Artikel 25
Bij in werking treden van dit besluit komt het “Besluit Informatiebeheer SVHW 2003” te vervallen.
Toelichting “Besluit Informatiebeheer SVHW 2013”
Dit besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening SVHW 2013. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Sub d en e, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te stellen.
Artikel 4
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling.
Artikel 5
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 6
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de expeditie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie dan wel een duplicaat, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 7
De opstelling van procedures wordt aan de beheerder overgelaten omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 8
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
Artikel 9
De opstelling van procedures wordt aan de beheerder overgelaten omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 10
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van een ordeningssystematiek dient te allen tijde aan de eisen van doelmatigheid en doeltreffendheid plaats te vinden.
Artikelen 11 en 12
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel als opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 14
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.
Artikel 16
De opstelling van procedures wordt aan de beheerder overgelaten omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 18
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval er vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 19
Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet Openbaarheid van Bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 20
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten, dan wel het wijzigen c.q. aanpassen daarvan, wordt genomen door de beheerder, waarbij omtrent het ontwerp de archivaris als toekomstige beheerder, gehoord. In de praktijk zal deze lijst afgeleid zijn van reeds bestaande selectielijsten van de in de instelling deelnemende overheidsorganen. Het dagelijks bestuur stelt de lijst vast en deze dient als lastgeving tot vernietiging.
Artikel 21
De bepaling dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te vinden, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 22
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring en dient anderzijds om de beheer een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 23
Voor het op langere termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 gestelde ministeriële regels.