Blad gemeenschappelijke regeling van Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid | Blad gemeenschappelijke regeling 2017, 675 | Overige overheidsinformatie |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Inkoop- en aanbestedingsbeleid Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid 2017
De Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) spant zich continu in voor een verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit kader heeft de VRZHZ haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij de VRZHZ plaatsvindt. Het doel hiervan is om richting te geven aan de aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering te ondersteunen en meer uniformiteit te bevorderen.
In juni 2012 is door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) een model voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Dit model is samengesteld met gemeenten en na consultatie met het bedrijfsleven tot stand gekomen. VRZHZ hanteert als gemeenschappelijke regeling het model van de VNG. Hierdoor zal de uniformiteit van inkoop- en aanbestedingsbeleid naar de markt toe bevorderd worden en zullen samenwerkingsmogelijkheden verruimd worden.
Op enkele punten heeft de VRZHZ toevoegingen gedaan aan het VNG-model om dit meer geschikt te maken voor de inkooppraktijk van de veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid.
Verder beoogt VRZHZ (net als de VNG) de volgende doelstellingen te bereiken met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid:
op een goede, controleerbare en verantwoorde wijze inkopen en aanbesteden;
aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedings-praktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit;
niet alleen bijdragen aan mogelijke lastenverlichting, maar tevens bijdragen aan het realiseren van zichtbare verbeteringen aan de kwaliteit van de opdrachten (optimale prijs/kwaliteitverhouding);
mogelijkheden vergroten om bij het aanbesteden van opdrachten een rol toe te bedelen aan de marktpartijen (bijvoorbeeld door innovatief aanbesteden);
een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de VRZHZ.
3.3 Algemene beginselen bij inkoop
3.3.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
3.3.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
3.4 Grensoverschrijdend belang
4. Ethische en ideële uitgangspunten
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
(Bedragen zijn exclusief BTW en gebaseerd op basis van een vierjarig contract)
5.6 Raming van de opdracht en financieel budget
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Aanbesteding: Een vorm van inkoop die uitgaat van concurrentiestelling waarbij verschillende Ondernemers in staat worden gesteld om een Offerte in te dienen.
Aanbestedende dienst: Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ), zetelend te Dordrecht.
Aanbestedingswet 2012: De Aanbestedingswet 2012 van 1 november 2012 is op 1 juni 2016 gewijzigd van kracht geworden en vervangt het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO), het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (BASS) en de Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen (Wira).
ARW 2016: Aanbestedingsregelement Werken 2016.
Aw 2012: Aanbestedingswet 2012, aangepast in 2016.
Concessieovereenkomst: Een Concessieovereenkomst als gedefinieerd in artikel 1.1. Aanbestedingswet.
Contractant: De in de (raam)overeenkomst genoemde wederpartij van de VRZHZ.
Diensten: Diensten zoals deze zijn aangeduid onder de definitie Overheidsopdracht voor diensten in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Enkelvoudig onder- De aanbestedende dienst vraagt minimaal aan één
handse offerte- Ondernemer een offerte.
Europees aanbesteden: De procedure waarbij de aanbestedende dienst via TenderNed in het Publicatieblad van de Europese Unie bekend maakt dat zij een opdracht wil laten uitvoeren en Ondernemers vraagt om een offerte in te dienen. E.e.a. overeenkomstig de procedurevoorschriften uit de Europese Aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU of 2014/24/EU en zoals geïmplementeerd in de Nationale wetgeving in de Aanbestedingswet 2012 (en aangepast in 2016).
GIBIT: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT; Algemene inkoopvoorwaarden opgesteld in samenspraak met de VNG, Gemeenten en marktpartijen en welke specifiek zijn toegesneden op de inkoop van ICT producten.
Inkoop: (Rechts)handelingen van de aanbestedende dienst gericht op de verwerving van Werken, Leveringen en/of Diensten en die één of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen en/of Diensten tot gevolg hebben.
Inbesteden: Het uitvoeren van opdrachten door (een onderdeel van) de aanbestedende dienst zelf.
Inkoopproces: Het proces in de periode tussen de vraag van de Aanbestedende dienst en het aanbod van een Ondernemer, gericht op en resulterend in een Overheidsopdracht.
Het inkoopproces omvat het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, het daadwerkelijk bestellen van werken, leveringen en/of diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden, inclusief de nazorg.
Leveringen: Leveringen zoals deze zijn aangeduid onder de definitie van Overheidsopdracht voor leveringen in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Meervoudig Onder- De aanbestedende dienst vraagt een offerte aan bij
handse offerte- tenminste drie en ten hoogste vijf ondernemers.
Nationaal aanbesteden: De procedure waarbij de aanbestedende dienst via een publicatie in Nederland (TenderNed) bekend maakt dat zij een opdracht wil laten uitvoeren en (uitsluitend) Nederlandse Ondernemers vraagt om een offerte in te dienen. E.e.a. overeenkomstig de procedure zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012, niet zijnde Europees aanbesteden.
Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de VRZHZ voor te verrichten prestaties of een (Europese) Aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU en 2014/24/EU.
Ondernemer: Een ‘aannemer’, ‘leverancier’, of ‘dienstverlener’ als gedefinieerd in artikel 1.1. Aanbestedingswet.
Overheidsopdracht: Een Overheidsopdracht als gedefinieerd in artikel 1.1. Aanbestedingswet.
Social return: Het opnemen van sociale voorwaarden in de inkoop- en aanbestedingstrajecten ten behoeve van het creëren van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Werk(en): Werk(en) als gedefinieerd in artikel 1.1. Aanbestedingswet.
Quasi in-house Het verstrekken van een opdracht aan een
inbesteden andere organisatie ‘als ware het een eigen dienst’. Er hoeft in beginsel dan niet te worden aanbesteed. De uitvoering van gemeenschappelijke werkzaamheden door bijvoorbeeld het IFV in opdracht van de veiligheidsregio’s voldoet aan de criteria voor quasi in-house inbesteden. Quasi in-house inbesteden is ook mogelijk voor één veiligheidsregio. Als het IFV voor de uitvoering van de werkzaamheden marktpartijen inschakelt, dient het IFV de juiste inkoopprocedure te volgen afhankelijk van de geraamde bedragen.
De Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare, transparante en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed;
een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele opdrachtgever zijn;
inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs/kwaliteitverhouding;
een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de VRZHZ;
een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als Ondernemers realiseren;
dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de VRZHZ.
De VRZHZ leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het eigen Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de VRZHZ efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de organisatiemiddelen staan centraal. De VRZHZ houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot de opdrachten van de organisatie.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de opdrachtnemer (Contractant) en in wederzijds respect tussen VRZHZ en Contractant. De VRZHZ spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het Inkoopproces.
Bij de Inkoop van Werken, Leveringen en Diensten kan de VRZHZ ook interne en andere (externe) organisatiekosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de te verwachten Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de VRZHZ en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de organisatiedoelstellingen.
Zowel VRZHZ als Ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De VRZHZ verlicht deze lasten zoveel als mogelijk, bijvoorbeeld door proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces te voeren. Concreet kan de VRZHZ hiertoe het digitaal inkopen (en aanbesteden) toepassen. De VRZHZ maakt, waar mogelijk en noodzakelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), de uniforme ‘eigen verklaring’ van de Rijksoverheid.
Om vorenstaande doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De VRZHZ leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de VRZHZ restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor dit inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU en 2014/24/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis.
Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Wet gemeenschappelijke regelingen: het wettelijk kader voor veiligheidsregio’s.
Overige juridische kaders zijn:
Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016);
Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten VRZHZ.
In bepaalde situaties (afhankelijk van de markt, toepasbaarheid of samenwerkingsverbanden bij de aanbesteding) kan de VRZHZ van haar eigen inkoopvoorwaarden afwijken, mits dit op basis van de vigerende wet- en regelgeving mogelijk is;
De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) zijn in 2016 opgesteld door een werkgroep onder auspiciën van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) in samenspraak met diverse marktpartijen en betrokkenen vanuit het bedrijfsleven en Gemeenten. Dit als onderdeel van het programma Digitale Agenda 2020. Gemeenten hadden behoefte aan een specifiek op het inkopen van ICT middelen en diensten gerichte inkoopvoorwaarden, waar de algemene inkoopvoorwaarden niet in voorzag.
De VRZHZ streeft er naar om waar mogelijk uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De VRZHZ past bij betreffende inkopen in ieder geval toe:
Aanbestedingswet 2012, gewijzigd in 2016 (Aw2012);
Aanbestedingsreglement werken 2016 (Arw2016);
Aanbestedingsrichtlijnen Werken, Leveringen en Diensten (2014/24/EU);
3.3 Algemene beginselen bij inkoop
3.3.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De VRZHZ neemt bij Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit of herkomst van producten is niet toegestaan. Aanbestedende diensten behandelen gegadigden op gelijke wijze.
Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De VRZHZ past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de VRZHZ.
3.3.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De VRZHZ neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan het Inkoopproces vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij Inkopen met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de VRZHZ de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een Overheidsopdracht of Concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde en aard van de opdracht, de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd, etc.
Voor Overheidsopdrachten of Concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de VRZHZ een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal VRZHZ openbaar maken op de gebruikelijke platforms, zoals www.tenderned.nl of www.TED.EU
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de algemeen directeur van de VRZHZ en voor zover een en ander op basis van geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Tevens behoud de VRZHZ zich het recht voor om, in geval van de inhuur van ICT diensten en/of de aanschaf van ICT gerelateerde goederen, de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GEBIT) te hanteren en deze leidend te laten zijn. Dit omdat deze beter aansluiten bij de gewenste goederen of diensten dan de algemene inkoopvoorwaarden van de VRZHZ.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
De VRZHZ hanteert de volgende uitgangspunten ten aanzien van integriteit:
de VRZHZ stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop;
de VRZHZ contracteert enkel met integere Ondernemers.
Ad. a) De VRZHZ heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes van de VRZHZ. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
Ad. b) De VRZHZ wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden (artikel 1.20 Aanbestedingswet) en/of het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), zoals bedoeld in artikel 2.84 Aw.
Ten aanzien van duurzame Inkoop hanteert de VRZHZ de volgende uitgangspunten:
bij Inkoop neemt de VRZHZ, waar mogelijk, milieuaspecten in acht;
inkoop vindt, waar mogelijk, op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.
De VRZHZ heeft als overheidsinstantie een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De VRZHZ streeft er naar om duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het Inkoopproces. Dit komt onder andere tot uitdrukking in het volgende:
bij product- en marktanalyse inventariseert de VRZHZ welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;
in de aanbestedingsstukken en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen;
de VRZHZ kan ervoor kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail en dergelijke);
de VRZHZ zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie en haar werkwijze.
Met betrekking tot een aantal productcategorieën zijn door Agentschap.nl , de rechtsvoorganger van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. VRZHZ zal in beginsel deze criteria hanteren in haar inkooptrajecten.
Naast het duurzaam inkopen heeft de VRZHZ een functie op het maatschappelijk terrein. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsintegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend - social return een rol. De VRZHZ heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert (waar mogelijk en doelmatig) de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, uitbuiting, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Hiertoe zal VRZHZ in de Aanbesteding een uitvraag doen.
De VRZHZ moedigt (daar waar mogelijk) innovatiegericht Inkopen (en Aanbesteden) aan.
Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de VRZHZ ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet kan worden gerechtvaardigd.
De VRZHZ acht het van belang om de markt te kennen door - indien mogelijk - een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn.
Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De VRZHZ acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk en kiest voor de meest aangewezen en passende ondernemersrelatie.
De VRZHZ streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten), zowel tijdens als na de contractperiode. De VRZHZ moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, maar ook vanwege de naleving van (Europese) wet- en regelgeving.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de VRZHZ door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De VRZHZ kiest in dat geval de meest aangewezen en passende ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van Ondernemers.
De VRZHZ heeft oog voor de regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de regionale economie en regionale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de VRZHZ moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
De VRZHZ heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De VRZHZ houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de VRZHZ doen door bij aanbestedingen de opdracht op te delen in percelen, (tenzij dit niet passend of wettelijk niet toegestaan is), het toestaan voor Ondernemers om in te schrijven op de Overheidsopdracht als combinatie of door het toestaan van onder-aanneming, het verminderen van de lasten van het aanbesteden en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De VRZHZ hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie, als ook voor samenwerkingen met andere veiligheidsregio’s of aanbestedende diensten. Hierbij valt te denken aan inkoopsamenwerking binnen de provincie Zuid-Holland en de Zuidwestelijke Delta en de Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer Nederland (FLIB) als onderdeel van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV).
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid onderscheidt vier basisvormen van aanbestedingswijzen:
Enkelvoudige aanbesteding: de VRZHZ kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentiestelling tussen mogelijke opdrachtnemers;
Meervoudige aanbesteding: de VRZHZ kiest minimaal drie en maximaal vijf
potentiële opdrachtnemers uit, die een offerte uitbrengen. Er is sprake van concurrentie;
Nationaal openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de VRZHZ publiceert nationaal een aankondiging op www.tenderned.nl voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke nationale opdrachtnemers. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden minimaal drie potentiële opdrachtnemers geselecteerd, die een offerte mogen uitbrengen;
Europees openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de VRZHZ publiceert op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht op www.tenderned.nl. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden minimaal vijf potentiële opdrachtnemers geselecteerd, die een offerte mogen uitbrengen.
De VRZHZ volgt grotendeels de in de Gids Proportionaliteit aangegeven richtlijn, zie onderstaande tabel, voor het aanbesteden van leveringen en diensten (voor werken geldt een andere tabel). De tabel is zodanig te lezen dat ‘groen’ betekent: kies deze aanbesteding. ‘Rood’ betekent: niet doen. En ‘geel’ houdt in: maak een beredeneerde keuze. Onderstaande tabel dient als richtinggevend voor te maken keuzes, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de VRZHZ ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkoopprocessen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
De circulaire 2015-0000428359 d.d. 3 augustus 2015 van de minister voor Wonen en Rijksdienst en mede namens de minister van Economische Zaken geeft inkopers van de Rijksoverheid nadere invulling aan voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit.
In deze circulaire wordt ingegaan op de interpretatie van de grensbedragen voor inkoopprocedures onder de drempelwaarde en de vrijheid om deze in voorkomende gevallen afwijkend te hanteren. Het drempelbedrag voor een enkelvoudig onderhandse gunning (1 op 1) wordt in deze circulaire, onder voorwaarden, verhoogd van
ca. € 30.000,- excl. BTW naar € 50.000,- excl. BTW. In dit licht neemt ook de VRZHZ de vrijheid om deze grens te hanteren indien dit onderbouwt kan worden, proportioneel is en het inkoopproces en optimale bedrijfsvoering ten goede komt.
(Bedragen zijn exclusief BTW en gebaseerd op basis van een vierjarig contract)
5.6 Raming van de opdracht en financieel budget
De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen en om te bepalen welke wijze van aanbesteden moet worden gekozen. Om de wijze van aanbesteden te bepalen, moet de waarde van de opdracht worden berekend. De waardebepaling is de opdrachtsom (plus de som van eventuele soortgelijke opdrachten) exclusief btw. Het moment van het aankondigen van de opdracht of (als er geen aankondiging plaatsvindt) de uitvraag van de offerte is daarbij bepalend. Er dient bij het berekenen van de waarde rekening te worden gehouden met eenzijdige verlengingsopties en voorzien meerwerk. Een verlenging achteraf is in beginsel een nieuwe opdracht, die bij overschrijding van de Europese aanbestedingsdrempel opnieuw moet worden aanbesteed. Als tijdens de uitvoering van een opdracht onvoorzien de drempel wordt overschreden, dan moet aangetoond kunnen worden dat de waarde van de opdracht voorafgaand aan de aanbesteding desondanks zorgvuldig is geraamd. In het aanbestedingsdossier moet worden vastgelegd hoe de waardebepaling heeft plaatsgevonden.
Als de opdracht bestaat uit periodieke leveringen of diensten, dan moet de waarde van de verschillende opdrachten bij elkaar worden opgeteld. Is de looptijd van de opdracht onbepaald? Dan wordt de waarde vastgesteld op 48 keer het maandbedrag.
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De VRZHZ bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de VRZHZ een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de langere termijn). De VRZHZ wenst in haar Inkoopproces geen Ondernemers te betrekken die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
De inkooporganisatie van de VRZHZ is gebaseerd op een gecoördineerd model, met een meldingsplicht voor alle Inkopen.
De inkoopcoördinatie is belegd bij de afdeling Bedrijfsvoering.
Inkoopprocessen [zie definitie] worden met multidisciplinaire inkoopteams uitgevoerd, waarin de materiedeskundigen uit de organisatie-eenheden van de VRZHZ betrokken zijn.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat van de VRZHZ, onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Bestuurlijk is Inkoop ondergebracht bij de portefeuillehouder middelen. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor de naleving en uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Het team Inkoop van de VRZHZ heeft een adviserende taak (gevraagd en ongevraagd). De budgethouder is conform mandaatregeling en budgethoudersregeling verantwoordelijk voor het inkoopproces. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het team Inkoop worden in nadere regelingen en procesbeschrijvingen uitgewerkt.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2017-675.html