging van de gemeenschappelijke regeling n.a.v. de wetwijziging van de Wgr. De heer Maathuis geeft aan dat het belangrijk is dat er een uittredingsregeling wordt opgenomen en dat deze redelijk en billijk moet zijn. Een voorbeeld is de uittreding van de Stadsbank, dat is netjes verlopen.Mevrouw van der Ent geeft aan dat een afvaardiging van de concern juristen in de werkgroep organisatierecht gewerkt hebben aan modelbepalingen voor de implementatie van de wijzigingen voortvloeiende uit de gewijzigde Wgr, waaronder ook een modelbepaling voor het uittreden. Binnen gekomen stukken:f. Twenteraad 17 mei 2023 toelichting op jaarstukken en begroting.De Twenteraad organiseert op 17 mei a.s. een bijeenkomst met als onderwerp de jaarstukken en de begroting. GBTwente is daar samen met drie andere GR-en aanwezig om in deelsessies een toelichting te geven op de jaarstukken en de begroting.2. Verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van 15 december 2022 Voorstel: Vaststellen verslag van het algemeen bestuur van 15 december 2022 en doorlopen actiepunten.Besluit:Conform voorstel.3. Overzicht genomen dagelijks bestuursbesluiten 2022Voorstel:Kennisnemen van het overzicht genomen dagelijks bestuursbesluiten 2022.Besluit:Conform voorstel.4. Overzicht genomen algemeen bestuursbesluiten 2022Voorstel:Vaststellen overzicht genomen algemeen bestuursbesluiten 2022Besluit:Conform voorstel.5. Strategieplan GBTwente 2023 -2026Voorstel:Vaststellen het bijgevoegd strategisch meerjarenplan 2023-2026 van GBTwente.Besluit:Conform voorstel.Mevrouw Zinkweg geeft aan dat GBTwente inmiddels een aantal raden van gemeenten heeft bezocht. Er zijn geen zienswijzen binnen gekomen.Mevrouw Oosterbroek vraagt hoe de bezoeken aan de raden zijn verlopen.Oldenzaal en Enschede zijn we binnenkort welkom.De heer Koster geeft aan dat in Twenterand het strategisch plan kort is aangestipt. De NCNP bezwaren zijn veelvuldig besproken. Al met al, was het een geslaagde bijeenkomst. Belangrijk is te benadrukken dat GBTwente een uitvoeringsorganisatie is. De heer Cloosterman geeft aan dat in Almelo het ongeveer hetzelfde verliep. Ook de uitleg over de OZB en de WOZ-waarde kwam daar goed aan de orde. Losser en Enschede zijn de volgende gemeenten waar GBTwente bij de raden op bezoek gaat.Mevrouw Zinkweg benadrukt dat GBTwente bij iedere gemeente langs wil komen, dit aanbod is nog steeds van kracht.Mevrouw Steen probeert dit in Hengelo ook te bewerkstelligen.6. Status opvolging bevindingen Managementletter 2022 Voorstel:Kennisnemen van de status van de opvolging van de bevindingen in de managementletter 2022.Besluit:Conform voorstel.7. Strategisch informatiebeveiligingsbeleid GBTwente 2023-2026Voorstel:Kennisnemen van het strategisch informatiebeveiligingsbeleid GBTwente 2023-2026.Besluit:Conform voorstel.8. Privacy beleid en -reglementVoorstel:Kennisnemen van het privacy beleid en -reglement inclusief bijlagen.Besluit:Conform voorstel.9. Governance op AVG en overzicht beveiligingsincidenten en datalekken 2022VoorstelKennisnemen van: a. De verantwoording governance AVG 2022;b. Beveiligingsincidenten en datalekken 2022.Besluit:Conform voorstel.Mevrouw Zinkweg is van mening dat het aantal incidenten meevalt. Daarnaast is het goed dat de medewerkers zich veilig genoeg voelen om een melding te maken van een incident. Door het incident en de opvolging ervan te bespreken wordt bewustwording gecreëerd. 10. Ontwikkeling oninbaar afgelopen jarenVoorstel:Kennisnemen van de ontwikkeling van de oninbaarheid van gemeentelijke belastingen in de afgelopen jaren.Besluit:Conform voorstel.11. Stijging proceskostenvergoeding per 1 januari 2023Voorstel:Kennisnemen van de ontwikkeling van de stijging van de proceskostenvergoeding per 1 januari 2023.Besluit:Conform voorstel.Mevrouw Zinkweg merkt op dat een aantal gemeenten bij het vaststellen van de OZB-tarieven rekening houden met de proceskostenvergoeding. Maar er zijn ook gemeenten die dat niet doen. Nu de hoogte van de uit te betalen vergoeding met 10% stijgt en het aantal bezwaren waarschijnlijk verdubbeld, is het misschien ook goed voor de gemeenten die dat nog niet doen om te kijken of ze (een deel van) de kosten kunnen verdisconteren in de tarieven.De heer Koster meldt dat hij de proceskostenvergoeding opneemt in de begroting.De heer Cloosterman is blij dat de staatsecretaris van financiën in actie komt. Dat is al een signaal. De VNG zit volgende week met de staatsecretaris om de tafel. De WOZ-waarde is namelijk niet één getal. Voorheen was er de Fierens-drempel die dit probleem in beginsel pareerde. De heer Cloosterman heeft input gestuurd naar de VNG voor hun gesprek met de staatssecretaris om dit probleem aan te pakken. Als alles zo blijft als het is, wordt het een onuitvoerbare taak. Den Haag zal moeten komen met een aantal maatregelen. De heer Teutelink vraagt of input die verzonden is naar de VNG tevens naar de bestuursleden kan worden doorgestuurd. Binnen de gemeenten zijn er ook bestuurders die kunnen lobbyen.De heer Vermorken meldt dat de campagne die GBTwente voert wel heel goed is.Als afsluiter geeft mevrouw Zinkweg aan dat het uiteraard aan elke gemeente zelf is om te bepalen of ze de kosten meenemen in het tarief, zolang het maar een bewuste keuze is geweest.12. AanbestedingskalenderVoorstel:Kennis te nemen van de aanbestedingskalender.Besluit:Conform voorstel.13. Update externe ontwikkelingen (wordt mondeling toegelicht)Er zijn geen nadere updates.14. RondvraagGeen van de bestuurders heeft nog iets voor de rondvraag. De voorzitter sluit de vergadering om 10:45 uur.ActielijstDoorlopende en/of terugkerende actiepuntenGereed (vervalt op het volgende verslag)BesluitHet algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente heeft het verslag van de vergadering van 5 april 2023 conform voorstel vastgesteld. OndertekeningSecretarisDe heer J.A.G. Cloosterman………………………………….Voorzitter Mevrouw E. Zinkweg-Ankone…………………………………….