BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2023
Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2023
De directeur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord
Overwegende
- •dat Veiligheidsregio Noord-Holland Noord zorg draagt voor de taken als genoemd in de Wet veiligheidsregio’s;
- •dat werken volgens het principe van integraal management bijdraagt aan een effectieve en efficiënte taakuitvoering door Veiligheidsregio Noord-Holland Noord;
- •dat bijgedragen wordt aan het voeren van een rechtmatige en doelmatige bedrijfsvoering, door het vaststellen van een budgethoudersregeling;
Gelet op
- •de financiële verordening Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2019;
- •de mandaatregeling van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2016;
Besluit:
- •In te trekken de regeling budgethouders Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2018.
- •Vast te stellen de budgethoudersregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2023.
- •De budgethoudersregeling Veiligheidsregio 2023 treedt in werking op 1 maart 2023.
Artikel
1:

Definities
a.
Budget: Een deel van de begroting uitgedrukt in lasten en baten en verbonden aan een programma, product, taakveld of investering;
b.
Investeringsbudget of krediet: Het totaal van de beschikbare middelen voor het uitvoeren van een eenmalige investering in een goed of werk, wat niet aan een begrotingsjaar is gebonden;
c.
Beheersbaar: Doeltreffend, doelmatig en rechtmatig handelen;
d.
Hoofdbudgethouder: Directeur in dienst van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord aan wie het totaal van baten en lasten is toegekend in de vorm van budgetten en investeringskredieten en welke het mandaat heeft deze middelen beheersbaar te besteden voor de inhoudelijke en financiële realisatie van de aan hen toegewezen programma’s of organisatieonderdelen;
e.
Budgethouder: Functionaris in dienst (meestal teammanager, plv teammanager en hoofd binnen bedrijfsvoering) van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord aan wie een totaal van baten en lasten is toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten doormiddel van ondermandaat door de hoofdbudgethouder en die het mandaat heeft deze middelen beheersbaar te besteden voor de inhoudelijke en financiële realisatie van de aan hem toegewezen programma’s of organisatieonderdelen.
f.
Besteller: Functionaris in dienst van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord die door de budgethouder is aangewezen om 1 of meerdere budgetten te beheren en om verplichtingen aan te gaan in de vorm van het plaatsen en fiatteren van bestellingen tot een bepaald vastgesteld (drempel)bedrag binnen de door de budgethouder daarvoor toegekende budgetten.
g.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid: Het door de directie vastgestelde beleid voor het rechtmatig doen van inkopen c.q. het aangaan van verplichtingen bij derden.
h.
Begrotings- en verantwoordingsdocumenten: Jaarplan, managementrapportage, kadernota, begroting, bestuursrapportage en jaarstukken.
Artikel 19 van de financiële verordening 2019 Veiligheidsregio Noord-Holland Noord bepaalt dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten.
Artikel 2 van de mandaatregeling 2016 bepaalt dat de directeur een algemeen mandaat krijgt.
Artikel 5 van de mandaatregeling staat toe dat de directeur ondermandaat kan verlenen aan één of meer onder diens verantwoordelijkheid werkende functionarissen. In de budgethoudersregeling wordt ten behoeve van de beheersing van de begrotingsuitvoering het budgethouderschap binnen de ambtelijke organisatie nader gereguleerd. In deze regeling wordt beschreven hoe binnen Veiligheidsregio Noord-Holland Noord wordt omgegaan met de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van budgetten.
Artikel
2:

Aanwijzen en beëindigen van budgethouders, budgetbeheerders en bestellers
1.
De directeur is de hoofdbudgethouder.
2.
De hoofdbudgethouder kan onder zijn verantwoordelijkheid werkzame functionarissen schriftelijk aanwijzen als budgethouder.
3.
De budgethouder kan onder zijn verantwoordelijkheid werkzame functionarissen schriftelijk aanwijzen als budgetbeheerder of besteller.
4.
De (hoofd)budgethouder kan aangeven dat bij zijn/haar afwezigheid de bevoegdheden kunnen worden uitgeoefend door een waarnemer op hetzelfde hiërarchische niveau of dienst.
5.
Jaarlijks wordt door de concerncontroller voor de aanvang van het begrotingsjaar, het overzicht van budgethouders, budgetbeheerders en bestellers aangeboden aan de hoofdbudgethouder. Het overzicht wordt in het Managementteam Veiligheidsregio (MT VR) door de directeur vastgesteld. Tussentijdse wijzigingen van budgethouders, budgetbeheerders en bestellers worden afzonderlijk vastgelegd.
6.
De opdracht tot uitoefening van het budgethouderschap kan door de hoofdbudgethouder worden beëindigd. Deze beëindiging wordt vastgelegd. De budgethouder kan dit doen ingeval dit de budgetbeheerder of besteller betreft. Bij beëindiging zal de hoofdbudgethouder het budgethouderschap tijdelijk waarnemen, bij afwezigheid van een waarnemende budgethouder, totdat deze een nieuwe budgethouder heeft aangewezen.
7.
De opdracht tot uitoefening van bestellingen kan door de (hoofd)budgethouder worden beëindigd. Bij beëindiging van een budgetbeheerder of besteller zal de waarnemende budgetbeheerder of besteller de werkzaamheden tijdelijk overnemen, totdat is vastgesteld en vastgelegd dat een nieuwe budgetbeheerder of besteller is aangewezen door de budgethouder.
8.
De budgethouder kan bij afwezigheid van een besteller optreden als besteller indien de hoofdbudgethouder of waarnemend budgethouder optreedt als budgethouder.
Artikel
3:

Verantwoordelijkheden hoofdbudgethouder, budgethouder, budgetbeheerder en besteller
1.
De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de aan hem toegekende begrotingsbudgetten met de daaraan gerelateerde risico’s en te behalen doelstellingen, prestaties en resultaten van de budgetten zoals deze is vastgelegd in de (gewijzigde) begroting. Hij is ook verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting vermelde inkomsten, waartoe hij door het dagelijks bestuur is gemandateerd.
2.
De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders, budgetbeheerders en de bestellers over de administratieve vastlegging en verantwoording.
3.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de door de hoofdbudgethouder toegewezen budgetten met de daaraan gerelateerde risico’s en te behalen doelstellingen, prestaties en resultaten van de budgetten. Hij is ook verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting vermelde inkomsten, waartoe hij door de hoofdbudgethouder is gemachtigd.
4.
De budgethouder mag alleen uitgaven doen als hier budget/dekking binnen de begroting voor is.
5.
De budgethouder zorgt voor tijdige aanlevering van gegevens aan de het team financiën van de afdeling bedrijfsvoering met betrekking tot inkomsten en uitgaven, zodat de te ontvangen en te betalen bedragen tijdig worden geregistreerd in de financiële administratie.
6.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de beheersing van één of meer budgetten en tot het aangaan van verplichtingen van de door de budgethouder daarvoor toegekende budgetten.
7.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de realisatie van de bestellingen en controleert of de (gefactureerde) prestatie is geleverd en houdt financieel overzicht.
8.
De besteller is verantwoordelijk voor het aangaan van verplichtingen in de vorm van plaatsen van bestellingen tot een vastgesteld (drempel)bedrag binnen de door de budgethouder daarvoor toegekende budgetten.
9.
De besteller is verantwoordelijk voor de realisatie van de bestellingen en controleert of de (gefactureerde) prestatie is geleverd.
Artikel
4:

Bevoegdheden hoofdbudgethouder, budgethouder, budgetbeheerder en besteller
1.
De hoofdbudgethouder, is namens het dagelijks bestuur bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal de (gewijzigde) begrotingsbudgetten en tot maximaal het bedrag van de vastgestelde investeringskredieten in de (gewijzigde) begroting.
2.
Bij het aangaan van verplichtingen betreffende inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken worden de inkoop- en aanbestedingsregels gevolgd.
3.
De budgethouder is namens de hoofdbudgethouder bevoegd tot het doen van uitgaven tot maximaal het gemandateerde bedrag op het aan hem gemandateerde budget of investeringskrediet.
4.
Het maximale budgetmandaat is:
- a.
Hoofdbudgethouder: binnen de vastgestelde (investerings-) begroting.
- b.
Budgethouder: binnen het vastgestelde (investerings-) budget met een fiatteer limiet voor bestellingen en facturen tot € 20.000.
5.
Het maximale bestelmandaat is:
- a.
Budgetbeheerder: tot € 10.000.
- b.
Besteller 2: tot € 5000.
- c.
Besteller 1: tot € 500.
6.
Artikel 2 wordt in het (bestel)mandaatoverzicht nader uitgewerkt op persoons- en functieniveau.
Artikel
5:

Verantwoording over inhoudelijk en financiële beleid
1.
De budgethouder legt tijdig via de managementrapportage, verantwoording af aan de hoofdbudgethouder over te verwachten afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten (zowel lasten als baten) die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
2.
De budgethouder draagt, binnen de vastgestelde termijnen van de planning- en controlecyclus, zorg voor de inhoudelijke en financiële gegevens voor de planning en controle verantwoordingsdocumenten.
3.
De concerncontroller adviseert het bestuur, hoofdbudgethouder en budgethouder gevraagd en ongevraagd over de uitvoering van deze budgethoudersregeling.
Artikel
6:

Budgetafwijkingen
1.
In de managementrapportages worden afwijkingen van baten en lasten groter dan € 25.000 en in bestuursrapportages worden afwijkingen van baten en lasten groter dan € 100.000 op product of PDC-categorieniveau ten opzichte van de laatst vastgestelde bestuurlijke verantwoordingsdocumenten verantwoord en toegelicht. Indien geen dekking is voor de budgetafwijking worden door de budgethouder de volgende acties in onderstaande volgorde uitgevoerd:
- a.
Doelmatiger, soberder en goedkoper uitvoeren.
- b.
Budgetoverschrijding oplossen binnen dezelfde product of PDC-categorieën.
- c.
Ten laste van een reserve of voorziening voor zover die hieraan is gerelateerd en onderbouwd met een schriftelijk voorstel aan de hoofdbudgethouder.
- d.
Budgetsubstitutie tussen product of PDC-categorieën binnen het eigen programma onderbouwd met een schriftelijk voorstel aan de hoofdbudgethouder.
2.
Verschuiving van budgetten tussen programma’s worden onderbouwd met een schriftelijk voorstel aan de hoofdbudgethouder.
3.
Inzet van de onderschrijding op de salariskosten als gevolg van vacatures of ziektevervanging worden onderbouwd met een schriftelijk voorstel aan de hoofdbudgethouder.
4.
Een schriftelijk besluit dat leidt tot overschrijding van de salariskosten ongeacht de hoogte van de overschrijding wordt genomen door de hoofdbudgethouder.
5.
Structurele budgetafwijkingen worden gedekt door structurele budgetten.
Artikel
7:

Taken team financiën en kwaliteit
1.
Het team financiën en kwaliteit controleert en vult de (budget)codering aan van de bestelling.
2.
Het team financiën en kwaliteit registreert en vult de budgetcodering aan van de factuur.
3.
Nieuwe budgetten met de bijbehorende boekingscombinaties mogen alleen aangemaakt worden als hiervoor budget is.
4.
Het team financiën en kwaliteit draagt zorg voor het tijdig in omloop brengen en betalen van de facturen en bewaakt de tijdige afhandeling door bestellers, budgetbeheerders en (hoofd)budgethouders.
5.
De adviseur, expert en het hoofd financiën en kwaliteit geven gevraagd of ongevraagd advies aan de (hoofd)budgethouder.
6.
Het team financiën en kwaliteit zorgt voor juist, volledig en tijdig inzicht in de budgetten.
Artikel
8:

Beperkingen en condities
1.
De functie van (hoofd)budgethouder, budgetbeheerder en besteller is onverenigbaar met een (financieel) registrerende administratieve functie dan wel een beheerdersfunctie van een applicatie met (financiële) beheers handelingen.
2.
De (hoofd)budgethouder, budgetbeheerder en besteller mogen bestellingen en inkoopfacturen waarbij belangenverstrengeling aan de orde is niet autoriseren.
3.
Indien deze regeling in bepaalde gevallen niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de directeur verder invulling geven aan c.q. afwijken van deze regeling.
Artikel
9:

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
De “Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2018“ wordt met ingang van 1 maart 2023 ingetrokken.
2.
Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2023.
3.
De Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2023 treedt in werking op 1 maart 2023.
Aldus vastgesteld door de directeur in de MT VR van 21 februari 2023
Krishna Taneja
Directeur