Algemene Inkoopvoorwaarden Provincie Flevoland 2023 voor leveringen en diensten

Gedeputeerde Staten van Flevoland maken, gelet op het bepaalde in art. 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht bekend dat zij in de vergadering van 26 september 2023, nummer 3155699, het volgende besluit genomen:

• 1. Vaststelling van de Algemene Inkoopvoorwaarden Provincie Flevoland 2023 voor leveringen en diensten.

• 2. Intrekking van de Algemene Inkoopvoorwaarden Provincie Flevoland 2018.

• 3. Vaststelling van de ARBIT-2022 als alternatieve voorwaarden voor ICT.

• 4. Vaststelling van de ARVODI-2018 als alternatieve voorwaarden voor diensten.

• 5. Vaststelling van de ARIV-2018 als alternatieve voorwaarden voor leveringen.

Deel A. Algemeen deel

De bepalingen van deel A zijn van toepassing zowel op leveringen als op diensten.

Artikel 1 Begripsbepalingen

De hierna volgende begrippen worden in deze algemene inkoopvoorwaarden in de hierna

vermelde betekenis gebruikt:

• a. provincie: provincie Flevoland;

• b. opdrachtnemer: iedere (rechts)persoon alsmede diens vertegenwoordiger(s), gemachtigde(n) en rechtverkrijgende(n), die met de provincie een overeenkomst sluit tot het verrichten van leveringen en/of diensten waarop deze algemene inkoopvoorwaarden toepasselijk zijn, alsmede zijn werknemers en door hem bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde derden;

• c. partij(en): de provincie en/of de opdrachtnemer;

• d. overeenkomst: de overeenkomst van opdracht tussen de provincie en de opdrachtnemer op basis waarvan de opdrachtnemer leveringen en/of diensten verricht voor de provincie en de provincie een tegenprestatie voldoet aan de opdrachtnemer;

• e. dag: kalenderdag;

• f. schriftelijk: door middel van geschreven documenten, fax- of e-mailcommunicatie, alsmede andere door de wet daarmee gelijk gestelde vormen van communicatie;

• g. prestatie: het door de opdrachtnemer op basis van een overeenkomst tot stand te brengen resultaat;

• h. zaak: roerende zaak, waaronder mede begrepen energie en water;

• i. resultaten: alle resultaten van een overeenkomst waaronder begrepen doch niet uitsluitend alle adviezen, ontwerpen, rapporten, rapportages, protocollen, modellen e.d. die door een opdrachtnemer in het kader van een overeenkomst voor en in opdracht van de provincie worden opgesteld, samengesteld of vervaardigd;

• j. data: gegevens of informatie in elektronische vorm.

Artikel 2 Overeenkomst

• 1. Afwijkingen van deze algemene inkoopvoorwaarden gelden uitsluitend voor zover ze uitdrukkelijk schriftelijk door de provincie zijn aanvaard en gelden slechts voor de overeenkomst waarop ze betrekking hebben.

• 2. Een wijziging van de overeenkomst komt uitsluitend tot stand nadat een partij een voorstel van de andere partij schriftelijk heeft aanvaard.

• 3. Indien enige bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden en van een overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverkort en volledig van kracht.

• 4. In het geval als bedoeld in het derde lid van dit artikel treden partijen in overleg teneinde nieuwe rechtsgeldige bepalingen ter vervanging van de nietige dan wel vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van laatstbedoelde bepalingen in acht worden genomen.

• 5. In geval van strijdigheid tussen een bepaling in een overeenkomst en een bepaling in deze algemene inkoopvoorwaarden, prevaleert de bepaling uit de overeenkomst.

• 6. Indien de provincie tekeningen, modellen, specificaties, instructies, planningen, keuringsvoorschriften en dergelijke voorschrijft, maken deze deel uit van de overeenkomst.

Artikel 3 Meerwerk en minderwerk

• 1. Indien door aanvullende wensen en/of door gewijzigde inzichten van de provincie en/of door wijziging van wettelijke voorschriften, de prestatie die de opdrachtnemer op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar wordt verzwaard en/of uitgebreid, is sprake van meerwerk.

• 2. Tot meerwerk als bedoeld in het eerste lid worden niet gerekend essentiële werkzaamheden die de opdrachtnemer bij het sluiten van de overeenkomst had kunnen en/of behoren te voorzien.

• 3. Indien de prestatie die de opdrachtnemer op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar wordt verlicht en/of verminderd, is sprake van minderwerk.

• 4. Indien een partij meent dat van meer- en/of minderwerk sprake is, doet zij daarvan tijdig en schriftelijk mededeling aan de andere partij onder opgave van de financiële en andere gevolgen daarvan voor de uitvoering van de overeenkomst.

• 5. De opdrachtnemer vangt niet aan met de uitvoering van meer- en/of minderwerk dan na een schriftelijke opdracht daartoe van de provincie.

• 6. Meerwerk dat niet vooraf schriftelijk is overeengekomen, wordt niet door de provincie vergoed.

• 7. De opdrachtnemer zendt een aparte en gespecificeerde nota voor het meer- en/of minderwerk.

Artikel 4 Verplichtingen opdrachtnemer

• 1. De opdrachtnemer besteedt de uitvoering van de overeenkomst niet in zijn geheel uit aan een derde.

• 2. De opdrachtnemer besteedt de uitvoering van de overeenkomst niet gedeeltelijk uit aan een derde, tenzij hiermee voorafgaand schriftelijk is ingestemd door de provincie.

• 3. Het is opdrachtnemer niet toegestaan de personen die zijn belast met de uitvoering van de overeenkomst en die in de overeenkomst zijn benoemd tijdelijk dan wel definitief te vervangen, tenzij hiermee vooraf schriftelijk is ingestemd door de provincie.

• 4. De provincie onthoudt haar instemming als bedoeld in de vorige leden niet en verbindt daaraan geen voorwaarden, tenzij dit in het voorkomende geval redelijk kan worden geacht.

• 5. De opdrachtnemer levert zijn prestatie goed en zorgvuldig, naar beste weten en kunnen op een wijze die aan de overeenkomst beantwoordt en binnen de overeengekomen termijn. De opdrachtnemer maakt daarbij geen inbreuk op intellectuele of industriële eigendomsrechten van derden en leeft alle van toepassing zijnde wettelijke eisen en overige overheidsvoorschriften na.

• 6. Indien sprake is van het leveren van digitale producten of dienstverlening ten behoeve van digitale producten dient de opdrachtnemer tevens te voldoen aan specifieke, relevante wetgeving op gebied van digitale producten, waaronder wetgeving op het gebied van digitale toegankelijkheid.

• 7. De opdrachtnemer levert, waar van toepassing, digitale producten (of producten die uiteindelijk ook digitaal ter beschikking worden gesteld) die aantoonbaar voldoen aan de met de provincie overeengekomen beveiligingseisen op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en andere relevante wet en regelgeving op het gebied van informatieveiligheid.

• 8. De opdrachtnemer gebruikt de in het kader van de overeenkomst door de provincie aan de opdrachtnemer verstrekte informatie en documentatie, waaronder tekeningen en modellen, alleen indien en voor zover dat in het kader van de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk is.

• 9. De informatie en documentatie als bedoeld in het achtste lid, blijft te allen tijde eigendom van de provincie.

• 10. Verplichtingen die naar hun aard zijn bestemd om ook na uitvoering van de overeenkomst voort te duren, behouden hun werking ook nadat de overeenkomst is beëindigd.

• 11. De opdrachtnemer is, indien wettelijk vereist dan wel op eerste verzoek van de provincie, verplicht een G- rekening als bedoeld in de Invorderingswet 1990 en de Uitvoeringsregeling inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid 2004, ter beschikking te stellen, ten behoeve van de afdracht van door de opdrachtnemer verschuldigde loonbelasting en sociale premies. De provincie zal alsdan een vooraf met de opdrachtnemer afgesproken percentage van het factuurbedrag overmaken op de G-rekening.

Artikel 5 Geheimhouding en bekendmaking

• 1. Partijen zijn verplicht alle direct of indirect van de andere partij vertrouwelijk verkregen informatie en (persoons)gegevens vertrouwelijk te behandelen, ook na afloop van de overeenkomst.

• 2. Partijen maken de informatie en (persoons)gegevens als bedoeld in het eerste lid, niet aan derden openbaar, tenzij hiermee vooraf schriftelijk is ingestemd door de andere partij, of op grond van een wettelijke verplichting of een rechterlijk bevel. Artikel 4, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 3. De opdrachtnemer maakt in publicaties of reclame-uitingen geen melding van de overeenkomst en de resultaten hiervan en gebruikt de naam en/of het logo van de provincie niet als referentie, tenzij de provincie hiermee vooraf schriftelijk heeft ingestemd. Artikel 4, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 4. In geval van overtreding van de voorgaande leden door de opdrachtnemer, verbeurt de opdrachtnemer aan de provincie een onmiddellijk opeisbare boete van € 5.000, - per geval.

• 5. Voor de opeisbaarheid van deze boete(s) is geen ingebrekestelling vereist en deze geldt onverminderd enig ander aan de provincie toekomend recht, waaronder het recht op volledige schadevergoeding en nakoming.

• 6. De provincie kan persberichten en andere openbare mededelingen coördineren.

Artikel 5a Verwerking persoonsgegevens

• 1. Voor zover opdrachtnemer als verwerker zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming in het kader van de uitvoering van een overeenkomst persoonsgegevens voor de provincie verwerkt, garandeert opdrachtnemer de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de verwerking aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de persoonsgegevens is gewaarborgd. Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van de provincie behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.

• 2. Partijen regelen de verwerking, genoemd in het eerste lid, door het sluiten van een verwerkersovereenkomst.

Artikel 6 Toetsing

• 1. De provincie heeft het recht de prestatie te (laten) toetsen.

• 2. De provincie kan de toetsing bedoeld in het eerste lid, zowel voor, tijdens als binnen een redelijke termijn na de levering van de prestatie (laten) uitvoeren.

Artikel 7 Niet-tijdige nakoming

• 1. De opdrachtnemer meldt een dreigende termijnoverschrijding zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de provincie, waarbij hij de aard van de dreigende termijnoverschrijding, de te treffen maatregelen en de verwachte duur van de vertraging vermeldt.

• 2. De provincie bevestigt schriftelijk de ontvangst van de melding als bedoeld in het eerste lid en geeft daarbij aan of zij instemt met de voorgestelde handelwijze. Deze instemming houdt niet in dat de provincie de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten en/of vorderingen die de provincie op grond van de overeenkomst toekomen, onverlet.

Artikel 8 Tekortkoming in de nakoming

• 1. Een tekortkoming in de nakoming ten gevolge van de volgende omstandigheden is in ieder geval toerekenbaar aan de tekortschietende partij: gebrek aan personeel, ziekte en/of staking van personeel, verlate levering van zaken, files, liquiditeitsproblemen, toerekenbare tekortkoming in de nakoming van door de opdrachtnemer ingeschakelde derden en/of andere, voorzienbare omstandigheden waarop de opdrachtnemer had kunnen en moeten anticiperen.

• 2. De provincie heeft het recht om voor rekening van en na overleg met de opdrachtnemer herstel en/of vervanging zelf uit te voeren of door derden te laten uitvoeren, onverminderd de mogelijkheden die de wet biedt en de overige rechten die haar toekomen, in de volgende gevallen:

  • a. nakoming is blijvend onmogelijk;

  • b. de in een schriftelijke ingebrekestelling gestelde termijn voor nakoming is ongebruikt verlopen;

  • c. er is sprake van zodanige spoedeisendheid dat onmiddellijke actie is geboden.

Artikel 9 Aansprakelijkheid

• 1. Tenzij anders overeengekomen, is de partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden en/of te lijden schade, met dien verstande dat de aansprakelijkheid beperkt is tot een bedrag van:

  • a. voor opdrachten waarvan de totale waarde kleiner is dan of gelijk aan € 50.000,-: € 150.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen;

  • b. voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,-: € 300.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen;

  • c. voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 100.000,– maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,-: € 500.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen;

  • d. voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000,-: € 1.500.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen;

  • e. voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 500.000,-: € 3.000.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen.

• Samenhangende gebeurtenissen worden aangemerkt als één gebeurtenis.

• 2. De beperking van de aansprakelijkheid als bedoeld in het eerste lid komt te vervallen:

  • a. in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding voor dood- en letselschade;

  • b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de tekortschietende partij;

  • c. in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 4, vijfde lid.

• In deze gevallen zijn de bepalingen uit afdeling 6.1.10 BW onverkort van toepassing, wat betekent dat de aansprakelijkheid van partijen niet door deze algemene voorwaarden wordt beperkt maar door de regeling daarvan in de wet.

• 3. Onder derden als bedoeld in het tweede lid, worden mede begrepen volksvertegenwoordigers, bestuurders, werknemers en andere voor de provincie werkzame personen.

• 4. Indien een derde de provincie aansprakelijk stelt voor handelen of nalaten waarvoor de opdrachtnemer aansprakelijk is op grond van het bepaalde in de wet, deze algemene voorwaarden, de overeenkomst en bijbehorende documenten, neemt de opdrachtnemer de behandeling van deze aanspraak op eerste verzoek van de provincie en voor eigen rekening en risico over en vrijwaart de provincie ter zake, met inachtneming van het eerste en tweede lid van dit artikel.

• 5. Alle kosten, waaronder begrepen schadevergoeding, boetes en rente, die de provincie heeft gemaakt in verband met de behandeling van een aanspraak als bedoeld in het vierde lid, komen voor rekening van de opdrachtnemer.

• 6. In het geval de belastingdienst of instanties aan wie de uitvoering van de sociale verzekeringswetgeving is opgedragen de rechtsverhouding tussen partijen aanmerken als een fictieve dienstbetrekking, neemt de opdrachtnemer de behandeling van alle aanspraken, waaronder begrepen boetes, rente en kosten, op eerste verzoek van de provincie en voor eigen rekening en risico over.

• 7. De opdrachtnemer verklaart dat hij genoegzaam is verzekerd en zich genoegzaam verzekerd zal houden tegen de aansprakelijkheid zoals bedoeld in deze algemene voorwaarden, de overeenkomst en bijbehorende documenten.

Artikel 10 Ontbinding

• 1. Partijen hebben het recht, onverminderd de mogelijkheden die de wet biedt en de overige rechten die hen toekomen, de overeenkomst tussen partijen buiten rechte te ontbinden, indien de andere partij enige verplichting uit de overeenkomst niet tijdig en/of niet behoorlijk nakomt en voor zover de tekortkoming vatbaar is voor herstel, nalaat zodanige tekortkoming te herstellen binnen de in een schriftelijke ingebrekestelling gestelde termijn voor nakoming.

• 2. Onverminderd de mogelijkheden die de wet biedt en de overige rechten die haar toekomen, heeft de provincie het recht om de overeenkomst tussen partijen direct en zonder ingebrekestelling buiten rechte te ontbinden, indien:

  • a. de opdrachtnemer in staat van faillissement of in surséance van betaling verkeert, of op een aanmerkelijk deel van haar vermogen beslag wordt gelegd;

  • b. de opdrachtnemer overlijdt of anderszins in de (fysieke) onmogelijkheid komt te verkeren om de overeenkomst uit te voeren;

  • c. de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer (deels) is stilgelegd, hij zijn activiteiten (deels) heeft gestaakt of overgedragen of hij in liquidatie verkeert;

  • d. de zeggenschap over of binnen de onderneming van de opdrachtnemer wijzigt bijvoorbeeld door wijziging van aandeelhouders of wisseling van bestuursleden;

  • e. personeelsleden van of personen die werkzaam zijn bij de provincie, een al dan niet betaalde nevenfunctie bij de opdrachtnemer vervullen of ten tijde van de onderhandelingen hebben vervuld of die belangen hebben bij de opdrachtnemer of bij diens bedrijfsvoering, zonder dat de provincie daarvan voor de totstandkoming van de overeenkomst in kennis is gesteld;

  • f. feiten of omstandigheden in relatie tot het bedrijf of de persoon van de opdrachtnemer bekend worden, die, waren deze bekend geweest vóór het tot stand komen van de overeenkomst, aanleiding zouden zijn geweest om geen overeenkomst met deze opdrachtnemer aan te gaan.

• 3. De opdrachtnemer is verplicht de provincie terstond te informeren over het optreden of redelijkerwijs voorzienbaar zijn van een van de omstandigheden als bedoeld in het tweede lid.

• 4. In geval van ontbinding van de overeenkomst heeft de opdrachtnemer geen recht op enige schadevergoeding.

• 5. In geval van ontbinding heeft de provincie het recht om de reeds door de opdrachtnemer geleverde en door de provincie betaalde prestatie te blijven gebruiken.

• 6. De provincie kan afgifte vorderen van hetgeen reeds op basis van de overeenkomst is ontwikkeld of gerealiseerd en van de gegevens die nodig zijn om een en ander te kunnen voltooien en gebruiken, tegen betaling van een corresponderend deel van de overeengekomen tegenprestatie.

• 7. Partijen kunnen overeenkomen dat de opdrachtnemer de prestatie zodanig afrondt, dat deze voldoet aan hetgeen is overeengekomen dan wel dat deze door een ander kan worden voltooid.

Artikel 11 Prijzen en tarieven

• 1. Prijzen en tarieven zijn vast voor de duur van de overeenkomst en in euro’s en omvatten alle belastingen, maar exclusief BTW en betreffen de overeengekomen prestatie, alsmede alle overige kosten, zoals die van training of inwerking van personeel, reis- en verblijf- en voorrijkosten, administratiekosten en de kosten van de verpakking.

• 2. De in het eerste lid bedoelde prijzen gelden ook voor meer- en minderwerk als bedoeld in artikel 3.

Artikel 12 Betaling

• 1. Tenzij factureringsmomenten zijn overeengekomen, zendt de opdrachtnemer niet eerder een factuur aan de provincie dan nadat de prestatie is verricht en geaccepteerd.

• 2. In een factuur is in ieder geval opgenomen:

  • a. opgave van het aantal werkelijk en noodzakelijk bestede uren, alsmede de datums waarop een en ander is verricht, of;

  • b. een korte omschrijving van de verrichte prestatie.

• 3. De provincie voldoet binnen dertig dagen na ontvangst en goedkeuring van de desbetreffende factuur de op grond van de overeenkomst verschuldigde bedragen, mits gefactureerd overeenkomstig de factureringsafspraken en na acceptatie van de prestatie en de bijbehorende documentatie.

• 4. In geval van te late betaling is de provincie de wettelijke rente verschuldigd.

• 5. In geval van vooruitbetaling door de provincie verstrekt de opdrachtnemer op eerste verzoek daartoe en voorafgaand aan de eerste vooruitbetaling, op zijn kosten voldoende zekerheid voor (terug)betaling, voor het geval de opdrachtnemer op enigerlei wijze tekort schiet in de nakoming van zijn verplichtingen waarop de vooruitbetaling ziet.

• 6. De zekerheid wordt verstrekt door middel van een originele verklaring (bankgarantie “op afroep”) van een erkende kredietinstelling ter hoogte van het door de provincie vooruit te betalen of vooruitbetaalde bedrag, vermeerderd met eventuele rente en kosten, een en ander goed te keuren door de provincie.

• 7. Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie plaatsvindt, specificeert de opdrachtnemer de factuur zoals overeengekomen.

• 8. Betaling door de provincie houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in.

• 9. Het is de opdrachtnemer niet toegestaan zijn prestatie te verrekenen met een vordering op de provincie, uit welken hoofde dan ook verschuldigd.

• 10. De provincie heeft het recht de voldoening van een factuur op te schorten in het geval van een dreigende vertraging als bedoeld in artikel 7, eerste lid, of een toerekenbare tekortkoming als bedoeld in artikel 8, eerste lid.

• 11. Overschrijding van een betalingstermijn door de provincie of niet-betaling van een factuur op grond van vermoedelijke inhoudelijke onjuistheid daarvan of in geval van ondeugdelijkheid van de prestatie, geeft de opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen.

• 12. De provincie kan de factuur door een door haar aan te wijzen accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek op inhoudelijke juistheid laten controleren. De opdrachtnemer verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en verstrekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt.

• 13. De controle als bedoeld in het twaalfde lid, is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist.

• 14. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan partijen uit.

• 15. De kosten van het accountantsonderzoek als bedoeld in de vorige leden, komen voor rekening van de provincie, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factuur niet juist dan wel onvolledig is, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van de opdrachtnemer komen.

Artikel 13 Zaken van de provincie

• 1. In het geval de provincie aan de opdrachtnemer zaken, zoals grondstoffen, hulpstoffen, gereedschappen, tekeningen, specificaties en software, ter beschikking heeft gesteld ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst, blijven deze zaken eigendom van de provincie. Aan de terbeschikkingstelling kunnen voorwaarden worden verbonden.

• 2. De opdrachtnemer bewaart de ter beschikking gestelde zaken afgescheiden van soortgelijke zaken welke behoren aan hemzelf of aan derden.

• 3. De opdrachtnemer zal de ter beschikking gestelde zaken merken als eigendom van de provincie.

• 4. De opdrachtnemer retourneert kosteloos al hetgeen hij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst van de provincie onder zich heeft, uiterlijk binnen veertien dagen nadat de overeenkomst is uitgevoerd, dan wel uiterlijk binnen veertien dagen na een verzoek daartoe van de provincie.

• 5. Het is de opdrachtnemer niet toegestaan een kopie van de in het eerste lid bedoelde zaken te bewaren of te gebruiken, anders dan in het kader van zijn archiveringsverplichtingen.

Artikel 14 Arbeidsvoorwaarden en arbeidsdiscriminatie

• 1. Opdrachtnemer houdt zich bij het verrichten van de werkzaamheden aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de CAO die op hem en zijn werknemers van toepassing is.

• 2. Opdrachtnemer legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de werkzaamheden op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast.

• 3. Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en onverwijld aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie.

• 4. Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en onverwijld aan provincie toegang tot de in het tweede lid genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken indien provincie dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering aangaande verrichte arbeid ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting van opdrachtnemer zich daartegen verzet.

• 5. Opdrachtnemer legt een verplichting op aan alle partijen waarmee hij contracten aangaat ten behoeve van het verrichten van werkzaamheden zich aan de voor hen geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden te houden, en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens deze verplichting opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de werkzaamheden.

• 6. Ter voorkoming van het maken van ongeoorloofd onderscheid, in het bijzonder naar godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, geslacht, ras, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, handicap, chronische ziekte, leeftijd of welke grond dan ook, zullen alleen functierelevante eisen betreffende de uitvoering van de overeenkomst door de opdrachtnemer aan haar personeel en/of onderaannemers kunnen worden gesteld en door de provincie worden meegewogen.

Artikel 15 Overdracht van rechten en/of verplichtingen

• 1. Het is partijen niet toegestaan hun rechten en verplichtingen op basis van de overeenkomst zonder voorafgaande schriftelijke instemming van de andere partij(en) geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een derde. Aan dit verbod komt goederenrechtelijke werking toe in de zin van artikel 3:83, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek. Artikel 4, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 2. Het eerste lid geldt niet ten aanzien van het vestigen van een pandrecht.

Artikel 15a Data

• 1. Indien in het kader van de overeenkomst data door de provincie aan opdrachtnemer worden verstrekt, gelden de volgende voorwaarden:

  • a. alle rechten met betrekking tot de data, hoe ook genaamd, rusten bij de provincie. Met het sluiten van de overeenkomst worden geen rechten overgedragen door de provincie aan opdrachtnemer;

  • b. opdrachtnemer zal de data uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst;

  • c. de geheimhoudingsregels uit artikel 5 zijn van toepassing op de data;

  • d. op eerste verzoek van de provincie zal opdrachtnemer de data aan de provincie verstrekken en/of tot vernietiging van de data overgaan;

  • e. op het moment dat de overeenkomst, om welke reden dan ook, eindigt zal opdrachtnemer de verkregen data aan de provincie terug leveren;

  • f. tenzij een wettelijke (dossier)verplichting van opdrachtnemer zich daartegen verzet, zal opdrachtnemer de data na het einde van de overeenkomst vernietigen.

• 2. Indien opdrachtnemer voor de provincie data creëert, verzamelt of anderszins verwerft die onderdeel vormen van het op grond van de overeenkomst te realiseren resultaat, gelden de volgende voorwaarden:

  • a. alle rechten met betrekking tot de data, hoe ook genaamd, rusten bij de provincie. Zo nodig en zo mogelijk, zal opdrachtnemer eventuele rechten die op de data rusten aan de provincie overdragen op de wijze als beschreven in artikel 22;

  • b. tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen, zal opdrachtnemer de data uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst;

  • c. de geheimhoudingsregels uit artikel 5 zijn van toepassing op de data;

  • d. op eerste verzoek van de provincie zal opdrachtnemer de data aan de provincie verstrekken en/of tot vernietiging van de data overgaan;

  • e. op het moment dat de overeenkomst, om welke reden dan ook, eindigt zal opdrachtnemer de verkregen data aan de provincie terug leveren;

  • f. tenzij een wettelijke (dossier)verplichting van opdrachtnemer zich daartegen verzet, zal opdrachtnemer de data na het einde van de overeenkomst vernietigen;

  • g. indien de door de opdrachtnemer geleverde data onjuist en/of onvolledig blijken te zijn, dient de opdrachtnemer, ook na beëindiging van de overeenkomst, kosteloos zijn medewerking te verlenen om deze onjuistheid en/of onvolledigheid te corrigeren.

• 3. Indien opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van de overeenkomst data creëert, verzamelt of anderszins verwerft, maar de data geen direct onderdeel vormen van het op grond van de overeenkomst te realiseren resultaat, gelden de volgende voorwaarden:

  • a. op eerste verzoek van de provincie zal opdrachtnemer een kopie van de data aan de provincie verstrekken;

  • b. de provincie verkrijgt het niet-exclusieve recht om de data te gebruiken, in de breedste zin van het woord. Dat betekent dat de provincie de data ook openbaar mag maken en mag delen met derden;

  • c. gedurende de looptijd van de overeenkomst is opdrachtnemer verplicht om de data onder zich te houden;

  • d. op het moment dat de overeenkomst, om welke reden dan ook, eindigt, zal opdrachtnemer aan de provincie aanbieden om een kopie van de data te verstrekken. Opdrachtnemer zal pas tot vernietiging van de data overgaan, nadat zij een dergelijk bericht aan de provincie heeft gestuurd en de provincie daarop heeft gereageerd.

• 4. Opdrachtnemer is te allen tijde verplicht om op verzoek van de provincie haar medewerking te verlenen aan het uitleggen van de data, zowel binnen de organisatie van de provincie als daarbuiten, bijvoorbeeld in het kader van een juridische procedure.

• 5. Het bepaalde in dit artikel doet op geen enkele wijze af aan de geheimhoudingsverplichtingen van opdrachtnemer op grond van artikel 5.

• 6. Levering van data door opdrachtnemer aan de provincie vindt altijd plaats in een door de provincie aan te wijzen bestandsformaat en door middel van een door de provincie aan te wijzen verzendmethode. Tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen, is de provincie voor de levering van data op grond van dit artikel geen aanvullende vergoeding verschuldigd aan opdrachtnemer.

Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen

• 1. Op de overeenkomst en alle overeenkomsten die daaruit voortvloeien is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

• 2. Partijen lossen waar mogelijk hun geschillen op door middel van goed overleg.

• 3. Indien partijen niet tot een oplossing komen of in spoedeisende gevallen, zullen de geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de hoofdstad van de provincie.

Deel B. Leveringen

De bepalingen van deel B zijn van toepassing op de levering van zaken, naast de bepalingen van deel A.

Artikel 17 Specifieke garanties voor leveringen

• 1. Een geleverde zaak bezit tenminste de eigenschappen die zijn overeengekomen en welke de provincie op grond van de overeenkomst mag verwachten.

• 2. Voor een geleverde zaak geldt een garantietermijn van 24 maanden, tenzij uit wet of jurisprudentie een langere termijn volgt dan wel de opdrachtnemer of de branche van de opdrachtnemer een langere termijn hanteert, in welk geval de langste termijn geldt.

• 3. De opdrachtnemer herstelt voor eigen rekening alle fouten en gebreken die zich binnen de garantietermijn openbaren en die niet te wijten zijn aan normale slijtage of onoordeelkundig gebruik.

• 4. De opdrachtnemer garandeert dat gedurende de gebruikelijke levensduur van de geleverde zaak nieuwe onderdelen voorhanden zijn om fouten en gebreken aan deze zaak te kunnen herstellen.

Artikel 18 Aflevering van een zaak

• 1. Aflevering vindt plaats op de overeengekomen locatie en het overeengekomen tijdstip en geschiedt voor rekening en risico, waaronder transport en verzekeringen, van de opdrachtnemer.

• 2. De opdrachtnemer overhandigt alle documenten die betrekking hebben op of verband houden met een te leveren zaak, zoals certificaten, paklijsten, gebruiksaanwijzingen (in Nederlandse taal gesteld), uiterlijk ten tijde van de aflevering aan de provincie of zendt deze, zo mogelijk, op voorhand aan de provincie.

• 3. De opdrachtnemer voert alle gebruikte verpakkingsmaterialen voor zijn rekening en risico af en draagt zorg voor een milieuvriendelijke verwerking.

Artikel 19 Risico- en eigendomsovergang

De eigendom en het risico van een zaak gaat pas over op de provincie zodra de zaak is gemonteerd en/of geïnstalleerd, zich in de feitelijke macht van de provincie bevindt en na acceptatie van de levering.

Artikel 20 Toepasselijk recht

De toepasselijkheid van het Weens koopverdrag, en van eventuele andere, internationale regelingen inzake koop van roerende zaken, voor zover de werking hiervan door partijen kan worden uitgesloten, is uitgesloten.

Deel C. Diensten

De bepalingen van deel C zijn van toepassing op diensten, naast de bepalingen van deel A.

Artikel 21 Verplichtingen van de opdrachtnemer

• 1. De opdrachtnemer verricht de dienst met de zorgvuldigheid, deskundigheid en professionaliteit die gebruikelijk is binnen de branche of beroepsgroep van de opdrachtnemer.

• 2. De opdrachtnemer zet uitsluitend gekwalificeerde personen in voor het uitvoeren van de overeenkomst.

• 3. Indien nodig, zorgt de opdrachtnemer voor adequate vervanging van de in het tweede lid bedoelde personen.

• 4. De aan vervanging als bedoeld in het derde lid verbonden meerkosten zijn voor rekening van de opdrachtnemer.

• 5. De opdrachtnemer zet uitsluitend personen in die in Nederland arbeid mogen verrichten.

Artikel 22 Intellectuele en industriële eigendomsrechten

• 1. Alle intellectuele en industriële eigendomsrechten en databankrechten die zullen ontstaan of kunnen worden uitgeoefend ten aanzien van de resultaten van de overeenkomst berusten in beginsel te allen tijde bij de provincie. Dit uitgangspunt geldt niet:

  • inzake rechten op eventueel ten behoeve van de opdracht door de opdrachtnemer ontwikkelde software modellering en de daarvoor gebruikte softwareprogrammatuur,

  • op andere door de opdrachtnemer in het kader van de overeenkomst ontwikkelde kennis en knowhow die ten grondslag ligt aan het aan de provincie geleverde resultaat.

• 2. De opdrachtnemer draagt alle intellectuele en industriële eigendomsrechten die mochten ontstaan ten aanzien van de prestatie – voor zover mogelijk – op het moment van het ontstaan daarvan bij voorbaat en om niet over aan de provincie, welke overdracht door de provincie reeds nu voor alsdan wordt aanvaard. Voor zover voor de overdracht van de genoemde rechten op enig moment een nadere akte zou zijn vereist, machtigt de opdrachtnemer de provincie reeds nu voor alsdan onherroepelijk om zodanige akte op te maken en mede namens de opdrachtnemer te ondertekenen, onverminderd de verplichting van de opdrachtnemer om op eerste verzoek van de provincie aan de overdracht van deze rechten medewerking te verlenen, zonder daarbij voorwaarden te kunnen stellen.

• 3. De opdrachtnemer doet met de totstandkoming van de overeenkomst afstand jegens de provincie van alle eventueel aan hem, opdrachtnemer, toekomende zogenoemde persoonlijkheidsrechten, in de mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. De opdrachtnemer doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het aan zijn zijde betrokken personeel, afstand jegens de provincie van alle eventueel aan deze personeelsleden toekomende persoonlijkheidsrechten, in de mate waarin de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.

• 4. De opdrachtnemer mag de resultaten van de overeenkomst waarop krachtens het eerste lid een eigendomsrecht ten behoeve van de provincie rust enkel voor zichzelf of ten behoeve van derden gebruiken zolang de belangen van de provincie hierdoor niet worden geschaad.

• 5. Indien de intellectuele eigendomsrechten niet berusten bij de provincie zoals gesteld in lid 1, verleent opdrachtnemer de provincie door het sluiten van de overeenkomst een eeuwigdurend gebruiksrecht ten aanzien van de in het eerste lid bedoelde, uitgezonderde rechten.

• 6. De provincie geldt als ontwerper in de zin van het Benelux-verdrag inzake de intellectuele eigendom (merken en tekeningen of modellen) en heeft bij uitsluiting het recht om een eindproduct dat daarvoor in aanmerking komt te deponeren bij het in dat Beneluxverdrag bedoelde bureau, al dan niet door tussenkomst van een nationale dienst.

• 7. Indien een derde de provincie aansprakelijk stelt ter zake van (gestelde) inbreuk op intellectuele of industriële eigendomsrechten van die derde, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot kennis, ongeoorloofde mededinging en dergelijke daaronder begrepen, waarvoor de opdrachtnemer aansprakelijk is op grond van het bepaalde in deze algemene voorwaarden, de overeenkomst en bijbehorende documenten, neemt de opdrachtnemer de behandeling van deze aanspraak op eerste verzoek van de provincie en voor eigen rekening en risico over. De opdrachtnemer verplicht zich tot het op zijn kosten treffen van alle maatregelen die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie en tot beperking van de te maken extra kosten en/of te lijden schade als gevolg van bedoelde inbreuken.

DEEL D SLOTBEPALINGEN

Artikel 23 Intrekking

De Algemene Inkoopvoorwaarden Provincie Flevoland 2018 voor leveringen en diensten voor toepassing binnen de provincie Flevoland, inwerking getreden op 19 december 2018, worden ingetrokken.

Artikel 24 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin dit besluit wordt geplaatst.

Artikel 25 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: “Algemene Inkoopvoorwaarden Provincie Flevoland 2023 voor leveringen en diensten”.