Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland houdende regels omtrent budgethouders (Budgethoudersregeling Holland Rijnland 2018)

Vastgesteld bij besluit van het Dagelijks Bestuur van 22 november 2018

Artikel 1 Relatie andere regelingen

De Budgethoudersregeling dient in relatie te worden gezien met de Organisatieverordening Holland Rijnland en de mandaatregeling, bijbehorende mandaatregister Holland Rijnland en de inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van Holland Rijnland.

Artikel 2 Begripsomschrijvingen

• a. Krediet-/budgetbewaking: Geheel van organisatorische en administratieve maatregelen gericht op het voorkomen van overschrijdingen c.q. op het tijdig bijstellen van kredieten;

• b. Budgethouder: functionaris die via een budget gegeven mandaat en volmacht verantwoordelijk is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten en alle andere voorkomende uitgaven en inkomsten - hierna aangeduid als "verplichtingen" - aan en/of door het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland;

• c. Subbudgethouder: Een door de budgethouder schriftelijk aan te wijzen functionaris/functie, die de bevoegdheid krijgt om binnen het hem/haar toegewezen budget verplichtingen aan te gaan voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk, verlening van diensten en alle andere voorkomende uitgaven en inkomsten;

• d. Budget: Taakstelling op basis van de begroting, tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan een of meer begrotingsposten, welke door het Dagelijks Bestuur wordt toegekend aan een budgethouder. Tot het budget worden tevens gerekend de in de begroting in de omschrijving en toelichting opgenomen prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, overige kengetallen en voorschriften;

• e. Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

• f. Volmacht: de bevoegdheid om namens de volmachtgever privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• g. Btw: Alle bedragen in deze regeling zijn inclusief btw.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden budgethouders

• 1. De budgethouder is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken en het beheer van het budget. Dit houdt onder meer het volgende in:

  • a. De budgethouder is verantwoordelijk voor het aangaan van overeenkomsten (binnen door middel van een budget gegeven bevoegdheden) tot levering van goederen, aanneming van werk, verlening van diensten en andere voorkomende uitgaven/inkomsten aan en/of door het samenwerkingsorgaan.

  • b. De budgethouder bewaakt de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de aangegane overeenkomsten.

  • c. De budgethouder draagt zorg voor een zodanige organisatie van de aan het toevertrouwde budget verbonden werkzaamheden, dat voldaan wordt aan een doelmatig en doeltreffend beheer van het budget.

  • d. De budgethouder is verantwoordelijk voor een deugdelijke verantwoording van zijn/haar programma conform de eisen gesteld in de Gemeenschappelijke Regeling Holland Rijnland.

  • e. De werkzaamheden en het afleggen van verantwoording ter zake vinden plaats overeenkomstig de aanwijzingen, die zijn opgenomen in de deze regeling.

  • f. De budgethouder informeert het Managementteam tijdig omtrent alle zaken, welke niet via het Besluit aanwijzing budgetbeheerders zijn voorzien, maar welke voor het financieel beheer/beleid van het samenwerkingsorgaan van belang zijn.

  • g. De budgethouder verstrekt aan de daartoe bevoegden alle inlichtingen welke redelijkerwijs van hem kunnen worden verlangd.

• 2. De budgethouder wordt geacht op de hoogte te zijn van de volgende informatie om bovenstaande taken te kunnen uitvoeren:

  • a. Besluit budgethoudersregeling.

  • b. Besluit aanwijzing budgethouders.

  • c. De voor een betreffend jaar vastgestelde begroting en de daarop volgende begrotingswijzigingen.

• 3. De budgethouder kan de uitvoering van de taken zoals vermeld onder lid 1 en het beheer van het budget mandateren aan een subbudgethouder onder door de budgethouder nader te bepalen regels. Deze regels worden opgenomen in het aanwijzingsbesluit subbudgethouder;

Artikel 4 Verplichtingen

• 1. De verplichtingen worden onderscheiden in verplichtingen inzake uitgaven en verplichtingen inzake inkomsten;

• 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is;

• 3. Indien geen toereikend budget aanwezig is, wordt vooraf bij het Dagelijks Bestuur aanvullende budgetruimte aangevraagd, waarbij dekking voorshands binnen het betreffende programma moeten worden gevonden;

• 4. Mocht geen dekking aanwezig zijn, dan dient de aanvullende budgetruimte bij het Algemeen Bestuur te worden aangevraagd.

• 5. De budgethouder moet handelen overeenkomstig de aanbestedingswetgeving en dient zich te conformeren aan de interne richtlijnen met betrekking tot inkoop en aanbesteding en de vastgestelde mandaatregeling.

Artikel 5 Offertes opvragen

De budgethouder legt vast bij welke leveranciers hij offertes heeft gevraagd. De ontvangen offertes worden door de budgethouder systematisch digitaal gearchiveerd in het centrale systeem (Join) en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgethouder aangetekend.

De bewaartermijn van de niet geaccepteerde offertes is tot de vaststelling door het Algemeen Bestuur van de jaarstukken van het boekhoudkundig jaar, waarop deze offertes betrekking hebben. Voor geaccepteerde offertes geldt de wettelijke bewaartermijn voor financiële stukken.

Artikel 6 Nadere voorschriften

(Eerste alinea vervalt.)

Ten aanzien van de TWO Jeugdhulp bestaat een uitzonderingspositie. Aanbestedingen en het aangaan en tekenen van contracten die de inkoop van Jeugdzorg betreffen, vallen onder het regime van de door de afzonderlijke gemeenten met Holland Rijnland gesloten dienstverleningsovereenkomsten. (DVO) Daarin is bepaald dat de TWO inzake de inkoop van jeugdzorg gemachtigd is namens de gemeenten waarmee een DVO is gesloten, jeugdzorg in te kopen. De manager TWO kan hierin zelfstandig handelen conform het bepaalde in de desbetreffende DVO.

Artikel 7 Accorderen

De facturen worden voor akkoord geparafeerd door de budgethouder dan wel door de subbudgethouder indien er een duidelijke aanwijsbare en controleerbare tegenprestatie heeft plaatsgevonden.

Artikel 8

Bij afwezigheid van een budgethouder kan een andere budgethouder als vervangen optreden. Het Managementteam besluit welke budgethouder als vervanger aangewezen wordt.

Artikel 9 Verantwoording

• 1. De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar is;

• 2. De budgethouder informeert de secretaris-directeur, de controller en het Dagelijks Bestuur tijdig omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden en kostendekkingspercentages en overige kerncijfers;

• 3. De budgethouder is verantwoordelijk voor het opstellen van een overzicht ten behoeve van het Bestuur, het Managementteam en de controller van de werkelijke uitkomsten van het budget, de geregistreerde prestaties en de kengetallen en voorziet een en ander (eventueel) van analyses en toelichtingen.

• 4. het Dagelijks Bestuur kan hieromtrent nadere voorschriften geven.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op ………2018.

Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van 22 november 2018.

De secretaris-directeur,

L.A.M. Bakker

De voorzitter,

H.J.J. Lenferink

Bijlage 1: AANWIJZING BUDGETHOUDERS

Besluit aanwijzing budgethouders:

Het Dagelijks Bestuur van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland besluit:

aan te wijzen als budgethouder de Secretaris-directeur,

waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing verklaard zijnde regeling inzake budgethouders nader wordt vastgesteld:

• a) Deze regeling is van toepassing op alle programma’s die in de begroting van Holland Rijnland zijn vermeld.

• b) Vervalt.

• c) Contracten (aankoop van producten en diensten, huurcontracten etc.) tot € 60.000 inclusief btw kunnen worden ondertekend door de secretaris-directeur.

• d) De secretaris-directeur is gemandateerd tot het inhuren van inhuurkrachten.

• e) Het Dagelijks Bestuur wordt minimaal eenmaal per jaar naast de jaarrekening via een managementrapportage geïnformeerd omtrent de werkelijke uitkomsten en de tussentijdse ontwikkelingen van het budget.

Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van 22 november 2018.

De secretaris-directeur,

L.A.M. Bakker

De voorzitter,

H.J.J. Lenferink

Bijlage 2: Besluit aanwijzing budgethouders:

Het Dagelijks Bestuur van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland besluit:

aan te wijzen als budgethouder de Manager Bedrijfsbureau

waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing verklaard zijnde regeling inzake budgethouders nader wordt vastgesteld:

• a) De toegekende budgetten betreffen de in de begroting van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland vermelde bedragen bij de volgende programma’s:

  • Overhead

  • Overige uitvoerende taken, zijnde de urgentieverlening bij woonruimteverdeling, het Collectief Vraagafhankelijk Vervoer (CVV), de coördinatie van de subsidieaanvragen Provinciale Subsidieregeling Mobiliteit (PSM) en het Regionaal project Verkeersveiligheid.

• b) Vervalt.

• c) Aangaan van contracten (aankoop van producten en diensten, huurcontracten etc.) tot € 25.000 inclusief btw kunnen worden ondertekend door de budgethouder.

• d) Het Dagelijks Bestuur wordt minimaal eenmaal per jaar naast de jaarrekening via een managementrapportage geïnformeerd omtrent de werkelijke uitkomsten en de tussentijdse ontwikkelingen van het budget.

Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van 22 november 2018.

Secretaris-directeur

L.A.M. Bakker

De voorzitter,

H.J.J. Lenferink

 

Bijlage 3: Besluit aanwijzing budgethouders:

Het Dagelijks Bestuur van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland besluit:

aan te wijzen als budgethouders de Programmamanagers Strategische Eenheid

waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing verklaard zijnde regeling inzake budgethouders nader wordt vastgesteld:

• a) De toegekende budgetten betreffen de in de begroting van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland vermelde bedragen bij de programma’s;

  • Inhoudelijke agenda (Maatschappij, Economie, Leefomgeving en Netwerkorganisatie)

  • Cofinanciering

• b) Vervalt.

• c) Aangaan van contracten (aankoop van producten en diensten, huurcontracten etc.) tot € 25.000 inclusief btw kunnen worden ondertekend door de budgethouder.

• d) Het Dagelijks Bestuur wordt minimaal eenmaal per jaar naast de jaarrekening via een managementrapportage geïnformeerd omtrent de werkelijke uitkomsten en de tussentijdse ontwikkelingen van het budget.

Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van 22 november 2018,

De secretaris-directeur,

L.A.M. Bakker

De voorzitter,

H.J.J. Lenferink

Bijlage 4: Besluit aanwijzing budgethouders:

Het Dagelijks Bestuur van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland besluit:

aan te wijzen als budgethouder de Manager Regionaal Bureau Leerplicht

waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing verklaard zijnde regeling inzake budgethouders nader wordt vastgesteld:

• a) De toegekende budgetten betreffen de in de begroting van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland vermelde bedragen bij het programma Regionaal Bureau Leerplicht.

• b) Vervalt.

• c) Aangaan van contracten (aankoop van producten en diensten, huurcontracten etc.) tot € 25.000 inclusief btw kunnen worden ondertekend door de budgethouder.

• d) Het Dagelijks Bestuur wordt minimaal eenmaal per jaar naast de jaarrekening via een managementrapportage geïnformeerd omtrent de werkelijke uitkomsten en de tussentijdse ontwikkelingen van het budget.

Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van 22 november 2018.

De secretaris-directeur,

L.A.M. Bakker

De voorzitter,

H.J.J. Lenferink

Bijlage 5: Besluit aanwijzing budgethouders

Het Dagelijks Bestuur van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland besluit:

aan te wijzen als budgethouder de Manager van de TWO Jeugdhulp

waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing verklaard zijnde regeling inzake budgethouders nader wordt vastgesteld:

• a) Het toegekende budget betreft het door het Rijk aan de gemeenten beschikbare gestelde budget dat op basis van de met de gemeenten afgesloten dienstverleningsovereenkomst wordt beheerd door de TWO Jeugdhulp.

• b) De toegekende budgetten betreffen daarnaast de in de begroting van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland vermelde bedragen bij het programma TWO Jeugdhulp. Dit betreft de lokale gelden en middelen uit het Tijdelijk Fonds Jeugdhulp Holland Rijnland. Artikelen c en d hebben uitsluitend betrekking op deze middelen.

• c) Vervalt.

• d) Aangaan van contracten (aankoop van producten en diensten, huurcontracten etc.) tot € 25.000 inclusief btw kunnen worden ondertekend door de budgethouder.

• e) Het Dagelijks Bestuur wordt minimaal eenmaal per jaar naast de jaarrekening via een managementrapportage geïnformeerd omtrent de werkelijke uitkomsten en de tussentijdse ontwikkelingen van het budget.

Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van 22 november 2018,

De secretaris-directeur,

L.A.M. Bakker

De voorzitter,

H.J.J. Lenferink