Inkoopbeleid GGD Groningen

Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Zorg (GR PG&Z)

gelet op

- Artikel 160 Gemeentewet;

- De Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit (w.o. de Gids Proportionaliteit)

- De Financiële verordening PG&Z

- Delegatie- en mandaatbesluit GGD Groningen

overwegende dat:

• gestreefd wordt naar optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van de taken en beleid, waarbij onder optimaal wordt verstaan dat de prijs en de kwaliteit van het werk, het product of de dienst in de juiste verhouding tot elkaar staan;

• ook voor het verlenen van opdrachten met een waarde die onder de Europese drempelwaarde ligt de fundamentele regels van het EG-verdrag in acht dienen te worden genomen, waaronder de beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling en transparantie;

• met deze beleidsregels wordt beoogd aan elke potentiele inschrijver een passende mate van openbaarheid te garanderen;

• met deze beleidsregels beoogd wordt de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden en inkopen te bevorderen, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen, de integriteit bij aanbestedingen, zowel intern als extern, te waarborgen en de verantwoording van de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures te waarborgen;

• rekening wordt gehouden met criteria van duurzaamheid, social return, regionale economie, innovatie en doelmatigheid.

BESLUIT:

vast te stellen het inkoopbeleid GGD Groningen.

Artikel 1 Geldigheid

Deze beleidsregels zijn van toepassing op inkopen en aanbestedingen door GGD Groningen.

Artikel 2 Afwijken

De directeur kan gemotiveerd afwijken van deze beleidsregels, voor zover dit niet in strijd is met wet- en regelgeving. Een voorstel aan de directeur om af te wijken van het beleid gaat altijd vergezeld van een advies van de juridisch adviseur.

Artikel 3 Beginselen

Alle inkopen en aanbestedingen van de GGD worden op objectieve, transparante en nondiscriminatoire wijze uitgevoerd en het proportionaliteitsbeginsel in acht wordt genomen. De gedragscode integriteit voor ambtenaren en voor bestuurders zijn daarbij leidend.

Artikel 4 Openbaarheid

Bij elke aanbestedingsprocedure wordt een passende mate van openbaarheid in acht genomen en voldoende concurrentie gewaarborgd, waarbij wordt gelet op het economische belang en de aard van de opdracht, de omvang van de markt en de omstandigheden van het geval. Aan deze 2

openbaarheid kan (onder meer) worden voldaan door publicatie van de aanbesteding op de website en het ter inzage leggen van de aanbestedingsdocumenten. De publicatie van nationale of Europese aanbestedingen geschiedt via daarvoor bedoelde media zoals TenderNed.

Artikel 5 Algemene Inkoopvoorwaarden

Bij iedere opdracht voor een werk, levering of een dienst worden, zo mogelijk reeds bij de offerte aanvraag, de Algemene Inkoopvoorwaarden GGD Groningen van toepassing verklaard. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn ontleend aan het VNG-model. Voor specifieke ICT-inkopen gelden de gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT).

Voor werken wordt hierin het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV en UAV-GC) van toepassing verklaard met uitzondering van het arbitraal beding. Voor de uitvoering wordt aangegeven welke voorwaarden op het betreffende werk van toepassing zijn.

Artikel 6 Opdrachtverstrekking

Indien een opdracht voor een werk, levering of een dienst wordt verstrekt dient dit op basis van een schriftelijke overeenkomst te geschieden, met in achtneming van de regels uit het delegatie en mandaatbesluit GGD Groningen.

Artikel 7 Drempelbedragen

Leveringen en diensten

Voor leveringen en diensten wordt de richtlijn van de Gids Proportionaliteit voor de decentrale overheid gevolgd om te bepalen welke procedure van toepassing is bij welke drempelbedragen. De Gids Proportionaliteit geeft voor leveringen en diensten de volgende richtlijn: 3

Werken

Voor werken wordt de richtlijn van de Gids Proportionaliteit voor de decentrale overheid gevolgd om te bepalen welke procedure van toepassing is bij welke drempelbedragen. De Gids Proportionaliteit geeft voor leveringen en diensten de volgende richtlijn:

NB : Indien de drempelbedragen voor leveringen en diensten en werken uit De Gids wijzigen moeten deze actuele drempelbedragen worden aangehouden.

Europese drempelbedragen

Deze drempelbedragen zijn :

• 1. a. leveringen en diensten: € 221.000

• 2. b. werken: € 5.548.000  

  Voor opdrachten in de categorie ‘sociale en andere specifieke diensten’ geldt in afwijking van de reguliere grensbedragen voor Europees aanbesteden een drempelbedrag van € 750.000 (aankondigingsplicht).

  Alle bedragen zijn exclusief BTW. Wanneer de looptijd van de opdrachten onbepaald is, wordt de waarde vastgesteld op 48 keer het maandbedrag (4 jaar).

  N.B. De vermeldden Europese drempelbedragen gelden tot 1 januari 2020 en wijzigen om de 2 jaar. De actuele drempelbedragen dienen te worden aangehouden.

  Artikel 8 Aanbestedingsstrategie

  Bij elke nationale en Europese aanbesteding wordt vooraf de aanbestedingsstrategie bepaald door de verantwoordelijke manager en afgestemd met de directeur. Voor inkopen die buiten de nationale en Europese procedure vallen zal de GGD, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, bepalen welke strategie wordt gehanteerd.

  Wij willen onze doelstellingen bereiken door flexibiliteit en maatwerk én door een expliciete afweging aan de voorkant op het juiste niveau van de strategische vraagstukken :

• 1. • Uitbesteden op (quasi-) inbesteden ?

• 2. • Kan de GGD profiteren door samenwerking te zoeken met derden ?  

  Bij samenwerking met andere publieke organisaties is er geen plicht om meerdere offertes op te vragen, zoals bedoeld in artikel 7 tot aan de Europese aanbestedingsdrempel. 4

  Artikel 9 Onderhandse aanbestedingen

  Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen streeft de GGD Groningen ernaar om kandidaten uit het regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. Bij enkelvoudige onderhandse procedures gaat de voorkeur uit naar een regionaal bedrijf.

  Artikel 10 Klachten

  Klachten over een aanbestedingsprocedure worden afgehandeld op de door de GGD Groningen vastgestelde wijze, bij de aangestelde klachtenfunctionaris.

  Artikel 11 Aanbestedingsdossier

  Bij elke aanbestedingsprocedure dient een aanbestedingsdossier te worden opgebouwd. Na gunning van de opdracht wordt het dossier centraal gearchiveerd.

  Artikel 12 Toetsing

  In het kader van rechtmatigheid wordt getoetst of de gemeentelijke inkopen en aanbestedingen in lijn zijn met de nationale en Europese regelgeving. Deze regelgeving is opgenomen in het kader Accountantscontrole. Dat levert voldoende waarborgen op voor control. In het normenkader zal het inkoopbeleid daarom niet worden meegenomen. Bij de interne controle kan wel het inkoopbeleid worden getoetst.

  Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

  1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2020.

  2. Dit reglement wordt bekend gemaakt door plaatsing in het publicatieblad GGD Groningen.

  3. Dit reglement wordt aangehaald als ‘Inkoopbeleid GGD Groningen’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur PG&Z van 22 november 2019,

Groningen, 22 november 2019

Voorzitter, Dagelijks Bestuur PG&Z,

Namens deze:

M. Gijsbertsen