Beleidsregels vermindering extra takenpakket RUD NHN

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord;

Gelet op artikel 5, lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord;

Besluit vast te stellen de navolgende Beleidsregels vermindering extra takenpakket Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord.

Hoofdstuk 1 Algemene uitgangspunten en definities

Uitgangspunten:

• De aan de GR RUD deelnemende bestuursorganen hebben de intentie uitgesproken niet vóór 1 januari 2019 over te gaan tot een vermindering van het extra takenpakket, gelet op de afgesproken lumpsum-financiering.

• De aan de GR RUD deelnemende bestuursorganen hebben de intentie uitgesproken dat een eventuele vermindering van het extra takenpakket noch ten koste zal gaan van de bedrijfszekerheid en continuïteit van de RUD NHN noch van de (kwaliteit van) dienstverlening op het gebied van het landelijke basistakenpakket ten behoeve van alle deelnemers. Als ondergrens voor de kwaliteit van de dienstverlening gelden de actuele landelijke kwaliteitscriteria.

• Mocht sprake zijn van een situatie waarin deze ondergrens niet gewaarborgd kan worden, dan zal worden afgezien van een besluit tot vermindering van het extra takenpakket in de omvang waarom verzocht wordt.

• In de onderscheidenlijke dienstverleningsovereenkomsten zijn de regels met betrekking tot de (termijn van) opzegging en tussentijdse wijziging opgenomen. Deze bepalingen kunnen per dienstverleningsovereenkomst verschillen, echter de ingangsdatum van een opzegging/wijziging van de dienstverleningsovereenkomst, waaronder begrepen het verminderen van taken, zal altijd op de 1e dag van een nieuw kalenderjaar worden bepaald.

• Deze beleidsregels hebben het karakter van een schadeberekening, aangezien een vermindering van het extra takenpakket door een deelnemer consequenties heeft/kan hebben op de bedrijfsvoering van de RUD, waar alle deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk voor zijn.

• Indien meerdere deelnemende bestuursorganen gelijktijdig (dat wil zeggen met een gelijktijdige ingangsdatum) een verzoek tot vermindering van het extra takenpakket kenbaar maken, zullen de totale desintegratiekosten als gevolg van deze verzoeken worden berekend en naar rato over de betreffende deelnemers in rekening worden gebracht. Een dergelijke samenloop van verzoeken kan aanleiding zijn tot het vaststellen van een hogere schadeloosstelling, gelet op de consequenties voor de bedrijfsvoering van de Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord.

Definities:

GR RUD: Gemeenschappelijke Regeling Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord

RUD: Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord

Deelnemer: aan de GR RUD deelnemende bestuursorgaan

Extra taken/takenpakket: de overige milieu- en Wabotaken die op grond van artikel 5 GR RUD door een deelnemer aan de RUD zijn opgedragen en zijn opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst.

Schadeloosstelling: het bedrag aan personele frictiekosten en desintegratiekosten voor de termijn van één jaar, die feitelijk en direct het gevolg zijn van een besluit tot vermindering van het extra takenpakket door een deelnemer.

Personele frictiekosten:

De personele frictie bestaat onder meer uit de kosten van:

Boventallig primair personeel: aandeel van de uitvoerende medewerkers waarvan de taak is teruggenomen door de deelnemer. De betreffende medewerker blijft binnen de RUD NHN en heeft daarmee voor een deel geen taak meer.

Boventallig decentrale personele overhead: aandeel van het management en ondersteuning van het primaire proces dat te maken krijgt met vermindering van werkzaamheden als gevolg van terugneming van de taken van de deelnemer.

Reorganisatie: Een wijziging van het organogram of een wijziging in het takenpakket binnen de RUD of een reductie van de formatieomvang die niet van tijdelijke aard is en die nadelige gevolgen heeft of kan hebben voor de medewerkers van de RUD.

Desintegratiekosten

De desintegratiekosten bestaan onder meer uit:

• Materiële overhead: kosten die blijven doorlopen, terwijl de dekking verdwijnt als gevolg van de terugneming van taken door de deelnemer. Het gaat hierbij om de kosten van materiële overhead, zoals huisvesting (lege ruimtes), ICT (licenties) en kantoormeubilair. De toerekening van de materiële overhead aan het terug te nemen takenpakket dient in beeld te worden gebracht in euro. Ervaringscijfers laten een richtlijn zien van afbouw in 3 jaar (jaar1: 100 %, jaar 2: 67 %, jaar 3: 33 %);

• Personele centrale overhead: betreft hier de personele ondersteuning vanuit de diensten financiën, receptie, personeelszaken e.d. De toerekening van de personele centrale overhead aan het terug te nemen takenpakket dient in beeld te worden gebracht in fte’s en vervolgens in loonkosten. Rekengetal is 5 % tot 10 % boventalligheid in personele centrale overhead. Ervaringscijfers laten een richtlijn zien van afbouw in 3 jaar (jaar 1: 100 %, jaar 2: 67 %, jaar 3: 33 %).

Naar rato: financiële bijdrage voor het extra takenpakket van de desbetreffende deelnemer aan de RUD, gerelateerd aan het totaal aan bijdragen voor de extra taken van de deelnemers aan de RUD

Alle begrippen die in deze beleidsregels worden gebruikt en die niet nader worden omschreven hebben dezelfde betekenis als in de Wet gemeenschappelijke regeling en de GR RUD.

Hoofdstuk 2 Procedure

• 1. Voordat een deelnemer formeel kenbaar maakt tot vermindering van het extra takenpakket te hebben besloten, kan de RUD verzocht worden te inventariseren welke consequenties met de vermindering gepaard gaan. Op basis hiervan maakt de RUD een quick-scan die een indicatief karakter heeft en waaraan een deelnemer geen rechten kan ontlenen.

• 2. De RUD bevestigt de ontvangst van een verzoek als bedoeld in lid 1 schriftelijk en geeft aan dat er ambtelijk een quick-scan gemaakt zal worden.

• 3. Al dan niet aan de hand van de uitkomsten van de quick-scan, maakt een deelnemer bij het algemeen bestuur van de RUD schriftelijk een formeel verzoek tot vermindering van het takenpakket kenbaar. Dit formele verzoek dient in elk geval vóór 1 mei bij de RUD te zijn ontvangen om de vermindering van het takenpakket op 1 januari van het jaar daaropvolgend te kunnen realiseren. Dit is de start van de procedure.

• 4. Het algemeen bestuur van de RUD bevestigt de ontvangst van het verzoek als bedoeld in lid 3 schriftelijk en geeft aan dat de procedure tot taakvermindering in gang wordt gezet.

• 5. De financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties, waaronder de betekenis van de terugneming van het extra takenpakket voor de bedrijfszekerheid en continuïteit van de RUD NHN, worden door de RUD in kaart gebracht. Bij het in kaart brengen van deze aspecten kan op verzoek van (één der) partijen een onafhankelijke externe deskundige worden betrokken. De kosten van deze deskundige zijn voor rekening van de verzoekende partij(en).

• 6. Indien – als gevolg van de (voorgenomen) taakvermindering – sprake is van een reorganisatie worden de OR en het GO in de gelegenheid gesteld om hun bevoegdheden ten aanzien van de gevolgen hiervan uit te oefenen.

• 7. Het algemeen bestuur van de RUD stelt de schadeloosstelling vast met inachtneming van de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties en de eventuele bijdrage van OR en het GO in geval van reorganisatie.

• 8. De hoogte van de verschuldigde schadeloosstelling op basis van deze Beleidsregels, wordt schriftelijk bekend gemaakt aan de deelnemer. Deze brief bevat een omschrijving van de feitelijke bevindingen, opgesteld door de controller van de RUD.

• 9. Het algemeen bestuur stelt de schadeloosstelling vast binnen 5 maanden na ontvangst van het verzoek als bedoeld in lid 1. Deze termijn kan worden verdaagd met ten hoogste 3 maanden. Indien er sprake is van een reorganisatie kan het algemeen bestuur deze termijn nogmaals verdagen met een duur, die redelijkerwijs nodig is om de personele consequenties te kunnen berekenen.

• 10. De deelnemer neemt bij het formele besluit tot vermindering van het extra takenpakket de termijnen in acht zoals deze in de desbetreffende dienstverleningsovereenkomst zijn bepaald. Maatwerk is hierbij onontkoombaar. De omvang van de taakvermindering zal hierbij leidend zijn.

Hoofdstuk 3 Schadeloosstelling

• 1. De schadeloosstelling bestaat uit de kosten van personele frictiekosten en desintegratiekosten.

• 2. De personele frictiekosten die met de vermindering van het extra takenpakket gepaard gaan, komen ten laste van de verzoekende deelnemer.

• 3. Basis voor de desintegratiekostenberekening zijn de gemiddelde realisatiecijfers (balans, exploitatiecijfers, overige cijfers) van de drie jaren voorafgaand aan het jaar waarin het voornemen tot vermindering van het extra takenpakket kenbaar wordt gemaakt.

• 4. De desintegratiekosten die niet direct kunnen worden toegerekend, worden berekend door de totalen per kostensoort naar rato te berekenen.

• 5. Vanaf het moment dat de RUD een definitief verzoek tot taakvermindering van een deelnemer heeft gekregen, spant De RUD zich in om het oplopen van de kosten voor de verzoekende deelnemer zoveel mogelijk te beperken (geen nieuwe plannen, geen uitbouw formatie etc.)

• 6. Het dagelijks bestuur doet met de verzoekende deelnemer onderzoek naar de mogelijkheid om de personele frictiekosten en de desintegratiekosten zo laag mogelijk te houden (eventuele mogelijkheid tot overname personeel, verlaging investeringen, etc.) .

• 7. Indien er sprake is van samenloop, dat wil zeggen dat meerdere deelnemers een verzoek tot vermindering van het extra takenpakket indienen met ingang van dezelfde datum, zullen de totale desintegratiekosten die het gevolg zijn van deze verzoeken worden berekend en naar rato over de betreffende deelnemers in rekening worden gebracht.

• 8. De verschuldigde schadeloosstelling dient binnen een termijn van 3 maanden na vaststelling van de schadeloosstelling betaald te zijn. Op verzoek van de deelnemer kan het AB een andere termijn vaststellen.

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

• 1. Deze beleidsregels worden bekendgemaakt in het Blad Gemeenschappelijke regeling.

• 2. Deze beleidsregels treden in werking op de dag na bekendmaking ervan.

• 3. Deze beleidsregels worden aangehaald als : Beleidsregels vermindering extra takenpakket Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord.

• 4. Deze beleidsregels worden voor het eerst eind 2018 en vervolgens elke twee jaar geëvalueerd.

Vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord van 8 maart 2018.

De voorzitter, De secretaris a.i.

S.J.A. van der Veek P.R. van Doorn