BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag.

Regeling vergoeding zakelijk gebruik eigen mobiele computerapparatuur MRDH
Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH),
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van 17 juni 2015,
Overwegende dat de MRDH het papierloos werken wil bevorderen;
Overwegende dat de MRDH de werktijdenregeling moet respecteren, het tijd en plaatsonafhankelijk werken wil bevorderen, waardoor men tevens kan werken tijdens dienstreizen en woon-werkverkeer;
Overwegende dat de MRDH de medewerker de mogelijkheid wil bieden om zelf een keuze te maken welke mobiele apparatuur hij/zij bij de uitoefening van de functie wil gebruiken onder voorwaarde van het voldoen aan de technische vereisten.
Overwegende dat MRDH onder voorwaarden ook de mogelijkheid biedt tegen een vergoeding reeds bij de medewerker in bezit zijnde mobiele computerapparatuur te gebruiken voor de uitoefening van de functie.
Overwegende het positieve advies van de ondernemingsraad met betrekking tot de vergoeding van mobiele computerapparatuur;
Overwegende de instemming van het georganiseerde overleg;
Overwegende dat MRDH het principe van ’bring your own device” toepast;
Besluit:
tot het vaststellen van de navolgende regeling en deze op te nemen in de arbeidsvoorwaardenregeling van Metropoolregio Rotterdam Den Haag.
Artikel
1

Begripsbepaling
Medewerker | medewerker die door de MRDH is aangesteld of gedetacheerd om ten minste één jaar in openbare dienst werkzaam te zijn
Mobiele computerapparatuur | draagbare platte computer zoals tablet, notebook, laptop
Secretaris-generaal | secretaris-generaal van de MRDH
Manager Bedrijfsvoering | Beslisser op aanvraag vergoeding zakelijk gebruik eigen mobiele computerapparatuur
WI-FI spot | plaats waar gebruik gemaakt kan worden van draadloos internet
Artikel
2 Vergoede

activiteit
Een vergoeding kan worden verstrekt voor zakelijk gebruik van eigen mobiele computerapparatuur.
Artikel
3 Vergoedingsvereisten
Om voor een vergoeding in aanmerking te komen, moet worden voldaan aan de volgende vereisten:
- • de medewerker zet een eigen mobiele computerapparatuur in voor zakelijk gebruik;
- •
de mobiele computerapparatuur is geschikt voor:
  - - het leggen van een verbinding via ‘Exchange koppeling’ voor het ontvangen en verzenden van zakelijke e-mail en agendabeheer;
  - - toegang tot internet via WI-FI-spots.
- •
de mobiele computerapparatuur voldoet in ieder geval aan de volgende technische vereisten:
  - - bediening door middel van een aanraakscherm en/of los/ vast toetsenbord;
  - - eventueel aangevuld met een separaat toetsenbord bij inzet eigen tablet;
  - - bediening door middel van een schrijfpen wanneer de functie dit vereist;
  - - een minimale schermdoorsnede van 9 inch;
  - - een minimale resolutie van 1024 bij 768 pixels;
  - - een IOS 8.3, Windows 8 of Android versie 4.0 besturingssysteem;
  - - een processorsnelheid van tenminste 1Ghz;
  - - een harde schijf van minimaal 16 Gb;
  - - een minimale accuduur van 6 uur.
Artikel
4 Vereisten

en procedure vergoedingsaanvraag
• aanvraag wordt ingediend bij de direct leidinggevende;
• aanvraag wordt ingediend met gebruikmaking van het aanvraagformulier zakelijk gebruik eigen mobiele computerapparatuur;
• het aanvraagformulier is volledig ingevuld en geaccordeerd door de direct leidinggevende;
• na accordering door de leidinggevende zorgt de leidinggevende voor indiening bij HRM,
• een originele aankoopnota wordt daarbij overgelegd.
• een betalingsbewijs wordt daarbij overgelegd.
Artikel
5 Hoogte

vergoeding
1.
De vergoeding wordt maximaal 1 x per 36 maanden verstrekt en bedraagt in totaal 100 % van het aankoopbedrag met een maximum van € 500, - netto.
2.
De medewerker kan al in zijn bezit zijnde mobiele computerapparatuur zakelijk inzetten op voorwaarde dat deze niet ouder is dan 12 maanden. De hoogte van de vergoeding wordt verminderd wordt met 2,78% van het aankoopbedrag per volle maand die is verstreken na de aanschafdatum.
Artikel
6 Terugbetaling
Bij inzet van gebruikte mobiele apparatuur vindt naar rato terugvordering plaats. Indien de medewerker binnen 36 maanden na aanschaf van de mobiele computerapparatuur op eigen verzoek ontslag wordt verleend, heeft hij/zij een terugbetalingsverplichting ter hoogte van het aanschafbedrag verminderd met 2,78% van de aanschafprijs vermenigvuldigd met het aantal volle maanden dat is verstreken na de aanschafdatum.
Artikel
7 Verstrekken

vergoeding
De manager bedrijfsvoering beslist binnen een termijn van twee weken op de aanvraag voor een vergoeding.
Artikel
8 Verplichtingen
Aan de medewerker worden gedurende de periode 36 maanden de volgende verplichtingen opgelegd:
- • de medewerker zet daadwerkelijk de eigen mobiele computerapparatuur in voor zakelijk gebruik;
- • de eigen apparatuur voldoet aan de technische vereisten zoals bedoeld in artikel 4
- • de medewerker maakt met zijn direct leidinggevende afspraken over het onder a genoemde gebruik;
- • de medewerker beperkt het aantal afdrukken op papier tot een minimum;
- • de medewerker brengt zijn eigen papieren archief terug tot een minimum;
Artikel
9 Betaling
Betaling van de vergoeding, bedoeld in artikel 5, vindt plaats bij de salarisbetaling volgend op maand waarin het positieve verstrekkingsbesluit is genomen.
Artikel
10 Hardheidsclausule
De secretaris-generaal van de MRDH kan in individuele gevallen bepalingen in deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.
Artikel
11 Sancties
1.
Indien de medewerker niet voldoet of heeft voldaan aan de in deze regeling genoemde vereisten en verplichtingen, kan de secretaris-generaal de vergoeding, bedoeld in artikel 6, geheel of gedeeltelijk terugvorderen.
2.
De terugvordering, bedoeld in het eerste lid van dit artikel, vindt plaats door middel van een inhouding op de bezoldiging van de medewerker.
Artikel
12 Uitvoering
De secretaris-generaal is belast met de uitvoering van deze regeling.
Artikel
13

Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als: “Regeling vergoeding zakelijk gebruik eigen mobiele computerapparatuur”.
Artikel
14 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking per 1 juli 2015. Voor zover de datum van bekendmaking is gelegen na 1 juli 2015 heeft dit besluit terugwerkende kracht tot een met 1 juli 2015.
Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag van 3 juli 2015,
de secretaris, de voorzitter,
mw. mr. drs. A.W.H. Bertram ing. A. Aboutaleb