BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Spaarnwoude

Besluit van het algemeen bestuur van het Recreatieschap Spaarnwoude houdende regels omtrent de nota reserves en voorzieningen
Samenvatting
In de Verordening financieel beheer Recreatieschap Spaarnwoude is opgenomen dat een aparte nota Reserves en voorzieningen wordt opgemaakt en voorgelegd aan het algemeen bestuur (AB) ter vaststelling.
Ten behoeve van een efficiënte behandeling van reserves en voorzieningen is het van belang dat de voorschriften, uitgangspunten en randvoorwaarden die gelden voor het instellen/vormen van, de toevoeging en de onttrekking aan reserves en voorzieningen, zijn beschreven, vastgelegd en vervolgens worden nageleefd. Voor een actuele stand van zaken wordt verwezen naar de jaarrekening.
Het doel van deze regeling is om beleid vast te stellen over de werkwijze aangaande reserves en voorzieningen zoals bevoegdheid en verantwoordelijkheid, het instellen/vormen, de maximale omvang, de wijze van onttrekking. Het beleid is opgesteld conform het Besluit, Begroting en Verantwoording Gemeenten (BBV).
Het algemene beleid van Recreatieschap Spaarnwoude is om het instellen van bestemmingsreserves en treffen van voorzieningen zoveel mogelijk te beperken, tenzij dit wettelijk voorgeschreven is.
Ter aanvulling wordt als gevolg van planmatig onderhoud van het recreatiegebied een aantal voorstellen ter vaststelling aan het AB voorgelegd:
- -Instellen van aparte Voorzieningen groot onderhoud Spaarnwoude SPW, SMG, SGP indien aan alle voorwaarden is voldaan namelijk: een actueel beheerplan in het kader van planmatig onderhoud waarin het onderhoudsniveau en de daarmee gemoeide kosten zijn opgenomen;
- -Instellen van de Bestemmingsreserve Egalisatie Spaarnwoude SPW, SMG en SGP ten behoeve van de financiering van kapitaallasten.
- -Het toerekenen van rente aan reserves en voorzieningen is niet toegestaan.
Door het vaststellen van deze nota stemt het AB in met de beleidsvoorstellen.
In deze nota komen achtereenvolgens aan de orde: begrippenkader, uitleg en werking reserves en voorzieningen, rentetoerekening. Tevens worden in de betreffende hoofdstukken ter zake voorstellen gedaan voor de te volgen beleidslijn voor Recreatieschap Spaarnwoude.
Bijlage 1 vermeldt alle relevante artikelen uit het BBV.
1.

Begrippenkader
De bepalingen reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in artikel 42 tot en met 45 van het BBV. In dit hoofdstuk worden de definities en kenmerken van de reserves en voorzieningen nader beschreven.
Reserves
Reserves kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vrij zijn te besteden. Artikel 43 lid 1 van het BBV onderscheidt de reserves naar:
- -De algemene reserve;
- -De bestemmingsreserves
In lid 2 van dat artikel wordt een bestemmingsreserve gedefinieerd als een reserve waar het AB een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.
Eigen vermogen
In artikel 42 van het BBV is aangegeven dat het eigen vermogen bestaat uit de reserves: algemene reserve en bestemmingsreserves en het resultaat na bestemming, volgend uit de jaarrekening.
Resultaat voor bestemming
Het rekeningsaldo in de jaarrekening waaraan nog geen bestemming is gegeven en waarvoor een voorstel wordt gedaan voor de bestemming. Op de balans wordt dit tot uitdrukking gebracht als ‘rekeningresultaat' en behoort dus tot het eigen vermogen. De feitelijke bestemming van dit saldo vindt pas plaats nadat het AB heeft besloten over een voorstel tot de bestemming ervan.
Resultaat na bestemming
Het saldo van het resultaat voor bestemming en de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves, op grond van eerdere besluitvorming.
2.

Reserves en voorzieningen
2.1

Algemene reserve
De Algemene reserve staat voor het AB ter vrije beschikking om incidentele tegenvallers te kunnen opvangen. Een toevoeging en onttrekking aan de algemene reserve kan slechts plaatsvinden bij een besluit van het AB.
Indien een reserve te laag is dan kan dat leiden tot een toekomstig beslag op de exploitatie. Bij een voorziening leidt dit per definitie tot een beslag op de exploitatie. Hierdoor kan er in de toekomst een spanning in de begroting ontstaan of mede veroorzaakt worden.
2.2 Functies reserves
In het kader van een verantwoord en flexibel financieel beleid verdient het aanbeveling, daar waar het nodig of wenselijk is, tot de vorming en instandhouding van reserves over te gaan. Dit kan en moet mede worden bezien in relatie tot een aantal functies die de reserves hebben. Hierbij zijn de volgende vier functies te onderscheiden:
- a.
De bufferfunctie: de reserves maken het mogelijk noodzakelijke aanpassingsprocessen geleidelijk en dus niet schoksgewijs te laten verlopen en onverwachte tegenvallers op te vangen;
- b.
De egalisatiefunctie: reserves kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extreme pieken en dalen in de exploitatiebegroting kunnen zo worden vermeden.
- c.
De financieringsfunctie: reserves kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel, omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen van het Spaarnwoude.
2.3

Instellen en opheffen bestemmingsreserve
Bestemmingsreserves worden alleen ingesteld voor concrete, binnen vooraf bepaalde termijn te realiseren, doelen. De termijn wordt aangegeven bij het instellen van de reserve. Voor het instellen van
een bestemmingsreserve moet een afzonderlijk besluit genomen worden door het AB. In het voorstel tot besluit wordt vermeld:
- a.
De omschrijving van het doel waarvoor de bestemmingsreserve moet worden ingesteld;
- b.
De minimale en/of maximale omvang;
- c.
De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan;
- d.
De dekking van de stortingen;
- e.
De looptijd.
Indien het doel is bereikt dient de reserve te worden opgeheven en de nog in de reserve aanwezige middelen vallen vrij ten gunste van de algemene reserve. Als de realisatie uitblijft en er geen ook nieuwe termijnen zijn genoemd, moeten de middelen terugvloeien naar de algemene reserve tenzij het AB aan de vrijvallende bestemmingsreserve een andere bestemming geeft.
2.4

Administratieve verwerking
Rechtstreeks toevoegen aan, onttrekken van en laten vrijvallen van reserves ten laste of ten gunste van het resultaat vindt plaats door resultaatbestemming. In de begroting/jaarrekening zijn de mutaties per programma zichtbaar.
3.

Voorzieningen
3.1

Vormen en afsluiten voorziening
Bij het vormen van een voorzieningen moeten de volgende criteria worden gehanteerd:
Voor het instellen van een voorziening moet een afzonderlijk besluit genomen worden door het AB. In het voorstel tot besluit wordt vermeld:
- a.
De omschrijving van het doel waarvoor de voorziening moet worden gevormd;
- b.
De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang;
- c.
De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjaren (onderhoud)planning;
- d.
De dekking van de stortingen;
- e.
De looptijd.
De omvang van de voorziening moet afgestemd zijn op de omvang van de risico's dan wel de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt. Indien de stand van een voorziening te laag is dan leidt dit tot een toekomstig beslag op de exploitatie en daarmee een begrotingstekort in de toekomst. Specifiek voor voorzieningen geldt dat wanneer een bedrag wordt vastgelegd in een voorziening, het niet anders dan voor het bestemde doel gebruikt kan worden. Daardoor is dit bedrag niet vrij beschikbaar.
Een voorziening wordt niet meer in stand gehouden als:
- -Er geen onderliggende onderhoudsplanning opgesteld is en geen periodiek actualisatie plaatsvindt;
- -De risico of verplichting waarvoor de voorzienig ingesteld is niet meer aan de orde is.
Wanneer de voorzieningen worden opgeheven moet het saldo ten gunste van de exploitatie worden gebracht waardoor het vrijgevallen bedrag in de resultaatbepaling opgenomen is.
3.2

Beheerplan
Het beheerplan geeft inzicht in de actuele beheerkwaliteit en arealen. De hierin opgenomen calculatie laat zien in welke mate de beschikbare middelen toereikend zijn voor adequaat instandhoudingsbeheer voor de huidige periode en op langere termijn. De gemiddelde kwaliteit scoort een A-B niveau. Dit betekent dat het Spaarnwoude in algemene zin functioneel, veilig en heel is.
3.3

Voorziening groot onderhoud
De Voorziening groot onderhoud wordt ingesteld om op langere termijn het groot onderhoud te financieren uit de voorziening. Het BBV staat toe om een voorziening vormen als aan de voorwaarden
is voldaan zoals: het opstellen van een beheerplan en op basis van een meerjarenplanning het berekenen van de omvang ten behoeve van groot onderhoud. Hierdoor is het mogelijk om jaarlijks te egaliseren. Hiermee is aan alle voorwaarden voldaan. De voorziening kan gevoed worden door een eenmalige onttrekking uit de Bestemmingsreserve vervangingsinvesteringen.
Uit de gevormde Voorziening groot onderhoud kunnen de jaarlijkse lasten voor groot onderhoud onttrokken worden. Aan de Voorziening groot onderhoud onttrokken en overige middelen ten behoeve van groot onderhoud die niet leiden tot een uitgave in het boekjaar worden voor het opmaken van het rekeningsaldo gedoteerd aan de voorziening. Hiermee wordt voorkomen dat middelen die voor groot onderhoud gealloceerd zijn in de Algemene reserve verwerkt worden.
4.

Rentetoerekening
Rentetoerekening aan reserves en voorzieningen is niet toegestaan tenzij het gelden van derden betreft waarbij de derden eisen dat een zekere rentetoevoeging plaatsvindt. Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen of risico's waarvoor ze zijn ingesteld.
5.

Verantwoording
In de begroting over het betreffende boekjaar geeft het dagelijks bestuur inzicht in de financiële ontwikkeling van de reserves en voorzieningen en de meer-jaren ontwikkeling. Bij het opmaken van de jaarrekening wordt hierover gerapporteerd.
BIJLAGE
1

Relevante artikelen Besluit Begroting en Verantwoording
Het kader voor de reserves en voorzieningen wordt gevormd door artikel 41 tot en met 45 van het BBV. Daarnaast heeft de commissie BBV via notities, stellige uitspraken, richtlijnen en antwoorden op vragen het kader verder uitgewerkt.
Artikel 41
Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
Artikel 42
- 1.
Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening.
- 2.
Het in het eerste lid bedoelde resultaat wordt afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen.
Artikel 43
- 1.
In de balans worden de reserves onderscheiden naar:
  - a.
de algemene reserve;
  - b.
de bestemmingsreserves.
- 2.
Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan provinciale staten respectievelijk de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven.
Artikel 44
- 1.
Voorzieningen worden gevormd wegens:
  - a.
verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;
  - b.
op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;
  - c.
kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotings- jaren;
  - d.
de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
- 2.
Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b.
- 3.
Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
Artikel 45
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.