BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGOfficiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio FryslânRegeling Budgethouderschap Veiligheidsregio FryslânDe Directeur van Veiligheidsregio Fryslân;gelet op artikel 17 lid 8, van de Organisatieverordening Veiligheidsregio Fryslân 2014overwegende dat het in verband met de doelmatige inrichting van het budgetbeheer noodzakelijk isom een daarop aansluitende regeling voor budgethouders vast te stellen;BESLUITvast te stellen deREGELING BUDGETHOUDERSCHAP VEILIGHEIDSREGIO FRYSLÂN,Hierna te noemen de budgethoudersregeling1BegrippenVeiligheidsregio Veiligheidsregio Fryslân.
-De algemeen Directeur en secretaris van de Veiligheidsregio
-Directeur brandweer/ commandant; functionaris als in bedoeld in artikel 25, lid 3 Wet op de Veiligheidsregio’s, belast met de leiding van het organisatieonderdeel brandweer.
-Directeur Publieke Gezondheid; functionaris als bedoeld in artikel 14, lid 3 Wet Publieke Gezondheid, belast met de leiding van het organisatieonderdeel gezondheid.
-Directeur Bedrijfsvoering; functionaris belast met de leiding van het organisatie onderdeel bedrijfsvoering.
-Directieteam; Team als bedoeld in artikel 23 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling.
-Managementteam; de Directeur en de afdelingshoofden van het organisatieonderdeel.
-Master budgethouder (Directeur): degene die op grond van Organisatieverordening belast is met de uitvoering van de aan het Dagelijkse Bestuur opgedragen taken en producten en die namens het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van een op grond van artikel 2 van de financiële verordening door het Algemeen Bestuur benoemd programma.
-Budgethouder (afdelingshoofd); degene die door master budgethouder aangewezen is om namens hem uitvoering te geven aan een deel van het programma en op grond hiervan te realiseren activiteiten en producten en die op grond van artikel 17 lid 8 van de Organisatieverordening de bevoegdheid heeft om voor rekening van de veiligheidsregio overeenkomsten (verplichtingen) aan te gaan.
-Budgetbeheerder de functionaris die via ondermandaat (in ruime zin) van de budgethouder de bevoegdheid heeft gekregen om voor rekening van de veiligheidsregio overeenkomsten (verplichtingen) aan te gaan. De clusterhoofden binnen een afdeling zijn in ieder geval budgetbeheerder.
-Prestatieverklaarder (opdrachtgever in I Flow/ besteller in Inconto); degene die bevoegd is namens de budgethouder de geleverde prestatie akkoord te verklaren.
-Budget; de op basis van de vastgestelde begroting, programma’s en productie geraamde uitgaven onderverdeeld naar de verschillende kostensoorten en plaatsen.
-Resultaten; de beoogde resultaten behorend bij een toegekend budget en die weergeven in welke kwaliteit en kwantiteit door budgethouder resultaten voortgebracht moet worden.
2 Taken en functie master budgethouderDe master budgethouder is die functionaris die namens de Veilgheidsregio uit hoofde van zijn functie bevoegd is tot het uitvoeren van een door het Algemeen Bestuur vastgesteld programma of programma onderdeel. Hij doet dit op grond van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting en binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders.Binnen de huidige programma-indeling betreft dit voor het onderdeelBrandweer; de Directeur BrandweerGezondheid; de Directeur Publieke GezondheidCrisis; de Algemeen DirecteurBedrijfsvoering; de Directeur Bedrijfsvoering Deze is verantwoordelijk voor het organiseren van die activiteiten die bijdragen aan het realiseren van de beoogde effecten (outcome) en op grond van de vastgestelde productenbegroting te realiseren resultaten (output ). Dit wordt gedaan door de inzet van mensen en middelen en de organisatie van taken en verantwoordelijkheden en processen op een zodanige wijze dat er doelmatig en efficiënte inzet van middelen wordt nagestreefd passend binnen de voor dat programma vastgestelde kaders voor kwantiteit en kwaliteit. De master budgethouder voert deze taak uit op grond van de volgende bepalingen en bedingingenIndien bij de uitvoering van de activiteiten of grond van veranderende omstandigheden in enig begrotingsjaar de beoogde outcome of output niet behaald dreigt te worden en aanpassing terstond dient plaats te vinden voert de master budgethouder dusdanige aanpassingen in het te voeren beleid door dat deze wel behaald kunnen worden. Over deze aanpassing legt de master budgethouder achteraf verantwoording af aan de Algemeen Directeur en vindt autorisatie plaats door het Dagelijks Bestuur.Indien de aanpassing wel uitstel verdraagt dan wel de aanpassing van het beleid het totale uitgaven kader van het programma met meer dan 2 % overstijgt legt de master budgethouder de voorgenomen aanpassing ter goedkeuring vooraf voor aan de Algemeen Directeur c.q. het Dagelijks Bestuur.Na afloop van de 4e en 8e maand alsmede aan het eind van een begrotingsperiode legt de master budgethouder verantwoording af over het door hem gevoerde beleid en de behaalde resultaten. Hij doet dit door het opstellen van rapportages ten behoeve van de voor het programma verantwoordelijke bestuurscommissie.De master budgethouder kan een deel van de aan hem op grond van de aan hem toegekende verantwoordelijkheden doormandateren aan een budgethouder. De bepalingen waaronder dit geschiedt, is opgenomen in artikel 7 van deze regeling. De master budgethouder kan zich bij de uitvoering van zijn taken laten bijstaan door een of meerdere adviseurs zowel van binnen de eigen kolom als vanuit bedrijfsvoering. 3 Rechten en verplichtingen master budgethouder
1.De master budgethouder verstrekt (of laat verstrekken) aan het cluster Beheer en Ondersteuning alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de veiligheidsregio, de budget- en kredietbewaking, de begroting, de rapportages en de (jaar)verslaglegging nodig zijn en zorgt ervoor dat op de juiste wijze inzicht wordt verkregen in de voortgang activiteiten.
2.De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van prestatiegegevens en kengetallen ligt bij de master budgethouder.
3.De master budgethouder houdt de op zijn/haar budget betrekking hebbende lopende verplichtingen inzake uitgaven zodanig bij, dat de actuele stand van de al aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget steeds bekend is. Hij draagt daarbij zorg voor de vastlegging van in de bij de organisatie in gebruik zijnde informatiesystemen.
4.De master budgethouder is verantwoordelijk voor de realisering van inkomsten, het aangaan van verplichtingen met derden (lees: voor het sluiten van overeenkomsten met derden) tot levering van goederen en tot levering van diensten. Daarnaast is de master budgethouder verantwoordelijk voor de realisering van overeengekomen prestaties.
5.De master budgethouder mag binnen een product en/of kostenplaats substitutie toepassen op de beïnvloedbare kostencategorieën de substitutie geen gevolgen heeft voor de programmabegroting. Van deze substitutie zorgt de master budgethouder voor verwerking door het cluster Beheer en Ondersteuning van de afdeling FPO zodanig dat de substitutie administratief door middel van een administratieve begrotingswijziging kan worden vastgelegd.
4 Rechten en verplichtingen budgethouder
1.De budgethouder is conform art 17 lid van de organisatie verordening verantwoordelijk voor het voeren van het beheer over een deel van het deelbudget wat deel uitmaakt van het onder verantwoordelijkheid van de master budgethouder, het aangaan van verplichtingen met derden (lees: voor het sluiten van overeenkomsten met derden) tot levering van goederen en tot levering van diensten. Daarnaast is de budgethouder verantwoordelijk voor de realisering van overeengekomen prestaties.
2.De budgethouder draagt zorg voor een zodanige organisatie van de aan het budget verbonden werkzaamheden, dat voldaan wordt aan de eisen van rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van het budget.
3.De budgethouder rapporteert een dreigende overschrijding en/of onderschrijding van het budget bij de master budgethouder. Bij een rapportage waarbij aanvullend budget wordt gevraagd, wordt deze rapportage in overleg met het cluster Beleid en Advies van de afdeling FPO opgesteld.
4.De budgethouder mag binnen een product en/of kostenplaats substitutie toepassen op de beïnvloedbare kostencategorieën voor zover de subproducten onder het eigen budget vallen en de substitutie geen gevolgen heeft voor de productenbegroting. Van deze substitutie doet de budgethouder mededeling aan het cluster Beheer en Ondersteuning van de afdeling FPO zodanig dat de substitutie administratief kan worden vastgelegd. Met dien verstande dat deze substitutie slechts plaats kan vinden tussen budgetten voor zover betrekking hebbend op maximaal één jaarschijf.
5 Aangaan van verplichtingen
1.Een budgethouder mag verplichtingen als bedoeld in artikel1, aangaan tot € 50.000,--, nadat hij heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichting direct verband houdt met de te realiseren prestatie.
2.De budgethouder kan voor een doelmatige invulling van de werkzaamheden de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen via ondermandaatverlening overdragen aan een budgetbeheerder. Het verlenen van ondermandaat aan clusterhoofden is verplicht.
3.De ondermandaatverlening aan een budgetbeheerder, niet zijnde clusterhoofd, is gebonden aan een maximumbedrag van € 10.000,--. Voor een budgetbeheerder in de functie van clusterhoofd is het maximumbedrag € 50.000,--.
4.Verplichtingen van € 50.000,-- en meer vereisen de toestemming van de directeur, tenzij de Directeur deze bevoegdheid alsnog mandateert aan een ander.
5.Een budgethouder/budgetbeheerder dient zich bij het aangaan van verplichtingen tevens te houden aan het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid.
6 Taken budgethouder
1.De budgethouder verstrekt aan het cluster Beheer en Ondersteuning alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de veiligheidsregio, de budget- en kredietbewaking, de begroting, de rapportages en de (jaar)verslaglegging nodig zijn en zorgt ervoor dat op de juiste wijze inzicht wordt verkregen in de voortgang activiteiten.
2.De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van prestatiegegevens en kengetallen ligt bij de budgethouder. De budgethouder is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren prestaties en de doelmatigheid van het beheer.
3.De budgethouder houdt de op zijn/haar budget betrekking hebbende lopende verplichtingen inzake uitgaven zodanig bij, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget steeds bekend is. Van de aangegane verplichting vindt vastlegging plaats in het door de organisatie voor dit doel aangeschafte software pakket. Voor het vastleggen van de verplichtingen gelden enkele limitatieve uitzonderingen die zijn weergegeven in een bij regeling gevoegde bijlage.
4.Ten aanzien van de goedkeuring van factuur dient de budgethouder de verrichting van diensten of de levering van goederen door de leverancier voor akkoord verklaren.
7 Ondermandaat
1.Conform artikel 18/lid 11 kan/moet de budgethouder de aan zijn/haar budget verbonden werkzaamheden via verlening van ondermandaat (deels) overdragen aan een budgetbeheerder.
2.De budgethouder doet van deze ondermandaatverlening mededeling aan het cluster B en O en het cluster I en M voor de archivering onder gelijktijdige verstrekking van een kopie van het door de budgethouder genomen en ondergetekende ondermandaat besluit.
3.De budgethouder blijft te allen tijde jegens de Directeur verantwoordelijk voor de uitvoering van het budget.
4.Ten aanzien van de goedkeuring van factuur dient de budgethouder de verrichting van diensten of de levering van goederen door de leverancier voor akkoord verklaren. Voor deze akkoordverklaring kan de budgethouder via ondermandaat de werkzaamheden overdragen aan een zogenaamde prestatieverklaarder. Deze prestatieverklaarder is bevoegd tot het akkoord verklaren van de levering in het kader van het doen van een rechtmatige betaling aan de leverancier.
8 Rapportages
1.Ten behoeve van een goede taakuitoefening worden door het cluster Beheer en ondersteuning, in aanvulling op de (eigen) raadpleegfunctie in het financieel systeem, maandelijks budgetoverzichten verstrekt aan de budgethouders.
2.Jaarlijks wordt door de directie een tijdsplanning van alle financiële producten vastgesteld (meerjarenbeleidsplan, beleids- en productbegroting, vier- en achtmaandsrapportage en jaarrekening).
3.Ten behoeve van voornoemde financiële producten rapporteert de masterbudgethouder, aan de Algemeen Directeur over de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen inzake de beïnvloedbare lasten en baten van het (toegekende) budget.
4.Ten behoeve van voornoemde financiële producten rapporteert de budgethouder, aan de desbetreffende masterbudgethouder waaronder de budgethouder valt omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen inzake de beïnvloedbare lasten en baten van het (toegekende) budget.
5.Indien nodig rapporteert de (master) budgethouder ook tussentijds omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen inzake de beïnvloedbare lasten en baten van het (toegekende) budget.
6.In de rapportages doet de ( master) budgethouder verslag van de voortgang van de activiteiten en de mate waarin producten, diensten en prioriteiten gerealiseerd zijn met de daarvoor beschikbaar gestelde middelen en van nieuwe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het noodzakelijke budget.
9 Onderlinge dienstverlening
1.Een deel van de diensten moet verplicht worden afgenomen. Dit betreft de diensten van de afdelingen bedrijfsvoering en concernstaf.
2.De budgethouder blijft ondanks afname van deze verplichte diensten volledig verantwoordelijk voor de door hem/haar te leveren prestaties.
10 Vervangingsregeling
1.De budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door een andere budgethouder, er is sprake van horizontale vervanging
2.De budgetbeheerder kan bij afwezigheid vervangen worden door een andere budgetbeheerder binnen dezelfde afdeling of door de budgethouder die aan de betreffende budgetbeheerder heeft onder gemandateerd.
11 Citeertitel/inwerkingtreding
1.Deze regeling kan worden aangehaald als de “Regeling Budgethouderschap Veiligheidsregio Fryslân”.
2.Deze regeling treedt de dag na vaststelling in werking.
Aldus vastgesteld te Leeuwarden op 7 oktober 2014W.K. Kleinhuis, directeur Veiligheidsregio Fryslân