CONTROLEVERORDENING PUBLIEKE GEZONDHEID & ZORG (GGD & RIGG) (Verordening ex artikel 213 Gemeentewet)

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Zorg ( GR PG&Z)

gelet op artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden,

met in achtneming van het gestelde in artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling PG&Z

BESLUIT :

vast te stellen de Controleverordening PG&Z.

Artikel 1 Definities en algemene bepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

Accountant: de in artikel 213 lid 2 bedoelde, bevoegde deskundige die door het algemeen bestuur wordt aangewezen en wordt belast met de controle van de jaarrekening, de verstrekking van de controleverklaring en het uitbrengen van het verslag van bevindingen.

Accountantscontrole: de controle van de in artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant.

Controleverklaring: de op grond van de accountantscontrole door de accountant te verstrekken verklaring waarin die aangeeft:

of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;

of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet en artikel 31 van de GR PG&Z.

het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Verslag van bevindingen: het door de accountant op grond van de accountantscontrole op schrift te stellen verslag van bevindingen over eventuele onrechtmatigheden in de jaarrekening en over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

GGD Groningen: Gemeentelijke Gezondheidsdienst Groningen, het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2 van de Gemeenschappelijke regeling PG&Z Groningen, dat taken en bevoegdheden op het gebied van de publieke gezondheidzorg uitvoert;

RIGG: Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten, welke organisatie belast is met de uitvoering van de taken als bedoeld in hoofdstuk 8 van de GR PG&Z.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole jaarrekening

De accountantscontrole voor de jaarrekening als genoemd in artikel 31 van de Gemeenschappelijke regeling PG&Z en in artikel 197 Gemeentewet wordt opgedragen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

De controletolerantie wordt vastgesteld in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

De rapportagetolerantie wordt gelijk gesteld aan de controletolerantie. De accountant maakt de afweging in hoeverre het rapport van bevindingen beneden de controletolerantie moet plaatsvinden ten aanzien van bevindingen met betrekking tot :

a. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie;

b. de verslaggevingsvoorschriften;

c. de jaarrekening.

4. Het dagelijks bestuur stelt een overzicht samen van de relevante wet- en regelgeving voor de jaarrekeningcontrole. Dit normenkader wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Bij wijzigingen wordt het normenkader zo nodig herzien.

5. Het dagelijks bestuur heeft de verantwoording van de kosten voor de bedrijfsvoering van de RIGG, als genoemd in artikel 18 lid 2, onder a van de gemeenschappelijke regeling PG&Z, opgedragen aan de directeur van de RIGG namens de gemeente Groningen. Dit lid is van overeenkomstige toepassingen op artikel 3 en 5.

Artikel 3 Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en voor deze goed toegankelijk zijn.

Alle informatie die beschikbaar komt na afgifte van de controleverklaring en vóór de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant,de directeur van de GGD en de directeur van de RIGG.

Artikel 5 Toegang tot informatie

De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de GGD en de RIGG.

De accountant is bevoegd om van elke ambtenaar mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de ambtenaar hieraan zijn medewerking verleent.

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de GGD en de RIGG zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

De accountant voert een afzonderlijke controle uit op basis van een door het dagelijks bestuur vastgesteld controleprotocol over de verantwoording jeugdhulp inzake de kosten Zorg In Natura (ZIN), de solidaire en gezamenlijke kosten, als bedoeld in artikel 18 lid 4 van de Gemeenschappelijke regeling.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

Artikel 7 Rapportering

Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijking. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijking niet wenst te corrigeren, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan de directeuren van de GGD en/of de RIGG en het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

De accountant bespreekt desgewenst voorafgaand aan de bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.

Artikel 8 Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van het boekjaar 2020.

Deze controleverordening wordt bekend gemaakt door plaatsing in het publicatieblad PG&Z.

De Controleverordening PG&Z, vastgesteld op 19 februari 2016 is geldig tot en met het boekjaar 2019 en wordt daarna ingetrokken.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Controleverordening PG&Z 2020’.

Aldus voorlopig vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur PG&Z van 13 december 2019 en bekrachtigd door het algemeen bestuur PG&Z op 14 februari 2020,

(Handtekening) (Handtekening)

M. Gijsbertsen, voorzitter G. Wildeboer, secretaris