Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van Hefpunt

Artikel 1

		Bestuursvoorstel ( DB )
		Lacour. J.P.

Agendapunt 6 van de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 6 december 2007.

Onderwerp:	Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van Hefpunt
Bijlage(n):	Het concept reglement van orde
Beslispunt: in te stemmen met het voorliggende voorstel inzake het vaststellen van het Reglement van orde van de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van Hefpunt

Inleiding

Op grond van het bepaalde in de Waterschapswet, alsmede gelet op het bepaalde in artikel 12, lid 2, van de Gemeenschappelijke Regeling Hefpunt dient het Dagelijks Bestuur van Hefpunt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast te stellen. Het reglement van orde dient aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling te worden meegedeeld.

In het hierboven aangehaalde artikel 12 is eveneens vastgelegd dat in het reglement van orde geen wijziging kan worden gebracht in hetgeen bij de Gemeenschappelijke Regeling Hefpunt is bepaald.

In het reglement van orde worden voor de vergaderingen in ieder geval regels gesteld ten aanzien van de wijze van oproeping tot vergadering, het vergaderquorum, de handhaving van de orde tijdens de vergaderingen en de wijze waarop de stemmingen plaatsvinden.

Beoogd resultaat

Voldoen aan de bepalingen van de Gemeenschappelijke regeling.

Argumenten en discussiepunten

De Reglementen van orde van de deelnemende waterschappen hebben als basis gediend voor het voorliggende concept-reglement en dit is waar nodig op maat gesneden.

De verdeling van de beslissingsbevoegdheid wordt in een tweetal artikelen van de reglementen van orde van de verschillende waterschappen verschillend toebedeeld en vormen in dit verband dan ook discussiepunten.

Het gaat hierbij om:

Artikel 17 (Beslissing door het lot), tweede lid:

“Nadat de briefjes door de voorzitter zijn nagezien worden ze, op gelijke wijze naar binnen gevouwen, in de daarvoor bestemde bus gedaan en omgeschud. Daarna neemt de voorzitter een briefje uit de bus en is degene wiens naam op het briefje is vermeld, verkozen.”

Denkbaar is dat een ander het bewuste briefje uit de bus neemt.

Artikel 18 (Overige stemmingen), tweede lid

“Bij staking van stemmen wordt het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering. Indien in deze vergadering de stemmen opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.”

Alternatief zou kunnen zijn dat het besluit geacht wordt niet te zijn aangenomen.

Het Dagelijks Bestuur van het Openbaar Lichaam Hefpunt;

gelet op artikel 12, lid 2, van de Gemeenschappelijke Regeling Hefpunt;

BESLUIT:

vast te stellen het navolgende Reglement van orde voor de vergaderin­gen van het Dagelijks Bestuur van het Openbaar Lichaam Hefpunt.

Artikel 1   Begripsomschrijvingen

In dit reglement van orde wordt verstaan onder:

• Algemeen Bestuur : het Algemeen Bestuur van Hefpunt;

• Dagelijks Bestuur : het Dagelijks Bestuur van Hefpunt;

• Voorzitter : de voorzitter van het Dagelijks Bestuur van Hefpunt;

• Secretaris : de directeur van Hefpunt.

Artikel 2 Vergaderfrequentie

• 1. Het Dagelijks Bestuur vergadert zo dikwijls als het daartoe besloten heeft. De vergaderingen vinden plaats overeenkomstig een jaarlijks door het Dagelijks Bestuur op te stellen schema.

2. Voorts vergadert het Dagelijks Bestuur indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee andere leden de voorzitter daarom schriftelijk en met opgave van redenen verzoeken.

Artikel 3 Openbaarheid en plaats van vergaderen

• 1. De vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn besloten, tenzij in een bijzonder geval door het dagelijks bestuur anders wordt besloten.

• 2. De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur worden in de regel gehouden bij Hefpunt te Groningen.

• 3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen dag, tijdstip of plaats van de vergadering wijzigen.

Artikel 4 Oproep en agenda

• 1. De voorzitter roept de leden schriftelijk en tenminste vier dagen tevoren tot de vergadering op, onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

• 2. De oproepingsbrief vermeldt de onderwerpen en voorstellen die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld.

• 3. Het Dagelijks Bestuur kan ter vergadering besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen.

• 4. In spoedeisende gevallen kan het Dagelijks Bestuur op voorstel van de voorzitter of een lid van dit bestuur besluiten om onderwerpen of voorstellen die niet in de oproepingsbrief staan vermeld terstond in behandeling te nemen.

• 5. De voorzitter kan na het verzenden van de oproepingsbrief zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden toegezonden.

Artikel 5 Toezending voorstellen

• 1. Tegelijkertijd met de oproeping, genoemd in artikel 5, eerste lid, zendt de voorzitter de te behandelen voorstellen aan de leden van het Dagelijks Bestuur.

• 2. Stukken die dienen ter toelichting van de voorstellen worden, voor zover niet met de oproepingsbrief meegezonden, gelijktijdig met het verzenden van de voorstellen voor de leden ter inzage gelegd.

Artikel 6 Bericht van verhindering

• 1. Een lid van het Dagelijks Bestuur dat niet in de gelegenheid is de vergadering bij te wonen, deelt dit zo tijdig mogelijk voor de vergadering mee aan de voorzitter of aan de secretaris.

• 2. Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene die hem vervangt of aan de secretaris.

Artikel 7  Vergaderquorum

• 1. In de vergadering kan alleen worden beraadslaagd indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2. Indien het ingevolge het eerste lid vereiste aantal leden niet aanwe­zig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

Artikel 8  Vergaderorde 

• 1. Naast hetgeen bij wettelijke regeling aan hem is opgedragen, is de voorzitter belast met:

- het handhaven van de orde in de vergadering;

- het doen naleven van dit reglement.

• 2. De voorzitter verleent het woord, formuleert de conclusies waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mee.

• 3. Een lid van het Dagelijks Bestuur mag niet in de rede worden gestoord, tenzij de voorzitter het nodig oordeelt het lid aan het naleven van dit reglement te herinneren. Interrupties zijn toegestaan, tenzij de voorzitter anders besluit.

4. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen. Indien na de schorsing de orde opnieuw wordt verstoord, kan de voorzitter de vergadering sluiten.

Artikel 9  Verslaglegging

• 1. De notulen van de vergadering van het Dagelijks Bestuur worden in een eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 2. Na de vaststelling worden de notulen door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 10 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat het Dagelijks Bestuur tot stemming overgaat, hebben de leden het recht de uit te brengen stem kort te motiveren.

Artikel 11  Beslissing

Na de beraadslaging wordt over het voorstel in zijn geheel een besluit genomen.

Artikel 12 Stemming

 Oordeelt de voorzitter dat een voorstel genoegzaam is toegelicht, dan kan hij de beraadslagingen sluiten en voorstellen tot stemming over te gaan.

• 1. Het voorstel wordt geacht met algemene stemmen te zijn aangenomen, tenzij daarover stemming wordt verlangd. Indien echter een lid verzoekt in het verslag van de vergadering aan te tekenen dat hij geacht wil worden tegen te hebben gestemd, wordt het voorstel geacht met de stemmen van de overige leden te zijn aangenomen.

• 2. Wanneer stemming plaatsvindt is ieder lid verplicht zijn stem uit te brengen.

• 3. Een lid neemt echter niet deel aan de stem­ming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middel­lijk per­soonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken.

Artikel 13 Stemmingsquorum

• 1. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het reglementair vastgestelde aantal leden dat zitting heeft daaraan heeft deelgenomen.

• 2. Het eerste lid van dit artikel is niet van toepassing indien opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was.

Artikel 14  Besluitquorum

• 1. Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de vol­strekte meer­derheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

• 2. Bij een schrifte­lijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inle­ve­ren van een behoorlijk ingevuld stem­briefje.

Als een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt aangemerkt:

- een blanco stembriefje;

- een ondertekend stembriefje;

- een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld;

- een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;

- een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

Artikel 15  Stemming over personen

• 1. Wanneer geen stemming wordt gevraagd is conform het voorstel besloten.

• 2. Indien stemming wordt gevraagd bij benoemingen van personen, het doen van voordrachten of van aanbevelingen, wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter of één van de leden van het Dagelijks Bestuur schriftelijke stemming verlangt. In dit laatste geval wordt bij gesloten en ongetekende briefjes gestemd.

• 3. Bij een schriftelijke stemming hebben er evenveel stemmingen plaats als er personen te benoemen zijn.

• 4. In afwijking van het derde lid kan het Dagelijks Bestuur op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één stembriefje.

• 5. De voorzitter leest de inhoud van elk stembriefje voor en houdt aante­kening van de uit­slag van de stemming. Inge­val van twijfel over de in­houd van een stembriefje beslist het dagelijks bestuur op voorstel van de voorzitter.

• 6. De secretaris houdt aantekening van de stemming en draagt er zorg voor dat de stembriefjes onmiddellijk na de vergadering worden vernietigd.

Artikel 16  Herstemming en staken van stemmen bij schriftelijke stemming

• 1. Indien bij de stemming, bedoeld in artikel 15, niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt een herstem­ming gehouden.

• 2. Indien bij de tussenstemming of de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot, zoals bedoeld in artikel 17.

Artikel 17 Beslissing door het lot

• 1. Wanneer het lot moet beslissen worden de namen van hen tussen wie de beslissing zal plaatsvinden door de secretaris op afzonderlijke briefjes geschreven. De briefjes moeten van gelijke grootte en kleur zijn.

• 2. Nadat de briefjes door de voorzitter zijn nagezien worden ze, op gelijke wijze naar binnen gevouwen, in de daarvoor bestemde bus gedaan en omgeschud. Daarna neemt de voorzitter een briefje uit de bus en is degene wiens naam op het briefje is vermeld, verkozen.

Artikel 18 Overige stemmingen

• 1. De stemmingen - anders dan over personen - geschieden mondeling.

• 2. Bij staking van stemmen wordt het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering. Indien in deze vergadering de stemmen opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 19 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of indien enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar is, beslist de voorzitter.

Artikel 20  Inwerkingtreding en citeertitel

Dit reglement treedt onmiddellijk na de vaststel­ling in werking.

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van het Openbaar Lichaam Hefpunt.

Aldus vastgesteld in de vergadering d.d. 6 december 2007,

Het Dagelijks Bestuur voornoemd,

ir. J.P. Lindenbergh, voorzitter drs. A. Huitema, secretaris

Toelichting op het Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van het Openbaar Lichaam Hefpunt

Algemene Toelichting

In de Waterschapswet staan in de artikelen 42 en 43 nadere regels omtrent de openbaarheid van de vergaderingen en omtrent het opleggen van een plicht tot geheimhouding. Artikel 45 bepaalt dat het bepaalde in de artikelen 38 en 39 van overeenkomstige toepassing is ten aanzien van de leden van het dagelijks bestuur.

De leden van het Dagelijks Bestuur van Hefpunt zijn door de Dagelijkse Besturen van de deelnemers als lid van het Algemeen Bestuur van Hefpunt aangewezen. In die zin zijn de onderhavige bepalingen uit de Waterschapswet dan ook onverkort op hen van toepassing.

Hoewel de Waterschapswet naast het Reglement van orde dient te worden gelezen, wordt hieronder nader ingegaan op de genoemde artikelen van de Waterschapswet. Daardoor ontstaat een compleet overzicht van de regels die van toepassing zijn op het verloop van de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

Op grond van de gemeenschappelijke regeling Hefpunt dient het Reglement van orde aan de deelnemers te worden meegedeeld.

Artikel 38 Waterschapswet

“De leden van het algemeen (lees dagelijks) bestuur stemmen zonder last.”

De leden moeten hun beslissingen kunnen nemen onder evenwichtige afweging van alle belangen.

Artikel 39 Waterschapswet

“Zij die behoren tot het algemeen (lees dagelijks) bestuur van en anderen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor hetgeen zij in de vergadering van het algemeen bestuur hebben gezegd of schriftelijk aan het algemeen bestuur hebben overgelegd.”

Deze bepaling regelt de onschendbaarheid van de bestuursleden voor hetgeen ter vergadering wordt gezegd. Deze onschendbaarheid geldt niet alleen voor de leden van het dagelijks bestuur maar ook voor anderen die ter vergadering aanwezig zijn of die stukken hebben opgesteld die ter vergadering worden besproken.

Artikel 42 Waterschapswet

“1. De vergaderingen van het dagelijks bestuur worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het dagelijks bestuur niet anders heeft bepaald.

2. Het reglement van orde voor de vergaderingen kan regels geven omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van het dagelijks bestuur.”

Anders dan in de vergaderingen van het algemeen bestuur wordt in het dagelijks bestuur vergaderd over onderwerpen die nog verkeren in het stadium van een (voorlopig) voorstel waarover de gedachtevorming in het bestuur nog moet plaatsvinden. Dat is de reden dat de vergaderingen van het dagelijks bestuur in beginsel achter gesloten deuren plaatsvinden. Het dagelijks bestuur kan echter te allen tijde beslissen om (een gedeelte van) een vergadering niet met gesloten deuren te laten plaatsvinden. Uitgangspunt is echter dat de vergaderingen van het dagelijks bestuur plaatsvinden met gesloten deuren.

Artikel 43 Waterschapswet

“1. Het dagelijks bestuur kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de vergadering worden overgelegd. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt zowel door hen die bij de behandeling aanwezig waren, als door hen die op andere wijze van het behandelde of van de stukken kennis nemen, in acht genomen totdat het dagelijks bestuur haar opheft.

2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter, een commissie of een afdelingsbestuur, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan het dagelijks bestuur of de leden van dit bestuur overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. a Indien het dagelijks bestuur zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot het algemeen bestuur heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat het algemeen bestuur haar opheft.”

Dit artikel bepaalt dat het dagelijks bestuur ten aanzien van hetgeen in een vergadering wordt behandeld geheimhouding kan opleggen en deze ook weer kan opheffen.

Het dagelijks bestuur kan deze plicht opleggen aan degenen die aanwezig zijn bij een gesloten vergadering en aan hen die op andere wijze van het behandelde of van de stukken kennis nemen; dus niet alleen aan de leden van het dagelijks bestuur maar ook aan bijvoorbeeld externe deskundigen of ambtenaren. De geheimhoudingsplicht dient in de besloten vergadering te worden opgelegd. Het is niet mogelijk op een tijdstip na de besloten vergadering alsnog een geheimhoudingsplicht op te leggen (MvT, TK 19403, nummer 3, pagina 83).

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

De voorzitter maakt op grond van de Waterschapswet deel uit van het Dagelijks Bestuur. In de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur stemt de voorzitter mee met de andere bestuursleden en telt zijn aanwezigheid mee voor het bepalen van het quorum.

Artikel 7  Vergaderquorum

Het dagelijks bestuur van Hefpunt is nu nog samengesteld uit de voorzitter en twee andere leden, gekozen door en uit het algemeen bestuur van Hefpunt. Om te kunnen vergaderen dienen dus minimaal twee leden van het Dagelijks Bestuur aanwezig te zijn. Is het aantal vereiste leden niet aanwezig dan belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

Artikel 13 Stemmingsquorum

Ook hier geldt dat minimaal twee leden van het Dagelijks Bestuur aan een stemming dienen deel te nemen om de stemming geldig te laten zijn. De voorzitter stemt mee in de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur.

Het tweede lid van dit artikel voorkomt dat over een voorstel herhaaldelijk geen besluit kan worden genomen.

Artikel 14 Besluitquorum

Minimaal twee bestuursleden dienen aan de stemming deel te nemen waarbij ieder besluit genomen wordt op basis van een volstrekte meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Onder volstrekte meerderheid wordt verstaan de helft plus één van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.

Bij een hoofdelijke stemming zijn alle uitgebrachte stemmen geldig aangezien ieder bestuurslid mondeling voor of tegen stemt. Bij een schriftelijke stemming zijn niet alle uitgebrachte stemmen per definitie geldig. Hierbij dient dan ook nauwkeurig te worden bepaald hoeveel stemmen geldig zijn en hoeveel stemmen dus nodig zijn wil een voorstel aangenomen worden.

Artikel 16 Herstemming en staken van stemmen bij schriftelijke stemming

Met name bij het schriftelijk stemmen is het van belang de volstrekte meerderheid vast te stellen. Niet behoorlijk ingevulde stembriefjes tellen namelijk niet mee als uitgebrachte stem.

Namens deze,

Het Dagelijks Bestuur voornoemd,

ir. J.P. Lindenbergh, voorzitter

drs. A. Huitema, secretaris