Financieel reglement Noordelijk Belasingkantoor

HET BESTUUR VAN HET NOORDELIJK BELASTINGKANTOOR;

Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 108 van de Waterschapswet;

BESLUIT:

Het Reglement op de uitgangspunten voor het financieel beleid alsmede de regels voor financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen.

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities

Deze verordening verstaat onder:

a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het Noordelijk Belastingkantoor en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

b. bestuur: het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor;

c. directeur: de directeur van het Noordelijk Belastingkantoor;

d. programma: samenhangende weergave van beleidsdoelen, budgetten en prestaties zoals voorgeschreven in het besluit begroting- en verantwoordingsvoorschriften (BBV);

e. team: iedere organisatorische eenheid binnen het Noordelijk Belastingkantoor met een rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur;

Hoofdstuk 2 Begroting, meerjarenraming en verantwoording

Artikel 2 Begroting, meerjarenraming en programma-indeling

Het bestuur stelt de begroting, meerjarenraming en de programma-indeling vast.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

1. In de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van:

a. baten en lasten per programma;

b. baten en lasten van de exploitatie;

c. structurele en incidentele baten en lasten;

d. de financiële bijdragen van de deelnemers.

2. In de jaarrekening wordt een overzicht gegeven van de realisatie van:

a. baten en lasten per programma;

b. baten en lasten van de exploitatie;

c. structurele en incidentele baten en lasten;

d. de financiële bijdragen van de deelnemers.

3. In de begroting wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie voor nieuwe investeringen

per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde

investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4 Autorisatie begroting, kredieten en begrotingswijzigingen

1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten

per programma, de investeringskredieten alsmede de algemene dekkingsmiddelen.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan voor welke nieuwe investeringen hij op een

later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De

overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de

financiële positie geautoriseerd.

3. Indien de directeur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, meldt de directeur dit in ieder geval aan het bestuur in de eerstvolgende rapportage als bedoeld in artikel 5 maar eerder indien de overschrijding daar naar zijn oordeel aanleiding toe geeft. De directeur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet met daarbij een voorstel voor dekking binnen de begroting. Indien dekking binnen de begroting niet mogelijk is, wordt een voorstel tot wijziging van de begroting opgesteld.

4. Voor alle investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt de directeur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een

investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het

bestuur voor.

Artikel 5   Kwartaalrapportage

1. De directeur informeert het bestuur door middel van een rapportage per kwartaal over de

realisatie van de begroting van het Noordelijk Belastingkantoor.

2. De directeur biedt de kwartaalrapportage aan het bestuur aan binnen zes weken na afloop van het kwartaal dan wel in de eerstvolgende bestuursvergadering

2. In de kwartaalrapportage worden afwijkingen op de ramingen van de baten en lasten en

investeringskredieten in de begroting toegelicht.

Hoofdstuk 3 Financieel beleid

Artikel 6 Waardering & afschrijving vaste activa

1. De directeur doet voorstellen aan het bestuur met betrekking tot de wijze waarop vaste activa

worden gewaardeerd en afgeschreven.

2. Het bestuur stelt de regels vast voor de waardering en afschrijving op vaste activa.

Artikel 7 Reserves en voorzieningen

1. De directeur biedt het bestuur jaarlijks in de begroting en de jaarrekening een overzicht van de

reserves en voorzieningen aan.

2. Dit overzicht bevat, voor zover van toepassing,  in ieder geval:

a. het doel, de actualiteitswaarde en de omvang van de reserves;

b. het doel, de actualiteitswaarde en de omvang van voorzieningen;

c. de relatie met het weerstandsvermogen en de weerstandscapaciteit.

Artikel 8 Financieringsfunctie

• 1. De directeur zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden

  om de programma’s binnen de door het bestuur vastgestelde kaders van begroting uit te voeren;

  b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s,

  koersrisico’s en kredietrisico’s;

  c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  2. De directeur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, zoals

  opgenomen in het Treasurystatuut Noordelijk Belastingkantoor.

  Hoofdstuk 4 Financieel beheer en interne controle

  Artikel 9  Administratie

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  a. het sturen en beheersen van activiteiten en processen van het Noordelijk Belastingkantoor als geheel en van de teams;

  b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch

  nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten c.a.;

  c. het verschaffen van informatie over de besteding van de toegekende budgetten en

  investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

  d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;

  e. de controle op de registratie van gegevens als zodanig en de verantwoording zoals bedoeld in onderdeel d.

  Artikel 10 Interne controle

  1. De directeur zorgt ten behoeve van de jaarrekening, de rechtmatigheid van de baten en lasten

  en de balansmutaties voor een adequate controle op de getrouwheid van de

  informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheersmaatregelen.

  2. De directeur wijst een adviseur interne controle aan. De adviseur interne controle is verantwoordelijk voor de uitvoering van en de rapportage over de interne controle. De rapportage wordt vastgesteld door het managementteam.

  3. Indien daartoe aanleiding is neemt de directeur maatregelen tot herstel.

  Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik

  De directeur is verantwoordelijk voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het Noordelijk Belastingkantoor.

  Hoofdstuk 5 Financiële organisatie

  Artikel 12 Financiële organisatie

  1. De directeur draagt zorg voor en legt vast:

  a. dat de financiële organisatie eenduidig is ingedeeld;

  b. dat taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden adequaat zijn gescheiden,

  zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de

  verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  c. dat mandaten en volmachten zijn verleend voor het aangaan van verplichtingen ten laste

  van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende

  informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de

  producten en de programma’s.

  2. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functionarissen die kunnen beschikken over

  budgetten zijn geregeld in het Mandaatbesluit Noordelijk Belastingkantoor.

  Hoofdstuk 6 Slotbepaling

  Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

  1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2018.

  2. Dit reglement wordt aangehaald als: Financieel Reglement Noordelijk Belastingkantoor.

  Ondertekening

  Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor van 30 oktober 2017.

  Namens deze, 

  de voorzitter, Ton Schroor

  de secretaris, Paulien Geerdink