BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven

Nota risicomanagement en weerstandsvermogen

1. Aanleiding
De Metropoolregio Eindhoven dient voor wat betreft begroting, jaarrekening en jaarverslag te voldoen aan het bepaalde in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV schrijft een verplichte paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing voor. Daarnaast is in artikel 10 van de Financiële verordening Metropoolregio Eindhoven 2018 opgenomen dat het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven in de nota risicomanagement en weerstandsvermogen het beleid over de risico’s vaststelt.
Als onderdeel van de beleidsnotitie Kaders P&C documenten, deel 2 heeft het Algemeen Bestuur op 1 november 2017 de Notitie algemene reserve vastgesteld. In deze notitie is de bandbreedte bepaald waarbinnen de algemene reserves van de diensten Metropoolregio Eindhoven en RHCe zich mogen bewegen:
Metropoolregio Eindhoven € 600.000 - € 1.200.000
Regionaal Historisch Centrum Eindhoven € 150.000 - € 300.000
De aanleiding voor het opstellen van de voorliggende Nota Risicomanagement is drieledig.
Als eerste is de evaluatie van de Metropoolregio Eindhoven inclusief het RHCe en het opstellen van een nieuwe samenwerkingsagenda aanleiding opnieuw te bekijken wat een reëel weerstandsvermogen voor de organisatie is in relatie tot de mogelijke risico’s. Echter voorafgaand hieraan moet eerst bepaald worden hoe om te gaan met risicomanagement binnen de Metropoolregio Eindhoven.
Ten tweede is de aandacht voor het vakgebied risicomanagement binnen de publieke sector in de afgelopen jaren sterk toegenomen. De dynamische bestuurlijke omgeving waarbij maatschappelijke verwachtingen hoog zijn, de taken en verantwoordelijkheden toenemen en regel- en wetgeving aan veranderingen onderhevig zijn, verklaart deze toename. Een actuele kaderstelling op het gebied van risicomanagement is ook uit het oogpunt van deze ontwikkelingen geboden.
Tot slot is er behoefte aan een systematische aanpak van risicomanagement. De organisatie van de Metropoolregio Eindhoven kent een informeel karakter. Hierin ligt een grote kracht van de organisatie: er kan snel onderling geschakeld worden en de communicatielijnen zijn kort. Echter, in deze kracht kan ook een beperking schuilen, doordat werkstructuren en procedures niet altijd strak zijn vastgelegd. Betrekken we dit op risicomanagement, gebeurt er impliciet gezien al veel: medewerkers zijn op welk niveau dan ook bezig met het maken van risicoafwegingen. Deze nota zorgt er echter voor dat een aantal zaken expliciet worden vastgelegd.
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beleid ten aanzien van risicomanagement behoort tot het werkgebied van het dagelijks bestuur.

2. Wat is risicomanagement?
Alvorens verder in te gaan op risicomanagement is het van belang om de begrippen risico en risicomanagement nader toe te lichten.
Een risico bestaat altijd uit de drie volgende onderdelen: de oorzaak, de risicogebeurtenis en het gevolg. De oorzaak spreekt het meest voor zich: de reden waarom iets verkeerd dreigt te gaan. De risicogebeurtenis is het voorval en het gevolg is het (ongewenste) resultaat.
Uit de bovenstaande definitie blijkt dat risicomanagement een continu proces is om risico’s te identificeren, prioriteren en beheersen. Hierdoor wordt inzichtelijk:
• wat de belangrijkste risico’s zijn (de bruto risico’s);
• welke beheersmaatregelen noodzakelijk zijn;
• welke risico’s resteren na inzet van beheersmaatregelen c.q. welke risico’s geaccepteerd worden (de netto risico’s).
Na het inzichtelijk maken van de (netto) risico’s is het van belang om na te gaan:
• welke financiële middelen beschikbaar zijn om de risico’s af te dekken (de weerstandscapaciteit);
• of de organisatie in staat is om de risico’s op te vangen (het weerstandsvermogen).
Onderstaand is schematisch de relatie tussen de risico’s, de beheersmaatregelen, de weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen weergegeven.
In de hiernavolgende hoofdstukken zal worden toegelicht op welke wijze de Metropoolregio Eindhoven vorm en inhoud geeft aan het systeem van risicomanagement.

3. Uitgangspunten risicomanagement
Risicomanagement is een breed begrip dat verschillende doelen dient:
• Voldoen aan wet- en regelgeving en onderbouwing van het weerstandvermogen.
• Inzicht en overzicht krijgen in de risico’s van de Metropoolregio Eindhoven.
• Managen van de risico’s door beheersmaatregelen in kaart te brengen.
• Stimuleren en vergroten risicobewustzijn binnen de Metropoolregio Eindhoven.
• Inzicht en grip krijgen op de interne organisatie.
Risicomanagement moet een hulpmiddel zijn dat de organisatie helpt om te gaan met onzekerheden. Om dit succesvol toe te passen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd.
- > Risicomanagement moet gericht zijn op het voldoen aan wet- en regelgeving en onderbouwing weerstandsvermogen
Dit betekent dat we de risico’s en de beheersingsmaatregelen in beeld moeten hebben om vervolgens de restrisico’s te kunnen bepalen welke we nodig hebben om het weerstandsvermogen te bepalen. Er wordt nadrukkelijk een koppeling gelegd met de effecten van de risico’s voor het weerstandsvermogen, we focussen ons op risico’s met een (grote) financiële impact.
- > Houd het simpel
We kiezen voor een methode welke wordt geïntegreerd in de bestaande werkprocessen in plaats van een nieuwe methodiek.
- > Aansluiten bij de bestaande Planning & Control-cyclus
Medewerkers zijn bewust of onbewust in hun werk dagelijks bezig met het maken van afwegingen op basis van risico’s. Hierover wordt, conform P&C-cyclus, jaarlijks gerapporteerd in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en de jaarrekening. We bedden risicomanagement dus zoveel mogelijk in de huidige P&C cyclus in.
- > Inbedding
Doelstelling is de cyclus van risicomanagement te ontwerpen, te verankeren en in te bedden in de bestaande P&C cyclus van de Metropoolregio Eindhoven. De inhoudelijke, de aanjagende en ondersteunende rol wordt bij de financiële afdeling belegd.

4. Afbakening risicomanagement Metropoolregio Eindhoven en gemeenten
De concernorganisatie Metropoolregio Eindhoven is deels een strategische netwerkorganisatie, deels een uitvoeringsorganisatie waar het gaat om de activiteiten van het RHCe. Deelnemende gemeenten (21) zijn Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne, Eersel-Vessem, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Gemert-Bakel (niet RHCe), Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek, Nuenen c.a., Oirschot, Reusel-De Mierden, Someren, Son en Breugel, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre.
De organisatie is van en voor onze eigenaar-gemeenten. De gemeenten stellen het beleid vast in de samenwerkingsagenda waarna de Metropoolregio Eindhoven dit uitvoert. Dit betekent dat de risico’s sterk verknoopt zijn op het gemeentelijk en samenwerkingsverbandniveau. Het doel is het risicomanagement bij de gemeenten en de Metropoolregio Eindhoven aanvullend aan elkaar te laten zijn en te voorkomen dat op verschillende plaatsen dezelfde risico’s worden afgedekt.

Risico’s beleid en regionale opgave
De organisatie Metropoolregio Eindhoven is enerzijds een netwerkorganisatie, anderzijds een uitvoeringsorganisatie. De begroting van de organisatie bestaat grotendeels uit personeelslasten. Het beleid, de regionale en uitvoeringsopgaven worden bepaald door de deelnemende gemeenten. De risico’s die hiermee gepaard gaan worden dan ook gedragen door de betreffende gemeenten en maken geen onderdeel uit van het risicomanagement van de Metropoolregio Eindhoven.

Risico’s uitvoering
De organisatie Metropoolregio Eindhoven kent een andersoortig risicoprofiel dan de deelnemende gemeenten. Enerzijds worden risico’s bepaald door exogene factoren als economische ontwikkeling of veranderende wetgeving, anderzijds liggen de risico’s met name aan de kant van de bedrijfsvoering. Deze risico’s kunnen consequenties hebben voor zowel het bereiken van de doelen van de Metropoolregio Eindhoven als dat van de deelnemende gemeenten. De risico’s maken onderdeel uit van het risicomanagement van de Metropoolregio Eindhoven en van de deelnemende gemeenten voor zover het hun aandeel betreft.

Risico’s subsidieverstrekking
De Metropoolregio Eindhoven verstrekt subsidies in het kader van het Regionaal Stimuleringsfonds en de Adviesregeling SAR. Hiervoor wordt een bijdrage per inwoner bij de deelnemende gemeenten in rekening gebracht. De risico’s voor wat betreft subsidieverstrekking liggen op het vlak van doelmatigheid (hoe is het proces van subsidieverstrekking ingericht en hoe wordt dit proces beheerst?), doeltreffendheid (in hoeverre dragen de verstrekte subsidies bij aan het realiseren van regionale doelstellingen?) en rechtmatigheid (wordt de geldende wet- en regelgeving nageleefd?).
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing vindt de afweging plaats over de positie van het weerstandsvermogen.

5. Risicomanagement methodiek
Bij de Metropoolregio Eindhoven kiezen we voor de methode “risicogestuurd werken”. De methode sluit goed aan bij de ontwikkelingen in de organisatie en de door ons geformuleerde uitgangspunten. De methodiek met als doel slim omgaan met onzekerheid door risicogestuurd te werken, erkent het organisatielandschap waarin de Metropoolregio Eindhoven zich bevindt: “veranderingen in organisaties vanwege de dynamiek van de buitenwereld, de talrijke onzekerheden van professionals en managers om ondanks al die veranderingen en onzekerheden toch hun doelstellingen te realiseren”.

Zes generieke risicoprocesstappen
In deze methode zijn risicomanagementmethoden gefilterd op de essentie (houd het simpel), en dat leidt tot de volgende 6 risicoprocesstappen.

Procestap 1: doelen bepalen
Dit zijn geformuleerde doelen, op strategisch tactisch en operationeel niveau. Bij de inventarisatie van de risico’s ligt in eerste instantie de focus zoveel mogelijk op strategische risico’s. Om de risico’s in relatie tot de doelstellingen van de Metropoolregio Eindhoven te zien, geldt als uitgangspunt de doelen zoals geformuleerd in de planning en control cyclus.

Processtap 2: risico’s identificeren
In deze stap worden alle voorziene risico’s in beeld gebracht die een impact kunnen hebben op het doel.

Processtap 3: risico’s classificeren
Bij het classificeren van de risico’s gaat het om een inschatting die vaak lastig te maken is. De kans van het optreden wordt ingeschat, evenals de effecten. Omdat medewerkers een verschillende risicoperceptie hebben, organiseren we ook hier zoveel mogelijk diversiteit bij de inschatting om zo de kwaliteit van de inschattingen positief te beïnvloeden.
Tabellen met kans en gevolg klassen welke we bij de risico classificatie gebruiken zijn toegevoegd. Hiermee kunnen we de risico’s financieel vertalen.

Processtap 4: risico’s beheersen
Dit gaat over de kans van optreden van een risico te verkleinen of weg te nemen, of de gevolgen te beperken of compenseren. Er zijn vijf generieke risico strategieën:
- >
Vermijden
Dit houdt in dat het beleid of activiteit waar een risico door ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vorm gegeven of geen beleid gestart wordt dat een expliciet risico met zich meebrengt.
- >
Beperken
Het nemen van maatregelen om de kans dat een risico zich voordoet te verkleinen.
- >
Delen
Het verzekeren of uitbesteden van risico’s.
- >
Accepteren
Als een risico niet wordt vermeden, verminderd, overgedragen of kan worden beheerst, wordt een risico geaccepteerd. Een eventuele schade moet kunnen worden opgevangen door de weerstandscapaciteit. Dit betekent niet dat het risico niet beïnvloedbaar is en daarom maar geaccepteerd moet worden.
- >
Overdragen
Door het risico af te dekken door een verzekering of over de dragen aan een andere partij.
Op basis van de gekozen beheersingsstrategie wordt het restrisico berekend (risico – effecten beheersmaatregelen). Dit restrisico vormt de basis voor de bepaling van de weerstandsvermogen.
De risico’s kunnen worden weergegeven met een risicokaart. Hierbij worden zowel de gevolgen van de risico’s als de kans hierop geclassificeerd.
Door het vermenigvuldigen van de kans x gevolg-klassen kan per risico een zogenaamde risicoscore worden uitgerekend. Deze risicoscore is een maatstaf voor de potentiële impact van het risico.
Op basis hiervan kunnen de risico’s worden gerangschikt, waarbij geldt dat risicoscore > 9 urgent,
7 < 9 hoog, 4 < 6 gemiddeld en 1 < 3 laag is.
Verder rapporteren we over het totaal van risico’s in de P&C producten en differentiëren we hier nog niet in. Op deze manier krijgen bestuur en gemeenten een goed beeld van het risicoprofiel van de Metropoolregio Eindhoven.
De rangschikking van de risico’s is de resultante van de weging van de kans dat het risico zich voordoet en het effect van het risico. Hoe groter de kans en het effect van het risico hoe hoger het risico wordt gerangschikt. Hoe hoger de rangschikking van het risico hoe meer weerstandscapaciteit beschikbaar moet zijn om het risico af te dekken. De aandacht van de organisatie gaat dus vooral uit naar de risico’s in het oranje en rode vlak. Deze risico’s worden voortdurend gemonitord en hierover wordt gerapporteerd in de P&C documenten.

Processtap 5: risicobeheersmaatregelen evalueren
Jaarlijks worden de risicobeheersmaatregelen geëvalueerd. De voorgaande stappen worden geregistreerd en vormen de basis voor de evaluatie bij de jaarrekening van de Metropoolregio Eindhoven. Door de risico-evaluatie onderdeel uit te laten maken van de P&C cyclus worden de risico’s periodiek beoordeeld, waardoor de kwaliteit van de schattingen toeneemt.

Processtap 6: Informatie overdragen
Dit is de stap van de periodieke risicorapportage. In de Metropoolregio Eindhoven vindt deze stap jaarlijks plaats bij de jaarrekening en de begroting.

6. Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit

Weerstandsvermogen
Risicomanagement is doelgericht, gestructureerd, communicerend en continu omgaan met risico’s. Een risico is een onzekere gebeurtenis met oorzaken, een kans van optreden en effecten op de doelstellingen van de organisatie. Deze effecten kunnen financieel zijn. Bij het weerstandsvermogen ligt de focus op de financiële gevolgen van de risico’s. Pas als een risico zich, ondanks de inspanningen op het gebied van risicomanagement, toch voordoet en negatieve financiële gevolgen heeft voor de Metropoolregio Eindhoven, komt het weerstandvermogen in beeld. Het weerstandsvermogen zijn alle middelen en mogelijkheden waarover de organisatie beschikt of kan beschikken om de gevolgen van niet begrote kosten te dekken zonder dat dit leidt tot aanpassing van bestaand beleid.
In hoeverre de Metropoolregio Eindhoven in staat is om financiële tegenvallers op te vangen hangt af van:
- >De risico’s die de Metropoolregio Eindhoven loopt.
- > De middelen die beschikbaar zijn om risico’s op te vangen.
Hierbij zijn twee elementen belangrijk:
- > Hoeveel middelen zijn nodig om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen? Dit noemen de benodigde weerstandscapaciteit.
- > Hoeveel middelen zijn beschikbaar om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen? Dit noemen we de beschikbare weerstandscapaciteit.
Als richtlijn in de beoordeling van het weerstandsvermogen geldt > 2,0 uitstekend, 1,4 < 2,0 ruim voldoende, 1,0 < 1,4 voldoende, 0,8 < 1,0 matig, 0,6 < 0,8 onvoldoende en , < 0,6 ruim onvoldoende.
We streven naar een weerstandsvermogen met de waardering ‘voldoende’. Een uitkomst van 1,0 betekent dat de organisatie precies genoeg geld heeft om de risico’s financieel af te dekken. Dit past bij de aard en omvang van de organisatie en de risico’s die worden gelopen.
Bij het bepalen van de verwachte impact van risico’s moet onderscheid gemaakt worden tussen risico’s met incidentele gevolgen en risico’s met structurele gevolgen. De verwachte impact van risico’s met structurele gevolgen is in principe oneindig. Dit dient dan niet structureel te worden opgevangen met het weerstandsvermogen, maar anderszins, bijvoorbeeld door aanpassingen in het beleid of begroting.

Afweging positionering weerstandsvermogen bij gemeenten en Metropoolregio Eindhoven
Waar leggen we de financiële buffer neer om het weerstandsvermogen van de risico’s op te kunnen vangen? Bij de gemeenten of bij de Metropoolregio Eindhoven?
Op basis van de twee scenario’s wordt geadviseerd om het weerstandsvermogen dat betrekking heeft op de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening van de Metropoolregio Eindhoven ook daar aan te houden. Het gaat hierbij dan om de risico’s uitvoering en risico’s projecten die gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering en dienstverlening van de Metropoolregio Eindhoven. De risico’s die dit voor de gemeenten heeft, maken onderdeel uit van het weerstandsvermogen van de gemeenten.

Bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit
Op 1 november 2017 heeft het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven de Notitie algemene reserve vastgesteld. In deze notitie is de streefwaarde van de algemene reserve gebaseerd op het totaal van de baten in de begroting. Deze grondslag is gehanteerd omdat het totaal van de baten een relatief stabiel beeld geeft in de meerjarenbegroting. Er wordt gewerkt met een staffel zodat de hoogte van de totale baten in de begroting niet voortdurend invloed heeft op de hoogte van de aan te houden algemene reserve. De volgende staffel is vastgesteld:
Bij deze staffel is gekozen voor een minimum reserve van € 150.000 omdat er altijd risico’s zijn die afgedekt moeten worden ongeacht de hoogte van de inwonersbijdrage/omzet. Het voorgestelde maximum is voor de eerste drie categorieën 6%, voor de tweede categorieën daarna 5% en voor de daaropvolgende categorieën 4%. Er is gekozen voor een aflopend maximum omdat ervan uitgegaan kan worden dat de verhouding tussen de risico’s en de baten afneemt als er meer baten zijn. Op basis van de bovenstaande staffel heeft het algemeen bestuur van de Metropoolregio Eindhoven de volgende bandbreedte bepaald voor de algemene reserve:
Metropoolregio Eindhoven € 600.000 - € 1.200.000
Regionaal Historisch Centrum Eindhoven € 150.000 - € 300.000
Op grond van de uitkomsten van de risicoanalyse (zoals toegelicht in de voorliggende nota) is mogelijk een heroverweging van de noodzakelijke omvang van de weerstandscapaciteit aan de orde. Besluitvorming hieromtrent vindt plaats binnen de bestaande P&C cyclus door het Algemeen Bestuur.

Bepaling van de beschikbare weerstandscapaciteit
De beschikbare weerstandscapaciteit is het geheel van financiële middelen en mogelijkheden waarover de Metropoolregio Eindhoven kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. In onderstaande tabel is aangegeven uit welke elementen het weerstandsvermogen kan worden opgebouwd.

Inzetten van de weerstandscapaciteit
Het is niet zo dat risico’s die meetellen voor de bepaling van het weerstandsvermogen ook automatisch ten laste komen van de beschikbare weerstandscapaciteit. De oplossing voor een risico moet in beginsel worden gezocht binnen het betreffende programma van de dienst (i.c. binnen de vastgestelde begroting).

7. Financiële kengetallen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement
Vanaf de programmabegroting Metropoolregio Eindhoven 2018 bevat de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement financiële kengetallen. Deze kengetallen zijn een hulpinstrument om een uitspraak te kunnen doen over de financiële positie van de organisatie. Het betreffen de volgende kengetallen.

8. Evaluatie kaders
Deze kaders gaan in bij de jaarrekening 2018 en de programmabegroting 2020 en zullen conform artikel 10 van de Financiële verordening 2018 na vier jaar worden beoordeeld en daar waar nodig geactualiseerd.