Controleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2019

Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

gelet op artikel 213 Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole gemeenten, de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Eerste Wijziging Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010 en de Financiële Verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2019;

besluit:

vast te stellen de navolgende Verordening voor de controle op het financieel beheer en

op de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-

Gelderland.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen:

• a. registeraccountant of

• b. accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

• c. organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

• 2. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur aangewezen accountant van:

• a. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• b. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• c. het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• d. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;

• 3. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• 4. Deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• 5. Openbaar lichaam: het openbaar lichaam Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

• 6. Organisatie: de ambtelijke organisatie van het openbaar lichaam, ingedeeld in organisatorische eenheden;

• 7. Goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;

• 8. Rapporteringtolerantie: het bedrag, gelijk aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen;

• 9. Managementteam: het managementteam zoals bedoeld in artikel 15 van de Organisatieregeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2017.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een nader te bepalen periode.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen:

• a. een omschrijving van het takenpakket;

• b. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

• c. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

• d. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• e. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• f. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

• g. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• h. de producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de portefeuillehouder Middelen uit het dagelijks bestuur, de (concern-)controller en de directeur veiligheidsregio.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de organisatie.

• 3. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

• 4. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle medewerkers zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de VNOG is.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de VNOG is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dan dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Het dagelijks bestuur kan dan de afwijkingen corrigeren.

• 2. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, dan meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 3. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang. Hierbij past de accountant zo nodig het beginsel van hoor en wederhoor toe.

• 4. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden, voor behandeling in het algemeen bestuur, door de accountant besproken met de portefeuillehouder Middelen uit het dagelijks bestuur, de (concern-)controller en de directeur veiligheidsregio.

Artikel 8. Mandatering

Het dagelijks bestuur kan de bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 6 alsmede de tweede volzin in artikel 7, eerste lid uitsluitend mandateren aan het managementteam.

Artikel 9. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Controleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2014, vastgesteld door het algemeen bestuur op 18 december 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2019.

• 2. Deze verordening is tevens van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2018 en later.

• 3. Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2019”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 13 december 2018.

De waarnemend secretaris De voorzitter

ing. J. Wesselink drs. J.C.G.M. Berends