BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio IJsselland

Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Het dagelijks bestuur besluit:
- •het Inkoop- en aanbestedingsbeleid maart 2023 vast te stellen;
- •in te stemmen om het mandaat te verleggen van DB naar de directeur om in bijzondere omstandigheden af te wijken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid;
- •de nieuwe Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten maart 2023 vast te stellen;
- •het huidige Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2015 en Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten 2015 in te trekken.
Inleiding
In deze beleidsnotitie is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de Veiligheidsregio IJsselland (hierna te noemen: VRIJ) en GGD IJsselland (hierna te noemen: GGDIJ) uitgewerkt. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid ligt voor beide organisaties op één lijn, ook omdat de bedrijfsvoering door de VRIJ voor beide organisaties wordt uitgevoerd. Daarom is ervoor gekozen om één gezamenlijk beleid op te stellen.
Door gewijzigde wet- en regelgeving werd het noodzakelijk om het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van 2015 aan te passen. Van die gelegenheid is gebruik gemaakt om ook andere onderdelen te actualiseren. De verschillende beleidsuitgangspunten zijn opnieuw bekeken.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid, welke in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand is gekomen. Op het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is de Europese en nationale aanbestedingswetgeving van toepassing.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld door het bestuur van VRIJ en GGD, is bedoeld voor collega’s die op welke manier dan ook (beleidsmatig, beheermatig, controlematig) te maken hebben met inkoop en aanbesteding. Daarnaast zorgt het ervoor ook dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die VRIJ en GGDIJ bij haar inkopen hanteert. Het zorgt derhalve voor transparantie bij inkopen. Belangrijke speerpunten in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn: doel- en rechtmatig inkopen, integer handelen, maatschappelijk verantwoord inkopen, stimuleren van innovatie en regionale economie.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is vormgegeven door de volgende uitgangspunten te beschrijven:
- 1.
Juridische uitgangspunten: hoe gaan VRIJ en GGDIJ om met de relevante regelgeving?
- 2.
Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaan VRIJ en GGDIJ om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces?
- 3.
Economische uitgangspunten: hoe gaan VRIJ en GGDIJ om met de markt en (regionale) ondernemers?
- 4.
Organisatorische uitgangspunten: hoe kopen VRIJ en GGDIJ in?

1 Definities
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Aanbesteden
Een selectieprocedure, om op basis van selectie- en gunningscriteria keuze te maken uit één of meerdere leveranciers.
Aanbestedingswet
Herziene aanbestedingswet 2012 gebaseerd op de richtlijn 2014/24/EU.
Contractant
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van VRIJ en GGDIJ.
Diensten
Overheidsopdracht voor Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet; dit betreft de niet- fysieke goederen.
Enkelvoudig onderhands aanbesteden
Aanbestedingsprocedure waarbij je zelf één leverancier selecteert.
Inkoop
(Rechts)handelingen gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen
Overheidsopdracht voor Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet; dit betreft aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Dit zijn zaken die tastbaar zijn maar die niet onder Werken vallen.
Meervoudig onderhands aanbesteden
Aanbestedingsprocedure waarbij drie of meer ondernemingen worden uitgenodigd om een inschrijving in te dienen.
Nationaal aanbesteden
Aanbestedingsprocedure waarbij op nationaal niveau een aankondiging van een opdracht wordt geplaatst op Tenderned.
Offerte
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van VRIJ en GGDIJ voor te verrichten prestaties of een (Europese)
Aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.
Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Lokale ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ die een vestiging heeft in het werkgebied van de 11 gemeenten waarvoor VRIJ en GGDIJ werken.
Social Return
Het creëren van werkgelegenheid voor mensen die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt.
Werken
Overheidsopdracht voor Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet; dit betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Hieronder valt de bouw van een kantoorgebouw, kazerne, brug of aanleg van een weg.
Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen veelal ook onder werken.

2 Doelstellingen
VRIJ en GGDIJ wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
- a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen | Gemeenschapsgelden worden op controleerbare en verantwoorde wijze aangewend en besteed. VRIJ en GGDIJ leven de bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast kopen VRIJ en GGDIJ efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal.
- b. Een integere, betrouwbare, zakelijk e en professionele inkoper en opdrachtgever zijn | Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen VRIJ of GGDIJ en de Contractant. VRIJ en GGDIJ spannen zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
- c. Maatschappelijk verantwoord inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van maatschappelijke doelstellingen | VRIJ en GGDIJ hebben een rol bij de aanpak van maatschappelijke vraagstukken en wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren.
- d. Bijdrage leveren aan gehele prestatieniveau | Inkoop is ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van VRIJ en GGDIJ. Het Inkoop en aanbestedingsbeleid heeft dan ook als doelstelling om een continue bijdrage te leveren aan het algehele prestatieniveau van VRIJ en GGDIJ.
- e. Administratieve lastenverlichting | Zowel VRIJ en GGDIJ als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. VRIJ en GGDIJ verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren.

3 Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader
VRIJ en GGDIJ leven de actuele wet- en regelgeving na. Voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid volgen de meest relevante wet- en regelgeving uit:
Aa nbestedingswet 2012 (AanbW 2012) | Dit wettelijke kader implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). De Europese richtlijnen voor het aanbesteden van overheidsopdrachten komen voort uit EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, dienstverlening en vesting. Een belangrijk doel van deze reglementen is het stimuleren van vrije handel en eerlijke concurrentie tussen Europese lidstaten.
Gids Proportionaliteit | Deze Gids beschouwt het proportionaliteitbeginsel als een van de dragende beginselen van het aanbestedingsrecht. Het proportionaliteitbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht.
Aanbestedingsrichtlijn Werken (ARW 2016) | In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) | Dit is het Europees standaard formulier dat in Nederland wordt toegepast op aanbestedingen boven (verplicht) als onder de Europese aanbestedingsdrempel. Het UEA is een Eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een aanbestedingsprocedure. Inschrijvers hoeven dan niet het volledige bewijsmateriaal bij inschrijving te verstrekken, hetgeen de administratieve lasten verlicht.
Europese wet- en regelgeving | Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit bijvoorbeeld jurisprudentie.
Burgerlijk Wetboek (BW) | Het wettelijke kader voor de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten.
Gemeentewet (Gemw) | De basis waarop de gemeentelijke administratie wordt gecontroleerd en waarin de bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen is geregeld.
Wet open overheid ( Woo) | De aanbestedingsrichtlijnen geven aan dat er richting inschrijvers objectief, transparant en non-discriminator moet worden gehandeld. VRIJ en GGDIJ houdt zich aan die uitgangspunten, maar zal geen concurrentiegevoelige informatie, die zij in het kader van een aanbesteding heeft ontvangen, aan derden ontsluiten.
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) | Organisaties moeten voldoen aan de regels van de AVG op het moment dat persoonsgegevens worden verwerkt.
Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) | VRIJ en GGDIJ zijn op grond van de Wgr openbare lichamen via gemeenschappelijke regelingen van de 11 deelnemende gemeenten.
Wet veiligheidsregio’s (Wvr) | De wet bepaalt de taken van het bestuur van een Veiligheidsregio en stelt een aantal basiseisen aan de organisatie.
Wet publieke gezondheid (Wpg) | De wet bepaalt de taken van het bestuur van een GGD en stelt een aantal basiseisen aan de organisatie.

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen
VRIJ en GGDIJ nemen bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
Daarnaast nemen VRIJ en GGDIJ de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht, dit zijn:
Gelijke behandeling | Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie | Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie | De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid) | De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. VRIJ en GGDIJ passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning | Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van VRIJ en GGDIJ.

3.3 Uniforme documenten
VRIJ en GGDIJ streven er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat opdrachtnemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. VRIJ en GGDIJ passen in ieder geval – indien van toepassing – de volgende uniforme documenten toe:
- -Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, op basis van het VNG Model;
- -Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT);
- -Gids Proportionaliteit;
- -Gedragsverklaring aanbesteden;
- -Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);
- -Uniforme klachtenregeling aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken;
- -Verwerkersovereenkomst, volgens VNG Model;
- -Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

3.4 Mandaat en volmacht
Inkopen vinden plaats met inachtneming van de geldende mandaatbesluiten van VRIJ en GGDIJ.
VRIJ en GGDIJ zijn slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en privaatrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid
Dit beleid dient als standaard voor de werkwijze bij inkopen en aanbesteden. Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn in bijzondere omstandigheden slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de directeur van VRIJ respectievelijk GGDIJ voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Bij afwijkingen met een gevoelig karakter en/of met grote impact op de organisatie besluit de directeur de afwijking voor te leggen aan het DB.

3.6 Klachtenregeling
Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Het is de bedoeling dat klager en de partij waarop de klacht betrekking heeft van de behandeling van klachten leren en de opgedane kennis bij toekomstige aanbestedingen gebruiken.
VRIJ en GGDIJ voorzien in deze klachtenregeling door in de aanbestedingsdocumenten duidelijk te vermelden waar en hoe de belanghebbende een klacht kan aandienen over de aanbesteding of onderdelen daarvan.
Daarnaast hebben VRIJ en GGDIJ elk een eigen klachtenregeling voor de behandeling van algemene klachten.

4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit
- a.
VRIJ en GGDIJ stellen bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De bestuurders en ambtenaren van VRIJ en GGDIJ handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. In de beoordeling van aanbiedingen mogen dan ook geen politieke en/of ideologische aspecten worden betrokken.
- b.
VRIJ en GGDIJ contracteren enkel integere ondernemers.
VRIJ en GGDIJ willen enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden zoals genoemd in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet 2012, het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden of het toepassen van de Wet Bibob (Bevordering integriteitsbeoordelingen door openbaar bestuur).
Contractant en haar onderaannemers, dienen daarbij de naleving van de universele rechten van de mens waaronder vakbondsvrijheid en het verbod op kinderarbeid, gedwongen arbeid en discriminatie te respecteren.
Contractant heeft daarbij een inspanningsverplichting om dit afhankelijk van een redelijke inschatting van de risico’s bij haar onderaannemers te controleren en te borgen.
Ondernemers die niet aan voorgaande voldoen worden uitgesloten van deelname aan aanbestedingen door VRIJ en GGDIJ.

4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen
VRIJ en GGDIJ hebben een rol en voorbeeldfunctie bij de aanpak van maatschappelijke vraagstukken en neemt daar waar mogelijk bij inkoop en aanbestedingen milieu- en sociale aspecten in acht. VRIJ en GGDIJ gaan dit doen door maatschappelijk verantwoord (MVI) in te kopen. Bij MVI wordt gestreefd naar een balans tussen mens, milieu- en financiën.
Duurzaam inkopen en aanbesteden
MVI zal ingezet worden om een concrete bijdrage te leveren aan de realisatie van duurzaamheidsdoelstellingen van VRIJ en de GGDIJ. Hierbij gaat het om ambities op het gebied van bijvoorbeeld CO2-emissiereductie en de transitie naar circulaire economie.
Voor inkopen en aanbesteden betekent het in de praktijk dat:
- •bij de product- en marktanalyse geïnventariseerd wordt welke kansrijke duurzame mogelijkheden de aan te besteden diensten, producten en werken bieden;
- •waar mogelijk duurzaamheidscriteria in aanbestedingen worden opgesteld;
- •de duurzame prestaties tijdens contractfase worden gemonitord en geregistreerd;
- •waar mogelijk rekening wordt gehouden met lokale economie en ondernemers, zie par. 5.2.
Sociaal inkopen en aanbesteden
Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsintegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – Social Return on Investment (SROI). VRIJ en GGDIJ hebben oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleren daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en/of personen met een grote afstand tot het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Waar mogelijk zullen VRIJ en GGDIJ de positie als opdrachtgever aanwenden om arbeidsparticipatie van specifieke doelgroepen uit de samenleving te realiseren.

5 Economische uitgangspunten
5.1

Product- en marktanalyse
Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
VRIJ en GGDIJ achten het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
- a.
VRIJ en GGDIJ achten een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.
VRIJ en GGDIJ streven naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. VRIJ en GGDIJ moeten in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
- b.
VRIJ en GGDIJ kiezen voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van VRIJ en/of GGDIJ door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. VRIJ en GGDIJ kiezen in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
5.3

Lokale economie & MKB
- a.
VRIJ en GGDIJ hebben oog voor lokale economie.
In gevallen waar een enkelvoudig inkoop en/of een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en ondernemers.
Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en VRIJ en GGD moeten niet onnodig nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokale inkoop kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop en duurzaamheiddoelstellingen.
- b.
VRIJ en GGDIJ hebben oog voor midden- en kleinbedrijf (MKB) en startende ondernemers.
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. VRIJ en GGD houden echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kunnen VRIJ en GGDIJ doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder-aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Innovatie
VRIJ en GGDIJ moedigen, daar waar mogelijk, innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laten VRIJ en GGDIJ ruimte aan de opdrachtnemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.

5.5 Samenwerkingsverbanden
VRIJ en GGDIJ hanteren als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere veiligheidsregio’s, GGD-en, NIPV en overige aanbestedende diensten.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure
Drempelbedragen
VRIJ en GGDIJ verplichten zich bij het inkopen en aanbesteden voor werken, leveringen en diensten de aanbestedingsvormen en drempelbedragen te hanteren, zoals opgenomen in onderstaande overzicht.
Leveringen en Diensten
< € 50.000 | Enkelvoudig onderhandse uitnodiging of indien proportioneel meervoudig onderhands
> € 50.000 < € 215.000 | Bepalen inkoopprocedure aan de hand van “criteria voor bepalen inkoopprocedure’; in praktijk vaak de meervoudig onderhandse procedure
> € 215.000 | Europese aanbestedingsprocedure
Werken
< € 150.000 | Enkelvoudig onderhandse uitnodiging of indien proportioneel meervoudig onderhands
> € 150.000 < € 5.382.000 | Bepalen inkoopprocedure aan de hand van “criteria voor bepalen inkoopprocedure’; in praktijk vaak de meervoudig onderhandse procedure
> € 5.382.000 | Europese aanbestedingsprocedure
Criteria voor bepalen inkoopprocedure
Indien de opdrachtwaarde voor een levering of dienst tussen de € 50.000 en de Europese drempel ligt, en voor een werk tussen de € 150.000 en de Europese drempel, wordt de inkoopprocedure bepaald aan de hand van de volgende onderzoekcriteria (op basis van de Gids Proportionaliteit):
- •omvang van de opdracht;
- •transitiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;
- •aantal potentiële inschrijvers;
- •gewenste eindresultaat;
- •complexiteit van de opdracht;
- •type van de opdracht en karakter van de markt.
De uitwerking van deze criteria met uiteindelijk de keuze van de geschikte aanbestedingsprocedure maakt onderdeel uit van de inkoopstrategie en wordt vastgelegd op een inkoopstartformulier. Een verdere toelichting op de criteria en de toepassing daarvan staat op de inkoopsite (intranet).
Uitleg procedures
Enkelvoudig onderhands: Aanbestedingsprocedure waarbij VRIJ en GGDIJ zelf één leverancier selecteert en een offerte opvragen; er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers; VRIJ en GGD onderbouwen de keuze voor de leverancier. Maximaal bedrag van €50.000 is berekend op 4 jaar of als maximale éénmalige investering.
Let op: bij deze procedure kan het nuttig zijn bij meerdere leveranciers offertes op te vragen omdat de prijs/kwaliteitsverschillen s
oms groot kunnen zijn!
Meervoudig onderhands: Aanbestedingsprocedure waarbij drie of meer ondernemingen worden uitgenodigd een inschrijving te doen, of een offerte uit te brengen. Er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers; VRIJ en GGDIJ onderbouwen de keuze voor de leveranciers. Deze procedure wordt toegepast bij een bedrag tussen € 50.000 en € 215.000 voor leveringen en diensten en bij een bedrag tussen € 150.000 en € 5.382.000 voor werken berekend over 4 jaar of als maximale éénmalige investering. Het invullen van een inkoopstartformulier is verplicht.
Let op: de keuze voor deze leveranciers komt voort uit een korte verkenning van de markt.
Nationale openbaar: Aanbestedingsprocedure waarbij VRIJ en GGDIJ op nationaal niveau een aankondiging voor een opdracht plaatsen op Tenderned. Uitsluitend nationale leveranciers kunnen hierop inschrijven. Het is proportioneel deze procedure te gebruiken bij een raming tussen € 140.000 en € 215.000 berekend over 4 jaar. VRIJ en GGDIJ zullen deze procedure beperkt toepassen, omdat (aan de hand van criteria) vaak wordt gekozen voor de meervoudig onderhandse procedure.
Europees: Aanbestedingsprocedure waarbij VRIJ en GGDIJ op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht plaats op TenderNed, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving; er is vrije concurrentie tussen alle EU-leveranciers. Van toepassing bij aankopen van een bedrag boven € 215.000 voor leveringen en diensten en boven € 5.382.000 voor werken berekend over 4 jaar.
De Europese drempelbedragen gelden voor 2022/2023 en zijn, evenals de overige genoemde bedragen, exclusief omzetbelasting. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De gewijzigde bedr
agen zijn automatisch (zonder formele vaststelling) van toepassing op dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Sociale en andere specifieke diensten
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende belangen van deze diensten. In de Richtlijn 2014/24/EU (bijlage XIV) staat een opsomming van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, catering, post en juridische dienstverlening.
Boven de drempel van €750.000: een aankondiging (of een vooraankondiging) en een gunningsbericht op Tenderned is verplicht. In de prakrijk wordt vaak een Meervoudig onderhandse of Europese aanbesteding uitgevoerd.
Onder de drempel van €750.000: in de praktijk zal vaak tussen de € 50.000 en de €750.000 een meervoudige onderhandse procedure toegepast worden.
Inkoopstrategie
Bij iedere inkoop boven €50.000 voor leveringen en diensten en boven €150.000 voor werken dient de budgethouder een inkoopstrategie (middels invullen van een inkoopstartformulier) op te stellen en te bespreken met de inkoopadviesfunctie. In de inkoopstrategie worden alle overwegingen zoals opgenomen in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid nader uitgewerkt (onder andere ten aanzien van de beleidsdoelstellingen). De inkoopstrategie dient te worden gevoegd bij het inkoopdossier.
In de situatie dat de inkoopadviesfunctie en de budgethouder geen overeenstemming kunnen bereiken over de inkoopstrategie, wordt de door de budgethouder opgestelde inkoopstrategie gezamenlijk met het afwijkende advies van de inkoopadviesfunctie ter besluitvorming aan het MT voorgelegd. In geval van afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt tevens te bepaling onder artikel 3.5.

5.7 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de totale waarde van de opdracht (excl. BTW), met inachtneming van de Gids Proportionaliteit. Hierbij worden alle kosten –aanschaf, implementatie, onderhoud etc. (excl. Btw)- voor de komende 4 jaar geraamd. Op basis van deze raming wordt de aanbestedingsprocedure bepaald. De raming wordt gemaakt door de budgethouders, eventueel in overleg met de inkoopfunctie en is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. VRIJ en GGDIJ willen immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Bij twijfel of een opdracht net onder of boven een drempelbedrag valt kiezen VRIJ en GGDIJ gemotiveerd voor een bepaalde procedure.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen VRIJ en GGDIJ een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn).
VRIJ en GGDIJ stellen uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en de inschrijving die in redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Selectie-, gunningscriteria en wegingen worden in geval van openbare aanbestedingen altijd vooraf bekend gemaakt. In geval van meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt op het Inkoopstartformulier vastgelegd waarom de betreffende ondernemers zijn uitgenodigd.

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces
Het inkoopproces bestaat in algemene zin uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Stap | Fase inkoopproces | Toelichting
1 | Voortraject | - •Bepalen van inkoopbehoefte - •Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) - •Raming en bepalen van het financiële budget - •Keuze Offerteaanvraag
2 | Specificeren | - •Opstellen van eisen en wensen - •Omschrijven van de opdracht - •Opstellen Offerteaanvraag
3 | Selecteren | - •Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers - •Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of Tenderned - •Offertes evalueren - •Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) - •Gunning aan winnende Ondernemer
4 | Contracteren | - •Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant - •Registreren getekende overeenkomst - •Informeren afgewezen Ondernemers
5 | Bestellen | - •Uitvoeren van de opdracht - •Eventueel met het doen van bestellingen
6 | Bewaken | - •Bewaken termijnen - •Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken. - •Tijdige betaling facturen
7 | Nazorg | - •Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd - •Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2 Inkoop in de organisatie
Inkoop is door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd. Dat betekent dat iedere budgethouder zelfstandig gemandateerd is voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Budgethouders kunnen een beroep doen op de inkoopadviesfunctie die ervoor zorgt dat er in voldoende mate beschikking is over aanbesteding technische en juridisch kennis.

6.3 Verantwoordelijken
In algemene zin zijn de rollen zoals hieronder uiteengezet
- 1.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door de (vak)teams/budgethouders
Het MT van VRIJ en GGDIJ zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In de praktijk is de uitvoering belegd bij de diverse (vak)teams/budgethouders.
- 2.
Rol van de budgethouders
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkopende budgethouder zijn:
  - a.
verantwoordelijk voor naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures;
  - b.
verantwoordelijk voor het volledige inkoopproces van raming tot en met contractmanagement;
  - c.
het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier;
  - d.
het plaatsen van bestellingen en het handhaven van gemaakte afspraken in het contract;
  - e.
het mede opstellen en realiseren van inkoopacties.
- 3.
Rol van de inkoopadviesfunctie
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:
  - a.
het adviseren van budgethouders, projectleiders en het MT over inkopen en aanbesteden;
  - b.
verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van het inkoopbeleid;
  - c.
kennisontwikkeling inkoop en aanbesteden budgethouders;
  - d.
het verbeteren en professionaliseren van de inkoopfunctie;
  - e.
het opstellen van een inkoopactieplan en rapporteren over voortgang en resultaat;
  - f.
regelmatig onderhouden van de inkoopsite (intranet) van VRIJ en GGDIJ met de richtlijnen, uitwerking inkoopprocedures, werkmethoden en overige hupmiddelen;
  - g.
inkoopcoördinatie tussen de afdelingen of VRIJ en GGDIJ overstijgend;
  - h.
deelname aan regionale en landelijke vakgroepen inkoop;
  - i.
eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden;
  - j.
in samenwerking met de budgethouder opstellen van een inkoop- en aanbestedingskalender;
Overlegvormen
- -De budgethouders/projectleiders stemmen individuele aanbestedingen af met de opdrachtgever;
- -De budgethouders/projectleiders leggen per individuele aanbesteding de inkoopstrategie vast op een inkoopstartformulier en legt het voor aan de inkoopadviesfunctie;
- -Bij Europese- en complexe meervoudig onderhandse aanbestedingen zorgt de inkoopadviesfunctie voor (externe) inkoopbegeleiding van het aanbestedingsproces;
- -Periodiek vindt overleg plaats tussen de inkoopadviesfunctie en de budgethouders.

6.4 Contractvorming
Met het sluiten van een overeenkomst (ook opdrachtverstrekking offerte) wordt het inkooptraject afgesloten. Over het algemeen zal er tijdens een inkooptraject een conceptovereenkomst voorgelegd worden. Potentiële opdrachtnemers kunnen tijdens de inkoopprocedure suggesties en tekstvoorstellen doen om de overeenkomst zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de aard en omvang van de opdracht. Daarbij worden risico’s evenwichtig mogelijk verdeeld.
Algemene inkoopvoorwaarden
VRIJ en GGDIJ maken bij alle inkopen gebruik van algemene inkoopvoorwaarden:
- -Voor leveringen en diensten algemeen: Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten VRIJ/GGDIJ;
- -Voor ICT-leveringen en dienstverlening: Gemeentelijke voorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT);
- -Voor werken: UAV en/of UAV GC
Voorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Bij iedere aanbesteding zullen potentiële opdrachtnemers wel in de gelegenheid gesteld worden om suggesties te doen voor afwijking van de inkoopvoorwaarden om zodoende de voorwaarden te laten aansluiten bij de aard en omvang van de opdracht.
Contractmanagement
Na afronding van de inkoopprocedure en het sluiten van de overeenkomst begint er een nieuwe fase: het uitvoeren van de opdracht. VRIJ en GGDIJ willen hierin een professioneel opdrachtgever zijn. Naast het systematisch beheren van de overeenkomsten in één centraal register (a.d.h.v. drempelbedrag en looptijd) hechten VRIJ en GGDIJ waarde aan het uitvoeren van contractmanagement opdat beide partijen het contract adequaat en zoals afgesproken uitvoeren. Goed contractmanagement levert een belangrijke bijdrage aan het beoogde (contract)resultaat en voorkomt onnodige kosten. Op basis van omvang en risico wordt per contract het contractmanagement ingericht.

6.5 Herijking inkoopbeleid
De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera) als interne factoren (verdere professionalisering). Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt daarom in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard.