Besluit van de Minister van Justitie en Veiligheid tot beperking van de openbaarheid van het naar het Nationaal Archief over te brengen digitale archief ‘Vreemdelingendossiers en Naturalisatie- en Nationaliteitsaangelegenheden van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, 2006–2010’

De Minister van Justitie en Veiligheid,

Overwegende dat het digitale archief ‘Vreemdelingendossiers en Naturalisatie- en Nationaliteitsaangelegenheden van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, 2006–2010’, in het komend jaar naar het Nationaal Archief zal worden overgebracht, waarbij voor dit archiefblok een afzonderlijke verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9, lid 3 van het Archiefbesluit 1995 zal worden opgemaakt;

Overwegende dat het aanbeveling verdient de beperkte openbaarheid van het volledige digitale archief eenmalig en op een eenduidige manier te regelen;

Overwegende dat de dossiers in het bestand bijzondere persoonsgegevens bevatten als bedoeld in artikel 16 van de Wet Bescherming persoonsgegevens;

Gelet op artikel 15, eerste lid, onder a, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995;

Gehoord het advies van de algemene rijksarchivaris d.d. 30 oktober 2017, kenmerk 1251955;

Gelet op het besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap tot vaststelling van een beperking voor archiefbescheiden ouder dan 75 jaar na afsluiting van het dossier;

Besluit:

Artikel 1

Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen, zijn de thans naar het Nationaal Archief over te brengen digitale archief ‘Vreemdelingendossiers en Naturalisatie en Nationaliteitsaangelegenheden van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, 2006–2010’ na overbrenging beperkt openbaar. Deze beperking geldt tot 100 jaar na geboortedatum van de persoon op wie het dossier betrekking heeft, dan wel, in geval van het ontbreken van een geboortedatum, tot 75 jaar na het eindjaar van het dossier, ingevolge artikel 15 vierde lid van de Archiefwet 1995. De beperking vervalt indien ten genoegen van de beheerder van het Nationaal Archief, de algemene rijksarchivaris, is aangetoond dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft is overleden.

Artikel 2

Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden genoemd in artikel 1 is binnen de termijn waarvoor de beperkingen zijn gesteld uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden. Een verzoek tot inzage zal worden behandeld volgens de daarvoor bij het Nationaal Archief geldende procedure voor inzage in archieven met bijzondere persoonsgegevens.

Artikel 3

Het vervaardigen van reproducties van documenten uit de dossiers in het archief als genoemd in artikel 1, is binnen de termijn waarvoor de beperkingen zijn gesteld uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en zal als bijlage worden gevoegd bij de verklaring van overbrenging van het bestand.

Den Haag, 23 november 2017

De Minister van Justitie en Veiligheid, voor deze, N.T. van Schelven De waarnemend hoofddirecteur van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie en Veiligheid

Rechtsmiddelenclausule

Een belanghebbende kan tegen dit besluit bezwaar maken op grond van artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit kan door een bezwaarschrift in te dienen bij de Minister van Justitie en Veiligheid, postbus 17, 9560 AA in Ter Apel. Het bezwaarschrift wordt ondertekend en bevat ten minste de naam en het adres van de indiener; de dagtekening; een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en de grond van het bezwaar.

TOELICHTING BIJ HET BESLUIT VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID TOT BEPERKING VAN DE OPENBAARHEID VAN HET NAAR HET NATIONAAL ARCHIEF OVER TE BRENGEN DIGITALE ARCHIEF ‘VREEMDELINGENDOSSIERS EN NATURALISATIE- EN NATIONALITEITSAANGELEGENHEDEN VAN DE IMMIGRATIE- EN NATURALISATIEDIENST, 2006–2010’

Beperkt openbaar op grond van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Het digitale archief ‘Vreemdelingendossiers en Naturalisatie en Nationaliteitsaangelegenheden van de Immigratie- en Naturalisatiedienst’, zal in het komend jaar naar het Nationaal Archief worden overgebracht.

De beperking van de openbaarheid met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer betreft in eerste instantie nog levende personen. Dit verklaart ook de termijn waarvoor de beperking van de openbaarheid geldt: tot honderd jaar na geboortedatum van de persoon op wie het dossier betrekking heeft. Onder de huidige omstandigheden kan men ervan uitgaan dat het merendeel van de personen op wie de dossiers betrekking hebben 100 jaar na geboortedatum niet meer in leven is.

Omdat de Immigratie- en Naturalisatiedienst en – na overbrenging – het Nationaal Archief – niet op de hoogte kunnen zijn van de overlijdensdata van de personen op wie de dossiers betrekking hebben (er is geen automatische koppeling met de gegevens van de burgerlijke stand), is het direct laten vervallen van de beperking op het moment van overlijden van de betrokken persoon niet mogelijk.

In een enkel geval bevat een dossier niet de geboortedatum van de persoon op wie het dossier betrekking heeft. In dat geval wordt, om het eindjaar van de termijn van beperking van de openbaarheid te bepalen, de maximale termijn van 75 jaar gehanteerd vanaf het eindjaar conform artikel 15 lid 4 van de Archiefwet 1995.

Beperkingen aan de openbaarheid gelden niet wanneer een persoon inzage vraagt in zijn eigen dossier. Beperkingen aan de openbaarheid vervallen op het moment dat een verzoeker kan aantonen dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft is overleden.

Een beperking van de openbaarheid als in dit besluit bedoeld houdt in dat onder bepaalde voorwaarden inzage in archiefbescheiden kan worden gegeven. De algemene rijksarchivaris beslist hierover.

De Minister van Justitie en Veiligheid kan als zorgdrager geen beperking aan de openbaarheid stellen voor archiefbescheiden ouder dan 75 jaar. Gelet op de aard van de dossiers is een beperking aan de openbaarheid voor langer dan 75 jaar gerechtvaardigd.

De Minister van OCW heeft daarom in een besluit vastgesteld dat de termijn van de beperking aan de openbaarheid voortduurt tot 100 jaar.

Bijzondere persoonsgegevens

Omdat vrijwel alle ‘Vreemdelingendossiers en Naturalisatie- en Nationaliteitsaangelegenheden’ persoonsgegevens bevatten (gegevens die betrekking hebben op ras en/of geloof, politieke overtuiging, seksuele geaardheid, gezondheid, strafrechtelijk verleden), gelden strenge voorwaarden voor inzage. Een verzoeker moet een schriftelijk gemotiveerde aanvraag daartoe indienen, waarin hij/zij aantoont dat:

• degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden, of

• men de uitdrukkelijke toestemming tot raadpleging van zijn/haar dossier heeft van de betrokkene (de persoon op wie het dossier betrekking heeft), of

• raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of

• raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, of

• raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek.

In dit laatste geval gelden er ook nog aanvullende voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen. De aanvrager moet:

• aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient, of

• aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of betreffende statistiek noodzakelijk is, of

• berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming overhandigen (alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis)

• aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) niet wordt geschaad.

  De beperkingsgrond eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van de betrokkene.