BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek

ARCHIEFVERORDENING REGIO STEDENDRIEHOEK
De regioraad van de Gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 22 december 2016;
gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 39 van de Gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek;
B E S L U I T:
vast te stellen de volgende verordening:
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor het beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden van het openbaar lichaam, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I Definities
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- 1.
wet: de Archiefwet 1995;
- 2.
Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995;
- 3.
openbaar lichaam: het openbaar lichaam, genaamd Regio Stedendriehoek, als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
- 4.
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde archivaris;
- 5.
beheerder: degene die ingevolge artikel 6 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- 6.
archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;
- 7.
archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;
- 8.
archiefbewaarplaats: een overeenkomstig artikel 1 onder f van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van het openbaar lichaam voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 4
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 5
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voorschriften vast.
Artikel 6
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 7
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Hoofdstuk III De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 8
Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn.
Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 10
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 11
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 12
De archivaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden worden beheerd.
Artikel 13
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 14
De archivaris brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 15
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:
- 1.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- 2.
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- 3.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- 4.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- 5.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Hoofdstuk V Verslaglegging door het dagelijks bestuur aan de regioraad
Artikel 16
Het dagelijks bestuur brengt eenmaal per twee jaar aan de regioraad verslag uit omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 17
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van publicatie.
Artikel 18
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2016 van de Gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de regioraad, gehouden op 22 december 2016
Bijlage 1 Memorie van toelichting
De Archiefwet 1995 stelt algemene eisen aan het beheer van alle informatie van de overheid. Daarmee is deze wet de belangrijkste voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet stelt extra eisen aan archiefbescheiden die blijvend worden bewaard. De wet regelt ook dat deze blijvend te bewaren informatie wordt bewaard in openbare archiefbewaarplaatsen en daar beschikbaar wordt gesteld voor iedere burger. De wet is een wet op hoofdlijnen; een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995. Op zijn beurt bevat dit Archiefbesluit weer bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn weer verder uitgewerkt in de Archiefregeling en in deze verordening.
De Archiefwet 1995, artikel 40, bepaalt dat een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen tevens een voorziening inhoudt omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk in overeenstemming met de Archiefwet.
Voor de Gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek betekent dit dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die het orgaan ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de regioraad vast te stellen verordening. Deze archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent het openbaar lichaam haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het eigen handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit vier gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het dagelijks bestuur geregeld moeten worden. Hoofstuk III handelt over de aanwijzing van een archiefbewaarplaats. Hoofdstuk IV regelt het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en de wijze waarop het dagelijks bestuur wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk V bevat een bepaling over het informeren van de regioraad door het dagelijks bestuur.
Deze verordening is opgesteld voor de gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek, ter behartiging van gemeenschappelijke belangen van de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen. De verordening is opgesteld aan de hand van de vigerende landelijke wet- en regelgeving geldend op 1 januari 2016.
Artikelsgewijs
Artikel 1
De onder d bedoelde archivaris betreft de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De vestigingsplaats van de gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek bepaalt welke archivaris voor de Regio Stedendriehoek wordt aangewezen.
Met het onder f genoemde wettelijke begrip archiefbescheiden wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van het openbaar lichaam. Dit ongeacht de vorm (analoog of digitaal) of de leeftijd van de archiefbescheiden.
De archiefruimte, genoemd onder g, is de ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Onder het onder h genoemde begrip archiefbewaarplaats wordt verstaan de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.
Artikel 2
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Het Archiefbesluit, artikel 11, stelt daarnaast dat de zorgdrager zodanige voorzieningen treft ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Dit geldt voor archiefbescheiden die op basis van de geldende selectielijst voor permanente bewaring zijn aangewezen. Archiefbescheiden die niet voor permanente bewaring zijn aangewezen dienen voor de duur van hun bewaartermijn ook steeds raadpleegbaar te zijn.
Artikel 7
In het Archiefbesluit, artikel 13, is vastgesteld dat de zorgdrager verplicht is maatregelen te nemen tegen calamiteiten zoals brand, inbraak, wateroverlast, milieu-invloeden en dergelijke bij het bouwen, inrichten en gebruiken van archiefruimten.
Artikel 8
De gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek heeft haar zetel in Twello (gemeente Voorst), maar is volgens de regeling statutair gevestigd te Apeldoorn. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats gaat uit van de plaats van de statutaire vestiging, i.c. Apeldoorn.
Artikel 14
De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan de regioraad.
Artikel 16
Hierdoor wordt de regioraad in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. De twee jaarlijkse verslaglegging door het dagelijks bestuur aan de regioraad vormt tevens de basis voor de door de regioraad aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling te verstrekken informatie en inlichtingen.