Inkoop- en aanbestedingsbeleid WerkSaam

Inleiding

Dit is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid WerkSaam. Het beleid bestaat uit twee delen. Deel 1 komt grotendeels overeen met het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van een aantal gemeenten uit de regio. Deel 2 bevat de voor WerkSaam specifieke aanvulling op het beleid.

Aanleiding voor het opstellen van dit beleid is dat hiermee (meer) aangesloten wordt op het regionale beleid.

Het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland;

gelet op de Aanbestedingswet 2012;

overwegende dat:

• met dit beleid de doelstellingen, uitgangspunten en kaders worden geschetst waarbinnen inkoop bij WerkSaam plaatsvindt;

• hiermee het inkoopproces inzichtelijk en transparant wordt gemaakt;

• dit beleid betrekking heeft op leveringen, diensten en werken;

• dit beleid zoveel mogelijk aansluit op het algemene beleid van WerkSaam;

b e s l u i t :

• vast te stellen het volgende Inkoop- en aanbestedingsbeleid WerkSaam:

DEEL 1 INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID WERKSAAM

I Inleiding

Artikel 1. Professioneel opdrachtgeverschap

WerkSaam wil een professionele- en maatschappelijk verantwoordelijke opdrachtgever zijn, welke integer handelt en rechtmatig en doelmatig inkoopt.

Voor WerkSaam is het daarom belangrijk om aandacht te besteden aan de verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid is een voorwaarde en helpt WerkSaam om zich verder te ontwikkelen. Het draagt niet alleen bij aan besparingen, maar geeft ook verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en duurzaamheid. Denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen. Professioneel opdrachtgeverschap geeft de mogelijkheid om een verbinding te maken, die WerkSaam heeft met de lokale- en regionale werkgelegenheid.

Artikel 2. Doelstellingen Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De doelstellingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn:

• a. Een bijdrage aan de organisatiedoelstellingen leveren;

• b. Doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden, zodat gemeenschapsgelden op een verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed;

• c. Een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn, die ondernemers gelijke kansen biedt;

• d. Inkopen en aanbesteden tegen de optimale (integrale) prijs-kwaliteitsverhouding;

• e. Administratieve lastenverlichting van de inkoop- en aanbestedingsprocessen voor WerkSaam en de ondernemers.

II Juridische uitgangspunten

Artikel 3. Algemeen juridisch kader

WerkSaam leeft de geldende wet- en regelgeving na. De meest relevante wet- en regelgeving volgt uit de:

• Nationale- en Europese aanbestedingswetgeving;

• Algemene wet bestuursrecht;

• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten;

• Wet gemeenschappelijke regelingen: het wettelijke kader voor WerkSaam.

Artikel 4. Uniformiteit

WerkSaam streeft ernaar om zoveel mogelijk uniforme documenten en werkwijzen bij haar inkoop- en aanbestedingsprocedures te hanteren.

Artikel 5. Bepalen van de inkoop- of aanbestedingsprocedure

WerkSaam kiest de inkoop- of aanbestedingsprocedure op basis van de uitgangspunten zoals opgenomen in de geldende Aanbestedingswet- en regelgeving.

Artikel 6. Mandaat

Inkoop en aanbesteden vindt plaats met inachtneming van de geldende Mandaatregeling en de Nota Budgethouderschap van WerkSaam. WerkSaam wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Artikel 7. Klachtenregeling

WerkSaam biedt ondernemers de mogelijkheid om klachten over inkoop- en aanbestedingsprocedures in te dienen.

III Ethische- en ideële uitgangspunten

Artikel 8. Integriteit

• 1. WerkSaam hecht er belang aan dat haar bestuurders en medewerkers integer handelen. De bestuurders en medewerkers houden zich aan het integriteitsbeleid. Zij handelen zakelijk en objectief en belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• 2. WerkSaam wenst alleen zaken te doen met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele- of illegale praktijken. De toetsing van de integriteit van ondernemers vindt onder andere plaats door toepassing van verplichte uitsluitingsgronden bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocedures.

Artikel 9. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

• 1. WerkSaam heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en neemt daar waar mogelijk in alle fasen van het inkoop- en aanbestedingsproces milieu- en sociale aspecten in acht. Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen, waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij de mens gaat het om zaken zoals recht op vakbondslidmaatschap, kinderarbeid, fraude, discriminatie. Bij milieu gaat het erom het milieu en de natuur zo min mogelijk te belasten. Bij financiën gaat het erom de beschikbare budgetten in relatie tot bovenstaande zo goed mogelijk te besteden.

• 2. Bij Social return on investment (SROI) worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI is WerkSaam aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid Noord-Holland Noord (RPA-NHN).

• 3. Voor de Westfriese gemeenten vervult WerkSaam een belangrijke maatschappelijke rol bij de arbeidsintegratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierbij is van belang, dat er voldoende werkzaamheden zijn om deze mensen daadwerkelijk aan het werk te helpen en te houden. Dit door waar mogelijk (deel)opdrachten uit te laten voeren door medewerkers van de regionale sociale werkvoorziening.

• 4. Door toepassing van Sociale voorwaarden bij inkoop- en aanbesteden kunnen ondernemers worden uitgesloten, als opdrachten onder niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van loon) tot stand komen of zijn gekomen.

Artikel 10. Burgerparticipatie

WerkSaam heeft oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om de burgers te laten participeren in de samenleving. Als het mogelijk en nodig is, dan betrekt WerkSaam de burgers uit de regio bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.

Artikel 11. Innovatie

WerkSaam zal, daar waar mogelijk, innovatie bevorderen met haar inkoop- en aanbestedingsprocedures. Hierbij heeft WerkSaam oog voor innovatieve producten, werken en diensten, die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en kwaliteit van overheidsdiensten.

IV Economische uitgangspunten

Artikel 12. Product- en marktanalyse

Inkoop en aanbesteden vindt plaats op basis van een voorafgaande product-, dienst- en/of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet is gerechtvaardigd.

Artikel 13. Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

WerkSaam streeft naar onafhankelijkheid jegens ondernemers. WerkSaam heeft, daar waar de wetgeving ruimte biedt, de vrijheid bij het maken van keuzes bij inkoop- en aanbestedingsprocedures en/of in verband met de naleving van de Aanbestedingswet- en regelgeving.

Artikel 14. Regionale- en lokale economie en het MKB

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. WerkSaam houdt rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.

Artikel 15. Eerlijke mededinging en commerciële belangen

WerkSaam bevordert eerlijke mededinging. De ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Dit realiseert WerkSaam door objectief, transparant, nondiscriminerend en proportioneel te handelen. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking.

Artikel 16. Samenwerkingsverbanden

Als het mogelijk is en als er voordelen zijn voor WerkSaam, dan streeft WerkSaam naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden zowel binnen de eigen organisatie, als met gemeenten en andere aanbestedende diensten.

DEEL 2 SPECIFIEKE AANVULLING INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID WERKSAAM

V WerkSaam

Artikel 17. Inkoopstrategie

Voorafgaande aan een aanbesteding zijn de volgende kernvragen relevant om vooraf te beantwoorden:

• 1. Wat willen we aanbesteden? Wanneer willen we dit aanbesteden? Welke risico’s zijn we bereid te nemen?

  • a. Op welke wijze draagt deze aanbesteding bij aan de duurzaamheidsambitie van WerkSaam?

  • b. Wat kunnen en willen we als WerkSaam zelf doen?

  • c. Wat kan de markt voor WerkSaam doen?

  • d. Welke procedure past daarbij?

  • e. Welk contractbeheer past daarbij?

• 2. Het resultaat van de beantwoording van de vragen uit lid 1 is de inkoopstrategie.

Artikel 18. Klachtenregeling

In aanvulling op artikel 7: Hiervoor heeft WerkSaam een klachtenmeldpunt, waar belanghebbenden een klacht kunnen indienen over een specifieke aanbestedingsprocedure. Hiernaar wordt verwezen in de aanbestedingsstukken.

Artikel 19. Duurzaam inkopen

In aanvulling op artikel 9: WerkSaam zet duurzaamheid als expliciet aspect in bij alle inkooptrajecten, wat betekent dat WerkSaam milieuaspecten in acht nemen en dat inkoop op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats vindt. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en -indien passend- social return. WerkSaam heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. WerkSaam stimuleert daarom -waar mogelijk en doelmatig- de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden inkopen geweerd die onder niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van loon) tot stand komen of zijn gekomen.

Artikel 20. Burgerparticipatie

In aanvulling op artikel 10: Als sprake is van burgerparticipatie, blijft WerkSaam te allen tijde verantwoordelijk voor een goede belangenafweging bij de besluitvorming.

Artikel 21. Regionale economie

• 1. In aanvulling op artikel 14: WerkSaam houdt rekening met het midden- en kleinbedrijf en de stimulering van de lokale en regionale economie, zonder dat dit tot enige vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

• 2. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt minimaal één regionale ondernemer uitgenodigd als deze aan de objectieve criteria voldoet. Het stellen van proportionele eisen staat voorop.

Artikel 22. Inkoopfunctie

WerkSaam heeft eigen uitgangspunten met betrekking tot de (administratieve) organisatie van de inkoopfunctie:

• a. Inkoop vindt plaats conform de Nota Budgethouderschap en de Mandaatregeling van WerkSaam;

• b. De budgethouder is opdrachtgever van een inkooptraject;

• c. De budgethouder is verantwoordelijk voor ‘wat’ wordt ingekocht;

• d. De budgethouder is er verantwoordelijk voor dat conform wet- en regelgeving wordt ingekocht;

• e. WerkSaam streeft naar beperking van de administratieve werklast;

• f. Offerteaanvragen geschieden digitaal;

• g. De meest recente Algemene Inkoopvoorwaarden van WerkSaam zijn bij voorkeur van toepassing op alle af te sluiten overeenkomsten.

Artikel 23. Inkoopverantwoordelijkheden

• 1. WerkSaam heeft de inkoopfunctie ingericht bij het team Facilitair & Inkoop.

• 2. Alle Europese aanbestedingen en andere complexe inkooptrajecten worden begeleid door het team Facilitair & Inkoop. Hierbij doet het team Facilitair & Inkoop een beroep op de betreffende afdeling/team bij het specificeren van de in te kopen producten en diensten, om zodoende de behoefte te inventariseren. Het selecteren en contracteren vindt uitsluitend plaats bij het team Facilitair & Inkoop.

• 3. Het team Facilitair & Inkoop wordt vooraf geïnformeerd over alle projecten/inkopen waarvan de totale kostenraming of eenmalige uitgave boven de € 50.000 uitkomt. Het team Facilitair & Inkoop ondersteunt de betreffende afdeling/team.

• 4. Het team Facilitair & Inkoop faciliteert en ontzorgt bij het uitvoeren van onderhandse aanbestedingsprocedures door het aanbieden van een handboek en standaard sjablonen.

• 5. De operationele inkoop verloopt via de bestelcoördinatoren binnen de afdelingen. Een afdeling kan snel en gemakkelijk kleine inkopen zelf doen. Het betreft hier inkopen tot € 10.000, waarbij het meestal gaat om het bestellen van kleine inkopen van producten en diensten. Dit geldt ook voor bestellingen van producten en diensten vanuit een (raam)overeenkomst. In de meeste gevallen gaat het hier om een één-op-één opdracht, waarbij het risico op juridische fouten klein is. Eventuele financiële voordelen bij concurrentie is gering, zeker in relatie tot de kosten van een uitgebreide aanbestedingsprocedure. De bestelcoördinator kan voor advies terecht bij het team Facilitair & Inkoop.

Artikel 24. Inkoopprocedure

• 1. De keuze van de inkoopprocedure is afhankelijk van de waarde van de opdracht.

• 2. Voor het berekenen van de waarde van de opdracht wordt uitgegaan van de totale waarde van de opdracht exclusief BTW. Om de totale waarde te berekenen moeten ook eventuele opties of verlengingen bij de overeenkomst worden meegenomen. Voor de berekening moeten bovendien alle percelen van de opdracht worden opgeteld. Voor opdrachten met een periodieke prijs (bijvoorbeeld een bedrag per maand) is het uitgangsbeginsel dat voor de berekening van het totaal het maximaal aantal periodieken moet worden genomen, vermenigvuldigd met de prijs per periodiek. Bij opdrachten met een looptijd die niet kan worden bepaald, van onbepaalde duur of met een langere looptijd van 48 maanden geldt als berekeningsgrondslag het maandelijkse bedrag vermenigvuldigd met 48.

Artikel 25. Inwerkingtreding

• 1. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid WerkSaam treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2018.

• 2. Het oude Inkoopbeleid WerkSaam, zoals vastgesteld in de vergadering van 14 december 2017 van het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland, wordt gelijktijdig ingetrokken.

Artikel 26. Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Inkoop- en aanbestedingsbeleid WerkSaam.

Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 8 november 2018,

De voorzitter, D. te Grotenhuis

De directeur, M.J. Dölle