REGLEMENT VAN ORDE voor de werkzaamheden van het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland

Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland;

Gelet op de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsverband Noord-Nederland

Gelet op de bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen

BESLUIT

tot vaststelling van het navolgende Reglement van Orde voor zijn werkzaamheden en vergaderingen:

I Algemeen

Artikel 1 Begripsbepaling

Voor dit reglement wordt verstaan onder ‘Gemeenschappelijke regeling':

de gemeenschappelijke regeling Samenwerkings­verband Noord-Nederland.

Artikel 2 Vergaderplaats en -schema

• 1 De vergaderingen worden gehouden ten provinciehuize van de voorzitter.

• 2 Het dagelijks bestuur stelt voor de aanvang van elk kalender­jaar een schema vast voor de in dat jaar te hou­den vergaderin­gen. Van dit schema kan in overleg met de voorzitter worden afgewe­ken.

Artikel 3 Beslotenheid vergaderingen

• 1 De vergaderingen van het dagelijks bestuur worden met gesloten deuren gehouden.

• 2 Het dagelijks bestuur kan besluiten dat een vergadering geheel of gedeeltelijk in het openbaar wordt gehouden. In dat geval brengt de voorzitter, tegelijkertijd met de oproeping, de dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen worden op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.

II Voorbereiding

Artikel 4 Oproep en agenda

• 1 De voorzitter roept de leden schriftelijk tot de vergadering op.

• 2 Spoedeisende vergaderingen uitgezon­derd, zendt de voorzitter ten min­ste zeven dagen voor een verga­de­ring de leden een schriftelijke oproep, onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van vergadering.

• 3 De agenda vermeldt de volgorde waar­in de onder­werpen aan de orde zullen worden ge­steld.

Artikel 5 Ingekomen stukken

• 1 De voorzitter doet op de agenda mededeling van de ingekomen stukken, onder aanduiding van de afzen­der en het onder­werp.

• 2 De voorzitter is bevoegd om anonieme, onbegrijpelijke en beledigende stukken zonder nadere mededeling terzijde te leggen.

Artikel 6 Toezending voorstellen

De voorzitter draagt er zorg voor dat, spoedeisende gevallen uitge­zonderd, te behandelen voorstel­len en eventuele andere stuk­ken ten minste zeven dagen voor de vergade­ring aan de leden worden verzonden.

III Vergadering

Artikel 7 Vergaderquorum

• 1 Een vergadering van het dagelijks bestuur wordt niet geopend, dan nadat ten minste twee leden en de voorzitter aanwezig zijn en het andere lid schriftelijk toestemming heeft gegeven te vergaderen en besluiten zonder zijn aanwezigheid.

• 2 Indien niet wordt voldaan aan hetgeen is bepaald in het voorgaande lid belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

Artikel 8 De vergadering

• 1 Na de opening stelt de voorzitter de onderwerpen van behandeling aan de orde in de op de agenda vermelde volgorde.De voorzitter kan besluiten van de op de agenda aangegeven volgorde af te wijken.

• 2 De voorzitter stelt de leden die daarom verzoeken in de gelegenheid het woord te voeren over het aan de orde zijnde agendapunt.

Artikel 9 Sluiting beraadslaging

• 1 Wanneer de voorzitter meent dat de beraadslaging over een onderwerp kan worden gesloten, doet hij daartoe een voorstel.

• 2 Na het sluiten van de beraadslagingen en alvorens tot stemming wordt overgegaan, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.

IV Besluitvorming

Artikel 10 Stemquorum

Een stemming is alleen geldig indien ten minste twee leden daaraan hebben deelgenomen.

Artikel 11 Onthouding van stemming

• 1 Een lid van het dagelijks bestuur neemt niet deel aan een stemming noch een beraadslaging over een aangelegenheid die hem aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken. Van het verlaten van de vergadering van het lid wordt melding gemaakt in de notulen van de vergadering.

• 2 Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

Artikel 12 Besluitquorum

• 1 Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt, onverminderd het bepaalde in het tweede lid, de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

• 2 Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Artikel 13 Stemmen over personen

• 1 De stemming over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen geschiedt bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 2 Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De verga­dering kan op voorstel van de voorzitter besluiten dat meer dan één stemming op één stembriefje wordt samenge­vat.

• 3 Niet of niet behoorlijk ingevulde stembriefjes tellen voor de bepa­ling van de meerderheid niet mee. Onder een niet behoorlijk ingevuld stem­briefje wordt in ieder geval verstaan:

  • 1. een blanco stembriefje;

  • 2. een ondertekend stembriefje;

  • 3. een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de vergadering overeenkomstig het tweede lid heeft besloten tot samen­vatting van meer dan één stemming;

  • 4. een stembriefje waarbij op een andere persoon is gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

• 4 In geval van twijfel over de geldigheid van een stembriefje beslist de voorzit­ter.

• 5 Na de vaststelling van de uitslag draagt de secretaris zorg voor vernie­tiging van de stembriefjes.

• 6 Indien bij de eerste stemming niemand de volstrekte meer­derheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen heeft verkregen wordt tot een tweede stemming overgegaan.

• 7 Wanneer ook bij deze herstemming niemand de volstrekte meerderheid verkrijgt beslist terstond het lot.

• 8 Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen, tussen wie de beslis­sing moet plaats hebben, door de voorzitter op afzonderlij­ke, geheel gelijke, briefjes geschreven.

• 9 De briefjes worden op gelijke wijze gevou­wen, in een stembus gedepo­neerd en omge­schud.

• 10 Vervolgens wordt door de voorzitter een van de briefjes uit de stembus genomen. Degene wiens naam op dit briefje voor­komt, is gekozen.

Artikel 15 Stemmen over zaken

• 1 Nadat de beraadslaging is gesloten of indien niemand het woord verlangt, wordt op voorstel van de voorzitter tot besluitvorming overgegaan.

• 2 Vraagt geen van de leden stemming dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangeno­men.

• 3 Verlangt een der leden stemming, dan heeft de stemming plaats bij hoofdelij­ke oproeping en alsdan mondeling. .

• 4 Tenzij de vergadering voltallig is, wordt bij staking van stemmen het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend.

• 5 Indien de stemmen in een ingevolge het vierde lid opnieuw belegde vergadering wederom staken, is het voor­stel niet aangenomen.

Artikel 16 Het parafenbesluit

• 1 Het dagelijks bestuur kan in daartoe geëigende gevallen buiten de vergadering om een besluit nemen

  (het parafenbesluit).

• 2 Het voorstel en de bijbehorend stukken worden door de secretaris ter parafering aan de leden van het

  dagelijks bestuur aangeboden.

• 3 Een parafenbesluit komt uitsluitend tot stand als:

  a. binnen een daartoe gestelde termijn door geen van de leden van het dagelijks bestuur is aangegeven dat bespreking van het voorstel in een vergadering gewenst is; en

  b. het voorstel door een meerderheid van het dagelijks bestuur voor akkoord is geparafeerd.

  Het parafenbesluit wordt in dat geval geacht te zijn genomen op de datum van de laatste paraaf.

V Verslaglegging

Artikel 17 Verslaglegging

• 1 De besluitenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de secretaris. De ontwerp-besluitenlijst wordt verzonden aan de colleges van gedeputeerde staten van de deelnemende provincies. De voor­zitter en de leden van het dagelijks bestuur krijgen gelegen­heid de weerga­ve in de ontwerp-besluitenlijst te verifië­ren. Zij zenden hun eventue­le opmerkin­gen over de hun voorge­leg­de ont­werp‑besluitenlijst binnen een week aan de secretaris terug.

• 2 De besluitenlijst bevat in elk geval:

  a. de namen van de voorzitter en de secretaris;

  b.  de namen van de leden, die tegenwoordig, en van hen, die afwezig waren;

  c. alle genomen besluiten;

• 3 De ontwerp-besluitenlijst wordt vastgesteld door middel van een parafaenbesluit als bedoeld in artikel 16. De secretaris zorgt voor de bewaring van de besluitenlijst.

VI Slotbepalingen

Artikel 18 Uitleg reglement

In geval van twijfel omtrent de toepassing of de uitleg van enige bepaling van dit reglement, alsmede in gevallen waarin het niet voorziet, beslist de voorzitter.

Artikel 19 Inwerkingtreding

Dit reglement is vastgesteld op 15 oktober 2019 en treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Bij inwerkingtreding van dit reglement van orde vervalt het vorige reglement van orde.

het dagelijks bestuur van het

Samenwerkingsverband Noord-Nederland,

Namens deze,

De heer A.A.M. Brok

Voorzitter

Mevrouw R.E. Bouius-Riemersma

secretaris